—

1 © SUMMA University
Índice

1 Controlando las Líneas Base de un Proyecto .............................................................. 3

2 Controlando el Alcance con Microsoft Project ............................................................ 5
3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project .................................................... 7
4 Controlando los Costes con Microsoft Project .......................................................... 10
5 Generando Informes con Microsoft Project ............................................................... 13
6 Conclusiones ....................................................................................................................... 15
7 Referencias Bibliográficas .............................................................................................. 15

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

La expresión cuantitativa de lo que
debería ocurrir se denomina línea
base.
Objetivos
• Dar seguimiento sobre la gestión del alcance utilizando Project.
• Dar seguimiento sobre la gestión del cronograma utilizando Project.
• Dar seguimiento sobre la gestión del coste utilizando Project.
• Sacar partido a la generación automática de informes con Project.
1 Controlando las Líneas Base de un Proyecto
Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -
Last Edition, Project Management Institute, Inc 1., una línea base es una versión
aprobada de un producto de trabajo que sólo puede cambiarse mediante
procedimientos formales de control de cambios y que se usa como base de
comparación. En otras palabras, podríamos decir que la expresión cuantitativa de
lo que debería ocurrir se denomina línea base.
En todo proyecto hay 3 líneas base:
• Línea base de alcance: ¿vamos haciendo lo que había que hacer?
• Línea base del cronograma: ¿vamos en fecha, atrasados, adelantados?
• Línea base de costes: ¿vamos en coste, con sobrecoste, por debajo de
coste?
Hay muchas formas correctas ya inventadas para medir cuantitativamente el
desempeño de un proyecto. Sin embargo, el análisis cuantitativo no se
improvisa bien.
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

Si Microsoft Project se alimenta con
regularidad, analizar desviaciones no
cuesta nada
Validar el Alcance es formalizar la
aceptación de los entregables del
proyecto completados.
Controlar el Alcance es monitorizar el
estado del proyecto y del alcance del
producto.
Ejemplo: Cuando nos piden una explicación puntual sobre los retrasos, siempre
podremos preparar una hoja de cálculo o una presentación con nuestro análisis. El
problema es que, si tenemos que hacer esto cada semana, no nos quedará tiempo
para hacer otra cosa y no gestionaremos el proyecto con eficacia.
En la actualidad, hay herramientas muy eficaces para planificar lo que debería
ocurrir y contrastarlo con lo que está ocurriendo realmente. Microsoft Project es
una de estas herramientas, la más extendida, sin lugar a dudas.
Si Microsoft Project se alimenta con regularidad, analizar desviaciones no
cuesta nada.
A continuación, se describen los procesos dedicados a controlar las líneas base
de alcance, cronograma y costes.
• Proceso 5.5 Validar el Alcance: Consiste en formalizar la aceptación de
los entregables del proyecto que se hayan completado.
El equipo ya ha verificado los entregables generados en ejecución. El
siguiente paso es hacerlo llegar con la configuración adecuada al cliente (o
a ciertos usuarios representativos del cliente o la organización solicitante)
con el fin de que estos entregables sean validados mediante su inspección
correspondiente.
Aunque la decisión está en el tejado del cliente, no por ello el equipo de
gestión tiene que desentenderse. Al contrario: es muy importante que si los
entregables son correctos, la validación se produzca, si es posible poco a
poco, a medida que se va entregando parcialmente, de tal modo que
cuando la lista completa de entregables está aceptada, el equipo de
dirección ya se puede plantear el cierre del proyecto. Como el cierre de un
proyecto es una de las actividades más importantes y distintivas en gestión
de proyectos, gestionar para que se den las condiciones de cierre no es
menos importante.
• El proceso 5.5 Validar el Alcance muchas veces se complica porque los
clientes son reacios a aceptar. Comunicar eficazmente con estos clientes,
resolver incidentes y conflictos, escalar los problemas a otros niveles de
autoridad, etc., suelen ser actividades que implican mucha carga de gestión.
• Proceso 5.6 Controlar el Alcance. Consiste en monitorizar el estado del
proyecto y del alcance del producto y gestionar los cambios a la línea base
del alcance. Para medir el alcance se indican los porcentajes completados
sobre cada cuenta de control.
SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 • Proceso 6.7 Controlar el Cronograma. Consiste en dar seguimiento del
Controlar el Cronograma es monitorizar
estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo
y gestionar los cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir el
el estado de las actividades del proyecto
plan. Para medir el cronograma se puede representar el porcentaje
para actualizar el avance.
completado de cada actividad y comparar las fechas de comienzo y fin
reales con las planificadas.
• Proceso 7.4 Controlar los Costes. Consiste en monitorizar el estado del
Controlar los Costes es monitorizar el proyecto para actualizar los costes del mismo y gestionar posibles cambios
estado del proyecto para actualizar los a la línea base de costes. Para medir el desempeño de costes, se puede
costes. comparar el presupuesto que realmente se ha ganado (conseguido,
completado, producido) con el presupuesto previsto a la fecha y con lo
incurrido a la fecha.

