DIAGRAMA GANTT

Para desarrollar este capítulo vamos a realizar los conceptos pertinentes al estudio de dicha
carta GANTT para comprender su utilidad y desglosar minuciosamente los pasos correctos
para realizar la misma.

Para conocer la definición de la carta GANTT, se presentara unos tres conceptos para poder
entender con claridad:

El primer autor considera que la carta Gantt es: Es una representación gráfica utilizada para
representar y monitorizar el desarrollo de las distintas actividades de un proceso y/o
proyecto durante un período de tiempo, de manera fácil y rápida.

En este tipo de diagramas se representan de forma muy clara las distintas fases de un
proceso y/o proyecto, de manera ordenada, permitiéndonos planificar y programar las
distintas fases de un proceso y/o proyecto.

Para el segundo autor es: La Carta Gantt es una herramienta que define las actividades
necesarias para completar el trabajo de un proyecto en un plazo determinado, y la relación
lógica de ejecución entre ellas. Es muy usada en la planificación y gestión de proyectos.

Permite visualizar conocer, con solo una mirada, el tiempo requerido para hacer una
actividad y la fecha en que debe iniciar y terminar. Además, hace posible entender qué
actividades dependen de otras para partir y cuales pueden ejecutarse en forma simultánea.

En una Carta Gantt, las actividades están representadas por barras horizontales y el
calendario de tiempo en el eje de las x.

El tercer autor nos brinda una definición más completa, ya que, argumenta que: La carta
Gantt es un diagrama gráfico por el cual podemos organizar una serie de tareas a lo largo
del tiempo. Su objetivo principal es el de permitir de un simple vistazo un completo
seguimiento sobre el progreso de un proyecto, de modo que sea fácilmente reconocible
dónde estamos, qué tareas hemos realizado, qué tareas quedan por realizar, así como la
relación de dependencia entre unas tareas y otras.

La carta Gantt más que una carta es un sistema de organización temporal que forma parte
de un proyecto. Dicha carta deja ver de un solo vistazo la duración de las actividades y
permite por ello ordenar en función de una mejor distribución las tareas así como los
descansos o periodos sin trabajar.

Se trata de un gráfico de coordenadas, en la que en el eje vertical, se coloca una lista con
todas las tareas a realizar para finalizar el proyecto, y en el eje horizontal, las unidades de
tiempo que estemos utilizando, ya sean horas, días, semanas…etc.

Una vez que entendimos los fundamentos de la carta, se procederá a exponer sus ventajas y
desventajas, para tener un parámetro de decisión cuando necesitemos organizar un
proyecto.

Beneficios de hacer una Carta Gantt

Hay muchas razones por las cuales es recomendable hacer una Carta Gantt para tu
proyecto. Resumimos seis que nos parecen relevantes:

1. Alinear a la organización y generar compromiso del equipo de trabajo en torno a los

objetivos del proyecto, sus resultados y las tareas con sus fechas de inicio y término, para
cumplir realizando el trabajo definido en la de término planificada para el proyecto. Esto es
vital para evitar confusiones y generar un equipo comprometido. Por eso, la carta Gantt
debe construirse siempre en conjunto con el equipo de trabajo.

2. Tener el resumen de un proyecto en una página única. Siempre es mucho más útil poder
explicar a terceros y a nuestro equipo el proyecto en forma muy simple. La Carta Gantt
ofrece una mirada sencilla y poderosa de un proyecto y sus actividades.
3. Entender la relación que tienen las distintas actividades entre sí, e identificar las
“actividades críticas”.
En un proyecto las actividades críticas son aquellas en las cuales un retraso en su fecha de
inicio o un aumento de su duración, afecta el inicio de las actividades sucesoras, y más
importante, retrasa el proyecto completo.

La carta Gantt permite identificar la ruta crítica de actividades que no deben atrasarse, y por
ende necesitan ser controladas con mayor atención pues afectan en cadena el plazo del
proyecto completo, Además, la relación de las actividades y la ruta crítica son vitales
cuando se desea conocer cómo un cambio de alcance que solicite el cliente u otro
involucrado, impacta en la duración del proyecto.

4. Para asignar los recursos en forma eficaz.

Una carta Gantt permite asignar responsables y recursos a cada actividad. Así, es posible
conocer el uso de los recursos disponibles, la capacidad utilizada de cada uno, y, en
consecuencia, saber si un recurso sub o sobre utilizado. Dado que los recursos tienen
costos, la carta Gantt permite determinar el flujo de costos del proyecto en el tiempo a
medida que se va realizando el trabajo.

5. Controlar el proyecto.
La carta Gantt es un elemento fundamental para controlar los plazos y costos del proyecto
durante la fase de ejecución. Cuando está correcta y dinámicamente vinculada con el
presupuesto, es posible aplicar la metodología de valor ganado, un estándar de clase
mundial para disminuir el riesgo y aumentar la probabilidad de concluir exitosamente
cualquier iniciativa.

6. Contar con un plan flexible y dinámico

Hoy más que nunca, los proyectos están afectos a cambios de cualquier índole durante su
desarrollo. La información y supuestos de planificación pueden alterarse por nueva
información disponible.

Si el plan queda desactualizado, ya no es útil para guiar el desarrollo del proyecto.

Independiente de cómo se originen, contar con una carta Gantt dinámica e inteligente que
se pueda adaptar a dichos cambios y mantenerse actualizada en todo momento es vital para
guiar la ejecución y mantener un control permanente.

Todo esto debido a que: la carta Gantt es básica para planificar y conocer de primera mano
cuales van a ser las tareas que se van a realizar en un período concreto de tiempo. La
ventaja que aporta la Carta Gantt es esencial ya que nos ofrece una rápida visualización
de las diferentes acciones a realizar, facilitando en sobre medida la gestión y seguimiento
del desarrollo de cada una de las tareas  a realizar.

