PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20


1. OBJETIVO

Determinar los parmetros que se deben tener en cuenta para realizar una adecuada
seleccin, evaluacin y evaluacin de nuestros proveedores y contratistas garantizar la
oportuna adquisicin y entrega de los equipos, materiales y servicios que requiera APOYO
LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S. en la ejecucin de los proyectos, cumpliendo con los
requisitos de nuestros clientes y del Sistema HSEQ. y los lineamientos establecidos por el
Consejo Colombiano de Seguridad en su Gua RUC, la norma NTC ISO 9001 y la norma
NTC OHSAS 18001.


2. ALCANCE

Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento para el personal que interviene en las
compras y sus contratistas


3. VOCABULARIO ESPECFICO

Contratista: La persona natural o jurdica que asume contractualmente ante el promotor,
con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la
totalidad o parte de las obras con sujecin al proyecto y al contrato

Proveedor: Todo aquel que nos suministra insumos, materiales o servicios para la
ejecucin de los proyectos.


4. RESPONSABLES

Gerente Administrativo: Aprueba las rdenes de compra.

Jefe de compras: Realiza las cotizaciones y las facturas, de acuerdo a lo solicitado por el
cliente.

Gerente HSEQ: Realiza las solicitudes de E.P.P., tomando como referencia las fichas
tcnicas, hojas de seguridad, y a los proveedores seleccionados por la organizacin.


5. SELECCIN DE LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Los contratistas y/o proveedores sern seleccionados en la organizacin teniendo en
cuenta la calidad de los productos o servicios, el cumplimiento, el precio y parmetros
especficos de salud, seguridad y medio ambiente, utilizando para ello el formato FP-
HSEQ-01 Seleccin de proveedores.

Se deber dar cumplimiento a los siguientes requisitos:



PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20


5.1 Subcontratistas

Personal que provenga de empresas con experiencia en la actividad subcontratada, de
servicios temporales y cooperativas que desarrollan actividades dentro de las
instalaciones de la organizacin se les debe exigir:

- Planillas de afiliacin y pago actualizado a la seguridad social de todos los
trabajadores
- Exmenes mdicos ocupacionales de ingreso
- Contrato de trabajo
- Hoja de vida y cdula de ciudadana
- Registro de la induccin en Salud Ocupacional y Medio Ambiente


5.2 Contratistas de transporte de personal

- A los documentos exigidos en el numeral anterior se les exigir adems la licencia de
conduccin vigente categoras C1 o C2

Al vehculo se le exigir la siguiente documentacin:

- Tarjeta de propiedad del (los) vehculo (s)
- Seguro obligatorio (SOAT)
- Revisin tecno mecnica y Certificado de gases
- Pliza de responsabilidad civil Extracontractual
- Tarjeta de afiliacin a la empresa.
- Certificado del pase mensualmente
- Certificado de la SIMIT Mensualmente
- Inspeccin de seguridad del vehculo por parte de Salud Ocupacional. Esta inspeccin
deber cumplir con el 90% de los parmetros para ser admitido el vehculo y se le
exigir un plan de cumplimiento que deber cumplir en un lapso no mayor a cinco (5)
das hbiles para hacerle las correcciones necesarias al vehculo.

5.3 Contratistas de transporte de carga e insumos

A los documentos exigidos al conductor se exigirn los siguientes documentos del
vehculo:

Tarjeta de propiedad del (los) vehculo (s)
Registro nacional de carga.
Seguro obligatorio (SOAT)
Revisin tecno mecnica y Certificado de gases
Pliza de responsabilidad civil Extracontractual
Tarjeta de afiliacin a la empresa.
Cedula de ciudadana del conductor.
Licencia de conduccin de categoras B1, B2, B3, C1, C2 o C3
Certificado del pase mensualmente


PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20

Certificado de la Simit Mensualmente
Inspeccin de seguridad del vehculo por parte de Salud Ocupacional. Esta
inspeccin deber cumplir con el 90% de los parmetros para ser admitido el
vehculo y se le exigir un plan de cumplimiento que deber cumplir en un lapso no
mayor a cinco (5) das hbiles para hacerle las correcciones necesarias al vehculo.


