Unidad 3

1 //Escenario
Escenario25
Lectura fundamental
Fundamental

Variables
Etapas deen
unelplan
proceso
de comunicación
presupuestal
estratégica

Contenido

1 Presupuesto

Palabras clave:
Presupuesto, organizar, suministro de personal, motivación, y dirección de personas, control
1. Presupuesto

1.1. 1.1 Etimología

La palabra “presupuesto” se compone del prefijo latino prae, que denota antelación; y de la palabra
“supuesto” que significa: suponer por hipótesis. En otras palabras, significa que, con antelación, se
supone lo que va a suceder en un futuro.

¿Sabía qué...?
En las organizaciones, los presupuestos son de importante validez porque
se requiere de una planeación integral de cada una de las operaciones para
un periodo determinado. Su objetivo es colaborarle a la administración en
el logro de sus objetivos.

1.2. Definición

Es un sistema integral que fija los objetivos que se toman como base para la planificación y control de
las diferentes actividades por desarrollar para alcanzar esos objetivos; y tiene en cuenta los recursos
con los que cuenta la entidad. Para desarrollar el presupuesto se debe pensar en si es táctico,
operativo o estratégico. En estas tres versiones se tienen en cuenta los recursos y el tiempo; cuando
un plan es táctico es a corto plazo (un año), el plan operativo es a mediano plazo y el estratégico es a
largo plazo. Los elementos vitales de la definición de un presupuesto son:

»» Plan: el presupuesto define lo que la administración pretende desarrollar, buscando un cambio

positivo de acuerdo con el periodo por ejecutar.

»» Integrador: se tiene en cuenta cada una de las áreas de la organización, con la finalidad de
involucrarlas en el proceso de implementación de los presupuestos y en especial, si son los
presupuestos maestros que involucra a toda la organización.

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 »» Coordinador: este proceso debe ser sincronizado; es decir que en los planes deben estar
involucrados todos los departamentos de la organización y se prepararan de manera conjunta y
con un mismo coordinador.

»» En términos financieros: todos los presupuestos deben de ir en una unidad de medida, sin
importar la divisa, pero debe llevar esta medida.

»» Operaciones: en los presupuestos se debe tener en cuenta la manera como se van a obtener los
recursos, es decir los ingresos y esto va unido a los gastos y costos de la organización y debe ser
lo más confiable posible.

»» Recursos: para determinar los recursos no basta con presupuestar los ingresos frente a los
gastos, la empresa está en la obligación de tener una planeación financiera; los recursos se
involucran en los presupuestos del efectivo y su equivalente.

1.3. Acercamiento al presupuesto.

Suponga que el departamento de recursos humanos planea un viaje para final de año en las vacaciones
colectivas. Los integrantes acuerdan la salida a un hotel en el Caribe colombiano; en este momento
eligen un comité organizador, que se formula las siguientes interrogantes: ¿cuántos van a viajar?, ¿qué
sitios se visitarán en la ciudad caribeña?, ¿cuánto es el monto de transporte por persona?, ¿cuánto
cuesta el hotel y la alimentación?, ¿cuántos días durara el viaje?

El comité delibera y concluye: viajarán 20 personas, en Avianca, permanecerán cinco noches,

visitarán varios sitios; y estima el costo por persona.

Costo por persona y valores

Transporte aéreo ida y vuelta $700.000

Cinco noches de hotel $500.000

Sitios turísticos para visitar $500.000

Total presupuesto por persona $1.700.000

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En este presupuesto inicial se deben tener en cuenta las preguntas expuestas anteriormente; por
ejemplo, las personas que viajarán, en este caso se concluyó que serán 20 personas, los sitios que
se visitarán tienen un costo por persona de $500.000, el costo de transporte por persona es de
$700.000 sin contar con el transporte en la ciudad vacacional, el hotel tiene un costo de $500.000
por las cinco noches y no incluye la alimentación.

En este presupuesto no se tienen en cuenta todos los costos que se pueden incluir en el viaje; por
ejemplo, no se tuvo en cuenta la alimentación en el hotel ni los gastos de transporte en la ciudad,
por esta razón es necesario la planeación con los datos e información suficiente del entorno en
donde se presupuesta el conocimiento del proyecto por desarrollar. Por ejemplo, en una empresa el
conocimiento de las variables internas y externas puedan afectar la disposición y uso de los recursos
asignados. Es importante la planeación de cada una de las personas para que se cumpla el presupuesto
y se pueda llevar a cabo el viaje.

En este proceso es importante la realimentación de la administración, con planeación. Las funciones

administrativas están interconectadas y se articulan una con otra. A continuación, se describen cada
una de ellas.

En síntesis...
La planeación es la primera fase de los presupuestos, de allí se establecen
los logros que espera obtener la empresa.