Además, al funcionar como un calendario con un extra de información la Carta Gantt

aporta otra ventaja esencial, la de poder medir temporalmente si el desarrollo y gestión de
los diferentes trabajos o actividades a realizar está siendo el adecuado, permitiendo en
cualquier caso, modificar los parámetros temporales a fin de conseguir que los mismos se
adapten a la realidad del proyecto.

Desventajas al hacer una Carta Gantt:

1. Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepción de los proyectos más

sencillos, en general puede que confluyan un gran número de tareas a realizar y múltiples
recursos a considerar para poder desarrollarlos de forma eficiente.

Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestión de las acciones

planificadas. Aun así, cuando el proyecto es demasiado complejo, se recomienda que sean
varias personas las que se encarguen de administrarlo.
2. La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo la temporalización.
Las barras del diagrama de Gantt muestran el período de 8 tiempos durante el cual se
completará un conjunto particular de tareas, pero sin informar acerca de la cantidad de
recursos que es necesaria.

Por ejemplo, una barra corta puede representar más horas de trabajo, es decir, más recursos,
que una barra más larga: puede ocurrir que una tarea deba completarse en menos días, pero
que requiera más carga de trabajo por día.

3. Se precisa una actualización constante. Durante el desarrollo de un proyecto, las

condiciones y situaciones van variando en relación a la previsión inicial. Si se emplea un
diagrama de Gantt, es necesario poder modificarlo fácilmente y con frecuencia.

Si no se hace así, no resultará útil. En este punto, las herramientas de software son de gran
ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menos experiencia.

4. Difícil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramas realizados por
ordenador están diseñados para ser visualizados en pantalla, divididos en segmentos que se
unen para ver el proyecto al completo.

Para imprimir el gráfico en papel, se deberá hacer por partes para, después, unirlas entre sí.
Si se quiere exponer el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo actualizado, este
hecho puede ser un auténtico inconveniente por la carga de trabajo que conlleva.

Ya que conocemos los beneficios de la carta, como así las desventajas; vamos a proseguir
con el punto más importante de este desarrollo, el cual comprende a los pasos necesarios
para elaborar correctamente la Carta Gantt.

Pasos para crear un Diagrama de Gantt

Se detallan a continuación los pasos y aspectos más importantes a tener en cuenta al crear
un Diagrama de Gantt:
1. Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo
final de la planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada
una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre
sí resulta fundamental.

2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos necesarios que
forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta
será la información que empleará el director del proyecto como punto de partida para
construir el diagrama de Gantt.

3. Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un tiempo de realización
a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de
Gantt es la que representa la duración de cada etapa.

4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y
eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecución. Así, el
diagrama de Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del
proyecto.

5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt
ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado.

6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del
proyecto. Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden
en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y
cuáles son independientes.
7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software o en papel. Es una
opción muy práctica realizarlo con la ayuda de un software porque algunos poseen
características avanzadas que ayudan a una visualización mejor del diagrama de Gantt y a
una toma de decisiones mejor orientada.

Como el diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras para la gestión de proyectos,

también se puede diseñar en papel. De hecho, muchos directores de proyectos lo han hecho
así durante largo tiempo. Sin embargo, el uso de herramientas de software especializadas
presenta numerosas ventajas y, sobre todo, resulta mucho más flexible y ágil cuando es
necesario realizar adaptaciones.

Tener claros los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los recursos
necesarios y disponibles para la realización del proyecto resulta fundamental. Sólo con esta
premisa el diagrama de Gantt podrá desplegar todo su potencial y resultará completamente
eficaz.

Para poner en práctica estos pasos, vamos a desarrollar los mismos mediante un ejemplo:

1. Las diferentes etapas de un proyecto para el desarrollo de un Manual de Procedimientos

para empresas, los trabajos a ser realizados en forma ordenada.

2. Las barras horizontales indican el tiempo de ejecución de cada fase o proceso.

3. La Primera columna indica la actividad a desarrollar.

4. Las líneas de color azul nos indican la duración: desde qué fecha hasta qué fecha se
desarrolla una actividad.

5. Podemos observar de manera rápida las actividades a ser realizadas en forma paralela.
6. Por último nos permite ver de manera rápida los domingos y feriados (en color gris).

Al tener conocimiento pleno de esta carta, procedemos a mencionar los softwares creados
para hacer cartas Gantt, los cuales, como herramientas son de gran utilidad.

Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy
sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea.

Existen macros que automatizan esta elaboración en Microsoft Excel y Libre/OpenOffice

Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la
planificación y seguimiento de tareas, que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla
principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una
representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico de Gantt.

También existen herramientas de licencia libre capaces de llevar a cabo dicho tipo de
operación. Se deben valorar, por último, el uso de herramientas que usan una página web y
el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.

Algunas de dichas herramientas informáticas para crear Diagramas de Gantt son: OpenProj,
GanttProject, TaskJuggler, Planner, Calligra Plan, Smartsheet, Tomsplanner, Gantter,
Konstruir.
Para concluir, resaltamos la importancia de saber hacer una carta Gantt, la cual más alla de
servir como opción para la organización, nos brinda apoyo para el completo seguimiento de
nuestro proyecto.

Es importante para un profesional conocer acerca de Project Management, saber crear un

diagrama de Gantt, conocer que existen herramientas informáticas que nos facilitan esa
tarea y saber utilizarlo; todo ello para lograr una mejor gestión de los proyectos que deba
administrar en las organizaciones donde opere.