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Gestión Logística

Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

SENA

Gestión logística
FICHA: (1667931)

GROUPO 3

EDWIN GOMEZ MOSQUERA


DIEGO SALCEDO
JORGE LONDOÑO

AÑO 2018
INSTRUCTOR: OSCAR CARVAJAL

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Gestión Logística

INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos de LA CADENA DE ABASTECIMIENTO,
conforman uno de los elementos principales del desarrollo de las actividades de
Argos; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como
mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores
permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de la mejora continua.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y
Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades
y tareas de la Cadena de Abastecimiento.
Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para
la construcción por fases del manual referido, soportando cada uno de los procesos
específicos, como son: compras, producción y despachos.
La funcionalidad del manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por
área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente claros y
específicos atendiendo a los requerimientos de la norma ISO 9001:2000.

Misión
Argos tiene como fundamento de su misión trabajar en armonía con el medio
ambiente y la comunidad. Conscientes de este principio y del desafío mundial por
proteger nuestro hábitat bajo condiciones de explotación y aprovechamiento racional
de los recursos, tendrá en cuenta dentro de sus estándares de gestión, algunos
compromisos ambientales.
Visión y Valores Compañía
Argos es una organización multidoméstica, productora y comercializadora de
cemento y concreto, con presencia en Colombia, Estados Unidos y el Caribe.

Estructura de la empresa
La empresa Industrias Argos por su tamaño y número de empleados mantiene una
estructura tipo funcional, ya que se encuentra dividida de acuerdo a las actividades
y reporta directamente al personal directivo.

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Para todas las actividades productivas de la empresa “ARGOS S.A.”, es


importante basarse en su Mapa de Procesos, pues en él se encuentra inmerso
todos y cada uno de los diferentes Macro procesos que hacen de que se cumpla
cada uno de los diferentes procesos y por ende las actividades representativas de
la empresa, teniendo en cuenta la Estrategia Corporativa del mismo, como foco
principal de permanecer en el mercado.

Gráfica Procesos de logística

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Gestión Logística

Planificación:
Etapa donde se revisan las condiciones de ubicación de las instalaciones,
estrategias de operaciones, administración del inventario, manejo de
materiales, condiciones de tráfico y transporte, métodos de planeación y
control y organización.

Aprovisionamiento:
Es la etapa de abastecimiento de materias primas y elementos necesarios
para que la empresa brinde su servicio de distribución. En esta etapa se
encuentra la creación de relaciones con los proveedores, el control de la
demanda, la previsión de la producción y la gestión del inventario. (Cámara
de comercio de Medellín, 2016)
Gestión de exigencias:
Es la etapa en donde se comercializa el cemento y se recogen las cantidades
de cemento que se despacharán. Se realizan los acuerdos comerciales entre
el cliente y la empresa.
Gestión de almacenes:
Comprobación existencia de orden de compra, revisar y controlar la
mercancía, registrarla, almacenarla temporalmente.

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Gestión de pedidos distribuidores:


Es la etapa que comprende las actividades de expedición y distribución de los
productos a los distintos puntos en donde se encuentran los clientes, constituyendo
un nexo entre las funciones de almacenamiento y de comercialización. (UMB, 2009)

Servicio al cliente:
El servicio al cliente incluye responder con las exigencias del cliente y crear
estrategias que permitan la fidelización del mismo. (Cámara de Comercio de
Medellín, 2016)

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MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Cadena de
Abastecimiento

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VERSION 000
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS PAGINA 1 DE 46

CADENA DE ABASTECIMIENTO Código ACA000

PRESENTACIÓN

En el presente documento se incluye un manual de procedimientos de los procesos


implicados en el macro proceso Cadena De Abastecimiento de la empresa Argos Colombia

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 2 DE 46

1. GENERALIDADES Código ACA00

1.1. ESTRUCTURA
INTERNA

Gerente Cadena de Abastecimiento

Jefe de Jefe de
Compras producción Jefe de
Jefe de Despacho Asistente de
transporte Facturación
Asistente de
producción
Asistente Supervisor
de compras Coordinador
de despacho
Auxiliares
de Bodega
Línea de
producción

Flota de
transporte

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 3 DE 46

1. GENERALIDADES Código ACA000

1.2. SIMBOLOGIA UTILIZADA


Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación, se representa
gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

SIMBOLO NOMBRE DECRIPCION


INICIO/FINAL Indicador o fin de inició de un
procedimiento.

ACCION Representar la ejecución de una o más tarea


PROCESO o actividad dentro de un procedimiento

Representa una actividad de decisión o de


DECISIÓN conmutación.

Úsese para representar en un diagrama de


CONECTOR flujo una entrada o una salida de una parte
INTERNO de un Diagrama de Flujo a otra dentro de la
misma página.

CONECTOR Representa el enlace de actividades en hojas


EXTERNO diferentes del procedimiento

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento entre o


salga del procedimiento

DIRECCION DE Conecta símbolos señalando el orden en que la


FLUJO línea de unión debe realizarse

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 4 DE 46

1. GENERALIDADES Código ACA000

1.3 OBJETIVO DEL MANUAL

El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a la


cultura del Autocontrol y mejora continua del centro de acopio de Argos.

Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un


método estándar para ejecutar el trabajo de los departamentos de compras producción y
despachos.

En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas
que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al centro de acopio y se constituye
en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y
para colaborar conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de
desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.

Este documento describe los procesos, y expone en una secuencia ordenada las principales
operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.

Contiene, además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las


distintas operaciones, e incluye las dependencias que intervienen, precisando sus
responsabilidades y la participación de cada cual.

Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este manual requiere
de revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo es enfocarlo
como documento de calidad; sus modificaciones deben ser sugeridas a la oficina de Calidad
para su análisis, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación.

Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal
profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará
responsabilidad personal y profesional.

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 5 DE 46

1. GENERALIDADES Código ACA000

1.4 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de
calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto
que no bastan las normas, sino que además, es imprescindible el cambio de actitud en el
conjunto de los trabajadores en materia no solo de hacer las cosas bien sino dentro de las
practicas definidas en la organización.

El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar una serie
de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del
servicio comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del
cliente.

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 6 DE 46

2. MAPA DE PROCESOS Código ACA000

MAPA DE PROCESOS

En la cadena de abastecimiento de Argos el objetivo principal es el suministro oportuno


y eficaz de insumos y materias primas de calidad a los puntos de venta, para su posterior
manufactura y transformación en productos terminados; se evidencia entonces que las
entradas y salidas del proceso sean requerimiento y despacho de materias primas e
insumos desde y hacia los puntos de venta respectivamente.

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MANUAL DE
PROCESOS Y PAGINA 7 DE 46
PROCEDIMIENTOS
3. PROCESOS Código ACA000

PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

NOMBRE DEL PROCESO HERRAMIENTAS

Descripción de los procedimientos Caracterización,


COMPRAS Diagrama de Flujo Funciones cruzadas, diagramas de
actividades.

Descripción de los procedimientos Caracterización,


PRODUCCION Diagrama de Flujo Funciones cruzadas, diagramas de
actividades.

Descripción de los procedimientos Caracterización,


DESPACHOS Diagrama de Flujo Funciones cruzadas, diagramas de
actividades.

ABASTECIMIENTO
CADENA DE VALOR EN CADA PROCESO
Para cada actividad de valor añadido se
identificaron los generadores de costos y
DESARROLLO TECNOLOGICO
valor en cada proceso, teniendo como
objetivo maximizar la creación de valor
mientras se minimizan los costos.
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

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MANUAL DE
PROCESOS Y PAGINA 8 DE 46
PROCEDIMIENTOS
3.1. PROCESO DE COMPRAS Código ACA000

3.1.1. CARACTERIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO COMPRAS CODIGO: ACA00

RESPONSABLE JEFE DE COMPRAS ALCANCE:


Abastecer oportunamente la cadena de
OBJETIVO suministros de materia prima e insumos
Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla con las características
organolépticas (propiedades físicas) y fitosanitarias requeridas para la producción del cemento
y demás insumos.

PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS CLIENTES


✓ Puntos De Venta. ➢ Definir las necesidades de compra. ✓ Puntos De Venta.
✓ Despachos ➢ Seleccionar los posibles proveedores. ✓ Despachos
✓ Planta de Producción ➢ Solicitar cotizaciones. ✓ Planta de Producción
➢ Solicitar muestras.
ENTRADAS SALIDAS
➢ Codificar el Proveedor y Cliente (Nuevo).
✓ Solicitud requerimiento de materia ➢ Crear la carpeta de contacto. ✓ Lista de pedidos
prima e insumos ➢ Elaborar pedidos. ✓ Órdenes de compra
✓ Cotizaciones. ➢ Crear Órdenes de Compra (SAP). ✓ Abastecimiento acopio
✓ Orden de Aprobación de compra. ➢ Verificar la Factura VS Orden de compra. ✓ Informes de costos MP
➢ Liberar Factura ✓ Informe de históricos de compras.
➢ Recibir y verificar pedidos de compras ✓ Informe de agotados
INDICADORES Vsfactura.
➢ Ingresar la factura.
✓ Total compras ➢ Reportar e ingresar las Novedades ( REGISTROS
✓ Total ventas*100 "DEVOLUCIONES").
✓ Numero de pedidos recibidos/ Total de ➢ Firma de facturas. ✓ Cotizaciones
pedidos programados *100 ➢ Contabilizar las Facturas de compras. ✓ Formatos de pedido de abastecimiento
➢ Pagar a proveedores ✓ Órdenes de compra
✓ Formato de devolución a proveedor
➢ Verificar órdenes de compra abiertas.
✓ Formato de evaluación
➢ Elaborar Matriz de Evaluación a ✓ Cotizaciones
Proveedores.
➢ Retroalimentar el Proceso.

RECURSOS

FÍSICOS: Computador, teléfono, impresora, instalaciones.

RRHH: Jefe de Compras, Asistente Compras, Gerente Cadena De


Abastecimiento

TECNOLOGICOS: Software (SAP).


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MANUAL DE PROCESOS
Y PAGINA 9 DE 46
PROCEDIMIENTOS
3.1. PROCESO DE COMPRAS Código ACA000

3.1.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO CADENA ABASTECIMIENTO
PROCESO COMPRAS
PROCEDIMIE AREA DESCRIPCION RESPONSABLE
NTO
1 Definir Compras La definición de las necesidades se da, teniendo en cuenta una serie de Jefe de Compras
nececidades de parámetros que busca determinar las cantidades y calidad del producto a
compra. suministrar.
Seleccionar los Se inicia la búsqueda de los posibles proveedores del producto o insumos
2 posibles Compras en mención y se hace un filtro donde es seleccionado mínimo tres de ellos. Jefe de Compras
proveedores

Solicitar Se solicita las cotizaciones para su posterior análisis y evaluación de la Asistente de


3 cotizaciones. Compras viabilidad que tiene como próximo proveedor, Como último paso para la Compras
selección del proveedor, es solicitado a cada uno.

Solicitar Compras Solicitar a cada uno muestras para el análisis, de tal forma que cumpla con Asistente de
4 muestras. las expectativas y comportamiento en la producción al mejor costo. Compras

Para la creación y codificación del proveedor en el sistema, se debe


Codificar el diligenciar y recopilar una serie de documentos, que son autorizados por la Asistente de
Proveedor y Contabilida gerencia general para posteriormente ser llevados al departamento de Contabilidad
5 Cliente d contabilidad y realizar la Creación en la plataforma, de igual forma la
(Nuevo). compañía envía al proveedor los documentos que requiera para la creación
como Nuevo Cliente.

En esta carpeta esta compilado una serie de registros y certificaciones Asistente de


Crear carpeta de Compras obligatorias para la comercialización entre cliente-proveedor. Esta carpeta Compras
6 contacto. debe ser actualizada periódicamente.
Jefe de Despachos
La elaboración de los pedidos se realiza mediante el diligenciamiento de
7 Elaborar Despachos
un formato hecho y digitalizado por el área de despachos que después se
pedidos
envía al departamento de compras para el respectivo requerimiento a
proveedores.
Crear Órdenes de Compras Asistente de
Recibidos los formatos digitalizados por el área de despachos y/o
8 Compra (SAP). Compras
producción. Los pedidos u órdenes de pedido, deben realizarse con una
Orden de Compra enviada ya sea, física o digitalizada al proveedor, esto
con el fin de garantizar el despacho y la entrega de las cantidades
solicitadas, en los embalajes y presentaciones pactadas en la negociación.
Verificar la Una vez llega el pedido, la factura es remitida al área de compras para Asistente de
Factura Vs verificación, de tal forma que el pedido coincida con la orden de compra, de Compras
Orden de Compras no ser así, esta diferencia es relacionada en el formato control de pedidos
9 compra. para programar y monitorear la nueva entrega de faltante.

Liberar La estrategia de liberación hace referencia a la aprobación del monto de la


10 factura. Compras factura escalado jerárquicamente, con el fin de llevar una supervisión Gerente De la
controlada y detallada de las compras. Este filtro está conformado de la Cadena de
siguiente manera: Abastecimiento
Gerente de Producto
Inferior a 1.000.000, responsable Gerente De La Cadena De abastecimiento. Jefe Corporativo Gerente
de Asuntos Económicos
De 1.000.000 a 3.000.000 responsable Gerente De Producto. Gerente General
De 3.000.000 a 5.000.000 responsable Jefe de producción.
De 5.000.000 a 10.000.000 responsable Gerente De Asuntos
Económicos.
De 10.000.000 en adelante, responsable Gerente General.

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INTENCIONALMENTE EN BLANCO

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MANUAL DE
PROCESOS Y PAGINA 11 DE 46
PROCEDIMIENTOS
3.1. PROCESO DE COMPRAS Código ACA000

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

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3.1.3. DIAGRAMA DE FUNCIONES

JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION

cotizaciones
necesidades

proveedores

muestras

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MANUAL DE PROCESOS Y VERSION 000


PROCEDIMIENTOS PAGINA 12 DE 46

3.1. PROCESO DE COMPRAS Código ACA000

3.1.4 ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCIO REVISO APROBO

1 Formato pedido diario Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras


Compras

2 Formato pedido semanal Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras


Compras

3 Formato de registro a Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras


proveedores Compras Compras

4 Formato evaluación a proveedor Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras


Compras Compras

5 Formato comunicado evaluación Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras


a proveedores Compras Compras

6
Formato pedido semanal Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
abarrotes Compras

7 Formato pedido semanal helado Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras


POPSY Compras Compras

8 Formato pedido semanal a Coordinador de Auxiliar de Jefe de Compras


proveedor ciudades ciudades Compras

9 Formato de devolución a Jefe de Recibo de Auxiliar de Jefe de Compras


proveedor Mercancía Compras

10 Formato de quejas y reclamos Proveedor Jefe de Jefe de Compras


Compras

11 Formato control de pedidos. Auxiliar de Auxiliar de Jefe de Compras


Compras Compras
ELABORO REVI APROBO FECHA
SO

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS PAGINA 13 DE 46

3.2. PROCESO DE PRODUCCION Código ACA000

3.2.1. CARACTERIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO PRODUCCION CODIGO: ACAP00

RESPONSABLE JEFE DE PRODUCCION – JEFE DE ALCANCE:


PRODUCTO Recibir y procesar materias primas e
OBJETIVO insumos, para entregar productos
Abastecer oportunamente las bodegas de almacenamiento de los productos fabricados, fabricados.
para su posterior entrega a los puntos de venta y /o cliente final.

PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS CLIENTES


✓ Bodegas de almacenamiento ➢ Revisar stock de Inventario. ✓ Bodegas de almacenamiento
➢ Programar la producción. ✓ Puntos De Venta.
ENTRADAS ✓
➢ Requerir Materia Prima e Insumos.
SALIDAS
➢ Recibir, verificar y distribuir el pedido.
✓ Solicitud abastecimiento de
➢ Producción En Línea. ✓ Abastecimiento bodegas y puntos
producto.
✓ Programación de la producción ➢ Crear orden provisional. de venta.
➢ Entregar el producto fabricado. ✓ Órdenes de producción.
➢ Notificar la orden de provisional o de ✓ Informes estadísticos para producir.
fabricación. ✓ Informe de cantidades producidas
➢ Realizar Inventarios Semanales. por producto.
INDICADORES
➢ Tabular Registros.
✓ Número de devoluciones/Total ➢ Retroalimentar el proceso.
procesado*100 REGISTROS

✓ Reporte de stock de inventario.


✓ Orden de producción.
✓ Registro de las Hoja de vida de los
productos diarios.
✓ Registros de limpieza de
equipos
instalaciones y
✓ Registros de BPM

RECURSOS

FÍSICOS:. Maquinaria y equipos, instalaciones (planta de producción), insumos


computador.

RRHH: jefe de producción, jefe de producto, Asistente De Producción, Auxiliares de


producción, Gerente Cadena De Abastecimiento

TECNOLOGICOS: Software (SAP).


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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS PAGINA 14 DE 46

3.2. PROCESO DE PRODUCCION Código ACA000

3.2.2. DESCRIPCION
MACROPROCESO CADENA ABASTECIMIENTO
PROCESO PRODUCCION
PROCEDIMIENT AREA DESCRIPCION RESPONSABLE
O

Como primera medida para la programación de la producción se debe


1 Revisar stock Producción Jefe de
revisar el stock de inventario de los productos fabricados en las bodegas
de inventario. Producción
de almacenamiento.
Teniendo en cuenta el stock de inventario, además del análisis de los
Programar la datos estadísticos por producto fabricado, se elabora la programación de Jefe de
2 producción. Producción Producción
la producción para los productos que presentan un stock bajo.
Una vez definido la programación de los procesos, es indispensable
Requerir
3 Producción elaborar la orden de requerimientos de materia prima e insumos para el Asistente de
materia prima e
desarrollo de los mismos. Absolutamente todos los pedidos son Producción
insumos.
requeridos al departamento de Despachos.
Recibir, Una vez el pedido está listo, se realiza la recepción del mismo donde es
4 verificar y Producción verificado y distribuido encada área de la línea de producción. Asistente de
distribuir el Producción
pedido.
En esta etapa y después de que cada área esta abastecida con los insumos
que fueron requeridos, se inicia el procesamiento y trasformación de
5 Producción en Producción Auxiliares de
estos en producto fabricado. Solo después de terminado tal
línea. Producción
procesamiento el responsable diligencia un formato denominado como
“hoja de vida Proceso De Producción Del Producto
En el sistema SAP, se digitaliza el proceso del producto fabricado con las
cantidades totales. Los datos que se utilizan son los presentados en la
hoja de vida ya diligenciada, datos que nos permite diferenciar entre: 1.
Crear orden Material discreto, donde la cantidad por bache no es fija entre uno y otro, Asistente de
6 provisional. Producción además de estar sujeto a modificaciones por mermas o rendimientos, Producción
factores determinantes para la creación de la orden. 2. Material
repetitivo, es aquel donde las cantidades siempre son las mismas, son
fijas.
En La entrega del producto siempre debe haber un representante del área
Entregar el de Producción y uno del área de Despachos Y Recibo De Mercancía, allí Asistente de
producto Producción Producción
son entregados el producto fabricado en cantidades y características ya
7 fabricado y Auxiliar de
predeterminadas para cada producto (embalaje, fechas de fabricación,
. Despachos Bodega
ubicación en las bodegas etc.
Notificar la Una vez, hecha la entrega física del producto a las bodegas de
orden de almacenamiento, el paso a seguir es la notificación de la orden Asistente de
8 Producción Producción
provisional o de provisional de fabricación o actualización del stock de inventario en el
fabricación. sistema SAP.
Semanalmente cada área de producción realiza un
Realizar Producción inventario físico, de todos los insumos y materias primas Auxiliares de
9 inventario utilizadas para el procesamiento, los datos son Producción
s confrontados con el stock de inventario en SAP, para el -
semanale efecto de monitorear posibles faltantes y sobrantes. Asistente de
s Producción

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS PAGINA 15 DE 46

3.2. PROCESO DE PRODUCCION Código ACA000

MACROPROCESO CADENA ABASTECIMIENTO


PROCESO PRODUCCION
PROCEDIMIENTO AREA DESCRIPCION RESPONSABLE

Periódicamente el Jefe de Producción hace una


Tabul tabulación de todos los registros que se Jefe
10 Producción
ar diligencian a diario en la planta de producción, de
registr de esta forma se obtienen datos estadísticos que Produc
os. permiten tomar acciones correctivas y/o ción
preventivas según sea el caso.
Retroalime Semanal el Jefe de Producción hace una reunión
11 Producción Jefe de
ntar el con el equipo de trabajo, donde se discuten todas
Producción -
proceso. las novedades que se presentaron en el trascurso
jefe de
de la semana y se retroalimenta las actividades
producto
asignadas en la reunión anterior.

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VERSION 000
MANUAL DEROCESOS
Y ROCEDIMIENTOS PAGINA 16 DE 46
3.2. PROCESO DE PRODUCCION Código ACA0000

3.2.3. DIAGRAMA DE FUNCIONES

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MANUAL DE
PROCESOS Y PAGINA 17 DE 46
PROCEDIMIENTOS
3.2. PROCESO DE PRODUCCION Código ACA000

3.2.4. DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO

PRODUCCION

JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION

Entregar el Recibir el producto


producto semielaborado.
semielaborado.

Orden provisional de Orden provisional de


fabricacion fabricacion

Notificar la
orden de
producción
Orden de
producción

10 Realizar
Realizar
inventarios Procedimiento Asociado inventarios
Tabular
semanales semanales
registros.

11

Retroalimentar el Retroalimentar el
Procedimiento Asociad
proceso. proceso.

FIN

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS PAGINA 18 DE 46

3.2. PROCESO DE PRODUCCION Código ACA000

3.2.2. ANEXOS
RESPONSABLE
FORMATO S
S DILIGENCIO REVISO APROBO
Formato auditoria diaria de limpieza al Asistente de Jefe de producto Jefe de
1
cierre producción Producción producción
Formato control diario de órdenes de Asistente de Jefe de Jefe de
2
producción Producción producción producción

Formato pedido diario abarrotes Asistente de Jefe de producto jefe de


3
Producción producción
Formato pedido diario insumos Asistente de Jefe de Jefe de
4
Producción producción producción
Formato pedido semanal aseo y Auxiliar de Asistente de Jefe de
5
empaque producción Producción producción

Formato control de BPM Auxiliar de Asistente de Jefe de


6
producción Producción producción
Formato hoja de vida producto terminado Auxiliar de Asistente de Jefe de
7
producción Producción producción
Formato programación de la producción Asistente de Jefe de producto Jefe de
8
Producción producción

Acta de reunion Asistente de Asistente de


9
Producción Producción

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PROCEDIMIENTOS
PAGINA 19 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000


MERCANCÍA

3.3.1. CARACTERIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA CODIGO: ACAD00

RESPONSABLE JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION – ALCANCE:


JEFE DE TRASPORTE Y RECIBO DE Recibir, almacenar y entregar materias
MERCACIA primas, insumos y productos fabricados.
OBJETIVO
Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla con las características
organolépticas y fitosanitarias requeridas para la fabricación.

PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS CLIENTES


✓ Planta de producción. ➢ Revisar existencias. ✓ Puntos de venta
✓ Proveedores externos ➢ Revisar Informe de consumos. ✓ Planta de producción.
➢ Solicitar a producción el producto fabricado.
ENTRADAS SALIDAS
➢ Recibir y verificar los pedidos entregados
✓ Requerimiento de abastecimiento por producción. ✓ Reporte de abastecimiento puntos
(puntos de venta). ➢ Registrar entrada de mercancía entregada de venta y producción.
✓ MP e insumos. por producción. ✓ Reporte tiempos de salidas y
✓ Pedidos de traslado de material. ➢ Almacenar. recorridos de carros.
➢ Programar Pedidos a proveedores. ✓ Registro de novedades e
➢ Recibir y verificar los pedidos entregados inconformidades.
✓ Informe de salidas de mercancía
INDICADORES por proveedores.
por producto.
➢ Registrar entrada de mercancía de
✓ Numero devoluciones/ Total proveedores.
despachado*100. ➢ Imprimir los pedidos de traslado REGISTROS
(Requerimientos Puntos De Venta). Bogotá
✓ Numero productos abastecidos/Total y Regionales. ✓ Pedidos de traslados.
productos requeridos*100. ✓ Formatos de devoluciones.
➢ Alistar.
➢ Despachar o entregar de mercancía ✓ Registro de entrada de
✓ Numero de entregas a tiempo/Total de mercancía.
entregas*100. Imprimir los pedidos de traslado
✓ Registros de producción y
(Requerimientos Puntos De Venta). Bogotá empaque.
➢ Recibir Trasportar y entregar materias ✓ Reporte agotados.
primas e insumos.
➢ Recibir las devoluciones y novedades
escritas.
➢ Facturación interna.
➢ Verificar Ítems de Factura Abiertos.
➢ Retroalimentar el proceso.

RECURSOS

FÍSICOS: Instalaciones (bodegas de almacenamiento), insumos y producto fabricado, computador, flota


trasportadora.
RRHH: Jefe De Despachos Y Facturación, Jefe De Trasporte Y Recibo De Mercancía, Asistente De
Facturación, Auxiliares de Bodega, Gerente Cadena De Abastecimiento.

TECNOLOGICOS: Software (SAP).


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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 20 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000

MERCANCÍA

3.3.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO CADENA ABASTECIMIENTO
PROCESO DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO AREA DESCRIPCION RESPONSABLE

Periódicamente las bodegas realizan un conteo físico de la mercancía allí Jefe de Despachos y
almacenada VS el inventario visualizado en el sistema SAP. Una vez realizado Facturación
1 Revisar existencias. Despachos
este procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con el fin que el
inventario físico coincida con el sistema SAP.

Este informe, permite que mediante un historial de consumos en un periodo de Jefe de Despachos y
tiempo, se pueda determinar un pronóstico de la cantidad de productos o Facturación
Revisar Informe de
2 Despachos insumos a programar. En el sistema SAP, se puede visualizar la cantidad
consumos.
despachada de un producto "x", como también, sus informes dejan ver las
compras realizadas.

Esta actividad específicamente se refiere a la solicitud de abastecimiento en Jefe de Despachos y


Solicitar a producción
3 Despachos bodega de todos los productos que la planta de producción procesa, para el Facturación
el producto fabricado.
posterior alistamiento y despacho de los mismos a los puntos de venta.

En el caso de la planta de producción el procedimiento que se tiene es similar


que con el de recibo a proveedores, conteo físico confrontado con la "orden de
fabricación" u "orden provisional", esta actividad se realiza en presencia de un Auxiliar de Bodega/
Recibir y verificar los Despachos/ representante de cada área producción y despachos, quien entrega y quien
4 pedidos entregados recibe respectivamente. Asistente de Producción
por producción. Producción
Hecho el paso anterior el encargado de producción (quien entrega), hace la
respectiva notificación de la orden firmada a satisfacción, de esta manera el
sistema actualiza automáticamente el stock de inventario.

Registrar entrada de En este procedimiento es diligenciado un formato para el ingreso del producto Auxiliar de Bodega
5 mercancía de Despachos fabricado entregado por el área de producción a las bodegas de almacenaje.
producción. Posteriormente es digitalizado.

Hecha la recepción del pedido el paso a seguir es el almacenamiento del Auxiliar de Bodega
mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el método de rotación de
6 Almacenar. Despachos
mercancía PEPS, luego, el producto es almacenado de acuerdo a la ubicación
que previamente le fue asignado dentro de cada bodega.

Con el informe de inventario actualizado y después de analizado el informe de


consumos se procede a la programación de pedidos para el abastecimiento. En
esta etapa es indispensable programar los tiempos de reposición, además de Jefe de Despachos y
tener en cuenta la vida útil del producto, esto último influye notablemente en las Facturación
Programar Pedidos a
7 Despachos cantidades y frecuencias a programar. Todos los pedidos diarios, semanales, y
proveedores.
mensuales son digitalizados y enviados vía internet al departamento de
compras, con el fin de evitar modificaciones o perdida de los formatos
manuales, además de agilizar el proceso a la hora de la creación de la orden
de pedido.

Una vez el departamento de compras hace la entrega de la factura con la orden Jefe de Trasportes y
Recibir y verificar los de compra, el mecanismo actual de recibo de mercancías permite la recepción Recibo de Mercancía
8 pedidos entregados Despachos y verificación de los pedidos de proveedores en cantidades y características
por proveedores. propias de cada producto, luego es almacenado.
ELABORO REVISO APROBO FECH
A

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Gestión Logística

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 21 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000

MERCANCÍA

MACROPROCESO CADENA ABASTECIMIENTO


PROCESO DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA

PROCEDIMIENTO AREA DESCRIPCION RESPONSABLE

9 Registrar entrada Despachos El diligenciamiento de este formato se hace a medida que se recibe la mercancía, Jefe de Trasportes y
de mercancía de esto con el fin de darle trazabilidad a los productos desde el momento del ingreso Recibo de Mercancía
proveedores. al acopio o bodegas de almacenaje. Tiene como datos fundamentales Lote, - Auxiliares de
Proveedor, Descripción, Fecha de fabricacion, Fecha de Ingreso, Características Bodega
Organolépticas, etc.

Los pedidos de traslado son solicitudes de los puntos de venta registrados en SAP,
para posteriormente ser impresos. En el caso de Bogotá el tiempo estimado para
10 Imprimir los Despachos el montaje e impresión del pedido es con un día de anterioridad, sujeto también al Auxiliar de Bodega -
pedidos de traslado cronograma de entregas de Acopio a los Puntos de Venta, todo esto para efectos Coordinador De
(Requerimien tos de alistamiento. Ciudades
Puntos De Venta).
Las regionales tienen una periodicidad de 10 días entre un pedido y otro. Este
Bogotá y pedido se realiza con dos días de anterioridad al despacho para su impresión y
Regionales. entrega a los encargados del alistamiento. Existe otra clase de requerimiento como
es el denominado Pedido a Proveedores, este es elaborado e impreso con una
semana de anterioridad, el consolidado es enviado al proveedor vía Email

11 Alistar. Despachos El alistamiento es el procedimiento de colocar los productos descritos en el Pedido Auxiliar de Bodega
De Traslado a acopio, para su posterior despacho. Para este procedimiento
existen dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de 2:00 p.m.
a 10:00 p.m.

12 Despachar o Despachos Este procedimiento tiene como propósito la entrega de los productos e insumos Jefe de Trasportes y
entregar de uno a uno a la flota trasportadora, punteándolos, de tal forma que la descripción y Recibo de Mercancía
mercancía. cantidades listas concuerden con las despachadas en los pedidos de traslado. Una - Jefe de Despachos
vez culminado la entrega de mercancías física a la flota trasportadora y firmado y Facturación
cada documento a satisfacción, estos son entregados al área de facturación para Coordinador de
el respectivo traslado a cada punto en el sistema SAP. Ciudades

13 Recibir Trasportar y Logística y Luego de la recepción del pedido, la flota trasportadora da inicio al recorrido por Flota Trasportadora
entregar materias trasporte cada uno de los puntos de venta, allí se debe entregar los productos e insumos en
primas e insumos. igualdad de condiciones, tal cual como le fue entregado por el área despachos,
además debe exigir el diligenciamiento del formato de novedades con firma y sello
del gerente del punto de venta.

