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TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN 3
INTRODUCCIÓN 4
1. DIAGRAMA DE GANTT 3
1.1. Definición 3
1.2. ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt? 5
1.3. Ventajas de aplicar el diagrama de Gantt 6
1.4. Ventajas y desventajas del método de Gantt 6
1.5. ¿Qué aporta el diagrama de Gantt a la gestión de proyectos? 7
2. ¿CÓMO PRESENTAR UN PLAN DE PRODUCCIÓN? 8
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
1. DIAGRAMA DE GANTT
1.1. Definición

El diagrama de Gantt, desarrollado por Henry Laurence Gantt, es un método gráfico


de planificación y control en el que un proyecto se divide en diferentes actividades
y se realizan estimaciones sobre cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así
como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto por completo.1
El diagrama de Gantt nos permite determinar la actividad que realiza cada uno de
los responsables del proyecto, donde se están utilizando los diferentes recursos y
la duración de cada actividad. Esto permite dar al responsable del proyecto una
visión general de la situación de este en cada momento.
Los cronogramas de Gantt fueron creados para tratar de resolver la cuestión de la
planificación de actividades al distribuirlas en un calendario. De esta manera se
podía visualizar el tiempo de duración de las distintas actividades, con sus fechas
de inicio, final y el tiempo total necesario para realizar esa actividad.
El gráfico que creó es hoy en día un instrumento fundamental a la hora de la
elaboración de un proyecto. El gráfico es un simple sistema de coordenadas en el
que se colocan en el eje horizontal la escala temporal y en el eje vertical las
actividades a realizar.
A las actividades del eje vertical le asignaremos una línea horizontal o bloque
rectangular cuya longitud variará en función de su duración temporal. La posición
de cada bloque en el diagrama indica cuando comienza y cuando acaba la actividad
o tarea definida en el eje vertical. Los bloques correspondientes a tareas más
importantes o críticas para el desarrollo del proyecto se rellenan de otro color.2

Figura 1. Diagrama de Gantt

1 http://multimedia.uoc.edu/blogs/metodologia/es/el-diagrama-de-gantt/
2 http://tuproyectoen5pasos.com/blog/diagrama-de-gantt-elaboracion-proyectos/
El Diagrama de Gantt es, desde hace décadas, el método más utilizado en
la gestión de proyectos. Lo sencillo de su configuración, el gran valor que aporta
como instrumento de comunicación y su idoneidad para llevar a cabo las tareas
implícitas a la fase de planificación de proyecto hacen que sea una opción
verdaderamente interesante.
Sus puntos fuertes son:
 La caridad con la que permite, de un vistazo, tomar conciencia de la realidad.
 Su capacidad para integrar la información más importante.
 Su simplicidad, que al no incluir gran detalle, permite una mayor
concentración en los aspectos clave.
 Su estructura, que posibilita incorporar otras metodologías para la gestión de
proyectos que la complementen y suplan sus carencias.

De forma complementaria, es siempre recomendable prever un plan de gestión del


riesgo, incorporándolo desde la fase de planificación y extendiendo sus efectos
durante todo el proceso de ejecución de proyecto a través del establecimiento de
medidas de seguimiento. Gráficamente, el Diagrama de Gantt queda representado
en dos ejes, vertical y horizontal. En ellos se reflejan:
Tareas.
Actividades.
Fases del proyecto.
Cada una de estas variables se debe asociar a un plazo de tiempo, el estimado para
su consecución, previsto en calendario global del proyecto. Concretamente, en el
eje horizontal se concreta el tiempo total dividido en unidades, y en el vertical se
concentran las tareas, actividades y fases mencionadas. Para completar
el Diagrama de Gantt y aportar mayor utilidad al análisis pueden recogerse también
eventos, cuya función es advertir de un acontecimiento de relevancia para el
proyecto. Pueden informar del final de una etapa, de la convocatoria para una
reunión o de una fecha límite de entrega para alguna de las partidas o actividades.
Es muy práctico recoger este tipo de información en el Diagrama puesto que, de
esta forma, resulta más sencillo contextualizar cada evento.
Retos del Diagrama de Gantt para la Dirección de Proyecto
Uno de los requisitos que impone la elaboración del Diagrama de Gantt y que
mayores dificultades implican para la Dirección de Proyecto es el establecimiento
de prioridades. La formación y la experiencia son fundamentales para llevar a cabo
esta labor de manera precisa. La criticidad de esta tarea reside en que, en
ocasiones, los errores cometidos en la planificación pueden ser difíciles de
reconducir posteriormente, sobre todo si no se han detectado a tiempo y la
desviación se ha ido incrementando.
El establecimiento de prioridades en el Diagrama de Gantt ha de hacerse en
función de tres variables:
 Recursos: disponibilidad, efectividad y desempeño, son los tres factores que
han de conocerse para poder gestionar los recursos adecuadamente.
 Actividades: alcance, dependencias, implicaciones y objetivos, las variables
a analizar en este caso.
 Tiempo: plazos de entrega de tareas y actividades, plazo máximo de
ejecución del proyecto, pero también plazos de respuesta de proveedores y
suministros.
Sin embargo, hace falta tener en cuenta otros elementos, generalmente de carácter
externo (comunicaciones, transporte, requisitos legales, aspectos políticos o
económicos), que pueden terminar costando un tiempo con el que no se contaba.
Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta cuando se trabaja con
el Diagrama de Gantt es la necesidad de actualización que, unida al realismo en la
fase de planificación y al control, para evitar pérdidas de alineación (sobre todo en
las primeras fases del proyecto), son las mejores garantías de éxito3

