© Instituto Europeo de Posgrado

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Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 2

Índice

1 Controlando las Líneas Base de un Proyecto .............................................................. 3

2 Controlando el Alcance con Microsoft Project ............................................................ 5
3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project .................................................... 7
4 Controlando los Costes con Microsoft Project .......................................................... 10
5 Generando Informes con Microsoft Project ............................................................... 13
6 Conclusiones ....................................................................................................................... 15
7 Referencias Bibliográficas .............................................................................................. 15

INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO®

Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de
Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos
reservados.

La expresión cuantitativa de lo que
debería ocurrir se denomina línea
base.
Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 3
Objetivos
• Dar seguimiento sobre la gestión del alcance utilizando Project.
• Dar seguimiento sobre la gestión del cronograma utilizando Project.
• Dar seguimiento sobre la gestión del coste utilizando Project.
• Sacar partido a la generación automática de informes con Project.
1 Controlando las Líneas Base de un Proyecto
Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -
Last Edition, Project Management Institute, Inc.1, una línea base es una versión
aprobada de un producto de trabajo que sólo puede cambiarse mediante
procedimientos formales de control de cambios y que se usa como base de
comparación. En otras palabras, podríamos decir que la expresión cuantitativa de lo
que debería ocurrir se denomina línea base.
En todo proyecto hay 3 líneas base:
• Línea base de alcance: ¿vamos haciendo lo que había que hacer?
• Línea base del cronograma: ¿vamos en fecha, atrasados, adelantados?
• Línea base de costes: ¿vamos en coste, con sobrecoste, por debajo de
coste?
Hay muchas formas correctas ya inventadas para medir cuantitativamente el
desempeño de un proyecto. Sin embargo, el análisis cuantitativo no se improvisa
bien.
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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Si Microsoft Project se alimenta con
regularidad, analizar desviaciones no
cuesta nada
Validar el Alcance es formalizar la
aceptación de los entregables del
proyecto completados.
Controlar el Alcance es monitorizar el
estado del proyecto y del alcance del
producto.
Controlar el Cronograma es monitorizar
el estado de las actividades del proyecto
para actualizar el avance.
Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 4
Ejemplo: Cuando nos piden una explicación puntual sobre los retrasos, siempre
podremos preparar una hoja de cálculo o una presentación con nuestro análisis. El
problema es que, si tenemos que hacer esto cada semana, no nos quedará tiempo
para hacer otra cosa y no gestionaremos el proyecto con eficacia.
En la actualidad, hay herramientas muy eficaces para planificar lo que debería ocurrir
y contrastarlo con lo que está ocurriendo realmente. Microsoft Project es una de estas
herramientas, la más extendida, sin lugar a dudas.
Si Microsoft Project se alimenta con regularidad, analizar desviaciones no
cuesta nada.
A continuación, se describen los procesos dedicados a controlar las líneas base de
alcance, cronograma y costes.
• Proceso 5.5 Validar el Alcance: Consiste en formalizar la aceptación de
los entregables del proyecto que se hayan completado.
El equipo ya ha verificado los entregables generados en ejecución. El siguiente
paso es hacerlo llegar con la configuración adecuada al cliente (o a ciertos
usuarios representativos del cliente o la organización solicitante) con el fin de
que estos entregables sean validados mediante su inspección correspondiente.
Aunque la decisión está en el tejado del cliente, no por ello el equipo de
gestión tiene que desentenderse. Al contrario: es muy importante que si los
entregables son correctos, la validación se produzca, si es posible poco a poco,
a medida que se va entregando parcialmente, de tal modo que cuando la lista
completa de entregables está aceptada, el equipo de dirección ya se puede
plantear el cierre del proyecto. Como el cierre de un proyecto es una de las
actividades más importantes y distintivas en gestión de proyectos, gestionar
para que se den las condiciones de cierre no es menos importante.
• El proceso 5.5 Validar el Alcance muchas veces se complica porque los
clientes son reacios a aceptar. Comunicar eficazmente con estos clientes,
resolver incidentes y conflictos, escalar los problemas a otros niveles de
autoridad, etc., suelen ser actividades que implican mucha carga de gestión.
• Proceso 5.6 Controlar el Alcance. Consiste en monitorizar el estado del
proyecto y del alcance del producto y gestionar los cambios a la línea base
del alcance. Para medir el alcance se indican los porcentajes completados
sobre cada cuenta de control.
• Proceso 6.7 Controlar el Cronograma. Consiste en dar seguimiento del
estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo
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Controlar los Costes es monitorizar el
estado del proyecto para actualizar los
costes.
Project calcula PC como % Work
Completed, no como % Complete.
Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 5
y gestionar los cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir el
plan. Para medir el cronograma se puede representar el porcentaje
completado de cada actividad y comparar las fechas de comienzo y fin
reales con las planificadas.
• Proceso 7.4 Controlar los Costes. Consiste en monitorizar el estado del
proyecto para actualizar los costes del mismo y gestionar posibles cambios
a la línea base de costes. Para medir el desempeño de costes, se puede
comparar el presupuesto que realmente se ha ganado (conseguido,
completado, producido) con el presupuesto previsto a la fecha y con lo
incurrido a la fecha.
2 Controlando el Alcance con Microsoft Project
Como veremos, cuando se describa el método de gestión del valor ganado, la forma
más precisa de determinar el grado de avance de una tarea es a partir del porcentaje
completado (Percent Complete, PC).
Project utiliza la variable % Work Complete para medir el porcentaje completado de
cualquier tarea. Esta variable la calcula como Actual Work/ Work.
Por ejemplo: Si en una actividad se han consumido 24 horas (Actual Work = 24) de
las 32 horas planificadas (Work = 32) entonces % Work Complete = 75%, tal y como
muestra la figura.
Nótese que, en Microsoft Project, la variable % Complete mide el grado de avance
temporal, no de esfuerzo (se calcula como Actual Duration/Duration). Es decir, las
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Status Date es la fecha en que se da
seguimiento al proyecto.
Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 6
variables % Work Complete y % Complete se calculan de forma distinta y no
tienen por qué coincidir.
Para representar el grado de avance sobre cada cuenta de control y sobre el proyecto
completo, podemos utilizar este tipo de representación de la WBS (indicando en cada
nodo cuya medición tenga sentido informativo la variable % Work Complete).
Es decir, en el momento en que se calcula la información de desempeño del proyecto
(variable Status Date en Microsoft Project) podríamos tener la siguiente información
sobre el Control del Alcance:
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Pre-requisito para controlar
tiempos: ninguna tarea manual.
Controlar los tiempos a través de la
vista Tracking Gantt.
Controlar las variables Duration,
Start y Finish.
La línea base dura desde Baseline
Start hasta Baseline Finish.
Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 7
3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project
Antes de comenzar a controlar los tiempos, se recomienda que todas las tareas estén
los
programadas automáticamente, con el fin de que Project utilice el motor de
planificación. Es decir, cuando el proyecto comienza a ejecutarse y hemos de
monitorizar el desempeño del cronograma, hemos de asegurarnos de que no hay
ninguna tarea que permanezca programada manualmente.
La forma más directa de controlar el cronograma con Project es a través de la vista
Tracking Gantt. La vista Tracking Gantt es similar a la vista Gantt, con la diferencia
principal de que se señalan en color rojo las actividades críticas y, por otro lado,
también aparece representada la línea base, pudiéndose comprobar visualmente si
hay atraso en cada tarea, en las tareas resumen y en la tarea resumen del proyecto
completo.
En la figura de abajo vemos representada en la vista Tracking Gatt una actividad de
4 días de duración, planificada para comenzar el día 21/07 y finalizar el día 24/07.
Esta información se recoge en las variables Duration, Start y Finish,
respectivamente.
El significado de estas tres variables es “la estimación más probable” para la
duración, la fecha de comienzo y la fecha de fin. Sus valores se pueden actualizar en
cualquier momento.
Cuando el Project Manager quiere cerrar la planificación del cronograma, entonces
graba la línea base con el botón PROJECT > Set Baseline. El significado de grabar
una línea base es grabar una instantánea de la planificación del proyecto en un
momento dado contra la cual se podrá comparar el desempeño.
El efecto es que se actualizan las variables Baseline Start y Baseline Finish. En la
vista Tracking Gantt aparecen las barras de las líneas bases de cada tarea (Baseline
Start- Baseline Finish) de color oscuro, debajo de las barras de planificación (Start-
Finish).
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 Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 8