»» Planear: se trazan objetivos y se decide el curso de las acciones para lograrlo; para esto se
establecen los objetivos teniendo en cuenta el entorno donde se plantean; se deciden las
acciones por implementar y se inician las actividades; en esta clase de planes es importante ser
flexibles en la implementación de las acciones y el desarrollo de las actividades, teniendo en
cuenta que las situaciones económicas son dinámicas y en los planes es necesario adaptarse a
los cambios que se puedan presentar.

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 »» Organizar: es la etapa en la que los funcionarios de la empresa se interrelacionan para llevar a
cabo las actividades; los departamentos deben estar articulados con la información suministrada
por planear, organizar suministro de personal, motivación y dirección de personas, controlar y
planes de trabajo. En este paso es necesario establecer la dirección para organizar a las personas
o departamentos en la ejecución de las actividades.

»» Suministro de personal: este paso se refiere a la idoneidad de los empleados seleccionados para
elaborar las actividades.

»» Motivación y dirección de personas: en este paso es importante la motivación de los actores del
proceso que incluye la dirección y guía de los empleados.

»» Controlar: se revisa el logro de los objetivos y se cuantifica los resultados.

»» Todo esto con miras a realimentar la planeación; son pasos que ayudan a tomar medidas e
incorporar posibles cambios para el logro real de los objetivos.

1.4. Variables en el proceso presupuestal (endógenas y exógenas)

Para elaborar los presupuestos de una organización, habrá que considerar ciertas variables como son
las endógenas y exógenas.

»» Variables endógenas: son variables que están en la organización y van de acuerdo con las
estrategias de la administración.

»» Variables exógenas: son todo lo que sucede en el exterior de la organización y la administración

no tiene injerencia en ellas.

En estas variables podemos encontrar las controlables y las no controlables.

Las variables controladas son las endógenas y las variables no controladas son las exógenas; las
variables exógenas influyen significativamente en el desarrollo del presupuesto y en el cumplimiento
de las metas establecidas; por ejemplo, una coyuntura política puede cambiar el comportamiento
económico de un país o una región, puede cambiar las prioridades de decisión de los consumidores.
Estas variables por lo general no se pueden controlar, es necesario ser flexibles en estos presupuestos
por la naturaleza de la economía.

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 1.5. Planificación y control de actividades

Es un enfoque sistemático diseñado para el control de las responsabilidades de la administración,

comprende lo siguiente aspectos:

• Los objetivos generales de la empresa.

• Las metas específicas de la empresa.

• Plan de utilidades a largo plazo.

• Plan de utilidades a corto plazo.

• Informes periódicos de resultados.

• Procedimientos de seguimiento.

Con estos pasos se logran la planificación y control de utilidades que son el desarrollo y la aceptación
de los objetivos y metas logrados con los recursos y acciones eficientes de la organización para
alcanzar los objetivos y metas.

Objetivos generales y a largo plazo

• Económicos

• Productos

• Empleados

Específicos y a corto plazo

• Líneas del producto

• Líneas del servicio

• Porción del mercado

Planes de utilidades

• Estratégico

• Táctico de la empresa

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 1.6. Ciclo presupuestal

El ciclo presupuestal tiene los siguientes pasos:

»» Planeación: la administración debe de proyectar cada una de las actividades que va a tener en el
futuro; se deben tener en cuenta los objetivos específicos de la empresa y sus políticas.

»» Formulación: se presentan en unidades de medida como el peso, el dólar etcétera.

»» Ejecución: es la puesta en marcha del presupuesto para alcanzar los objetivos propuestos.

»» Evaluación: consiste en comparar lo realmente ejecutado con lo presupuestado, para establecer

las variaciones que se tuvo en su ejecución.

»» Control: consiste en establecer los correctivos necesarios, con el fin de lograr los objetivos.

1.7. Clases de presupuesto

Los presupuestos se clasifican desde diferentes puntos de vista y pueden ser:

Según la clase de empresa, puede ser:

»» Presupuesto público: elaborado por las entidades que tienen carácter público.
Su objetivo es prestar servicios para un mejorar el nivel socio-económico y cultural de la
comunidad (beneficio social).

»» Presupuesto privado: es elaborado por las entidades que tienen carácter privado. Su objetivo es
obtener utilidades de carácter económico.

Según el procedimiento de elaboración pueden ser:

»» Presupuesto histórico: el que, para su elaboración, tiene en cuenta el comportamiento

estadístico de un período determinado.

»» Presupuesto base cero: el que es elaborado sin tener en cuenta datos estadísticos, realizando un
análisis de las actividades que se van a proyectar para un período determinado.

Según su cubrimiento:

»» Presupuesto sectorial: el que se hace a un departamento, a una división de una empresa, o a una
línea de producto, por distrito o por zonas, por períodos intermedio de tiempo.

»» Presupuesto integral: el que integra a toda la empresa, como un todo.

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Según los niveles de producción:

»» Presupuesto fijo o rígido: es el que para su elaboración, considera un solo nivel de producción en
un período proyectado.

