CÓDIGO: G-CO-PR-01

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FECHA DE
APROBACIÓN: COMPRAS
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1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como finalidad fortalecer al área, establecer los pasos
necesarios para le selección de la compra y control de Alimentos y Bebidas a ser
adquiridos por GFS, además de establecer claramente las responsabilidades de cada
uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz, con el fin de
efectuar las compras necesarias para mantener nuestra bodega con los productos de
consumo suficientes, destinados a la preparación de alimentos y bebidas.

2. ALCANCE

Cubrir con todas las necesidades y alcances satisfaciendo a Grupo del Hierro con lo
solicitado, evitando incumplimientos con las áreas de bodega y producción.

3. RESPONSABILIDADES

Supervisión: El Gerente de Operaciones, Jefe de Calidad y Jefe de Producción son

los encargados de aprobar las materias primas e insumos a ser adquiridos.
Realización: El Jefe de Compras es el encargado de consolidar la información para la
orden de compra y realiza la calificación documental de proveedores, el Coordinador
de Bodega es el encargado de recibir las materias primas e insumos.

4. DEFINICIONES

El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar las

compras de alimentos y Bebidas necesarias para el buen funcionamiento de la
empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos planteados.
Para ello se tiene en cuenta:
- Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
- Las necesidades de materia prima para el área de producción.
- Los cálculos realizados por el personal de compras y bodega.
- Las necesidades previstas por cada proyecto.

Elaborado por: Aprobado por:

Coordinadora de Compras Jefe de Calidad

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 COMPRAS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

- Las compras se realizan una vez que se recibe el consolidado general del
menú de la semana siguiente para sacar los requerimientos de insumos
aprobados por el Jefe de Producción.

- Obtenido este resumen se pasa a una matriz unificada de planta y satélites

respectivamente y se obtiene un requerimiento total de materia prima e
insumos. El Coordinador de bodega se encargará de realizar una comparación
entre las existencias y las necesidades, de tal forma que se pueda determinar
los volúmenes necesarios de compra. Se generan las respectivas órdenes de
compra para los despachos.

- El Jefe de Compras autoriza las órdenes de compras y se envía vía email en

formato PDF a cada uno de los proveedores. (Email de contacto:
coord.compras@grupodelhierro.com)

- Bodega mediante la orden de compra determina y organiza espacios a ser

utilizados por las materias primas e insumos a ser adquiridos.

- Una vez llegada la materia prima o insumos, el personal de bodega se encarga

de comparar las cantidades que llegan, con las especificadas en la orden de
compra. También realiza el control de los atributos de inocuidad del producto
registrando en el formato de “Recepción de Materia Prima”.

5.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

- Al de iniciar las relaciones comerciales con un proveedor se llena el formato de

“Registro de Proveedores”.
- En los casos en los que aplique se solicitará una muestra del producto para
realizar pruebas de calidad y rendimiento.
- En los casos en los que aplique las muestras entregadas por el proveedor
serán evaluadas en aspectos de calidad y rendimiento por parte de las áreas
de producción, calidad y la gerencia de operaciones, para posteriormente ser
aceptada en nuestras bodegas, dicha evaluación será registrada en el formato
“Evaluación de Muestras”, dicho documento valorará los siguientes aspectos:

• Materia Prima: color, olor, sabor, textura, etiqueta de identificación,

fecha de caducidad, fecha de elaboración, lote, método de transporte.
• Producto terminado: color, olor, sabor, textura, rendimiento.
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- Se obtiene los documentos básicos de la empresa o persona natural (Registro

único de contribuyentes , permisos, registros sanitarios, etc.).
- Los proveedores de GFS, deberán ser calificados 2 veces al año bajo los
parámetros solicitados por la empresa:

REQUISITOS PARA CALIFICACIÓN:

• Inocuidad
- Certificado BPM, HACCP o ISO22000
- Examen microbiológicos o exámenes solicitados por el Dep. de Calidad.
- Protocolo de Bioseguridad implementado por el proveedor.
- Fichas Técnicas
- Registros Sanitarios
- Permiso de funcionamiento ARCSA

Nota: se deberá considerar que alguno de estos requisitos NO aplicaran para ciertos
proveedores.