Las variables Duration, Start y Finish deben reflejar siempre “la estimación más
Duration, Start, Finish pueden
probable”, por lo que pueden actualizarse en cualquier momento. En la siguiente
actualizarse en cualquier momento. figura puede observarse el efecto de modificar la fecha de comienzo:

Aunque Project permite hacerlo, no se recomienda cambiar los valores de Baseline

No se debe cambiar directamente Start y Baseline Finish. Es más recomendable grabar una nueva línea base para el
los valores de la línea base. proyecto completo (pueden mantenerse hasta 10 líneas base), de esta manera Project
podrá generar informes sobre una línea base determinada.
Cuando realmente comienza a ejecutarse una tarea, Project permite informar este
Cuando una tarea comienza
hecho en la variable Actual Start. Cuando se actualiza Actual Start,
realmente: actualizar Actual Start. automáticamente se actualiza Start (como es lógico, el comienzo planificado no
puede ser distinto del comienzo real).

Actualizar el avance temporal con
la variable % Complete o con la
variable Actual Duration.
En la sección Schedule del panel TASK hay unos botones para actualizar
rápidamente el grado de avance temporal de una tarea. Ejemplo: si pulsamos el
botón del 50%, el efecto es el mismo que actualizar la variable % Complete (ya
vimos que, en Project, % Complete significa realmente el grado de avance temporal,
o Percent Spent).

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 Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 9

Ejemplo: si volvemos a actualizar la planificación de esta tarea, cambiando la fecha

de fin prevista (Finish) un día antes, observamos que ahora terminamos sin
desviación con respecto a la línea base.