Al momento de contratar se debern tener en cuenta los siguientes aspectos:


1. Tanto los propietarios como los conductores debern recibir una capacitacin acerca
de los riesgos ocupacionales, aspectos ambientales, procedimientos operativos de
transporte seguro, formatos, listas de chequeo, inspecciones, hojas de seguridad de
productos qumicos, normas legales, reglamentos internos y planes de calidad que
apliquen para la operacin del transporte de APOYO LOGISTICO E
INGENIERIAS.A.S..
2. Al ingresar un nuevo vehculo se confirmarn los datos con la Dijin, Ministerio de
Transporte y la aseguradora y se verificar que el propietario y/o poseedor,
conductor, vehculo no se encuentren vetados.
3. APOYO LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S.. comunicar a sus proveedores de
transporte de carga los aspectos que deber cumplir mientras realiza la prestacin del
servicio por medio de la orden de cargue. El Manifiesto de carga se le comunicar de
forma escrita.
4. Aspectos a comunicarle al proveedor: - Riesgos de la actividad a ejecutar, - Riesgos
dentro de las instalaciones de la empresa, Aspectos ambientales de la actividad a
ejecutar, - EPP que deben utilizar, - Documentacin a manejar (procedimiento y listas
de chequeo de inspecciones., - Aspectos del reglamento interno que debe aplicar. -
Plan de emergencias, Plan de evacuaciones, Planes de calidad de la actividad, hojas
de seguridad de los qumicos a utilizar etc.
5. La comunicacin podr realizarse de forma escrita o verbal dependiendo lo que
considere la organizacin.


5.4 Contratistas de transporte de productos qumicos

A los documentos exigidos en el tem anterior se exigirn adicionalmente los
siguientes:

- Manifiesto de carga
- Hojas de seguridad de las sustancias qumicas que se transportan
- Planilla para el transporte de sustancias de uso restringido (cuando aplique)
- Remesa terrestre de carga
- Registro Nacional de transporte de carga
- Tarjetas de emergencia de las sustancias transportadas

Los vehculos debern contar con los siguientes elementos adicionales:



PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20

- Ubicar rtulos en todas las caras visibles de la unidad de transporte, a una altura que
permita su remocin y lectura, uno por cada clase de producto transportado, y no
debern ser menores de 250 mm x 250 mm. Los rtulos correspondern al riesgo
principal de las mercancas peligrosas contenidas en la unidad de transporte.
- Todas las mercancas transportadas debern estar adecuadamente etiquetadas
- El vehculo deber tener un kit de derrames consistente en:
Material absorbente,
Pala no metlica,
Barreras de contencin (los cuales pueden construirse con los absorbentes),
un recipiente (bolsa o balde) para recolectar el desecho y
cinta demarcadora para aislar la zona del derrame


5.5 Proveedores de equipos:

Se debe exigir el cumplimiento de los estndares de seguridad y medio ambiente
nacional e internacional y la reglamentacin aplicable a los equipos que suministren


5.6 Proveedores de Sustancias qumicas:

Se debe exigir el suministro de las hojas de seguridad en castellano, adems se debe
asegurar:

o Rotulado y etiquetado de los envases de las mercancas peligrosas
o Rtulos de identificacin de la unidad de transporte
o Suministro de Hojas de Seguridad y etiquetas de los productos en
castellano
o Elementos bsicos para atencin de emergencias tales como: extintor de
incendios, ropa protectora, botiqun de primeros auxilios, equipo para
recoleccin y limpieza, material absorbente.
o Anlisis de aspectos e impactos ambientales de la sustancia qumica.