• Recepción
- Empaque (evaluación de integridad por período)
- Lotificación (el producto viene con número de lote)
- Fecha de Vencimiento (el producto viene con información de vencimiento)
- El transporte de entrega es limpio y protegido
- Cumple con los protocolos de bioseguridad de GFS
-
- Nota: se deberá considerar que alguno de estos requisitos NO aplicaran para ciertos
proveedores.

En el caso de las verduras y frutas se evaluará los siguientes aspectos:

• Inocuidad
- Registro Único de Contribuyentes
- Protocolo de Bioseguridad implementado por el proveedor
- Certificado de Capacitación del personal/ manejo de alimentos
- Fichas Técnicas

• Recepción

- Verduras o frutas limpias

- Verduras o frutas frescas
- Presencia de mohos, mal olor o putrefacción
- El transporte de entrega es limpio y protegido
- Cumple con los protocolos de bioseguridad de GFS.
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- Los proveedores de servicios externos (como control de plagas, laboratorio de

microbiología, calibraciones e imprenta) serán calificados una vez al año,
siendo los requisitos solicitados los siguientes:

- Certificado de acreditación
- RUC
- LUAE
- Protocolo de Bioseguridad

También se incluye dentro de la calificación el servicio prestado por la empresa en

cuanto a precios, puntualidad de entrega, cantidades entregadas, etc.

Toda esta información es alimentada al registro de “Calificación de Proveedores”, el

mismo que otorga una calificación sobre 20 a cada proveedor evaluado (70%
inocuidad y 30% servicio).

Para ser mantenidos como proveedores de GFS las calificaciones deben ser las
siguientes:

- Mayor a 15 aprobado
- Entre 13.5 y 14.9 el proveedor será aceptado con condición y de mantener
la calificación en la segunda evaluación será descalificado.
- Menor a 13.5 rechazado.

El proveedor que haya tenido una calificación menor a la mínima establecida para ser
rechazado (13,5) para continuar abasteciendo de proveeduría, llegase a subsanar la
documentación o requisitos faltantes hasta un mes después de haber sido suspendido,
, podrá ser sometido a una re calificación en la fecha de dicha subsanación.

Para compras emergentes con proveedores que no hayan pasado por el proceso de
calificación se deberá solicitar antes de la compra por lo menos la documentación
abajo detallada, de ser el caso de adquirir los productos en supermercados no se
requerirá esta información.

- RUC
- LUAE

6. INGRESO PROVEEDORES

- Personal de seguridad física realizara la toma de temperatura corporal. Dicha

temperatura no deberá sobrepasar los 37,5°C, adicional realizará
comprobación de ausencia de sintomatología evidente (no tos, no problemas
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respiratorios, no fiebre), en caso de presentar síntomas se notificará

inmediatamente al jefe de SSO y Departamento Médico de GFS. En caso de
presentar alguna de la sintomatología detallada anteriormente o tipo de
infección respiratoria se impide el ingreso.
- Al ingresar a planta central, 1 vez al mes los proveedores deberán llenar la
encuesta de valoración sobre estado de salud y retorno al trabajo denominado
“DECLARACIÓN DE CORONAVIRUS COVID-19 (SARS-CoV-19) Y
RETORNO AL TRABAJO”.
- Personal de seguridad física realiza la desinfección total de vestimenta previa
al ingreso del personal con amonio cuaternario de quinta por aspersión en
extremidades superiores e inferiores por la parte delantera y posterior al igual
que su calzado.
- Todo camión o vehículo pasará por un proceso de desinfección de su parte
externa (carrocería, llantas, cabina de conductor) llevado a cabo por el
personal de seguridad física con una solución de amonio cuaternario de quinta
generación.
- El personal que ingrese por parte del proveedor deberá usar el equipo de
protección personal provisto: Uniforme, cofia y mascarilla.
- El personal correspondiente al proveedor antes de iniciar los procesos de
descarga de los alimentos deberá proceder a cumplir con el proceso de lavado
y desinfección de mano.
- Durante el proceso de descarga de los productos se deberá mantener una
distancia mínima de 1 metro entre el proveedor y la persona encargada de
bodega.

