Compras Servicios

SERVICIOS GENERALES CONTRATISTAS
VANEZA E.I.R.L.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Página: 1 de: 19
Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:
HOJA DE FORMALIZACIÓN
TÍTULO DEL MANUAL FECHA DE FECHA DE

APROBACIÓN IMPLEMENTACIÓN
Manual de Normas y Procedimientos del

Departamento de Compras
Página: 2 de: 19
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

Nº de Fecha de Nº de Descripción
Revisión Revisión Código Nombre del Documento página a de la
sustituir Modificación
Página: 3 de: 19
CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA CONTROLADA)
RECIBIDO POR:
NOMBRE DEL VERSIÓN O FECHA FIRM

DOCUMENTO CÓDIGO REVISIÓN DE AY
DEPENDENCIA NOMBRE
ENTREGA SELLO
Página: 4 de: 19
Elaboración: marzo 2015 Actualización: Versión:
CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA NO CONTROLADA)
RECIBIDO POR:
NOMBRE DEL VERSIÓN O FECHA

DOCUMENTO REVISIÓN DE FIRMA
CÓDIGO Y
ENTREGA DEPENDENCIA NOMBRE
SELLO
Página: 5 de: 19
CAPITULO I
GENERALIDADES
Página: 6 de: 19
INTRODUCCIÓN
Los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las
instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño
de las actividades. En este sentido, el Manual de normas y procedimientos tiene
como finalidad apoyar al Departamento de Compras adscrito a la Dirección de
Logística en el proceso de compras para la adquisición de bienes y suministros,
estableciendo los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y
cumplimiento de las funciones, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener
un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la
ejecución de las actividades y contar con todos los recursos necesarios para tal fin.
Para documentar el manual se tomó en cuenta bases legales, instrucciones
específicas y el desarrollo objetivo del paso a paso que acompaña el procedimiento.
Página: 7 de: 19
POLÍTICAS DE USO DEL MANUAL
1. El Manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en los distintos
Departamentos adscrito a la Dirección de Logística y todas las Dependencias
que forman parte.
2. En la aplicación del presente manual, los departamentos adscritos a la Dirección

de Logística, velarán por el cumplimiento de los procedimientos aquí descritos.
3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la

Dirección de Logística que en materia de procedimientos afecte la estructura del
Manual y generen también un cambio en su contenido, debe ser notificado al
Departamento de Organización y Documentación adscrito a la Dirección de
Informática con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.
4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda

encontrar una información clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen
en los procedimientos como en las responsabilidades y acciones que deben
cumplirse durante el desarrollo de los mismos.
Página: 8 de: 19
OBJETIVOS Y ALCANCES DEL MANUAL
Objetivos:
Establecer los procedimientos o pautas del Departamento de Compras de la

Dirección de Logística, con el fin de establecer los pasos a seguir para la gestión de
Compras, estableciendo responsabilidades de cada uno de los involucrados en los
procesos a fin de garantizar una gestión eficaz y eficiente.
Alcance:
Este manual está dirigido al personal responsable con competencia para la compra
y adquisición de bienes, insumos y materiales.
Página: 10 de: 19
CAPITULO II
Normas y Procedimientos del
Departamento de Compras
Página: 11 de 19
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
1.- NOMBRE:
Elaboración de Orden de Trabajo
2.- OBJETIVO:
Fijar las normas y procedimientos necesarios para la estandarización y organización
de las fases y/o pasos para la adquisición de bienes, materiales e insumos, con el
propósito de garantizar el correcto funcionamiento de la empresa SERVICIOS
CONTRATISTAS GENERALES VANEZA E.I.R.L. y todas aquellas áreas
administrativas provistas por la gestión de Compras.
3.- ALCANCE:
El contenido y procedimiento descrito en este manual está orientado al personal
responsable de la Elaboración de la Orden de Trabajo.
4.- NORMAS:
.- La Requisición debe venir firmada y sellada de Recibida por la Dirección de Compras.
.-Es obligatorio que la Orden de Trabajo este firmada por:
.-Jefe de Compras.
.-Director de Logística.
.-Proveedor.
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.-El horario de atención a proveedores son los días martes y jueves en el horario comprendido
de 9:00am a 11:30am y de 2:00pm a 4:00pm.
Las Facturas deben indicar:

