SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Programa de Formación Complementaria

Administración documental en el entorno laboral
Formato para Desarrollo de Evidencia

ACTIVIDAD 2 I “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

IVAN HERNANDEZ MOYANO

APRENDIZ

CATHERINE OCAMPO MUÑOZ

INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

COMPLEMENTARIA VIRTUAL

2020

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VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIO FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TIPOS DE DOCUMENTOS VALORACION DOCUMENTAL
Documentos que reflejan los contratos
LICITACIONES realizados por la entidad en ejercicio de sus
funciones, poseen valor legal, fiscal,
contable y administrativo.
Son documentos que reflejan decisiones de
carácter administrativo, legal y fiscal y
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA forman parte de la memoria institucional de
una empresa u organización.
Documentos que manifiestan los contratos
CONVENIOS realizados por la entidad en ejercicio de sus
funciones, poseen valor legal, fiscal,
contable y administrativo.
Estos documentos reflejan el seguimiento y
INFORMES A ENTES DE CONTROL la evaluación de la gestión de la entidad por
parte de los organismos de control y son
considerados de carácter misional.
Comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas
COMUNICACIONES OFICIALES legalmente a una entidad
independientemente del medio utilizado
son las comunicaciones escritas sobre
asuntos del servicio público en las
dependencias del estado.
Una orden de trabajo es un documento
ORDEN DE TRABAJO donde se especifican por escrito las
DISPOSICIÓN FINAL
El mandato es de 20 años, cumplido el
tiempo de retención se pueden eliminar.
Conservación total al cumplir su tiempo de
retención se microfilman para consulta y
conservación del serial.
El mandato es de 20 años, cumplido el
tiempo de retención se pueden eliminar.
Se conservarán como parte de la memoria
institucional y tienen valor histórico.
En referencia a la tabla de retención
permanecerá en el archivo de gestión 5
años, 10 años en el archivo central con
posterior destrucción.
Su tiempo de vigencia es de 3 años en el
archivo de gestión de la empresa como

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instrucciones del trabajo o servicio a soporte, después podrá ser destruido

realizar, este tipo de documentos puede
adaptarse a las características de cada
empresa pública o privada.
Es un informe detallado de las actividades
organizativas del día a día, este reporte
INFORME DE ACTIVIDADES incluye datos relativos a registro de
producción, costos, gastos, exámenes
exhaustivos de los procesos e incluso de la
contabilidad.
La orden de servicio es un documento para
facilitar la comunicación entre el gestor y
MISION DE SERVICIO su colaborador, una orden de servicio
contiene toda la información necesaria para
que el empleado entienda el servicio que
debe realizar.
soportada mediatinta acta de destrucción.
En referencia a la tabla de retención
permanecerá en el archivo de gestión 2
años, 5 años en el archivo central con
posterior destrucción.
Su tiempo de vigencia es de 2 años en el
archivo de gestión dela empresa como
soporte, después podrá ser destruido
soportada mediatinta acta de destrucción.

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