Obsérvese que el grado de avance temporal ahora es de un 67% (Actual

Completar una tarea: actualizar Duration/Duration).
Actual Finish, o % Complete =
Finalmente, cuando se actualiza Actual Finish o se pone % Compete al 100%...
100%.

… entonces se actualiza Finish = Actual Finish, la tarea se marca como completada

(véase indicador) y ya no es una tarea crítica pendiente (no se marca de color rojo).

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 Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 10

También se puede indicar que una tarea ha terminado actualizando el campo Actual
Completar una tarea: actualizar Work para cada día de la tarea en la vista de uso de tareas o uso de recursos. Esto
Actual Work de todos los días. igualará el campo Work = Actual Work, actualizará Actual Finish, % Work
Complete = 100% y % Complete = 100%:

4 Controlando los Costes con Microsoft Project

Como ya vimos en documentos anteriores, Project pueden gestionarse en Project de

Project permite dos formas de dos maneras:
gestionar costes: sin recursos y con
1) Sin asignar recursos, asignando costes a las tareas (entrando costes
recursos.
planificados e incurridos por tarea) y
2) Asignando recursos a las tareas, recursos que tienen un coste cuya estimación
se puede determinar al principio y cuyos consumos se pueden ir registrando a
medida que se producen.
En el primer caso, cada tarea tendrá un Baseline Cost (desde el momento en que se
grabó la línea base del proyecto) y un Cost (la planificación del coste
permanentemente actualizada).

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En los dos casos: Controlar los
costes a través de Cost Variance.
Si se asignan recursos: Controlar
los costes a través de Resource
Usage.
Si se asignan recursos: Controlar los
costes a través de EVM.
Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 11
En el segundo caso, asignando recursos a las tareas, no se aconseja actualizar
directamente Actual Cost y Cost, sino dejar que lo calcule Project a partir de las
unidades de Work y Actual Work, que pueden entrarse en las hojas de usos, en las
que puede controlarse día a día las unidades trabajadas realmente (Actual Work) y
previstas (Work).
También se pueden comparar con las planificadas inicialmente en la línea base.
Véase este ejemplo de la vista Resource Usage. Ejemplo:
Ejemplo: obsérvese que, por ejemplo, el lunes 27 de enero, el recurso PM trabajó 4
horas en la tarea Gestión, mientras que estaba previsto en la línea base que trabajase
2 horas. Cuando se actualiza Actual Work, Project copia este valor en la variable
Work (como es lógico, el trabajo planificado no puede ser distinto del trabajo real). A
pesar de que es posible, no se recomienda actualizar los valores de Baseline Work.
Para realizar el seguimiento de costes en este segundo caso, utilizando recursos,
Project ofrece la posibilidad de controlar los costes usando el estándar EVM. A lo
largo de este curso, se explicará cómo Project permite obtener las gráficas del valor
ganado en REPORTS > Cost > Earned Value Report:
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En cualquier caso, el desempeño de costes también puede calcularse igual que en el

caso sin asignar recursos, a través de Cost Variance, donde Cost Variance = Cost -
Actual Cost. Véase la siguiente vista Task Sheet, tabla Cost:

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5 Generando Informes con Microsoft Project

Project incluye una serie de informes preconfigurados en el panel REPORT.

Por ejemplo, aquí puede verse la pantalla correspondiente al informe Cost
Overview:

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 Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP 14

Cualquier informe puede exportarse a PDF a través del menú FILE > Export.

Esta funcionalidad de generar informes es muy rica y altamente particularizable. La

Los informes pueden reusarse, mayor parte de los elementos gráficos y de datos son configurables.
adaptarse y exportarse a otros

formatos como PDF.

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6 Conclusiones

• Cuando mayor partido se le saca a Microsoft Project (cuando más tiempo

puede ahorrar al Project Manager) es cuando se utiliza no solo para
planificar, sino para dar seguimiento de tiempos, costes y alcance.
• Las capacidades de reporting de Project permiten dejar una impresión muy
profesional al realizar el seguimiento de los proyectos. Project es una
herramienta muy versátil para generar informes.
• Microsoft Project permite usar el estándar ANSI 748 para controlar
costes denominado Earned Value Management, de obligado cumplimiento
para indicar “material financial issues” sobre desviaciones y pronósticos de
costes en proyectos, según requiere la normativa SOX (Sarbanes Oxley Act).

7 Referencias Bibliográficas

• HOWARD, Ben. Microsoft Project 2013 Plain & Simple. Ed. Microsoft Press,
2013.
• BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed. O'Reilly
Media, 2013.
• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step.
Ed. Microsoft Press, 2013.

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• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide)—

Last Edition. PMI®.
• Videotutoriales destacados sobre informes en Microsoft Project 2013:
- O'Reilly Webcast: Exploring the New Reports on Project 2013:
http://goo.gl/8W83qX
- Microsoft Project 2013 Dashboards and Reports: http://goo.gl/YRZ71y
- Microsoft Office Project 2013 Tutorial: Creating a Custom Report | K
Alliance: http://goo.gl/dSWeWI

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