488 Ejecución del proyecto

Actualizaciones del Plan de Dirección del Proyecto (Project management

plan updates)
Del resultado del proceso de adquisiciones puede deducirse la necesidad de actualizar
el plan de gestión de requisitos, plan de gestión de calidad, plan de gestión de comu-
nicaciones, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de adquisiciones y líneas base.

Actualizaciones a los documentos del Proyecto (Project documents updates)

Entre los documentos que pueden verse modificados estará:
• El documento de requisitos del producto o del proyecto.
• La documentación relativa a la trazabilidad de los mismos (matriz de trazabilidad
de requisitos)
• El registro de riesgos (en caso de que, por realizar una contratación externa, se
deriven riesgos no considerados anteriormente o, por el contrario, se reduzcan
al haberse contratado una parte sensible del proyecto a una empresa especializada
y con gran experiencia).
• El registro de interesados ya que los contratistas, una vez formado el proyecto,
pasan a ser interesados en el proyecto.
• Calendario de recursos: actualizado según los plazos firmados finalmente con el
proveedor.
• Registro de lecciones aprendidas

Actualizaciones activos procesos de la organización (organizational process

assets updates)
Principalmente listas de vendedores precalificados e información acerca de la expe-
riencia de trabajar con ellos.
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4.4. GESTIONAR LA CALIDAD

Tal y como se vio al elaborar el Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto, se

definían:
• Gestión y aseguramiento de la calidad, enfocadas a los procesos y la forma de
trabajar del equipo de proyecto.
• Actividades de control de calidad, enfocadas a los resultados.
Es por ello que la A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®
Guide)– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017 sitúa este proceso
dentro del grupo de procesos de ejecución, ya que se realiza simultáneamente a la propia
ejecución de los trabajos de proyecto.
Consiste en trasladar el plan de gestión de la calidad en actividades de calidad eje-
cutables, incorporando las políticas de calidad de la organización en el proyecto. El
beneficio clave es incrementar la probabilidad de que se cumplan los objetivos de calidad
e identificar procesos inefectivos y causas de mala calidad.

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2018. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/uvirtualorgsp/detail.action?docID=5426609.
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 Gestionar la calidad 489

Conforme se realizan los trabajos, deben realizarse las actividades de aseguramiento

de la calidad que garanticen que el proyecto se está gestionando y ejecutando de acuerdo
a los estándares establecidos.
Este proceso tiene por objetivo auditar los requisitos de calidad asociados a los pro-
cesos y forma de trabajar. Se centra en controlar que se siguen los estándares establecidos
y que éstos son eficientes.
Evalúa, por tanto, la idoneidad de los procesos, de la forma de trabajar, buscando
oportunidades de mejora de su calidad y eficiencia.
Para ello, se aplican una serie de procedimientos y acciones definidas en el Plan de
Gestión de Calidad para asegurar que el producto o resultado final –o parcial, si hay
hitos intermedios– se está realizando de tal manera que garantice que va a cumplir los
requisitos y expectativas especificadas.
La gestión de la calidad contribuye a la prevención de defectos auditando procesos
e inspeccionando resultados intermedios durante la fase de ejecución del producto. Asi-
mismo establece el marco para la mejora continua de procesos para, de forma iterativa,
mejorar la calidad de todos los procesos asociados a la gestión de proyectos. La mejora
continua de procesos pretende reducir pérdidas de tiempo y dinero y eliminar el trabajo
superfluo que no aporta valor al producto final para, de esta manera, operar de forma
cada vez más eficiente y eficaz.
En este esquema se ubica este proceso dentro de su área de conocimiento y del
grupo de procesos:
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Inspeccionar los entregables en el proceso de Control de Calidad es una actividad

muy relevante, necesaria, pero no la más importante. Es más importante ver si es la
propia forma de trabajar la que está causando los problemas para mejorar los procesos y
que no se produzcan elementos defectuosos.
Es por ello que el project manager necesita dedicar un tiempo en pensar sobre cómo
puede asegurarse de que:
• El trabajo se está haciendo correctamente según unos procedimientos que, en
principio, llevarán a un servicio o producto de calidad y que, además,
• el proceso es el más eficiente y que incluye las actividades y solo las actividades
que añaden valor al producto o servicio.
En esta fase se analiza la forma en que se está trabajando para detectar ineficien-
cias y mejorar los procesos. Trata de comprobar que se están utilizando los

