UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR

FACULTAD DE ECONOMÍA AGRÍCOLA

CARRERA DE ECONOMÍA

INVESTIGACIÓN DE GESTIÓN DE PROYECTOS:

MS PROJECT 2019
PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO
METODOLOGÍAS ÁGILES Y LEAN STARTUP

GRUPO #4:

RODAS RIERA GARDENIA

RODRIGUEZ COBEÑA JUNIOR
RODRIGUEZ OLIVO STEPHANY

DOCENTE:
ING. GRACIELA URGILÉS
CURSO:
8VO “B” AGRONEGOCIOS

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 MS PROJECT 2019
Es una herramienta de administración de proyectos que se caracteriza
por su simplicidad. MS Project permite planear, gestionar, seguir y controlar
cualquier tipo de proyecto en los plazos establecidos. Así, evita los retrasos,
reduce el tiempo de organizar tareas y beneficia a la productividad. Asimismo,
este programa puede generar flujos de trabajo automatizados (Maria, 2023).

Es una herramienta eficaz para gestionar con éxito tanto proyectos grandes
como iniciativas pequeñas.

Primero, se debe elegir un plan de uso y tarifa para acceder a MS

Project. Con el software debidamente instalado, se podrá empezar a gestionar
un proyecto y las tareas para alcanzar los objetivos del mismo. ¿Pero cuáles
son las funciones que puede realizar este programa?

Funciones de gestión y planificación

MS Project lista las tareas del proyecto y les asigna un orden según
precedencia y duración. Para ello, emplea tableros Kanban, ruta crítica de
proyectos, asignación de recursos y diagramas de Gantt. Además, este
software permite diseñar calendarios personalizados para una o varias tareas y
hace un seguimiento de los recursos utilizados.

Funciones de colaboración

Por otro lado, MS Project favorece al trabajo en equipo a distancia. Y es

que esta herramienta permite exportar archivos para luego compartirlos con
otros. Adicionalmente, hoy en día ofrece una versión móvil. La cual permite una
mejor coordinación y una comunicación frecuente entre todos los
colaboradores implicados en el desarrollo del proyecto.

Funciones de seguridad

MS Project bloquea el acceso al proyecto a quienes no están vinculados

con él. Así, se convierte en una herramienta segura para la gestión de
proyectos. Este software resguarda los activos mediante la utilización de
controles granulares de permisos.

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Funciones presupuestarias

Por último, MS Project tiene funciones que optimizan el uso de los

recursos destinados al proyecto. La herramienta emplea informes
presupuestarios personalizados en los resúmenes de cada proyecto. También
crea hojas de tiempo para la facturación y gestión de nómina.

MS Project: ¿Cuáles son sus beneficios en la gestión de proyectos?

Para el Project Management Institute (2013), la gestión de proyectos es

la "aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo". En
ocasiones, esta administración puede complicarse. En ese escenario, el MS
Project surge como una solución eficiente y con ventajas como las siguientes:

Permite completar los proyectos a tiempo: Los colaboradores estarán

enterados de las actividades que se necesitan culminar para entregar el
proyecto en las fechas acordadas. Cumplir con los plazos marcados es uno de
los mayores desafíos en la gestión de proyectos, según un estudio de Capterra.

Optimiza la organización del trabajo: Con una interfaz intuitiva y sencilla,

MS Project hace un desglose de las tareas y paquetes de trabajo.

Favorece a la toma de decisiones: MS Project muestra las cosas que se

están desarrollando dentro y fuera de lo planificado. Esta información sirve para
ajustar el alcance, el control de cambios, los métodos y estrategias.

Se integra con otras herramientas: Por último, MS Project se puede

integrar con otros softwares de Microsoft 365, con lo cual se simplifica la
administración de proyectos.

Microsoft Project es una herramienta estratégica para realizar una

adecuada gestión de proyectos. Con este software, resultará mucho más fácil
mantenerse organizado, enfocado y pendiente de cada paso que da un
proyecto.

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 Mediante el uso de esta herramienta puedes generar, por ejemplo, un
diagrama de Gantt que te permite visualizar las actividades en forma de barras
en un periodo de tiempo determinado, pudiendo plasmar las necesidades de tu
cliente y del proyecto en la programación, tales como horas hombre, duración,
costos, entregables, actividades, recursos, calendarios, etc.

Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera

colaborativa y generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios
reportes predeterminados, pero también permite personalizar reportes y vistas
con el objetivo de cubrir las necesidades de información de tus stakeholders.

Características destacadas de Microsoft Project

Este software dispone de herramientas de gestión de proyectos que

centralizan y agilizan los procesos.

Planificación del proyecto

El inicio del proyecto, con la planificación y la ruta establecida de etapas

claramente establecidas, es clave para la gestión. Microsoft Project permite
priorizar tareas, reconocer las esenciales y su interrelación con la globalidad.
Contribuye en la estimación de tiempos y de recursos. Dispone de gráficos de
Gantt y de menús desplegables que simplifican todo el proceso de planificación
de los proyectos.

Plantillas personalizables integradas

Microsoft Project integra plantillas que permiten focalizar la atención en

los contenidos y no en los formatos. Dispone de diversas opciones de modelos
de proyectos modificables.

