TIPOS DOCUMENTALES VALORACION
DOCUMENTAL
HISTORIAS LABORALE Son unidades documentales
complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad social,
memorandos, contratos,
ascensos, entre otros. Por ello
tienen valores administrativos,
fiscales, técnicos, legales y/o
contable.
ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS Estas se conservan porque
allí se plasman las principales
decisiones que cambian el
rumbo de la compañía. Por
eso tienen valor
administrativo, fiscal, legal y
contable.
LIBROS CONTABLES Tienen valor contable,
administrativo, técnico, legal y
fiscal, se conservan porque
son un requerimiento de las
entidades de control
CONTRATOS Es un documento original de
carácter administrativo, legal,
fiscal y contable, ya que sirve
como testimonio ante la ley
por que justifica el gasto
público, además de
comprobar que se recibió o
proporciono un bien o servicio
INFORMES Contiene información de valor
administrativo, jurídico, legal,
fiscal y contable, por cuanto
informan los estados de la
empresa
NOMINAS La información laboral
relacionada con la nómina,
son todos los documentos que
se generan durante la relación
laboral e identifican pagos
realizados al trabajador o
DISPOSICION FINAL
Luego de su última consulta
se puede conservar hasta 90
años
Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo de
gestión se transfiere al
archivo central, se digitaliza
con fines de consulta,
cumplido su tiempo en el
archivo central se trasfiere al
archivo histórico.
El código de comercio dispone
que los empresarios deben
conservar sus libros de
contabilidad,
correspondencia,
documentación y justificantes
concernientes a su negocio,
debidamente ordenados,
durante seis años, a partir del
último asiento realizado en
los libros contables.
La Ley Orgánica 7/2012, de 27
de diciembre, recomienda
guardarla durante 10 años.
Una vez cumplido el tiempo
de retención del archivo
gestión central se transfiere al
archivo histórico en su
soporte original, la
conservación obedece al
cumplimiento de la Circular
003 de 2015 de AGN
Tiempo de retención
documental recomendado: 80
años. Los primeros dos años
en el archivo de gestión y 78
años en el archivo central de
entidades a las cuales se la empresa
encuentra afiliado.