Tipos de Documentos

Presentado por
John Alejandro Soto Cardoso

Docente
Jhorleny Linares Cano

Curso virtual Administración documental en el entorno laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Medellín; septiembre de 2019
 Actividad 3

Evidencia 2: Foro Temático AA3: “Tipos de Documentos”

“Tipos de Documentos”. El aprendiz debe compartir tres tipos de documentos aplicando lo

consignado en la Norma Icontec NTC 185. Debe publicar su aporte a través del foro de
discusión, con el fin de que los demás aprendices conozcan su posición al respecto.
 Tipos de Documentos

La Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:

CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y

personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar

asuntos internos.

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar

asuntos internos.
Características:
- Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar un solo tema por memorando
Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:
- Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos, Aclarar
una situación, corregir o impugnar una situación, llamados de atención entre
otras.

EJEMPLO DE UN MEMORANDO
 MEMORANDO

BAC – 001 – 2019

Bogotá D.C., 03 de junio de 2019

PARA: Sra. Esther Julia Guzmán, Técnico Sistemas

DE: Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo

Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle
que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser
adecuado según las necesidades de la empresa.

Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha

adecuación siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.

Cordial Saludo,

Firma
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Se puede emitir un certificado de:
- Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
- Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros
CARACTERISTICAS:
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar el formato establecido en cada organización
- Distribuir el texto de acurdo a su extensión
- Expedir siempre en original

EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:
Bogotá, 15 de septiembre de 2019

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

CERTIFICA:

Que el Ingeniero Alejandro Soto, identificado con Cedula de Ciudadanía No.

58.569.841 de Medellín, trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de Junio de 2014
y desempeña el cargo de Coordinador de Proyectos.

Esta certificación se emite a solicitud del banco BBVA.

FIRMA
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CARACTERISTICAS:
- Tratar solo tema por comunicación
- Redacción clara, concreta y concisa
- Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
- Utilizar formato de cada organización
EJEMPLO DE CARTA:
BAC – 2 – 2019

Bogotá, 15 de septiembre de 2019

Señor
Alejandro Soto
Jefe de Proyectos
Unitty S.A.S.
Cra 7 No. 180 – 30
Bogotá D.C.

Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial

Reciba un cordial saludo,

De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software para nuestro
departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos establecidos en la reunión del día 25 de
abril del año en curso.

Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de nuestro
departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su disposición toda la información
requerida.

Quedamos atentos de sus comentarios, cordial saludo.

Gerente Administrativo