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 490 Ejecución del proyecto

estándares establecidos y si se pueden mejorar conforme se va aprendiendo y

recogiendo nueva información en el proyecto.
El objetivo principal del aseguramiento de la calidad que, en este caso, sí lo
realizará un departamento o equipo externo al equipo de proyecto, es deter-
minar si el proyecto sigue las políticas y procesos –generales de la organización
y específicos del proyecto– y determinar si las políticas y procesos seguidos son
los adecuados.
Para ello, en este proceso se traslada el plan de gestión de la calidad en actividades
de calidad ejecutables, incorporando las políticas de calidad de la organización
en el proyecto
• Audita para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas,
normas, procesos y procedimientos de calidad definidos.
• Corrige las deficiencias identificadas.
• Identifica las mejoras de políticas, normas, procesos y procedimientos que nece-
sita aplicar la organización.
• Recomiendan cambios y acciones correctivas al proceso de control de cambios.
• Se aplican procesos y conceptos de mejora continua.
En el esquema siguiente se presenta de forma sencilla las entradas (inputs), técnicas
y herramientas (techniques and tools) y resultados o salidas (outputs) de este proceso
que se detallan en el punto siguiente:
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En ISO21500 existe un proceso con objetivos, contenido similares, pero deniominado

Realizar el aseguramiento de la calidad, que pretende que durante la ejecución de los procesos
de producto y de proyecto sigan los procedimientos, técnicas y herramientas, protocolos…, nece-
sarios para cumplir los requerimientos de calidad.
Este proceso incluye asegurar que se comunican, entienden, aceptan y cumplen los objetivos
y estándares de proyecto, ejecutar el Plan de Calidad conforme avanza el proyecto y asegurar
que las técnicas, herramientas y procedimientos definidos se están utilizando adecuadamente.
Para ello pueden llevarse a cabo auditorías de calidad, tanto internas como externas, que
evalúen y comprueben el grado de cumplimiento de los estándares y si éstos son efectivos y
eficientes.
En la tabla siguiente se indican las entradas y salidas que establece ISO21500 –no iden-
tifica técnicas y herramientas como PMBOK–:

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 Gestionar la calidad 491

Entradas Salidas

Plan de Calidad Solicitudes de cambio

GESTIONAR LA CALIDAD (MANAGE QUALITY)

Consiste en trasladar el plan de gestión de la calidad en actividades de calidad
ejecutables, incorporando las políticas de calidad de la organización en el proyecto.
Con las métricas definidas y los sistemas de control, se auditan el cumplimiento de
los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad. Para
ello se utilizarán los resultados de otros procesos de calidad e información sobre cómo
se está realizando el trabajo y así buscar formas de mejorar el método de trabajo.

ENTRADAS (INPUTS):

Para realizar la gestión y aseguramiento de la calidad del proyecto se necesita el Plan

de Dirección del Proyecto (especialmente el Plan de Gestión de Calidad –que descri-
birán las actividades de aseguramiento de la calidad y de mejora continua de procesos
para el proyecto concreto–), Documentos de proyecto como las métricas de calidad –
variables que deben medirse y las variaciones tolerables– y las medidas de control de
calidad –resultantes de los controles de calidad y que permitirán identificar problemas
en los estándares y procesos de trabajo– u otros como el registro de riesgos o el de
lecciones aprendidas y los activos de los procesos de la organización.

Plan de Dirección del Proyecto (Project Management Plan)

Este plan documenta cómo se asegurará la calidad dentro del proyecto y define las
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actividades que forman parte de la gestión, aseguramiento y control de la Calidad.