14 Recibir las Despachos Al término del recorrido cada ruta entrega al centro de acopio las devoluciones de Jefe de Trasportes y
devoluciones y producto acompañadas del formato diligenciado de novedades escritas. Estos Recibo de Mercancía
novedades formatos son entregados en el área de despachos junto con la mercancía que fue
escritas. devuelta (si es el caso) y con el visto bueno por parte del jefe de trasporte y recibo
de mercancías, estos son llevados al área de facturación donde se notificará al
punto de venta vía electrónica y telefónica de presentarse alguna inconsistencia,
entre lo que fue devuelto y lo que quedo en Stock en tránsito.

ELABORO REVISO APROBO FECHA

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Gestión Logística

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 22 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000

MERCANCÍA

MACROPROCESO CADENA ABASTECIMIENTO


PROCESO DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO AREA DESCRIPCION RESPONSABLE

El área de facturación interna es el encargado de actualizar los inventarios mediante


una serie de movimientos de salida y/o traslado de mercancía en el sistema SAP;
15 Facturación Facturación los movimientos de salida más frecuentes de esta área son: Asistente de
interna. facturación
1. Consumo Interno. Los consumos son imputados directamente a la cuenta de
gastos. 2. Pedidos de Traslado. Trasladar de forma virtual las cantidades y los
productos Solicitados al denominado Stock. En Tránsito o Bodega Virtual. 3.
Traslado entre almacenes. 4. Bajas. Las bajas de inventario, son imputadas al
centro de costo específico de donde fue generada la baja. 5. Facturación SD. Es
toda salida de mercancía donde se realiza una factura de venta a empleados y/o
externos.

La revisión de stock en tránsito consiste en la verificación de productos sin ingreso


en los puntos a nivel nacional, estos son confrontados con un formato de
novedades diligenciado por el punto en el momento de la recepción de la
mercancía. Cada punto lo debe diligenciar sin excepción y dado el caso que no
tenga novedades debe colocar “sin novedad”, con firma y sello del gerente de
punto.

16 Verificar Ítems Despachos Diariamente el jefe de recibo de mercancía realiza un barrido en el sistema de todas Jefe de
de Factura las facturas ingresadas en el día, verificando que no existan ítems sin ingreso, Trasportes y
Abiertos. evitando un reproceso. Recibo de
Mercancía

17 Retroaliment ar Despachos Semanal el Jefe de Despachos hace una reunión con el equipo de trabajo Jefe de
el proceso. consolidando todas las novedades que surgen durante el transcurso de la semana, Despachos y
buscando determinar la raíz del problema y aportando posibles soluciones. Para dar Facturación
seguimiento de las tareas que fueron asignadas como solución, se genera un acta /Jefe de
donde serán evaluados los progresos. Actividad realizada en el siguiente Trasportes y
encuentro. Recibo de
Mercancía

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 23 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000


MERCANCÍA

3.3.3. DIAGRAMA DE FUNCIONES

inicio

Recibir,verificar
Revisar
existencias Recibir
solicitud de pedidos de factua
producto Orden Recibir producto
Revisar semielaborado
Informe de Orden provisional
consumos. requerimiento ¿Mercancía
Verificar
existencias Reportar novedades
¿Mercancía Reportar novedades recibida a No
No en la orden en la factura
Solicitar
producto provisional
Si
recibida a

Producir en Registrar entrada


¿Stock Si
No
suficiente? linea de mercancía de
proveedores
Si
Formato recibo de
Registrar entrada
de mercancía
mercancía
Formato recibo de

Orden provisional

Programar Recibir solicitud de


Pedidos a
proveedores.
productos a
proveedores

Almacenar

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 24 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000


MERCANCÍA

DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCIA
JEFE TRANSPORTE Y RECIBO
JEFE DE DESPACHOS Y AUXILIARES DE DE ASISTENTE DE LOGISTICA Y
FACTURACION BODEGA FACTURACION TRANSPORTE

D
1

10 13

Recibir Trasportar
Imprimir los y entregar
12 Formato Novedades
pedidos de
11
Despachar materias
y devoluciones

Alistar E
Pedido de traslado

No de
Pedido de traslado
12 entregar
15
Despachar materias

Procedimiento Asociado
Facturacion interna
Pedido de traslado entregar

E Pedido de traslado

entregar
14
D Formato Novedades
Recibir,

devoluciones y
Formato Novedades
17

Retroalimentar
el proceso. Acta 16

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 25 DE 46

3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE Código ACA000

MERCANCÍA

3.3.5. ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS DILIGENCIO REVISO APROBO
Formato de inspección y recibo de Jefe de trasporte y recibo Jefe de trasporte y
1 productos perecederos. de mercancía recibo de mercancía
Jefe de trasporte y recibo
Formato control y limpieza de Jefe de trasporte y recibo de
de
2 vehículos mercancía
mercancía
3 Formato control de BPM Jefe de despachos Jefe de despachos
Jefe de trasporte y recibo
Formato de novedades y
Punto de Venta Asistente de Facturación de
devoluciones de puntos de venta
4 Mercancía
Jefe de trasporte y recibo
Formato de evaluación a
Punto de venta Jefe de despachos y de
trasportadores
5 facturación Mercancía
Formato control de inventario Jefe de despachos y Jefe de despachos y
Asistente de Facturación
6 periódico facturación Facturación
Formato de remisión salida Jefe de despachos
7 Auxiliar de bodega Punto de venta
de mercancía y facturación
Jefe de despachos y Jefe de despachos y
Asistente de Facturación
8 Formato acta de bajas facturación Facturación
Formato relación de Jefe de trasporte y
9 Jefe de Compras Jefe de Compras
facturas recibo de mercancía
Jefe de trasporte y
Jefe de despachos
10 Acta de reunión Jefe de despachos recibo de mercancía

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ANEXOS
FORMATOS COMPRAS
FORMATOS PRODUCCIÓN
FORMATOS DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCIA
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS

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FORMATOS
COMPRAS

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Gestión Logística

LISTA DE FORMATOS
FORMATOS PROCESO PROCEDIMIEN ACTIVIDA OBJETIV
TO D O
Recolectar datos
Formato pedido COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar para el requerimiento de
diario formato materias primas e
Insumos.
Recolectar datos para
el requerimiento de
Formato pedido COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar materias primas e
semanal formato
insumos para
ciudades.
Formato de registro COMPRAS Cear carpeta de Diligenciar Poseer información
a proveedores contacto hoja de necesaria de los
contacto Proveedores
Elaborar Diligenciar Medir el servicio que
Formato evaluación COMPRAS formato
Evaluación a presta cada
a proveedor de
Proveedores evaluación proveedor.
de
proveedor
es
Formato COMPRAS Elaborar Retroalime Informar al proveedor el
comunicado Evaluación a ntar con el estado de su
Proveedores proveedor Servicio ante la
evaluación a empresa.
proveedores
Recibir y verificar Registrarla
Formato de COMPRAS pedidos de Reportar información de los
devolución a compras Vs novedade productos no
proveedor factura s
conformes sea por su
estado calidad o
cantidad.
Formato de quejas COMPRAS Elaborar Retroalime Recibir información del
y reclamos Evaluación a ntar con el proveedor
Proveedores proveedor respecto a las
actividades que tiene.