2 Controlando el Alcance con Microsoft Project

Como veremos, cuando se describa el método de gestión del valor ganado, la
forma más precisa de determinar el grado de avance de una tarea es a partir del
porcentaje completado (Percent Complete, PC).
Project utiliza la variable % Work Complete para medir el porcentaje completado
de cualquier tarea. Esta variable la calcula como Actual Work/ Work.
Por ejemplo: Si en una actividad se han consumido 24 horas (Actual Work = 24)
de las 32 horas planificadas (Work = 32) entonces % Work Complete = 75%, tal
y como muestra la figura.

Project calcula PC como % Work

Completed, no como % Complete.

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

Status Date es la fecha en que se da
seguimiento al proyecto.
Nótese que, en Microsoft Project, la variable % Complete mide el grado de
avance temporal, no de esfuerzo (se calcula como Actual Duration/Duration). Es
decir, las variables % Work Complete y % Complete se calculan de forma
distinta y no tienen por qué coincidir.
Para representar el grado de avance sobre cada cuenta de control y sobre el
proyecto completo, podemos utilizar este tipo de representación de la WBS
(indicando en cada nodo cuya medición tenga sentido informativo la variable %
Work Complete).
Es decir, en el momento en que se calcula la información de desempeño del
proyecto (variable Status Date en Microsoft Project) podríamos tener la siguiente
información sobre el Control del Alcance:
SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project
Antes de comenzar a controlar los tiempos, se recomienda que todas las tareas
Pre-requisito para controlar los estén programadas automáticamente, con el fin de que Project utilice el motor
tiempos: ninguna tarea manual. de planificación. Es decir, cuando el proyecto comienza a ejecutarse y hemos de
monitorizar el desempeño del cronograma, hemos de asegurarnos de que no hay
ninguna tarea que permanezca programada manualmente.
La forma más directa de controlar el cronograma con Project es a través de la
Controlar los tiempos a través de la vista Tracking Gantt. La vista Tracking Gantt es similar a la vista Gantt, con la
vista Tracking Gantt. diferencia principal de que se señalan en color rojo las actividades críticas y, por
otro lado, también aparece representada la línea base, pudiéndose comprobar
visualmente si hay atraso en cada tarea, en las tareas resumen y en la tarea
resumen del proyecto completo.
En la figura de abajo vemos representada en la vista Tracking Gatt una actividad
de 4 días de duración, planificada para comenzar el día 21/07 y finalizar el día
24/07. Esta información se recoge en las variables Duration, Start y Finish,

Controlar las variables Duration,

Start y Finish.

respectivamente.

El significado de estas tres variables es “la estimación más probable” para la

duración, la fecha de comienzo y la fecha de fin. Sus valores se pueden actualizar
en cualquier momento.
Cuando el Project Manager quiere cerrar la planificación del cronograma,
La línea base dura desde Baseline
entonces graba la línea base con el botón PROJECT > Set Baseline. El
significado de grabar una línea base es grabar una instantánea de la
Start hasta Baseline Finish.
planificación del proyecto en un momento dado contra la cual se podrá comparar
el desempeño.
El efecto es que se actualizan las variables Baseline Start y Baseline Finish. En
la vista Tracking Gantt aparecen las barras de las líneas bases de cada tarea
(Baseline Start- Baseline Finish) de color oscuro, debajo de las barras de
planificación (Start-Finish).

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Las variables Duration, Start y Finish deben reflejar siempre “la estimación más
Duration, Start, Finish pueden probable”, por lo que pueden actualizarse en cualquier momento. En la siguiente
actualizarse en cualquier momento. figura puede observarse el efecto de modificar la fecha de comienzo:

Aunque Project permite hacerlo, no se recomienda cambiar los valores de

No se debe cambiar directamente Baseline Start y Baseline Finish. Es más recomendable grabar una nueva línea
los valores de la línea base.
base para el proyecto completo (pueden mantenerse hasta 10 líneas base), de
esta manera Project podrá generar informes sobre una línea base determinada.
Cuando realmente comienza a ejecutarse una tarea, Project permite informar este
hecho en la variable Actual Start. Cuando se actualiza Actual Start,
Cuando una tarea comienza
automáticamente se actualiza Start (como es lógico, el comienzo planificado no
realmente: actualizar Actual Start.
puede ser distinto del comienzo real).

En la sección Schedule del panel TASK hay unos botones para actualizar
Actualizar el avance temporal con la rápidamente el grado de avance temporal de una tarea. Ejemplo: si pulsamos el
variable % Complete o con la botón del 50%, el efecto es el mismo que actualizar la variable % Complete (ya
variable Actual Duration.
vimos que, en Project, % Complete significa realmente el grado de avance
temporal, o Percent Spent).

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Ejemplo: si volvemos a actualizar la planificación de esta tarea, cambiando la
fecha de fin prevista (Finish) un día antes, observamos que ahora terminamos sin
desviación con respecto a la línea base.

