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COSTOS Y PRESUPUESTOS

UNIDAD I. GENERALIDADES SOBRE EL PRESUPUESTO

1.1LA HISTORIA DEL PRESUPUESTO


ETIMOLOGIA DEL PRESUPUESTO La palabra Presupuesto se compone de dos races latinas: PRE = que significa antes de SUPONER = hacer SUPUESTO = hecho, formado Por lo tanto Presupuesto significa: Antes del Hecho . CONCEPTO La tcnica de Planeacin y Predeterminacin de Cifras sobre bases estadsticas y apreciaciones de hechos y fenmenos aleatorios. La estimacin programada, en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener un organismo, en un periodo determinado.

ORIGENES Y EVOLUCION DE EL PRESUPUESTO La idea de presupuestar ha existido en la mente de la humanidad desde siempre, lo demuestra el hecho que los egipcios hacan estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de provenir los aos de escasez; y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente.
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EPOCA O AO
FINES DEL SIGLO XVIII 1820 1821 DESPUS DE LA 1. GUERRA MUNDIAL

LUGAR
INGLATERRA FRANCIA Y OTROS PAISES EUROPEOS E.U.A.

ACONTECIMIENTO
El ministro de Finanzas realiza la apertura de El Presupuesto, en el que basa sus planes, los gastos posibles y su control. Adoptan un procedimiento gubernamental. de presupuesto

Implantan un presupuesto rudi-mentario en el gobierno. Se aprecia la conveniencia del control de los gastos por medio del presupuesto.

TODA LA INDUSTRIA

DE 1912 A 1925

E.U.A.

La iniciativa privada comienza a observar que se puede utilizar para controlar mejor sus gastos, en concordancia con el rpido crecimiento econmico aprobn-do se la Ley del Presupuesto Nacional. A partir de esta poca se export de Amrica a Europa. El primer Simposium Internacional del Control Presupuestal, integra-do por 25 pases, donde se estructuraron sus principios para tener as un rango internacional Empresas de origen norteamericano, como La General Motors Co. Y despus la Ford Motors Co. establecieron la Tc-nica Presupuestal. El Departamento de Marina, para 1948 presento el presupuesto por Programas y Actividades. La administracin por reas de Responsabilidad, dio lugar a la Contabilidad y Presupuesto del mismo nombre finalidad. El Departamento de Defensa, elabor un sistema de planeacin por programas y presupuestos.

1930

GINEBRA, SUIZA

1931 1946 POSTGUERRA DE LA 2. GUERRA MUNDIAL 1961

MXICO E.U.A.

E.U.A

E.U.A

QU ES UN PRESUPUESTO Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
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condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.

1.3 FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS


La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

1.4 IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS.


Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas. 1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. 2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. 3. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 4. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. 5. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. 6. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que
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puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 7. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. 8. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS 1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. 3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS 1. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. 2. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 3. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. 4. Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

1.5 VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS


Presionan para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos bsicos.

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Propician

que

se

defina

una

estructura

organizacional

adecuada,

determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organizacin. Incrementan la participacin de los diferentes niveles de la organizacin. Obligan a mantener un archivo de datos histricos controlables. Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes insumos. Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes reas. Obligan a realizar un auto anlisis peridico. Facilitan el control administrativo. Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la empresa. Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones. Todas estas ventajas ayudan a lograr una adecuada planeacin y control en las empresas.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS


En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo "apagando fuegos", en vez de conducir a la empresa como es debido. Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes: Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.

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Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta que sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. Debe establecerse con la plena participacin de los individuos responsables de su realizacin, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestacin puede fracasar por diversas razones: Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin. Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.
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1.6 CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS


Es comn encontrar que existen distintos tipos o denominaciones de El Presupuesto, en realidad estas diferentes formas de llamarlo, obedecen tan solo a caractersticas particulares del mismo. A continuacin se expone una clasificacin de acuerdo con sus aspectos sobresalientes: 1. POR EL TIPO DE EMPRESA A) Pblicos. Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. B) Privados. Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su Administracin.

2. POR SU CONTENIDO A) Principales. Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares, en todos los presupuestos de la entidad. B) Auxiliares. Son aquellos que muestran, en forma analtica, las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organizacin de la compaa.

3. POR SU FORMA

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A) Flexibles.

Estos

presupuestos

consideran

anticipadamente,

las

variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lgicas, o necesarias. B) Fijos. Son los presupuestos que permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institucin a aplicarlos en forma inflexiblea sus operaciones. Generalmente acontece en los pases comunistas o totalitarios, o para efectos de comparacin. 4. POR SU DURACION. La determinacin del lapso que abarcarn los presupuestos, depender del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a ms tiempo corresponder una menor precisin y anlisis, As pues, pueden haber presupuestos: A) Cortos. Los que abarcan un ao o menos y B) Largos. Lo que se formulan para mas de un ao. 5. POR LA TECNICA DE VALUACION A) Estimados. Son los presupuestos que se formulan sobre bases empricas; su cifras numricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad mas o menos razonable, de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. B) Estndar. Son aquellos que por ser formulados sobre bases cientficas o casi cientficas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores (estimadas), representan los resultados que se deben obtener. 6. POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
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A) De posicin financiera. Este tipo de presupuesto, muestra la posicin estatica que tendra la Empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posicin Financiera (Balance General) presupuestada. B) De resultados. Que muestran las posibles utilidades o prdidas a obtener en un periodo futuro. C) De costos. Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronsticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro; las erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus partes.

7. POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE. A) De Promocin. Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansin; para su elaboracin es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el periodo presupuestal. B) De Aplicacin. Normalmente se elaboran para solicitud de crditos, constituyen pronsticos generales sobre la distribucin de los recursos con que se cuenta, o habr de contar la empresa, segn lo proyectado. C) De Fusin. Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar de una conjuncin de entidades o compaas filiales.

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D) Por reas y Niveles de Responsabilidad. Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles, en que se divide una organizacin. E) Por Programas. Este tipo de presupuesto es preparado normalmente, por dependencias gubernamentales, descentralizados, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relacin con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo. F) Base Cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideracin las experiencias habidas. Este presupuesto es til ante la demasiada y continua elevacin de los precios, la exigencias de actualizacin, de cambio y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles bsicamente. G) Tradicional. Es el clsico y normal que generalmente se utiliza, especficamente en la Iniciativa Privada.

8. DE TRABAJO Es el presupuesto comn, utilizado por cualquier entidad. Su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras: A) Previsin. B) Planeacin y C) Formulacin.

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a) Presupuestos Parciales. Se elaboran en forma analtica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los: b) Presupuestos Previos. Son los que constituyen la fase anterior a la elaboracin definitiva, sujetos a estudio y a la: D) Aprobacin. La formulacin previa est sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes, de quienes afinan los presupuestos anteriores, para desembocar en el: E) Presupuesto Definitivo. Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el periodo al cual se refiera. La Experiencia obtenida con este tipo de presupuestos, dar lugar a la elaboracin de: F) Presupuesto Maestro o Tipo. Con estos presupuestos se ahorra tiempo, dinero y esfuerzo, ya que solo se hacen o ajustan los que tengan variacin substancial, pero deben de ser revisados continuamente.

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