1.2. ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Para el desarrollo eficaz de un gran proyecto es conveniente dividir este en etapas


y tareas más pequeñas que permitan una gestión y un control más ágil del proceso.
Pautas básicas para la elaboración de un Diagrama de Gantt:
 Definir las tareas que requiere el proyecto: Se trata del punto de partida
donde se deberá numerar las tareas necesarias para llevar a cabo el
proyecto, por orden de prioridad. Es importante evitar errores, ya que
posteriormente repercutirán en el resto de los pasos.
 Duración de las tareas: En este punto, se deberá plantear cuanto tiempo
emplear para la elaboración de cada tarea y así conseguir una visión global
y una duración estimada del proceso.
 Establecer los recursos necesarios: En esta parte, se debe asignar los
recursos que serán necesarios en cada tarea: económicos, humanos y
técnicos.

3 https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/administracion-de-proyectos/las-claves-de-gantt-el-
metodo-mas-utilizado-en-gestion-de-proyectos
 Distribución de las tareas: En esta fase, se detallará sobre quién recaerá la
responsabilidad de cada tarea y concretar posibles colaboraciones entre
departamentos.
Para una adecuada planificación empresarial es necesario establecer una buena
comunicación con los equipos de trabajo, así como tener una visión global de los
proyectos para poder controlar todos los elementos que influyen en su desarrollo.

1.3. Ventajas de aplicar el diagrama de Gantt

 Visión global del proyecto


El Diagrama de Gantt refleja el conjunto de tareas que forman el proyecto, así como
su duración. Por ello, permite tener una visión global del plan de acción y saber en
todo momento el estado en el que se encuentra. Ayuda a tomar decisiones que
repercutirán a nivel global y detecta posibles desviaciones en el proceso.
 Elaboración sencilla
Permite planificar el desarrollo de complejos proyectos de forma fácil, y no requiere
de conocimientos previos de gestión de proyectos.
 Plazos de entrega:
El eje horizontal del gráfico de Gantt indica en qué periodo se completará cada
tarea, adquiriendo una perspectiva temporal adecuada para llegar al cumplimiento
de los objetivos establecidos.4

1.4. Ventajas y desventajas del método de Gantt

 Ventajas

- Con un solo vistazo se obtiene una visión global de todo el proyecto


- Su elaboración es muy sencilla y no requiere conocimientos avanzados en la
gestión de proyectos
- Contribuye a establecer plazos realistas de entrega de tareas
- Disminuye el estrés: poder ver reflejado en un diagrama la planificación de
las tareas hace que mentalmente estemos tranquilos si vemos que estamos
cumpliendo los plazos. Aunque una herramienta de gestión de proyectos
automática también nos puede aportar esa tranquilidad
- Se puede replanificar el proyecto fácilmente

4 https://www.lexington.es/blog/metodo-diagrama-gantt-gestionar-proyectos-empresa/
 Desventajas

- Su sencillez hace que no sea válido para la gestión de proyectos más


complejos. No es indicado para proyectos de configuración lineal
- Requiere un tiempo de análisis interno y de procesos valioso, que por otro
lado una herramienta de gestión de proyectos automática podría realizar por
nosotros
- No permite un seguimiento en detalle de la evolución de cada tarea
- No permite reflejar los riesgos derivados de cada tarea
- La longitud de las tareas no indica la cantidad de trabajo, sólo su tiempo de
duración
- Se precisa una actualización constante, que por otro lado y de forma
contradictoria no hace más que ralentizar nuestro proyecto.5

1.5. ¿Qué aporta el diagrama de Gantt a la gestión de proyectos?

Para la gestión de proyectos, el Diagrama de Gantt se ha desvelado como un


método muy eficaz. Permite visualizar las actividades a realizar, la interdependencia
entre ellas y su planificación en el tiempo del proyecto.
En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser
posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En otras
ocasiones se emplea para fragmentar proyectos complejos en diferentes partes.
Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está
especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes
etapas de un proyecto a las personas involucradas. Demasiada complejidad
produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada.6

5 https://es.workmeter.com/blog/metodo-del-diagrama-de-gantt-o-como-gestionar-tus-proyectos-de-forma-
sencilla
6 https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-
para-que-sirve
2. ¿CÓMO PRESENTAR UN PLAN DE PRODUCCIÓN?