Análisis de datos (Data analysis)

Métricas de calidad (Quality metrics)
El project manager define indicadores, los mide periódicamente y esto le hace tener
un control del avance de la calidad del proyecto. Se suelen medir el número de cambios
que se producen, el número de recursos utilizados en el control de calidad, el número
de no conformidades, los tiempos de espera…

Mediciones del control de calidad (Quality control measurements)

Son el resultado de las medidas realizadas de acuerdo al Plan de Gestión de Calidad.
El equipo del proyecto y el de auditoría los utilizarán para analizar y evaluar el grado

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 492 Ejecución del proyecto

de cumplimiento y eficiencia de los procesos de calidad establecidos por el project

manager y su equipo.
Hay que tener en cuenta otros documentos de proyecto puesto que pueden recoger
información relevante para el proceso de aseguramiento de la calidad y mejora de los
procesos como el registro de riesgos, el de lecciones aprendidas u otros.

Activos de los procesos de la organización (Organizational process assets)

En estos activos encontraremos por ejemplo los sistemas de calidad de la organiza-
ción, las plantillas de gestión (para recoger métricas, medidas), los resultados de auditorías
previas o el repositorio de lecciones aprendidas de este proyecto o proyectos anteriores.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS (TECHNIQUES AND TOOLS):

Recogida de datos (Data gathering)

Las herramientas incluyen, aunque no se limitan a ellas, las listas de verificación
(Checklists) que son herramientas estructuradas para verificar una serie de pasos y evaluar
si se han llevado a cabo, se han hecho correctamente.

Documentos de proyecto (Project documents)

Entre otras herramientas podemos utilizar el análisis de alternativas para evaluar
diferentes opciones, el análisis de documentos producidos como resultado del proyecto
(informes de calidad, análisis de variaciones,…) para detectar posibles desviaciones, el
análisis de procesos para identificar mejoras en los procesos o el análisis Causa Raíz para
determinar la razón inicial de los problemas que surgen y evitar que vuelvan a ocurrir
(los cinco porqués, por ejemplo).

Toma de decisiones (Decision making)

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Una de las técnicas más habituales en el análisis multicriterio que permite considerar
diferentes criterios a la hora de evaluar alternativas. Como resultado tendremos deci-
siones de proyectos sobre cómo proceder para mejorar la calidad.

Representación de datos (Data representation)

Entre las múltiples opciones, la mayoría tratadas en el proceso anterior, tenemos
• Diagramas de afinidad (que organizan las causas y efectos potenciales por áreas).
El diagrama de afinidad es un método de categorización en el que los usuarios
clasifican varios conceptos en diversas categorías. Este método suele ser utilizado
por un equipo para organizar una gran cantidad de datos de acuerdo con las
relaciones naturales entre los mismos.
• Diagramas causa-efecto (diagramas de espina de pez o Ishikawa, para ir desglo-
sando posibles orígenes de problemas con nivel creciente de detalle)
• Los Diagramas de flujos, pasos a dar para lograr un resultado
• Los histogramas, gráficas en las que se ve la frecuencia de ocurrencia de casos

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 Gestionar la calidad 493

• Los diagramas matriciales (que permiten ver la relación entre factores). Diagra-
mas matriciales: son herramientas que se emplean para revelar las correlaciones
entre ideas, tareas y responsabilidad, y que aparecen en diversas formas matri-
ciales. Es posible emplear estas herramientas para organizar y comparar dos o
más conjuntos de artículos, para mostrar cuáles de ellos están relacionados, asi-
mismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección de influencia de
cada relación. Se emplean para mostrar la relación entre las tareas de un diagrama
de árbol y otras características o funciones. Son herramientas de extrema flexi-
bilidad, pueden manejar cualquier tipo de contenido de información y comparar
cualquier número de variables.
• Los diagramas de dispersión (que permiten ver la relación entre dos variables)

Auditorías (Audits)
Se realizan en primer lugar las auditorías de calidad. Son procesos estructurados e
independientes para determinar si las actividades de proyecto cumplen con las políticas,
procesos y procedimientos de gestión de proyectos de la organización.
Tienen varios objetivos: identificar buenas prácticas, identificar problemas y áreas
de mejora, compartir buenas prácticas implantadas en otros proyectos de la organización
o fuera de ella, ofrecer apoyo proactivo para la mejora de los procesos y el aumento del
rendimiento del equipo, e incorporar las lecciones aprendidas en la auditoría en el
repositorio de lecciones aprendidas y en las políticas, procedimientos y procedimientos
de gestión de proyectos.
Se pueden realizar también análisis de procesos que, siguiendo los pasos indicados
en el Plan de Mejora Continua de procesos, buscan identificar mejoras necesarias. Se
analizan los problemas experimentados, las restricciones experimentadas y las actividades
que no aportan valor, identificadas durante la ejecución del proceso, y se realiza un
análisis de causa-raíz para identificar el problema, descubrir las causas subyacentes que
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lo provocan y poder definir las mejores acciones preventivas.