Retroalimentar Retroalimentar el
Acta de reunión COMPRAS el Proceso. Realizar proceso, definir
acta actividades y
responsabilidades y si
es necesario aplicar
correctivos

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 26 de 46
FORMATO DE PEDIDO DIARIO Código ACA000

20/11/2017

PROVEEDOR DESCRIPCION U. CANTIDA ENTREG

ELABORO REVISO APROBO FECHA

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VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 27 de 46
Código ACA000
FORMATO DE PEDIDO SEMANAL

FRECUENCIA

DESDE 00/00/2017 HASTA 00/00/2017

U DISTRIBUCION
P ROVEDOR ITEM MEDIDA

LUNES M ARTES M IERCOLES JUEVES VIERNES SABADO TOTAL

ELABORO REVISO APROBO FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 28 de
46
Código ACA00
FORMATO REGISTRO DE PROVEEDORES 0

No Razón Teléfonos Contacto Celular Crédit R.U.T. Dirección E-


Social o mail
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS PAGINA 29 de 46
FORMATO DE EVALUACION A PROVEEDORES Código ACA000

PROVEEDOR A EVALUAR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

CRITERIOS DE EVALUACION
Se establece una "planilla de desempeño" con 5 conceptos evaluados con puntaje de 1 a 4, a cada concepto se
le aplicó un porcentaje según su injerencia en resultados de éste departamento. Si el resultado final está entre
3 a 4, califica positivamente y cumple. Un resultado inferior a 3, no califica, se envía una carta comunicándole
los resultados. El proveedor que no califica podría desaparecer del registro de proveedores si en el nuevo periodo
provoca la emisión de un Reclamo Formal.

No CONCEPTO DESCRIPCION %
1 Cumplimiento de entregas Puntualidad, 30%
2 Embalaje-transporte Preocupación por el cuidado de piezas, identificación. 20%
3 Capacidad de reaccion Capacidad instalada humana y tècnica suficiente. 20%
4 Devoluciones 15%
5 Rango fecha programada 10%
6 BMP personal logistico Manejo y manipulacion, uniforme etc 5%
100%

CONCEPTO TOTAL
CUMPLIMIENTO EMBALAJE CAPACIDAD DEVOLUCIONES RANGO BMP
PUNTAJE 4 4 4 4 4 4 24
% 30% 20% 20% 15% 10% 5% 100%
CALIFICACION 1.2 0.8 0.8 0.6 0.4 0.2 4

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS PAGINA 30 de 46
FORMATO COMUNICADO EVALUACIÒN A Código ACA000
PROVEEDORES

Bogota ##################

Señores XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
E.S.D

Ref: Informe de reevaluación de proveedores

Informo a Uds que se ha realizado la evaluación de Proveedores correspondiente al periodo XXXXXXXXX registrados para
productos y/o servicios para el area COMPRAS y relacionados sobre todos los proveedores

La evaluación obtenida p 4

una importacia relativa (%), a su vez la ponderación máxima es 4, en escala de 1 a 4.para cada concepto

EVALUACION PUNTAJE
Nunca 1
Pocas veces 2
Frecuentemente 3
Siempre 4

No CONCEPTO DESCRIPCION %
1 Cumplimiento Puntualidad. 30%
2 Embalaje-transporte Preocupación por el cuidado de piezas, identificación. 20%
3 Capacidad de reaccion Capacidad instalada humana y tècnica suficiente. 20%
4 Devoluciones 15%
5 Rango fecha programada 10%
6 BMP personal logistic Manejo y manipulacion, uniforme etc 5%
100%

Un resultado inferior a 3, no califica dentro de nuestro sistema de calidad, por lo que recomendamos mejorar los aspectos
indicados. Una registro de Proveedores. proceso provocará la emisión de una queja formal y la eliminación de nuestro
evaluación negativa en nuestro próximo
Agradeciendo su atención y sus comentarios al respecto, saluda.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx JEFE DE COMPRAS


PBX:
e-mail:

ELABORO REVISO APROBO FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS PAGINA 31 de 46
Código ACA000
FORMATO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR

PROVEEDOR: NIT:

PRODUCTO CANTIDAD MOTIVO DE LA DEVOLUCION


CALIDAD DEFICIENTE
PRODUCTO NO FACTURADO
MAYOR CANTIDAD RECIBIDA
PRODUCTO CONTAMINADO
PRODUCTO NO CONFORME
OTRO¿Cuál?

OBSERVACIONES:

ENTREGÓ: RECIBIÓ:
ELABORO REVISO APROBO FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS PAGINA 31 de 46
Código ACA000
FORMATO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR

PROVEEDOR: NIT:
PRODUCTO CANTIDAD MOTIVO DE LA DEVOLUCION
CALIDAD DEFICIENTE
PRODUCTO NO FACTURADO
MAYOR CANTIDAD RECIBIDA
PRODUCTO CONTAMINADO
PRODUCTO NO CONFORME
OTRO¿Cuál?

OBSERVACIONES:

ENTREGÓ: RECIBIÓ:
ELABORO REVISO APROBO FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO PAGINA 32 de
DE 46
COMPRA
S
Código ACA000
FORMATO CONTROL DE PEDIDOS DE
PROVEEDORES

EL PEDIDO SE
CANTID CANTID NUEVA NO CANCE
FECHA FACTU PROVEEDOR DIFEREN ENTR
AD AD FECHA ENTRE LÓ
RA CIA EGÓ
SOLICITA ENTRE DE GÓ PEDID
DA GADA ENTREGA O

ELABORO REVISÓ APROBÓ FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 33 de 46

FORMATO QUEJAS Y RECLAMOS Código ACA000

PROVEEDOR: FECHA:

PERSONAL A QUIEN VA DIRIJIDA LA QUEJA:

MOTIVO DE LA QUEJA

NOMBRE DE QUIEN RADICA LA QUEJA:

CARGO:

NOMBRE DE QUIEN RECIBE LA QUEJA:

CARGO:

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS PAGINA 34 de 46
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código ACA000

ACTA N°:

ASUNTO DE LA REUNIÓN:

OBETIVO DE LA REUNIÓN:

FECHA:
HORA
LUGAR:

MODERADOR:

PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO

AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ITEM N°
1
2
3
ACUERDOS Y COMPROMISOS DE LA REUNION
FECHA DE
ITEM PRIORIDAD ACUERDOS Y COMPROMISOS RESPONSABLES
ENTREGA
1
2
3
SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES
FECHA
ITEM ACTA N° DESCRIPCION RESPONSABLE OBSERVACION
ENTREGA
1
2
3
TEMAS A TRATAR EN FUTURAS REUNIONES
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
FECHA PROXIMA REUNION: HORA:

LUGAR:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

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Gestión Logística

FORMATOS
PRODUCCIÓN

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Gestión Logística

LISTA DE FORMATOS
FORMATOS PROCESO PROCEDIMIENT ACTIVIDAD OBJETIV
O O
Formato control PRODUCCIÓN Tabular registros Compilar Llevar registro de los
diario de órdenes registros procesos que se
de elaboran a diario.
produccion
Notificar la orden Llevar registro de los
Recibir
Formato hoja de vida PRODUCCIÓN de provisional o de insumos usados para
producto terminado fabricación. firmadas las
cada receta, quien lo
órdenes a
elabora y
satisfaccion
como la cantidad
elaborada.
Formato programación PRODUCCIÓN Programar la Asignar Programar el el
de la producción producción responsables personal que realizara
de los procedimientos
la durante
manufactura

Retroalimentar el
Acta de reunión PRODUCCIÓN Retroalimentar Elaborar un proceso, definir
proceso acta actividades y
responsabilidades y
si es necesario
alicar correctivos

P á g i n a 49 | 64
Gestión Logística

VERSION
PROCESO DE PRODUCCION 000
PAGINA 35
de 46
FORMATO CONTROL DIARIO ORDENES DE Códig ACA00
PRODUCCION o 0

FECHA LOTE FECH NUMER


PROCESO FABRICADO U. CANTI A EMPACADO O
POR M. DAD PRODUCC (F. POR
ION EMPAQUE VENC ORDE
) E N

ELABORO REVISO APROBO FECHA

P á g i n a 50 | 64
Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE PRODUCCION
PAGINA 36 de 46
FORMATO HOJA DE VIDA PRODUCTO C ACA000
ó
TERMINADO di
g
o

CODIGO PRODUCTO:

KILOS DE BACHE:

UNIDADES APROX- BACHE:

