CODIGO MANUAL 01

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
VERSION 001
OPERACIONES, DESPACHO Y FECHA 19 de mayo
VENTAS. del 2022

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS,
DESPACHOS Y VENTAS.

Elaborado Carlos Cornejo Asmussen Revisado Aprobado

por: Por: por:
Jefe de Operaciones
Cargo: Cargo: Cargo:

Firma Firma
Firma

Fecha 19-05-2022 Fecha 19-05-2022 Fecha 19-05-2022

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INDICE
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVO DEL MANUAL 4
PROCEDIMIENTOS 5
RECEPCIÓN DE PRODUCTO …………………………………………………………………………………………………………………… 6 -11
CONTROL DOCUMENTAL ………………………………………………………………………………………………………………………12-15
CARGA Y DESPACHO …………………………………………………………………………………………………………………………….16-20
PROCEDIMIENTO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO ……………………………………………………………………………21-26

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I. INTRODUCCIÓN
El presente manual se integró con la finalidad de atender los lineamientos generales para la
administración de bodegas, despacho y ventas.
En el contenido se señala Las diferentes bodegas que operan en la entidad y los procedimientos
que observa el personal dentro de ellos.
Cada uno de los procedimientos contienen su propio objetivo, alcance, políticas, definiciones,
actividades y responsables de su atención, los documentos que se relacionan con el
procedimiento, formatos e instructivos de llenado.
Los procedimientos permitan administrar, ejercer y mantener un control de las diversas
actividades que se realizan en las bodegas, despachos y en el área de ventas.
En lo que respecta a los procedimientos de las bodegas en el almacenamiento de los productos, la
racionalizado y el aprovechamiento de los espacios se establecen como políticas internas de
trabajo entre el personal.
Por ejemplo, dentro del procedimiento almacenamiento se establece la política “es
responsabilidad del personal que acomodo producto, informar de los cambios de ubicación a fin
de mantener actualizado el catálogo de localización”. Esta política entre otras, evita que existan
espacios no utilizados (capacidad ociosa de almacenaje) o desaprovechados.
Con relación al procedimiento de almacenamiento, es importante señalar que prácticamente las
actividades y políticas descritas, permiten reducir las mermas, optimizar los recursos y espacios
con los que cuenta la Victoria SpA.

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II. OBJETIVOS DEL MANUAL

Dar cumplimiento gradualmente a los lineamientos generales para la administración de
bodegas, despachos y ventas de la empresa la Victoria SpA.

Presentar y describir los procedimientos que operan en La Victoria SpA en materia de

almacenamiento en bodegas, despacho y ventas.

Definir las actividades y políticas de operación que delimitan el campo de actuación del
personal involucrado en los procedimientos.

Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal.

III. PROCEDIMIENTOS
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IV. DE BODEGA.
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO.
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL.
 PROCEDIMIENTO DE CARGA Y DESPACHO.
 PROCEDIMIENTO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO.

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PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE
PRODUCTOS EN BODEGAS.
Elaborado Carlos Cornejo Asmussen Revisado Aprobado
por: Por: por:
Jefe de Operaciones
Cargo: Cargo: Cargo:

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1. OBJETIVO

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Normar las actividades que integran el proceso de recepción de producto a las bodegas de la casa
matriz como sucursales de la victoria spa.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a las entradas por producción de proveedores locales e internacionales.

3. POLÍTICAS

1. Todo producto que ingrese a la bodega de la casa matriz o sucursales deberá contar con la
documentación de soporte.
2. El área de recepción deberá permanecer libre antes de cada recepción.
3. Se verifica la factura con los productos a través de conteo manual de los pallet por parte
del jefe de bodega.
4. Se entrega factura validada con firma por parte el jefe de bodega una vez confirmada que
el conteo de la unidad sea la correcta.

4. DEFINICIONES

Pallet: Un palé, palet, pallet, parihuela, o paleta es un armazón de madera, plástico u otro
material empleado en el movimiento de carga, para facilitar el levantamiento y manejo con
pequeñas grúas hidráulicas.

Patas: Se le llama a la cantidad de unidades por nivel del pallet esta puede ser de 4,5,6,7,8
hasta 9 unidades dependiendo de los kg y tamaños.

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5. DESARROLLO
5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

5.2. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Jefe de Recibe copia de la factura por parte Facturas
Bodega del conductor responsable de la
carga del proveedor.
En caso de no recibir la copia
notificar a operaciones

2. Jefe de Organiza el equipo y al personal

Bodega para realizar la recepción

3. Jefe de Verifica condiciones de los Factura

bodega y productos de Pallet y Embalados
conductor

4. Jefe de Se realiza el conteo de los sacos por

Bodega y pallet
Conductor
2. Jefe de Se identifican productos en mal
Bodega estado y cantidad total vs la factura Factura
y se informa a operaciones.
3. Jefe de En caso de estar correcta la Factura
bodega y cantidad se firma, valida y notifica
conductor vía correo a operaciones y en caso
de rechazo lo mismo.