7. DOCUMENTACIÓN

CÓDIGO DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

G-CO-PR-01R1 Registro de Proveedores
G-CO-PR-01R2 Directorio de Proveedores Calificados
G-CI-PH-03R2 Recepción de Materia Prima
G-CO-PR-01R3 Auditoria Proveedores
G-CO-PR-01R4 Evaluación de muestra
Contingencia y medidas de bioseguridad ante
G-SS-PR-8 Enfermedad respiratoria de origen viral- covid-19 (sars-cov-
2)

HISTORIAL DE CAMBIOS
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FECHA MODIFICACIÓN MOTIVO

31/10/2014
Se incluye fecha de aprobación,
31/10/2012 elaborado por y aprobado por.
Se relaciona el formato de calificación
15/11/2012 a proveedores con la norma
establecida para calificación de
proveedores.
24/10/2016 Cambio de formato.
Cambio en el proceso de compras de
alimentos y bebidas.
Se cambia al Coordinador de Calidad
por Jefe de Calidad.
Las compras se realizan únicamente
vía mail.
El registro de proveedores se llena
una vez que ha sido aceptado.
18/09/2018 Se adiciona lo siguiente:
Obtenido este resumen se pasa a una
matriz unificada de planta y satélites
respectivamente
Actualización por periodo de
tiempo vencido.
Actualización por periodo de
tiempo vencido.
No se encontraban los
lineamientos del procedimiento
acorde a los del registro de
calificación de proveedores.
Revisión por período de tiempo
vencido.
Automatización del sistema.
Actualización por cambios
dentro del proceso, incluyendo
la entrega de muestras por
parte de posibles proveedores.

El Jefe de Compras autoriza las

órdenes de compras y se envía vía
email en formato PDF a cada uno de
los proveedores. (Email de contacto:
analista.compras@grupodelhierro.com;
analista.compras2@grupodelhierro.com;
coord..compras@grupodelhierro.com)

También se incluye dentro de la

calificación el servicio prestado por la
empresa en cuanto a precios,
puntualidad de entrega, cantidades
entregadas, etc.

Se identifica la entrega de muestras

por parte de posibles proveedores.
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24/10/2018 Se incluye la calificación de No se tomaba en cuenta los

proveedores de servicios externos, lineamientos para la calificación
donde se especifica los requisitos de proveedores de servicios
solicitados: externos.
-Certificado de Acreditación
-Permiso de Funcionamiento
-RUC
-LUAE
29/02/2019 Se incluye los criterios de evaluación No se contemplaba dentro del
de muestra: procedimiento los criterios de
Materia Prima: color, olor, sabor, evaluación de proveedores.
textura, etiqueta de identificación,
fecha de caducidad, fecha de
elaboración, lote, método de
transporte.
Producto terminado: color, olor,
sabor, textura, rendimiento.

28/08/2020 Se incluye dentro del procedimiento Actualización en base al

los siguientes aspectos: procedimiento G-SG-PR-21
-Solicitud de Protocolo de CONTINGENCIA Y MEDIDAS
Bioseguridad a los proveedores de DE BIOSEGURIDAD ANTE
materia prima y servicio. ENFERMEDAD
-Se adiciona los requisitos que RESPIRATORIA DE ORIGEN
deberán cumplir los proveedores al VIRAL- COVID-19 (SARS-CoV-
momento del ingreso a las 2)
instalaciones de GFS.
-Se incluye dentro de la calificación
de proveedores la evaluación en
referencia al cumplimiento del
protocolo de bioseguridad de GFS.

29/10/2020 Se incluye dentro del procedimiento lo Necesidad de establecer el

siguiente: proceso de una re calificación.
El proveedor que haya tenido una
calificación menor a la mínima
establecida (13,5) para continuar
abasteciendo de proveeduría, llegase
a subsanar la documentación o
requisitos faltantes hasta antes de la
fecha de su próximo despacho
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PROCEDIMIENTO
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APROBACIÓN: COMPRAS
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posterior a haber sido suspendido,

podrá ser sometido a una re
calificación en la fecha de dicha
subsanación.

15/04/2021 Se adiciona los requerimientos de Plantear la posibilidad de

llegar a existir compras emergentes. realizar compras emergentes.