 Nombre de la Empresa o Cooperativa.
 Dirección fiscal.
 Firma y Sello húmedo de la empresa.
 Fecha de Emisión.
Las Notas de entrega deben indicar:
 Nombre de la Empresa o Cooperativa.
 Dirección fiscal.
 Firma y Sello húmedo de la empresa.
 Fecha de Emisión.
 Las cantidades y descripción deben ser igual en la Nota de Entrega,
Factura, y la Orden de Trabajo.
 Firma y Sello Húmedo de Recibido por el Centro
 Las Notas de Entrega deben indicar fechas de Vencimiento de los
productos.
Página: 13 de 19
 El proveedor deberá entregar, los materiales e insumos, en el sitio señalado en

la Orden de Trabajo, salvo acuerdo distinto con el Departamento de Compras.
 Todo despacho autorizado por el Departamento de Compras debe efectuarse
dentro del plazo máximo de 3 días.
 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 No aplica
7.- RESPONSABLES:
 Director de Logística.
 Jefe del Departamento de Compras.
 Comprador.
8.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

 Computadora
 Material de Oficina
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9.- REGISTROS:
 Requisición con formato
 Orden de Trabajo formato
 Libro de Control de Requisiciones
 Instructivo de “Preparación de Documentos”
 Instructivo de “Preparación de Documentos”
 Manual de usuarios
10.- DEFINICIONES:
 Requisición: Es una forma de uso por medio de la cual el Centro Asistencial

o la Vice Presidencia Médica, según sea el caso, hace llegar las necesidades
de las unidades solicitantes a la Dirección de Logística departamento de
Compras.
 Orden de Trabajo: Una orden de trabajo es un documento que emite la

organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y
cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente. Este documento
formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por
lo general corresponde al pago del bien o servicio.
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
Página: 15 de 19
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Asistente Administrativo Dirección de 1.-Recibe la Requisición.

Logística 2.-Asigna según Libro de Requisiciones de la
Dirección, un número correlativo de Control Interno
y coloca la fecha de recepción en la requisición de
compras y en dicho libro.
3.-Entrega la Requisición al Jefe de Compras.
Jefe de Compras
4.-Recibe la Requisición y verifica la disponibilidad
presupuestaria.
5.-Se envía correo a los proveedores para solicitar
disponibilidad de productos.
6.-Según la disponibilidad de productos de los
proveedores se asignan dichos productos.
7.-Entrega la Requisición al Comprador
Comprador Correspondiente según el Área o Rubro.
8.-Recibe la Requisición.
9.-Elabora la Orden de Trabajo
10.-Imprime el formulario emitido de Orden de
Trabajo en Original y tres (03) copias.
11.- Se entrega al Jefe de Compras para su Firma
y Sello.
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Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO Código del Procedimiento: INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
Jefe de Compras 12.-Recibe y Revisa la Orden de Trabajo,

12.1.- esta conforme Firma y Sella, luego envía al
Director de Logística para su firma y sello.
12.2.- De no estar conforme va al paso Nº 7.
Director de Logística
13.-Recibe la Orden de Trabajo, Firma y entrega al
Asistente Administrativo, para que sea llevado a la
Dirección de presupuesto.
Asistente Administrativo de la Dirección de
14.-Recibe la Orden de Trabajo carga por el
Logística
Sistema Kerux Modulo Localizador y envía en
físico a la Dirección de Presupuesto para sello y
firma.
15.-Retira la Orden de Trabajo de la Dirección de
Presupuesto y la recibe por el Sistema Kerux
Localizador, en el momento que la Dirección de
Asistente Administrativo de la Dirección de Presupuesto notifique.
Logística
16.-Carga la Orden de Trabajo por el Sistema
Kerux Localizador y lleva en físico dicha la Orden
de Trabajo para que sea recibida en la
Vicepresidencia de Planta, para firma y sello.
17.Retira la Orden de la Vicepresidencia de Planta
y la recibe por el sistema Kerux Localizador.
Página: 17 de 19

Asistente Administrativo de la Dirección de 18.- Carga la Orden de Trabajo por el Sistema

Logística Kerux Localizador y lleva en físico dicha Orden de
Trabajo para que sea recibida en Presidencia
Ejecutiva, para firma y sello.
19.- Retira la Orden de Trabajo de Presidencia
Ejecutiva y Entrega al Jefe de Compras.
Jefe de Compras
20.-Recibe la Orden de Trabajo y notifica vía
telefónica y por correo electrónico al proveedor
para que retire la(s) Orden(es).
21.-Entrega al Proveedor la Orden de Trabajo,
para que este firme y la distribuye de la siguiente
manera:
 Original y copia 1: Proveedor recibe para
sus archivos y realizar gestiones
administrativas.
 Copia 2: Archivo de la Dirección de

Logística.
Jefe de Compras/Comprador
22.- Envía vía correo copia de la Orden de Trabajo

para el control de despacho y recepción de los
productos.
Página: 18 de 19

Jefe de Compras/Comprador 23.- Se Recibe correo comprobando recepción.