6. ANEXOS
DOCUMENTO TIPO
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Planilla de Registro de Mermas Planilla Excel

6.1. PLANILLA DE REGISTRO DE MERMAS.

CONTROL DE CAMBIOS
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FECHA CAPITULO O SUB VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA

CAPITULO MODIFICACIÓN

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.

Elaborado Carlos Cornejo Asmussen Revisado Aprobado

por: Por: por:
Jefe de Operaciones
Cargo: Cargo: Cargo:

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1. OBJETIVO

El presente documento tiene por finalidad describir el control que se tendrá sobre la
documentación interno y externa, para asegurar que se revisan y aprueban antes de su

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distribución, que están disponibles, vigentes y en los puntos en que necesitan, que se retiran e
identifican los documentos y datos obsoletos y que se mantienen legibles y fácilmente
identificables en su lugar.

2. ALCANCE Y APLICACIÓN

A todos los documentos internos y externos y datos relacionados.

3. RESPONSABILIDADES

- Jefe de Operaciones.
- Jefes de área.
- Gerente Comercial.
- Representante Legal.

4. DEFINICIONES:
a. Documento: Información y su medio de soporte. Puede ser cualquiera de los
siguientes tipos:
 Norma: Soporte del marco de referencia al que se somete la empresa para
estandarizar sus procesos en distintas materias.
 Manual: Documento central que contiene la forma en que la empresa cumple
con los requisitos.
 Procedimientos: Secuencia documental de pasos a seguir para llevar a cabo una
tarea, incluyendo sus objetivos y responsabilidades.
 Registro: Documentación que respalda la ejecución de algún procedimiento.
Normalmente materializada en un formato.
 Anexos: Documentación que complementa a otro documento.
 Especificaciones técnicas: Documentación relacionada con la legislación
vigente, ya sea laboral, tributaria, medioambiental u otra que imponga algún
marco legal.
b. Copia controlada: corresponde a cualquier documento que sea fundamental para
el correcto funcionamiento de la gestión documental.
c. Copia No- Controlada: Es un documento que está fuera de la gestión documental
de la empresa.
d. Documento Obsoletos: Documento que ha sido reemplazado por una nueva
versión o algún otro documento.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Jefes de Área o Los responsables de la
departamento documentación, confeccionan y
emiten el documento de acuerdo a
las necesidades de su área y según
las pautas establecidas por la
organización.
2. Jefe de Área Para cada documento el jefe de
Área le solicita al encargado
correspondiente, con el fin de ser
identificado fácil y únicamente.
3. El responsable Lo firma en recuadro “Elaborado
de elaborar el por” y lo envía al responsable de la
documento revisión (indicado en el cuadro de
responsabilidades).
4. La aprobación La realizan los cargos indicados en el
del documento cuadro de responsabilidades,
firmado en el recuadro “Aprobado
por” y le comunica al encargado
para la distribución de este.
5. El encargado
de Mantener el control de los
Operaciones documentos a través de una lista
maestra.
6. Modificaciones Las modificaciones a cualquier
documento deben quedar
registradas en la sección control de
cambios modificación de
documentos que esta al final de
cada documento.

6. REGISTRO Y ARCHIVO
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Los documentos internos generados se archivan en archivadores o carpetas (físicos y digitales

respectivamente) por parte de los encargados de área, estando estos disponibles para cualquier
persona, según corresponda.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAPITULO O SUB VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA
CAPITULO MODIFICACIÓN

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PROCEDIMIENTO DE CARGA Y DESPACHO

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Cargo: Cargo: Cargo:

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Firma

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1. OBJETIVO

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Describir el procedimiento para realizar la entrega del producto, asegurando su preservación hasta
la entrega al destino y destinatario.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a las entregas que realiza las bodegas de Villa Alegre y sucursal Padre
las Casas y áreas de la región del maule, ñuble, Araucanía y los Ríos.

3. POLÍTICA

1. Los despachos tendrán como prioridad los pedidos que no se entregaron en día anterior.
2. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehículo que le han
asignado, así como los documentos de referencia (Reglamento de Tránsito).
3. Es responsabilidad del jefe de bodega como el conductor del conteo de la carga e
identificarla en la guía de pedido previo despacho y dejar firmada por el conductor y jefe
de bodega.
4. No se deben sobrepasar los límites máximos de carga de los equipos como también el
orden de la carga será de acuerdo a las secuencias de visitas con los clientes.
5. Es responsabilidad del chofer y pioneta recabar en la entrega de los productos y solicitar la
conformidad de la entrega a través de la firma de la copia de la factura de entrega al
cliente.
6. Productos no conformes se cargarán a través de una nota de crédito en el próximo pedido
(NO SE REALIZAN CAMBIOS DE PRODUCTOS EN EL MOMENTO).