Por último, y para abordar algunas de las actividades definidas en los dos puntos
anteriores, se pueden utilizar diferentes técnicas y herramientas de control y gestión de
la calidad como los diagramas de afinidad, de interrelaciones, de árbol, de red y de matriz
o matrices de priorización.

Diseño para X (Design for X)

Son una serie de guías que se pueden aplicar durante el proceso de diseño de un
producto para la optimización de un determinado aspecto del diseño. La X puede refe-
rirse a la fiabilidad, montaje, coste, fabricación,… u otros aspectos a optimizar.

Resolución de problemas (Problem solving)

La resolución de problemas es la fase que supone la conclusión de un proceso más
amplio que tiene como pasos previos la identificación del problema y su enfoque. Por
problema se entiende un asunto del que se espera una solución que dista de ser obvia a

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 494 Ejecución del proyecto

partir del planteamiento inicial. Es importante seguir una serie de pasos como son definir
el problema, identificar la causa raíz, recoger posibles soluciones, seleccionar la mejor
alternativa, implementar la solución y verificar su efectividad.

Métodos de mejora de la calidad (Quality improvement methods)

Las mejoras de calidad se pueden identificar como resultado del aseguramiento o
control de calidad. Plan-Do-Check-Act o 6Sigma son dos métodos habituales.
El Ciclo PDCA también es conocido como "Círculo de Deming», ya que fue el Dr.
Williams Edwards Deming uno de los primeros que utilizó este esquema lógico en la
mejora de la calidad y le dio un fuerte impulso. Cuando se busca obtener algo, lo primero
que hay que hacer es planificar cómo conseguirlo, después se procede a realizar las
acciones planificadas (hacer), a continuación se comprueba qué tal se ha hecho (verificar)
y finalmente se implementan los cambios pertinentes para no volver a incurrir en los
mismos errores (actuar). Nuevamente se empieza el ciclo planificando su ejecución pero
introduciendo las mejoras provenientes de la experiencia anterior.
6 Sigma es una metodología para la mejora de procesos, la cual se basa en realizar
análisis estadísticos con el fin de poder reducir o solucionar la causa raíz de un problema.
Es un método, basado en datos, para llevar la Calidad hasta niveles próximos a la per-
fección, diferente de otros enfoques ya que también corrige los problemas antes de que
se presenten. Se trata de un esfuerzo disciplinado para examinar los procesos repetitivos
de las empresas.

SALIDAS (OUTPUTS):

Como resultado de este proceso se obtendrán informes de calidad, documentos de

ensayos y evaluaciones o solicitudes de cambios –acciones correctivas, preventivas o de
mejora de procesos– que serán entradas del proceso de control integrado de cambios.
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Informes de Calidad (Quality reports)

Pueden ser gráficos, numéricos o cuantitativos. Se pueden utilizar para detectar la
necesidad de acciones correctivas, preventivas o de reparación de defectos.
Lo que conllevará, en mayor o medida, a realizar solicitudes de cambio que serán
registradas (como entrada) en la gestión integrada de cambios.

Documentos de evaluaciones y ensayos (Test and evaluation documents)

Se pueden crear como resultado de necesidades de la industria, los clientes. Son
entradas para los procesos de controlar la calidad y permiten evaluar el grado de cum-
plimiento de los objetivos de calidad.

Solicitudes de cambio (Change requests)

De las auditorías de calidad y del análisis de procesos se deducirán posibles actua-
ciones enfocadas a mejorar el resultado final y el del propio proceso mediante acciones

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