Obsérvese que el grado de avance temporal ahora es de un 67% (Actual

Completar una tarea: actualizar Duration/Duration).
Actual Finish, o % Complete = Finalmente, cuando se actualiza Actual Finish o se pone % Compete al 100%...
100%.

… entonces se actualiza Finish = Actual Finish, la tarea se marca como

completada (véase indicador) y ya no es una tarea crítica pendiente (no se marca
de color rojo).

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 También se puede indicar que una tarea ha terminado actualizando el campo
Completar una tarea: actualizar
Actual Work para cada día de la tarea en la vista de uso de tareas o uso de
recursos. Esto igualará el campo Work = Actual Work, actualizará Actual Finish,
Actual Work de todos los días.
% Work Complete = 100% y % Complete = 100%:

4 Controlando los Costes con Microsoft Project

Como ya vimos en documentos anteriores, Project pueden gestionarse en Project
Project permite dos formas de de dos maneras:
gestionar costes: sin recursos y con 1) Sin asignar recursos, asignando costes a las tareas (entrando costes
recursos. planificados e incurridos por tarea) y
2) Asignando recursos a las tareas, recursos que tienen un coste cuya
estimación se puede determinar al principio y cuyos consumos se pueden ir
registrando a medida que se producen.
En el primer caso, cada tarea tendrá un Baseline Cost (desde el momento en que
se grabó la línea base del proyecto) y un Cost (la planificación del coste
permanentemente actualizada).

En el segundo caso, asignando recursos a las tareas, no se aconseja actualizar

En los dos casos: Controlar los directamente Actual Cost y Cost, sino dejar que lo calcule Project a partir de las
costes a través de Cost Variance. unidades de Work y Actual Work, que pueden entrarse en las hojas de usos, en

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

Si se asignan recursos: Controlar
los costes a través de Resource
Usage.
Si se asignan recursos: Controlar los
costes a través de EVM.
las que puede controlarse día a día las unidades trabajadas realmente (Actual
Work) y previstas (Work).
También se pueden comparar con las planificadas inicialmente en la línea base.
Véase este ejemplo de la vista Resource Usage. Ejemplo:
Ejemplo: obsérvese que, por ejemplo, el lunes 27 de enero, el recurso PM trabajó
4 horas en la tarea Gestión, mientras que estaba previsto en la línea base que
trabajase 2 horas. Cuando se actualiza Actual Work, Project copia este valor en la
variable Work (como es lógico, el trabajo planificado no puede ser distinto del
trabajo real). A pesar de que es posible, no se recomienda actualizar los valores
de Baseline Work.
Para realizar el seguimiento de costes en este segundo caso, utilizando recursos,
Project ofrece la posibilidad de controlar los costes usando el estándar EVM. A lo
largo de este curso, se explicará cómo Project permite obtener las gráficas del
valor ganado en REPORTS > Cost > Earned Value Report:
SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
En cualquier caso, el desempeño de costes también puede calcularse igual que en
el caso sin asignar recursos, a través de Cost Variance, donde Cost Variance =
Cost - Actual Cost. Véase la siguiente vista Task Sheet, tabla Cost:

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
5 Generando Informes con Microsoft Project
Project incluye una serie de informes preconfigurados en el panel REPORT.
Por ejemplo, aquí puede verse la pantalla correspondiente al informe Cost
Overview:

Cualquier informe puede exportarse a PDF a través del menú FILE > Export.

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Esta funcionalidad de generar informes es muy rica y altamente particularizable.
Los informes pueden reusarse,
La mayor parte de los elementos gráficos y de datos son configurables.
adaptarse y exportarse a otros

formatos como PDF.

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
6 Conclusiones
• Cuando mayor partido se le saca a Microsoft Project (cuando más tiempo
puede ahorrar al Project Manager) es cuando se utiliza no solo para
planificar, sino para dar seguimiento de tiempos, costes y alcance.
• Las capacidades de reporting de Project permiten dejar una impresión muy
profesional al realizar el seguimiento de los proyectos. Project es una
herramienta muy versátil para generar informes.
• Microsoft Project permite usar el estándar ANSI 748 para controlar
costes denominado Earned Value Management, de obligado cumplimiento
para indicar “material financial issues” sobre desviaciones y pronósticos de
costes en proyectos, según requiere la normativa SOX (Sarbanes Oxley Act).

7 Referencias Bibliográficas
• HOWARD, Ben. Microsoft Project 2013 Plain & Simple. Ed. Microsoft Press,
2013.
• BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed. O'Reilly
Media, 2013.
• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step.
Ed. Microsoft Press, 2013.
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—
Last Edition. PMI®.
• Videotutoriales destacados sobre informes en Microsoft Project 2013:
- O'Reilly Webcast: Exploring the New Reports on Project 2013:
http://goo.gl/8W83qX
- Microsoft Project 2013 Dashboards and Reports: http://goo.gl/YRZ71y
- Microsoft Office Project 2013 Tutorial: Creating a Custom Report | K
Alliance: http://goo.gl/dSWeWI

SUMMA University®
Nota Técnica preparada por SUMMA University. Su difusión, reproducción o uso total o
parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.