4. DESARROLLO
4.1. DIAGRAMA DE FLUJO

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5. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Encargado de Se confirma programación del
programaciones próximo día para poder entregar
y vendedores. guías de despacho para poder
realizar la carga de los equipos.

2. Encargado de Se imprime guía de despacho y se

programaciones organiza equipos y personal para
y jefe de realizar la carga.
bodega
3. Jefe de Bodega Se verifica condiciones de los
y Conductor productos y pallet embalados
(Planilla de registro de mermas en
caso de productos con
observaciones).
4. Jefe de Bodega Se realiza carga de los equipos
y Conductor según orden de reparto.

5. Jefe de Bodega Se realiza el doble conteo de los

y Conductor. sacos Vs la Guía de Despacho.

6. Jefe de Bodega Se valida Guía de despacho con las

y Conductor. firmas de los responsables.
Se autoriza el despacho al cliente.
7. Conductor y Se llega a destino se inspecciona y
Pioneta acuerda zona de descarga con
cliente
8. Conductor y Se descargan productos y se
Pioneta cuentan para verificar con la
factura.
9. Conductor y Se valida factura por parte del
Cliente cliente declarando conformidad de
la entrega.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAPITULO O SUB VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA
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CAPITULO MODIFICACIÓN

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PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

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por: Por: por:
Jefe de Operaciones
Cargo: Cargo: Cargo:

Firma Firma
Firma

Fecha 19-05-2022 Fecha 19-05-2022 Fecha 19-05-2022

1. OBJETIVO

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Realizar el inventario físico mensual al 100% de las existencias de producto en las bodegas de la
Victoria SpA, para cumplir con las disposiciones normativas correspondiente al respeto y evaluar el
desempeño de las operaciones.

2. ALCANCE

Comprender la toma de inventario de todas las existencias de ejemplares y título almacenados,

considerando los registros del del Sistema de Control de Inventario ERP (Software) KAME.

3. POLÍTICAS

a) Generales
- El levantamiento del inventario físico se llevará a cabo por lo menos una vez al mes,
debiendo ser al 100%.
- Se determinará la fecha dentro del periodo mensual, es decir, a más tardar en la última
semana de cada mes.
- El inventario se deberá llevar a cabo en las fechas del mes donde la operación no se vea
afectada por el tiempo que dure la toma del mismo.
- Con anticipación a la toma física del inventario. La administración notificara al personal de
sus diferentes áreas a ser participe de este en sus diferentes sucursales.
- Cada Pallet será identificado con un numero conforme a su localización y cantidad de
unidades.

No. De Pallet:
Localización:
Unidades:

5. ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

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- En la toma de inventario se realizará hasta dos conteos los dos completos y un tercero en
caso de que estos presenten diferencias

- Para el inventario se dividirán a los participantes en los siguientes puestos:

Supervisor: Serán los encargados de cada grupo de contadores y verificarán que todas las
ubicaciones sean contadas y resolverán los problemas que se pudieran presentar

Contadores: Se dedicarán al conteo de los Pallet en cada una de las ubicaciones y estos serán
todos los trabajadores de la empresa.

6. DESARROLLO
6.1. DIAGRAMA DE FLUJO

6.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Gerencia y jefe Establecen fechas de inventario
de Operaciones

3. Jefe de Se informa en todas las áreas

Operaciones

4. Gerencia y jefe Se efectúa reunión previa con el

de operaciones personal.

5. Personal del Acomodo previo al inventario

inventario

6. Jefe de Bodega Preparar planilla de productos y

etiquetas para impresión

7. Jefe de Bodega Asignar puestos a cada participante

8. Jefe de Efectuar primer conteo

Operaciones,
jefe de Bodega
y Personal de
Inventario
9. Jefe de Bodega Al concluir verifica que se hayan
contado todos los productos y
etiquetados todos los Pallet.
10. Jefe de Bodega Modifica posición de puesto

11. Jefe de Efectúa segundo conteo

Operaciones,
jefe de Bodega
y Personal de
Inventario
12. Jefe de Bodega Al concluir verifica que se hayan
contado los productos y etiquetados
los pallets.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

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13. Jefe de Bodega Emite el listado de diferencia

14. Gerencia, jefe Con el apoyo de gerencia se

de determinará cual es el conteo
Operaciones, y correcto.
jefe de Bodega.
15. Gerencia Inventario validado por gerencia.

16. Jefe de Verificación y documentación de

Operaciones y diferencias.
jefe de bodega
17. Jefe de Bodega Se ingresa al sistema de control de
inventario ERP KAME

18. Gerencia y jefe Evalúa resultado del proceso.

de operaciones

19. Gerencia y jefe Genera Acciones Correctivas o

de operaciones Preventivas

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAPITULO O SUB VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA
CAPITULO MODIFICACIÓN

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