5.7 Proveedores de Elementos de Proteccin Personal

Se les debern exigir los siguientes tems:

Fichas Tcnicas del Elementos de Proteccin Personal
Cumplimiento con normas nacionales o internacionales segn aplique


5.8 Proveedores de Servicios Mdicos ocupacionales (Ingreso, Egreso,
Peridicos)

Se les debern exigir los siguientes documentos:

Licencia en Salud Ocupacional de la empresa


PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20

Licencia del (los) Medico (s) .Especialista(s) en Salud Ocupacional


5.9 Proveedores de Equipos de Cmputo

Debern cumplir con lo siguiente:

Se preferir equipos que tengan el sello star energy (bajo consumo de
energa elctrica)
Que las impresoras tengan tner recargable
Que cumplan con las normas ambientales relacionadas con la adecuada
disposicin de los residuos (equipos electrnicos, bateras, toner)


5.10 Proveedores de Papel

Se comprar papel a proveedores que certifiquen que el papel haya sido producido de
pulpa de eucalipto de bosques cultivados y proceso TCF (blanqueo sin cloro) o papel
fabricado a partir de la caa de azcar, materia prima natural renovable, reciclable y
biodegradable libre de cido amigable al medio ambiente.

5.11 Proveedores de mantenimiento de equipos de cmputo, aires
acondiciones y mejoras locativas:

Afiliaciones a seguridad social del trabajador y certificado de tcnico SENA
mantenimiento

5.12 Proveedores Mediciones, iluminacin, Ruido, Metrologa

Seguridad Social, licencia, certificado de calibracin del equipo a utilizar.


La organizacin se reserva el derecho de solicitar o no varias cotizaciones.

5.13 PROCEDIMIENTO

Realizar la cotizacin de los equipos, materiales o servicios requeridos anotando
los siguientes datos: nmero de tem, cantidad requerida, nombre, referencia del
material o elemento solicitado y la norma o especificacin que debe cumplir; se
llena la hoja de vida del proveedor

Hacer la respectiva requisicin al departamento de compras teniendo en cuenta
las necesidades de la organizacin, colocando el numero de tem, cantidad,
nombre del elemento solicitado, norma o especificacin tcnica que se requiere, y
se entrega al Gerente para su aprobacin.



PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20

Cuando los proveedores a los que se les solicit la cotizacin no se encuentran
evaluados, se proceder a realizar la evaluacin de acuerdo con lo establecido en
el formato FP-HSEQ-03 Evaluacin y reevaluacin a proveedores

Cuando se apruebe la cotizacin se diligenciar la factura proforma y se proceder
a su compra, el cliente realizar la inspeccin y entrega para su aceptacin y se
proceder a hacer la respectiva factura.

Cuando no se cumpla con las especificaciones se proceder a su verificacin por
parte de la organizacin, envindose a una persona con experiencia y
conocimiento del equipo y si es lo comentado por el cliente, la gerencia evaluar la
situacin.


6. EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

Para cada uno de los proveedores que quiera ingresar, se realiza una evaluacin inicial
de acuerdo con los criterios definidos en el formato FP-HSEQ-03 Evaluacin y
Reevaluacin a proveedores.

De acuerdo con los resultados de esta evaluacin el proveedor puede ser calificado como:

ACEPTADO: Puntaje entre 60 y 100
CONDICIONAL: Puntaje entre 40 y 59
RECHAZADO: Puntaje menor o igual a 39

Dependiendo del resultado de la calificacin el responsable de evaluar tomar las
siguientes acciones:

Proveedor aceptado: se le compra y siempre se tiene como prioridad para la
siguiente compra.

Proveedor condicional: se le compra, pero no se tiene como prioridad en la
siguiente compra. Se le informa sobre los aspectos que no calific bien con el fin
de que pueda mejorar.
Proveedor rechazado: no se le compra.


Una vez calificado el proveedor se ingresa a los Listado de proveedores calificados
solo si presenta calificacin de ACEPTADO CONDICIONAL.

Despus de realizada la compra, recibido el producto ejecutado el servicio requerido
segn el tipo de proveedor, se realizar una reevaluacin a cada uno de estos
proveedores de acuerdo con lo definido en el formato de Evaluacin y Reevaluacin a
proveedores.



PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20

La periodicidad con la que se realizan estas evaluaciones es cada seis meses, para los
proveedores que se encuentren activos es decir a los que se le haya comprado o
contratado durante este lapso de tiempo.

Los resultados de esta reevaluacin califican al proveedor como:

ACEPTADO: Puntaje entre 100 60
CONDICIONAL: Puntaje entre 59 48
RECHAZADO: Puntaje menor o igual a 47

Dependiendo del resultado de la calificacin el responsable de reevaluar tomar las
siguientes acciones, para todos los proveedores de la organizacin:

Proveedor aceptado: se le sigue comprando y siempre se tiene como prioridad para la
siguiente compra.
Proveedor condicional: se le informa sobre los aspectos que no calific bien con el fin
de que pueda mejorar, pero no se tiene como prioridad en la siguiente compra hasta
tanto demuestre que ha mejorado.
Proveedor rechazado: se elimina del listado de proveedores y no se le vuelve a
comprar.

Los proveedores de prestacin de servicio profesionales, se reevaluaran al terminar el
contrato, la evaluacin estar a cargo del Gerente, la alta direccin se reserva el derecho
de evaluar en forma directa cuando as lo requiera.

5.4 PROCEDIMIENTO DE CONTROL A CONTRATISTAS

El contratista deber cumplir con los siguientes requerimientos:

Realizar los pagos de seguridad social de todos sus trabajadores, y remitirlos a la
administracin de APOYO LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S. cuando estos lo
requieran.

Realizacin de exmenes de ingreso. (Esto se requerir dependiendo del tipo de
actividad contratada, la duracin de la misma, y el riesgo de exposicin identificado)

Presentar Induccin en Salud ocupacional y Medio Ambiente por parte de la
organizacin

Entrega de dotacin a los trabajadores contratistas (Segn el contrato que se
establezca con la organizacin).

Conocimiento de los procedimientos operativos de trabajo seguro de APOYO
LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S.. de acuerdo a las actividades que apliquen. Si no
existe procedimiento para la actividad la organizacin creara el procedimiento.



PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y CONTROL DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

PR-HSEQ-20

APOYO LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S.., determinara la realizacin de inspecciones
peridicas a sus contratistas sobre cualquier aspecto de HSEQ que considere pertinente,
en especial sobre:

Revisin mensual de las afiliaciones a la seguridad social,
Uso de EPP apropiados al riesgo de la actividad que van a realizar,
Cumplimiento de los ATS y permisos de trabajo,
Sealizacin de los lugares de trabajo,
Verificacin de los requisitos legales aplicables,
Definicin e implementacin de programas de vigilancia epidemiolgica,
Programas de gestin de riesgos prioritarios
Disponibilidad de hojas de seguridad de los productos.(cuando aplique)
Reporte de actos y condiciones inseguras
Reporte oportuno de accidentes e incidentes laborales


Adicional a lo mencionado los contratistas debern suministrar cualquier tipo de
documentacin solicitada por APOYO LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S., relacionada ya
sea con aspectos del servicio o de HSEQ.

APOYO LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S., comunicar a sus contratistas los aspectos
que deber cumplir mientras ejecuta las actividades para lo cual fue contratado, stos
aspectos pueden comunicarse a travs del contrato, sin embargo si la empresa no cuenta
con un contrato, si no, con una orden de servicio se les comunicar de forma escrita.

Aspectos a comunicarle al contratista:

Riesgos de la actividad a ejecutar
Riesgos dentro de las instalaciones de la empresa,
Aspectos ambientales de la actividad a ejecutar.
EPP que deben utilizar.
Documentacin a manejar (procedimiento y listas de chequeo de inspecciones.
Aspectos del reglamento interno que debe aplicar.
Plan de emergencias, Plan de evacuaciones, Planes de calidad de la actividad,
hojas de seguridad de los qumicos a utilizar etc.

Al finalizar las actividades contratadas, APOYO LOGISTICO E INGENIERIAS.A.S.
realizar la respectiva Evaluacin de desempeo, con el fin de evidenciar el cumplimiento
los requisitos descritos en este documento.