TEMPERATURA TIEMPO DE ELABORACIÓN:

CANTID UNIDA CANTID FECHA


CODIGO MATERIAS MERM PROVEEDO L
AD D AD VENCIMIE
PRIMAS AS R O
BACH MEDID CONSUM T NTO
E A IDA E

OBSERVACIONES:
ELABORADO POR: REVISADO POR:

ELABORO REVISO APROBO FECHA

P á g i n a 51 | 64
Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE PRODUCCION PAGINA 37 de 46
FORMATO PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCÓN Código ACA000

FECHA:

PRODUC LUNE MA MERC JUEV VIERN SABA RESPONSI


TO S RTE OLES ES ES DO BLE
S
CEMENTO 1 3 CAMILO
BLANCO BAC BACH GOMEZ
HE E
CEMENTO 1 OSWALDO
AMARILLO BACH CASTIBLA
E NCO

ELABORO REVISO APROBO FECHA

P á g i n a 52 | 64
Gestión Logística

VERSION 000

PROCESO DE PRODUCCIÓN
PAGINA 38 de 46
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código ACA000

ACTA N°:

ASUNTO DE LA REUNIÓN:

OBETIVO DE LA REUNIÓN:

FECHA:
HORA
LUGAR:

MODERADOR:

PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO

AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
CONTENIDO
AGENDA DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ITEM N°
1
2
ACUERDOS Y COMPROMISOS DE LA REUNION
FECHA DE
ITEM PRIORIDAD ACUERDOS Y COMPROMISOS RESPONSABLES
ENTREGA
1
2
SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES
FECHA
ITEM ACTA N° DESCRIPCION RESPONSABLE OBSERVACION
ENTREGA
1
2
TEMAS A TRATAR EN FUTURAS REUNIONES
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2

FECHA PROXIMA REUNION: HORA:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

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Gestión Logística

FORMATOS
DESPACHOS Y RECIBO
DE MERCANCIA

P á g i n a 54 | 64
Gestión Logística

LISTA DE
FORMATOS
FORMATOS PROCESO PROCEDIMIENT ACTIVIDAD OBJETIV
O O
Formato de DESPACHO Despachar o INICIO - Evaluar el servicio de la
evaluación a S entregar de TRIMESTRE flota
mercancía transportadora.
trasportadores
Formato control de DESPACH Revisar Conteo Monitorear
inventario periódico OS existencias. físico periodicamente las
Formato de DESPACH Despachar o Entregar Controlar mercacia
remisión salida de OS entregar de productos que sale del
mercancía mercancía a centro de acopio a
logistica y puntos de
trasnporte
Formato relación DESPACHO Verificar Ítems Verificar Registrar facturas
de facturas S de Factura items ingresadas al
Abiertos. abiertos o sistema.
sin ingreso
Retroalimentar el
DESPACHO Retroalimenta Realizar acta proceso, definir
Acta de reunión r el
S actividades y
proceso. responsabilidades y si
es necesario alicar
correctivos

P á g i n a 55 | 64
Gestión Logística

VERSION 000
PAGINA 39 de 46
PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCIA
Código ACA
FORMATO DE EVALUACION A 000
TRASPORTADORES

EMPRESA TRANSPORTADORA:
FECHA: CONDUCTOR:
PLACA:
AUDITOR:

CONDICIONES DEL
VEHICULO
EXCELENTE (4) BUENO (3) MALO (2) DEFICIENTE (1)
PUNTAJ PORCENTA CALIFICACION OBSERVACIO
E JE NES
TECNOMECANICA 0 40% 0
TERMOKIN 0 25% 0
DISPOSITIVO DE RASTREO 0 10% 0
SATELITAL
DIVISIONES 0 10% 0
CORTINAS 0 10% 0
ESTIBAS 0 5% 0
TOTAL CALIFICACION 0
VEHICULO

CONDICIONES DEL SERVICIO DE TRASPORTE


PUNTAJ PORCENTA CALIFICACION OBSERVACIO
E JE NES
HIGIENE DEL VEHICULO 0 20% 0
HIGIENE DE CANASTILLAS 0 10% 0
PRESENTACION PERSONAL 0 15% 0
ACTITUD DE SERVICIO 0 15% 0
ENTREGA OPORTUNA 0 20% 0
CUMPLIMIENTO DE BPM 0 20% 0
TOTAL CALIFICACION 0
SERVICIO

CONDICIONES DEL PERSONAL TRASPORTADOR


PUNTAJ PORCENTA CALIFICACION OBSERVACIO
E JE NES
SEGURO SOCIAL 0 45% 0
DOTACION COMPLETA 0 30% 0
CARNET DE MANIPULACION 0 25% 0
DE A.
TOTAL CALIFICACION 0
PERSONAL

P á g i n a 56 | 64
Gestión Logística

CALIFICACION TOTAL 0.00

RECOMENDACIONES
GENERALES:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

VERSION 000
PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
PAGINA 40 de 46
MERCANCIA
Código ACA000
FORMATO DE REMISÓN SALIDA DE
MERCANCIA

PUNTO DE VENTA: FECHA:

N DESCRIPCIÓN UND CANTID


MEDIDA AD
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

OBSERVACIONES:

ENTREGO (ACOPIO): RECIBE (TRANSPORTADOR):

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

P á g i n a 57 | 64
Gestión Logística

PROCESO DE DESPACHOS Y VERSION 000


RECIBO DE PAGINA 41 de 46
MERCANCIA
Código ACA000
FORMATO RELACIÓN DE
FACTURAS

FECHA:

PROVE NOT N° ORDEN DE REGISTRO


EDOR A FACTURA COMPRA INGRESO SAP

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE DESPACHOS Y PAGINA 42 de 46

RECIBO DE MERCANCIA
Código ACA000
FORMATO CONTROL DE INVENTARIO
PERIODICO

PERIODO

DE: A:

FECHA BODEGA RESPONSABLE NOVEDADES DESPUES DEL CRUCE DE V°B° JEFE


INVENTARIO DESPACHOS

ELAB REV APROBÓ FECHA


ORÓ ISÓ

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Gestión Logística

INTENCIONALMENTE EN BLANCO

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Gestión Logística

VERSION 000
PROCESO DE DESPACHOS Y
RECIBO DE MERCANCIA
PAGINA 43 de 46
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código ACA000

ACTA N°:

ASUNTO DE LA REUNIÓN:

OBETIVO DE LA REUNIÓN:

FECHA:
HORA
LUGAR:

MODERADOR:

PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO

AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
CONTENIDO
AGENDA DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ITEM N°
1
2
ACUERDOS Y COMPROMISOS DE LA REUNION
FECHA DE
ITEM PRIORIDAD ACUERDOS Y COMPROMISOS RESPONSABLES
ENTREGA
1
2
SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES
FECHA
ITEM ACTA N° DESCRIPCION RESPONSABLE OBSERVACION
ENTREGA
1
2
TEMAS A TRATAR EN FUTURAS REUNIONES
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2

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Gestión Logística

FECHA PROXIMA REUNION: HORA:

LUGAR:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

LISTADO MAESTRO
DE FORMATOS

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Gestión Logística

VERSION 000
CADENA DE PAGINA 45 de 46

ABASTECIMIENTO
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Código ACA000

A: ARGOS CA: CADENA DE ABASTECIMEINTO P: PRODUCCION C: COMPRAS D: DESPACHOS N: NUMERO DESIGNADO F:FISICO
M: MAGNETICO

IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
TIEMPO
TITULO VERSI CÓDIG UBICACIÓN DEL USUARIO DEL LOCALIZA CLASIFICA DE RESPONSABL
ÓN O FORMATO FORMATO CIÓN CIÓN E
RETENC
IÓN
REGISTROS (RG)