»» Presupuesto flexible: el que se puede elaborar teniendo en cuenta el volumen de producción y

se puede ir ajustando de acuerdo con los diferentes niveles de producción.

Según el campo de aplicación

»» Operativo: se elabora teniendo en cuenta las diferentes cuentas que integran el estado de
resultados, con el objetivo de calcular la posible utilidad o pérdida del período proyectado.

»» Financiero: se elabora teniendo en cuenta las diferentes cuentas del balance general, con el
objetivo de establecer la situación económica y financiera, en un período proyectado.

Según el período que cubre

»» A largo plazo: para su elaboración se consideran períodos superiores a un año (1 a 5 años).

»» A corto plazo: se elabora para cubrir un período de un año. Se elabora por trimestre y el primer
trimestre por meses.

Etapas en la preparación del presupuesto; son las siguientes:

1. Pre iniciación

2. Elaboración del presupuesto

3. Ejecución

4. Control

5. Evaluación

Ejemplo:

Preiniciación: analiza el comportamiento de la empresa Andamios S.A.S teniendo en cuenta las

variables internas y externas, con el propósito de fijar los objetivos y metas que pretende alcanzar la
empresa; en consecuencia, se enumeran los objetivos generales.

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Objetivos generales

• La producción de los artículos debe tener buena demanda en el mercado y los precios deben ser
competitivos, con una buena utilidad marginal.

• Aumentar zonas de distribución de los productos.

• Ganar número de clientes.

• Dar al accionista rendimiento en sus acciones.

• Crear y mantener un ambiente en la empresa que permita cumplir con los objetivos propuestos.

Objetivos específicos

• La empresa debe crecer en las ventas en un x% en el mercado.

• La utilidad marginal debe aumentar de un año a otro en x%.

• Se deben ganar x número de estudiantes en el transcurso de 1 año.

• El presupuesto debe generar rendimientos a los accionistas en un x% en un periodo de un año.

• Los diferentes departamentos de la empresa.

Los objetivos deben estar articulados con las estrategias fijadas; por ejemplo, en el incremento de
las ventas, en aspectos como distribución, precios competitivos, distribución eficiente, calidad del
producto y los vendedores. Debe haber un estudio de mercado y conocimiento de los competidores.
También deben estar articulados con los planes tácticos de todos los departamentos que intervienen
en la estrategia; la comunicación debe ser fluida y los informes deben ser claros y autorizados para el
cumplimiento de los objetivos generales.

Elaboración

La elaboración del presupuesto inicia mes y medio antes de empezar el año, con el informe de
la gerencia donde los directores de departamento preparan su informe y lo dirigen al director
de presupuesto de la empresa; es importante que los informes se vean reflejados en los estados
financieros.

Ejemplos de algunos departamentos y los informes que deben presentar.

El tesorero: el presupuesto de efectivo en un estado de flujo de caja, la necesidad de endeudamiento

y los pagos que se puedan presentar.

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El director de compras: debe elaborar el presupuesto de compras según las cotizaciones y
condiciones ofrecidas.

El director de producción: debe presupuestar la cantidad por producir, según las ventas
presupuestadas y considerar la disposición de almacenamiento.

El director de personal: debe presupuestar los empleados por contratar según información de los
demás departamentos.

Estos son algunos aspectos importantes que deben tener en cuenta los departamentos, para el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, tanto generales como específicos. Se establecen
los valores por cada departamento y se consolida la información en los estados financieros
presupuestados.

Ejecución

Se ponen en marcha los planes y se materializan los objetivos, teniendo en cuenta las
responsabilidades adquiridas por los departamentos; es importante la dirección en este paso para
llevar a cabo el plan de trabajo.

Control

El control sirve para comparar las actividades desarrolladas por cada uno de los departamentos, con
el presupuesto que expresan las metas que se propusieron. Para esto son importantes los informes
intermedios de las metas alcanzadas y en qué porcentaje van los objetivos propuestos, para la toma de
medidas y correctivos.

Evaluación

Terminado el periodo presupuestado, se elabora un informe global de los resultados obtenidos, en

el que se analizan las funciones y actividades de cada uno de los departamentos de la empresa. Se
analizan las fallas y aciertos en grupo y en forma individual. Estas experiencias se deben utilizar para
implementarlas en el próximo año.

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Referencias bibliográficas
Ruiz, J. E. (1989). Presupuestos. Enfoque moderno de planeación y control de recursos. Bogotá D. C.,
Colombia: McGraw Hill.

Rincón, S. C. (2011). Presupuesto empresarial. Bogotá D. C., Colombia: Ecoe ediciones.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Costos y presupuestos

Unidad 3: Generalidades de presupuestos
Escenario 5: Variables en el proceso presupuestal

Autor: Javier Rodríguez Salinas

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero

Diseñador Gráfico: Diego Andrés Calderón
Asistente: María Elizabeth Avilán

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