24.-Se Indica al Proveedor el Despacho.
25.-Se hace seguimiento del despacho en el
tiempo establecido en la norma.
Proveedor 26.-Entrega original y copias de facturas y notas

de entrega al Comprador de la Dirección de
Logística.
Comprador 27.-Recibe facturas y notas de entrega del

proveedor.
28-.-Revisa según Instructivo INSA-VP-DLOG-
DPL-I-002
28.1.- Esta conforme continua
28.2.- No está conforme: devuelve para corrección
29.-Crea en el Localizador KERUX según manual
de usuario código INSA-PR-DIN-MU-006 la
Recepción de las Facturas.
30.-Carga en Kerux modulo adquisiciones de las
facturas correspondientes.
31.- Firma y sella las Facturas y Renuncias (si
fuera el caso)
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Comprador 32.-Prepara los soportes de la documentación que

va de la siguiente manera: ver Instructivo INSA-
VP-DLOG-DPL-I-001.
33.-Envía por sistema kerux modulo Localizador
las Facturas a Control Administrativo.
34.-Entrega al Jefe de Compras la(s) factura(s)
nota(s) de entrega y soportes, para su revisión y
envío a Control Administrativo.
35. fin de procedimiento
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ANEXOS
INSTRUCCIONES
Nombre del Formulario: Documentación para expediente de compras Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-001
Para Preparar los soportes de la documentación de las facturas va de la siguiente

manera:
a. Para Control Administrativo:

 Factura (original).
 Nota de entrega (original).
 Orden de Trabajo (original)
 Copia de contrato (primera pagina).
 Copia de la requisición.
 Original de Renuncia (si fuera el caso).
b. Para Comprador (archivo):

 Factura (copia).
 Nota de entrega (copia).
 Orden de Trabajo (copia)
 Copia Renuncia (si fuera el caso)
INSTRUCCIONES
Nombre del Formulario: Documentación para expediente de compras Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-002
REVISIÓN DE FACTURAS Y NOTAS DE ENTREGA
1.- Revisa y verifica que la Factura tenga firma y sello de la empresa.
2.- Revisa y verifica que la Nota Entrega tenga las siguientes firmas y sellos:
2.1.- Sello de Almacén de Recibido con todos los datos legibles.
2.2.- Sello de Control Perceptivo que debe tener: Nombre Legible del
Administrador y Número de Cedula.
3.-Revisa y Coteja en factura que las cantidades y descripción de los productos

correspondan con la nota de entrega y orden de trabajo.
4.-Revisa y Verifica las renuncias de productos en caso de que hubiere, Sello de la

empresa y Firma.
DIRECCION DE INFORMÁTICA
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX

Página: 1
Elaboración: octubre 2022 Actualización:

Versión: 1.0
ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
1.- 1.- Una vez generada la solicitud, se selecciona el módulo de “Adquisiciones”.
2.- El usuario introduce clave de acceso:


Página: 2

Versión: 1.0

3.- Selecciona la opción de recibir
4.- Se coloca el número de la solicitud de compra o número de solicitud de suministro,
que desea recibir y presiona el botón “Recibir”


Página: 3

Versión: 1.0

5.- Se le asigna el tipo de comprador y presiona el botón “Asignar Comprador”
6.- Se despliega la siguiente pantalla y pulsa el botón de “Cerrar”


Página: 4

Versión: 1.0

7.- Selecciona en el menú la opción Solicitudes de de compra/Emitir solicitud
cotización:
8.- Selecciona la solicitud y presiona el botón de “Ficha”


Página: 5

Versión: 1.0
9.- Marca los renglones a cotizar y selecciona al proveedor,
10.- Con F9 se despliega la lista de proveedores, selecciona y pulsa el botón de

“Generar cotización”

Página: 6

Versión: 1.0
11.- Se genera el siguiente mensaje:
12.- Selecciona la pestaña de Reporte y selecciona la opción de “Formatos de

cotización”.