F: ARCHIVO COMPRAS M: JEFE DE ARCHIV


FORMATO DE PEDIDO DIARIO V. 000 ACAC0 POR 6 JEFE DE
MANUAL PROCESOS Y DESPACHOS Y O CÓDIGO MESE COMPRAS
1
PROCEDIMIENTOS AUXILIAR COMPRA S
COMPRAS S
F: ARCHIVO COMPRAS M: JEFE DE ARCHIV
FORMATO PEDIDO SEMANAL V. 000 ACAC0 POR 6 JEFE DE
MANUAL DESPACHOS Y O
2 CÓDIGO MESE COMPRAS
PROCESOS Y AUXILIAR COMPR
PROCEDIMIENTOS COMPRAS AS S
F: ARCHIVO COMPRAS M: ARCHIV
FORMATO REGISTRO DE V. 000 ACAC0 AUXILIAR POR 1 JEFE DE
MANUAL O
PROVEEDORES 3 COMPRAS CÓDIGO AÑO COMPRAS
PROCESOS Y COMPR
PROCEDIMIENTOS AS
F: ARCHIVO COMPRAS M: JEFE DE ARCHIV
FORMATO DE EVALUACÓN A V. 000 ACAC0 MANUAL COMPRAS Y O
POR 1 JEFE DE
PROVEEDORES 4 CÓDIGO AÑO COMPRAS
PROCESOS Y AUXILIAR COMPR
PROCEDIMIENTOS COMPRAS AS
FORMATO COMUNICADO F: ARCHIVO COMPRAS M: JEFE DE ARCHIV
EVALUACION A V. 000 ACAC0 MANUAL COMPRAS Y O
POR 1 JEFE DE
5 CÓDIGO AÑO COMPRAS
PROVEEDORES PROCESOS Y AUXILIAR COMPR
PROCEDIMIENTOS COMPRAS AS
F: ARCHIVO COMPRAS M: ARCHIV
FORMATO DE DEVOLUCIONES A V. 000 ACAC0 MANUAL
AUXILIAR DE
O
POR 1 JEFE DE
PROVEEDOR 9 COMPRAS CÓDIGO AÑO COMPRAS
PROCESOS Y COMPR
PROCEDIMIENTOS AS
FORMATO CONTROL DE F: ARCHIVO COMPRAS M: ARCHIV
PEDIDOS DE V. 000 ACAC1 MANUAL
AUXILIAR DE
O
POR 6 JEFE DE
0 COMPRAS CÓDIGO MESE COMPRAS
PROVEEDORES PROCESOS Y COMPR S
PROCEDIMIENTOS AS
F: ARCHIVO COMPRAS M: ARCHIV
FORMATO QUEJAS Y V. 000 ACAC1 MANUAL
AUXILIAR DE
O
POR 1 JEFE DE
RECLAMOS 1 COMPRAS CÓDIGO AÑO COMPRAS
PROCESOS Y COMPR
PROCEDIMIENTOS AS
F: ARCHIVO COMPRAS M: ARCHIV
FORMATO ACTA DE REUNIÓN V. 000 ACAC1 MANUAL
JEFE DE COMPRAS
O
POR 1 JEFE DE
2 CÓDIGO AÑO COMPRAS
PROCESOS Y COMPR
PROCEDIMIENTOS AS

FORMATO DE CONTROL Y F: ARCHIVO DESPACHOS M: JEFE DE ARCHIV JEFE DE


LIMPIEZA DE V. 000 ACAD0 MANUAL TRASPORTE Y O
POR 1
TRASPORTE Y
2 CÓDIGO AÑO
VEHICULOS PROCESOS Y RECIBO DE DESPACH RECIBO DE
PROCEDIMIENTOS MERCANCIA OS MERCANCIA

ELABORO REVISÓ APROBÓ FECHA

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Gestión Logística

VERSION 000
CADENA DE PAGINA 46 de 46

ABASTECIMIENTO
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Código ACA000

A: ARGOS CA: CADENA DE ABASTECIMEINTO P: PRODUCCION C: COMPRAS D: DESPACHOS N: NUMERO DESIGNADO F:FISICO
M: MAGNETICO

IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
TIEMPO
TITULO VERSI CÓDIG UBICACIÓN DEL USUARIO DEL LOCALIZA CLASIFICA DE RESPONSABLE
ÓN O FORMATO FORMATO CIÓN CIÓN
RETENC
IÓN
REGISTROS (RG)

FORMATO DE F: ARCHIVO DESPACHOS M: JEFE DE ARCHI JEFE DE


V. ACAD0 POR 1 AÑO
EVALUACION A MANUAL PROCESOS Y TRASPORTE Y VO CÓDIGO TRASPORTE Y
TRASPORTADO
000 5 PROCEDIMIENTOS RECIBO DE DESPAC RECIBO DE
RES MERCANCIA HOS MERCANCIA

FORMATO DE F: ARCHIVO DESPACHOS M: AUXILIAR DE ARCHI


V. ACAD0 POR 6 JEFE
REMISION MANUAL PROCESOS Y BODEGA Y JEFE VO CÓDIGO MESE DESPACHOS
SALIDA DE
000 6 PROCEDIMIENTOS DESPACHOS DESPAC S
MERCANCÍA HOS

F: ARCHIVO DESPACHOS M: ARCHI


FORMATO ACTA DE BAJAS V. ACAD0 ASISTENTE POR 1 AÑO JEFE DESPAHOS
MANUAL PROCESOS Y FACTURACIÓN VO CÓDIGO
000 7 PROCEDIMIENTOS DESPAC
HOS

F: ARCHIVO DESPACHOS M: JEFE DE ARCHI JEFE DE


FORMATO RELACION DE V. ACAD0 POR 1 AÑO
FACTURAS MANUAL PROCESOS Y TRASPORTE Y VO CÓDIGO TRASPORTE Y
000 8 PROCEDIMIENTOS RECIBO DE DESPAC RECIBO DE
MERCANCIA HOS MERCANCIA

F: ARCHIVO DESPACHOS M: ARCHI


FORMATO CONTROL DE V. ACAD0 ASISTENTE POR 6 JEFE DESPAHOS
INVENTARIO MANUAL PROCESOS Y FACTURACIÓN VO CÓDIGO MESE
000 9
PROCEDIMIENTOS DESPAC S
HOS

F: ARCHIVO DESPACHOS M: ARCHI


FORMATO ACTA DE REUNIÓN V. ACAD1 JEFE DE POR 1 AÑO JEFE DESPAHOS
MANUAL PROCESOS Y DESPACHOS VO CÓDIGO
000 0 PROCEDIMIENTOS DESPAC
HOS

FORMATO CONTROL DIARIO F: ARCHIVO PRODUCCIÓN ASISTENTE ARCHI


V. ACAP0 POR 6 JEFE DE
ORDENES DE M: MANUAL PROCESOS PRODUCCIÓN Y VO CÓDIGO MESE PRODUCTO
PRODUCCIÓN
000 2 Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUC S
PRODUCTO CIÓN

FORMATO HOJA DE VIDA F: ARCHIVO PRODUCCIÓN AUXILIAR DE ARCHI


V. ACAP0 POR 6 JEFE DE
PRODUCTO M: MANUAL PROCESOS PRODUCCIÓN Y VO CÓDIGO MESE PRODUCCIÓN
TERMINADO
000 6 Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUC S
PRODUCTO CIÓN

FORMATO F: ARCHIVO PRODUCCIÓN ASISTENTE ARCHI


V. ACAP0 POR 1 AÑO JEFE DE
PROGRAMA M: MANUAL PROCESOS PRODUCCIÓN Y VO CÓDIGO PRODUCTO
CIÓN DE LA
000 7 Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUC
PRODUCCIÓ PRODUCTO CIÓN
N

F: ARCHIVO PRODUCCIÓN ARCHI


FORMATO ACTA DE REUNIÓN V. ACAP0 JEFE DE POR 1 AÑO JEFE DE
M: MANUAL PROCESOS PRODUCCIÓN VO CÓDIGO PRODUCCIÓN
000 9 Y PROCEDIMIENTOS PRODUC
CIÓN

ELABORO REVISÓ APROBÓ FECHA

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