Control de recursos y cálculo de costos

Este programa de gestión de proyectos facilita el control de los recursos

asignados a cada tarea y a cada persona. Evita el uso de recursos
innecesarios y, por tanto, favorece la economía. Calcula los costes de los
recursos y de la mano de obra, una vez que han sido distribuidos por tareas.

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Informes en tiempo real

El seguimiento de la marcha del proyecto se marca con informes para el

análisis y obtención de conclusiones rápidas. Permite compartir informes que
incluyen la evolución del proyecto y la situación financiera, en formato texto y
en gráficos.

Resumen de situación con escalas diversas de tiempo

Aporta una visualización rápida de todas las actividades del proyecto.

PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO

La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas
para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe
llevarse a cabo. En este artículo podrás conocer todos los pasos para
ejecutarla de manera eficaz.

Todos aquellos que ejercen la profesión como directores de Proyectos,

en alguna ocasión habrían querido rebobinar y empezar el proyecto de nuevo.

La razón del fracaso de los proyectos, muchas veces, es simple: la

improvisación. Comenzamos el proyecto presionado por la urgencia, sin la
suficiente reflexión previa, en base a suposiciones y a una cierta soberbia
basada en que nuestra “experiencia” nos dará la fuerza y la capacidad
necesaria para irnos enfrentando a los problemas según vayan ocurriendo.

PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

Planificación previa

Los modelos de calidad ya nos advertían que no es posible una acción

correcta si no existe una planificación previa. El Project Management Institute
(PMI) adoptó el modelo de calidad PDCA en la forma de los grupos de proceso
de inicio, planificación, ejecución, monitorización y control, y cierre.

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 Básicamente, la planificación del proyecto es la ordenación sistemática
de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer
y cómo debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos
procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los
objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos
objetivos”, en palabras del PMI.

Pero la planificación del proyecto no solo define la manera en que el

proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra.
El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto,
y debería ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno
siempre cambiante del mismo.

La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según

avanzamos en su desarrollo podemos tener información más precisa.

Proceso para planificar un proyecto

Pasos en la planificación:

1- Análisis de viabilidad y definición de los objetivos

Comenzamos por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de

ser, qué necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la
estrategia de la empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para ello, se necesita
hacer una planificación de alto nivel a través de una estimación de los recursos
necesarios en orden de magnitud y su disponibilidad. También, de los costes
involucrados, la capacidad operativa y tecnológica, los riesgos críticos y la
implicación de las partes clave interesadas.

Todo con la finalidad de determinar si el producto del proyecto puede ser

entregado para la fecha de finalización y dentro del presupuesto que la
organización estableció en su momento.

Es necesario evaluar si el proyecto tiene posibilidades de ser exitoso

antes de que la organización comprometa dinero y recursos.

En otras palabras, es necesario evaluar si el proyecto tiene posibilidades

de ser exitoso antes de que la organización comprometa dinero y recursos.

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 Este esfuerzo de planificación de alto nivel forma parte del acta de
constitución del proyecto, que documenta los objetivos medibles, los
criterios de éxito, el cronograma de hitos y un presupuesto inicial.

2- Definición del alcance

En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se

divide el proyecto (WBS o EDT) y las prioridades para su realización, así como
la distribución de responsabilidades entre todos los participantes (matriz de
responsabilidad, RAM).

También es importante fijar los vínculos de interdependencia entre esas

tareas o actividades para asegurar que el flujo de trabajo garantiza los
productos y servicios comprometidos por el proyecto.

3- Identificación de los costes y recursos

Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios

para realizar las actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los
riesgos que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionarían.

4- Elaboración del plan de trabajo integral

Debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello,

se elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el
procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de
comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión
de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.

5- Revisión del plan en marcha

Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que a la luz de los
cambios y situaciones que se vayan dando, o a la mejora de la información
disponible, sea necesario replanificar algunos de los elementos del plan de
trabajo integral del proyecto.

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 6- Evaluación

Fuera de la propia planificación, pero con el interés de mejorar la

planificación de los proyectos venideros, será necesario valorar el grado de
consecución de los objetivos iniciales y, mediante un ejercicio de lecciones
aprendidas, convertir la experiencia en un activo de la organización que nos
permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.

A la hora de planificar un proyecto, el director y su equipo realizan un

análisis detallado para saber si es viable lograr los objetivos marcados

Resumiendo, a la hora de planificar un proyecto, el director del mismo y

su equipo realizan un análisis detallado para saber si es viable lograr los
objetivos marcados y los beneficios previstos para el negocio. Solo después, se
decide cómo se lograrán los objetivos, abordando todos los procesos
apropiados de la dirección de proyectos y las áreas de conocimiento. Esto
implica determinar cuáles son los procesos adecuados para las necesidades
del proyecto y ajustarlos a dichas necesidades.

El beneficio clave de este proceso es la producción de un documento

comprehensivo, un plan que defina la base para todo el trabajo del proyecto y
el modo en que se realizarán las diferentes tareas y que orienta, motiva y
compromete a todo el equipo de proyecto y, por ende, a la organización.