Página: 7

Versión: 1.0

13.- Coloca el número de la solicitud al que desea generarle la cotización, si no la
conoce pulsa F9 y se despliega lista de valores, luego de seleccionar, pulsa el
botón de “Generar” e imprime las cotizaciones.
14.- Una vez que los proveedores devuelvan las cotizaciones, se ingresan al módulo de
adquisiciones y selecciona las opciones de “Solicitudes de Compra/Cargar
respuesta del proveedor”, como se muestra en la siguiente pantalla:

Página: 8

Versión: 1.0

15.- Registra las respuestas de cada proveedor, este procedimiento se hace
tantasveces como proveedores se le haya emitido una solicitud de cotización en este
caso son dos proveedores Maxipapel y global Graphic, se posiciona en el primer
proveedor y pulsa el botón de “Ficha”.
16.- En esta pantalla llena la respuesta de las cotizaciones del proveedor y pulsa el
botón de “procesar”, se hacen tantas veces como cotizaciones se tengan.

Página: 9

Versión: 1.0

17.- Una vez procesadas todas las cotizaciones se imprime el análisis de las mismas
para seleccionar al proveedor que resulto ganador.
18.- Para imprimir el análisis, colocar el Nr. De la solicitud y pulsa el botón de “Generar”

Página: 10

Versión: 1.0
19.- Se genera el siguiente reporte, donde se observa el proveedor ganador
20.- El siguiente paso es emitir la orden de compra/servicio al proveedor que resulto

ganador, para eso se ingresa en la pestaña de “Orden de Compra/Emitir”.

Página: 11

Versión: 1.0

21.- Se selecciona al proveedor ganador y pulsa el botón “Ficha” como se indica en la
pantalla siguiente:
22.- Se le asigna todos los renglones pulsando el botón “Asignar todos”, en el caso de
que sea un mismo proveedor, de lo contrario si son varios proveedores se le asignara
un proveedor a cada renglón. Y pulsa el botón de “Generara O/C”

Página: 12

Versión: 1.0
23.- Una vez que la orden de compra/servicio se ha generado satisfactoriamente, se

despliega la siguiente pantalla, donde se coloca de ser necesario el anticipo, retención
de fiel cumplimiento o clausula penal. En caso de la orden maneje anticipo se pulsa el
botón de “Asignar” y automáticamente las demás cotizaciones quedan rechazadas.

Página: 13

Versión: 1.0

24.- Seleccione en la pestaña de mensajero la opción de “Documentos por enviar”
25.- Se posiciona en la orden de compra/servicio, pulsa el botón de “Sol. Aprob.” Para

ser aprobada, posteriormente se activa el botón “Afectación Presupuestaria”, el cual
debe pulsar.

Página: 14

Versión: 1.0
26.- Pulsa el botón “Cuentas” y coloque la acción interna, centro de costo y cuentas y
pulse el botón “OK”

Página: 15

Versión: 1.0
27.-Posteriormente, se imprime la Orden de Compra/Servicio, por el módulo de

adquisiciones, una vez impresa, se va al módulo de presupuesto y se envía el
documento para que sea verificado.
28.- Luego de verificado el documento por Presupuesto, se despliega el mensaje

indicando que el documento fue enviado a compras.
29.- En el módulo de adquisiciones en la pestaña de mensajero selecciona la opción

de Documentos Recibidos.

Página: 16

Versión: 1.0
30.- Se posiciona en la orden y pulsa el botón “Confirmar recepción” y genera el

mensaje que es el fin del proceso del compromiso de la orden.

Compras Servicios

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TÍTULO DEL MANUAL FECHA DE FECHA DE

Manual de Normas y Procedimientos del

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CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA NO CONTROLADA)

NOMBRE DEL VERSIÓN O FECHA

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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Los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

POLÍTICAS DE USO DEL MANUAL

2. En la aplicación del presente manual, los departamentos adscritos a la Dirección

3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la

4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

OBJETIVOS Y ALCANCES DEL MANUAL

Establecer los procedimientos o pautas del Departamento de Compras de la

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración de Orden de Trabajo

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Las Facturas deben indicar:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

 El proveedor deberá entregar, los materiales e insumos, en el sitio señalado en

 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

8.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

 Requisición: Es una forma de uso por medio de la cual el Centro Asistencial

 Orden de Trabajo: Una orden de trabajo es un documento que emite la

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO

Asistente Administrativo Dirección de 1.-Recibe la Requisición.

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Compras 12.-Recibe y Revisa la Orden de Trabajo,

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Asistente Administrativo de la Dirección de 18.- Carga la Orden de Trabajo por el Sistema

 Copia 2: Archivo de la Dirección de

22.- Envía vía correo copia de la Orden de Trabajo

Elaboración: octubre 2022 Actualización: Versión:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Compras/Comprador 23.- Se Recibe correo comprobando recepción.