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 Metodologías ágiles y Lean Startup
Las metodologías ágiles son estructuras de trabajo para la gestión de
proyectos en las que los proyectos se dividen en muchas fases dinámicas,
normalmente conocidas como “sprints”. Después de cada sprint, los equipos
reflexionan y observan lo que ha sucedido. Evalúan si hay algo que se podría
mejorar para poder ajustar la estrategia para el siguiente sprint (Laoyan, 2022).

Las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de

trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo el rápido desarrollo
tecnológico. En este entorno dinámico, que tiene como factor el cambio y la
evolución rápida y continua, la ventaja competitiva se encuentra en aumentar la
productividad y satisfacer las varias necesidades del cliente en el menor tiempo
posible para proporcionar un mayor valor al negocio. Los emprendimientos que
incursionan en la aplicación de estas metodologías consiguen gestionar sus
proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz reduciendo los costes e
incrementando su productividad (Sotomayor, 2019).

Las metodologías basadas en desarrollo incremental cuentan con

características únicas que son (Ramírez, 2021):

 Ser ágiles, rápidas, específicas y dinámicas.

 Estimulan las actitudes y estructuras de un equipo al facilitar y estimular
la buena comunicación entre sus miembros.
 Los desarrolladores y personas de negocio trabajan de manera conjunta
gracias a ellas.
 Sus acciones se ajustan al máximo y son bastante simples.

Estas son las fases de esta metodología:

 Planificación del proyecto.

 Diseño del proyecto.
 Desarrollo.
 Pruebas.

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Tipos de esta metodología:

 Scrum
 Kanban
 Extreme Programming (XP)
 Lean Software Development (LSD)
 Feature Driven Development (FDD)
 Dynamic Systems Development Method (DSDM)
 Adaptive Software Development (ASD)
 Crystal

La metodología Lean Startup es un concepto que proviene de Japón de las

teorías de Lean Startup Manufacturing específicamente en la teoría de
disminución de residuos implementado por Toyota. Dicho método de
producción fue acuñado por Eric Ries para aplicarlo a los nuevos modelos de
negocios que están incursionando en el mercado. “Unos nuevos modelos de
negocio es una institución humana diseñada para crear un nuevo producto o
servicio bajo condiciones de extrema incertidumbre” (Ries, 2001).

Con la metodología Lean Startup Nuevos modelos de negocio se va

construyendo a medida que se obtiene más y más conocimiento del mercado,
pasando a invertir sumas más importantes únicamente cuando el aprendizaje
ya se ha realizado. De esta manera, el método Lean Startup Nuevos modelos
de negocio permite invertir menos recursos (tiempo, dinero e ilusión) en la fase
de aprendizaje y testeo de la idea de negocio, para invertir más recursos o
pedir financiación cuando el conocimiento y las probabilidades de éxito son
altos (Roberto , 2022).

Esta metodología cuenta con características sencillas (Carranza , 2020):

 Experimentación y feedback del mercado.

 Nuevo enfoque.
 Minimización del riesgo.
 Eficiencia y velocidad.
 Ser flexibles.
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La metodología tiene cuatros fases muy sencillas para simplificar el proceso:

1. Fase "Customer Discovery"

2. Fase "Customer Validation"
3. Fase "Customer Creation"
4. Fase "Company Building"

Los tipos de metodología consiste en:

 Construir
 Media
 Aprender

Bibliografía
Carranza , S. (2020). En qué consiste la metodología Lean Startup. Obtenido de Camara Madrid:
https://www.mba-madrid.com/empresas/que-es-lean-startup/

Laoyan, S. (12 de 08 de 2022). Agile Manifesto: la guía para entender la metodología Agile.
Obtenido de Asana: https://asana.com/es/resources/agile-methodology

Maria, F. (06 de 05 de 2023). Project, la gestión de proyectos de Microsoft. Obtenido de

https://softwarepara.net/microsoft-project/

Ramírez, J. (2021). ¿Qué son las metodologías ágiles y cuáles son sus ventajas? Obtenido de
Solutions: https://www.arrobasolutions.com/metodologias-agiles-ventajas/#:~:text=de
%20las%20empresas.-,%C2%BFCu%C3%A1les%20son%20las%20caracter%C3%ADsticas
%20de%20las%20metodolog%C3%ADas%20%C3%A1giles%3F,buena%20comunicaci
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Ries, E. (2001). El método Lean Startup. DEUSTO. Obtenido de

https://www.planetadelibros.com/libros_contenido_extra/38/37641_El_camino_hacia
_el_Lean_Startup.pdf

Roberto , J. (2022). Metodologías “Agile, Scrum, Lean Startup, Design Thinking, entre otras”
aplicadas para la creación de una guía para el desarrollo nuevos modelos de negocios
en Colombia. Universidad EAN. Obtenido de http://hdl.handle.net/10882/11824.

Sotomayor, S. (2019). Las metodologías agiles mas utilizadas y sus ventajas. Obtenido de IEBS:
https://www.iebschool.com/blog/que-son-metodologias-agiles-agile-scrum/

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