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Seguimiento de Tiempos y
Costes con MSP
© Instituto Europeo de Posgrado
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Seguimiento de Tiempos y Costes con MSP
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Índice
1 Controlando las Líneas Base de un Proyecto ..................................................................................... 3

2 Controlando el Alcance con Microsoft Project .................................................................................. 5
3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project ........................................................................ 7
4 Controlando los Costes con Microsoft Project................................................................................ 10
5 Generando Informes con Microsoft Project ....................................................................................... 13
6 Conclusiones ........................................................................................................................................................ 15
7 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 15
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO®

Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
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Objetivos
• Dar seguimiento sobre la gestión del alcance utilizando Project.
• Dar seguimiento sobre la gestión del cronograma utilizando Project.
• Dar seguimiento sobre la gestión del coste utilizando Project.
• Sacar partido a la generación automática de informes con Project.
1 Controlando las Líneas Base de un Proyecto
Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Last
La expresión cuantitativa de lo que debería
Edition, Project Management Institute, Inc. 1, una línea base es una versión aprobada de
ocurrir se denomina línea base.
un producto de trabajo que sólo puede cambiarse mediante procedimientos formales
de control de cambios y que se usa como base de comparación. En otras palabras,
podríamos decir que la expresión cuantitativa de lo que debería ocurrir se denomina
línea base.
En todo proyecto hay 3 líneas base:
• Línea base de alcance: ¿vamos haciendo lo que había que hacer?
• Línea base del cronograma: ¿vamos en fecha, atrasados, adelantados?
• Línea base de costes: ¿vamos en coste, con sobrecoste, por debajo de coste?
Hay muchas formas correctas ya inventadas para medir cuantitativamente el

desempeño de un proyecto. Sin embargo, el análisis cuantitativo no se improvisa bien.
1 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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Ejemplo: Cuando nos piden una explicación puntual sobre los retrasos, siempre
podremos preparar una hoja de cálculo o una presentación con nuestro análisis. El
problema es que, si tenemos que hacer esto cada semana, no nos quedará tiempo para
hacer otra cosa y no gestionaremos el proyecto con eficacia.
En la actualidad, hay herramientas muy eficaces para planificar lo que debería ocurrir y
contrastarlo con lo que está ocurriendo realmente. Microsoft Project es una de estas
herramientas, la más extendida, sin lugar a dudas.
Si Microsoft Project se alimenta con Si Microsoft Project se alimenta con regularidad, analizar desviaciones no cuesta nada.
regularidad, analizar desviaciones no
cuesta nada A continuación, se describen los procesos dedicados a controlar las líneas base de
alcance, cronograma y costes.
• Proceso 5.5 Validar el Alcance: Consiste en formalizar la aceptación de los

Validar el Alcance es formalizar la entregables del proyecto que se hayan completado.
aceptación de los entregables del proyecto
completados. El equipo ya ha verificado los entregables generados en ejecución. El siguiente paso
es hacerlo llegar con la configuración adecuada al cliente (o a ciertos usuarios
representativos del cliente o la organización solicitante) con el fin de que estos
entregables sean validados mediante su inspección correspondiente.
Aunque la decisión está en el tejado del cliente, no por ello el equipo de gestión
tiene que desentenderse. Al contrario: es muy importante que si los entregables
son correctos, la validación se produzca, si es posible poco a poco, a medida que
se va entregando parcialmente, de tal modo que cuando la lista completa de
entregables está aceptada, el equipo de dirección ya se puede plantear el cierre
del proyecto. Como el cierre de un proyecto es una de las actividades más
importantes y distintivas en gestión de proyectos, gestionar para que se den las
condiciones de cierre no es menos importante.
• El proceso 5.5 Validar el Alcance muchas veces se complica porque los clientes
son reacios a aceptar. Comunicar eficazmente con estos clientes, resolver
incidentes y conflictos, escalar los problemas a otros niveles de autoridad, etc.,
suelen ser actividades que implican mucha carga de gestión.
• Proceso 5.6 Controlar el Alcance. Consiste en monitorizar el estado del proyecto

Controlar el Alcance es monitorizar el estado
del proyecto y del alcance del producto.
y del alcance del producto y gestionar los cambios a la línea base del alcance.
Para medir el alcance se indican los porcentajes completados sobre cada cuenta
de control.
• Proceso 6.7 Controlar el Cronograma. Consiste en dar seguimiento del estado de

Controlar el Cronograma es monitorizar el
estado de las actividades del proyecto para
las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los
actualizar el avance. cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir el plan. Para medir el

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cronograma se puede representar el porcentaje completado de cada actividad y

comparar las fechas de comienzo y fin reales con las planificadas.
• Proceso 7.4 Controlar los Costes. Consiste en monitorizar el estado del proyecto
Controlar los Costes es monitorizar el estado
para actualizar los costes del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base
del proyecto para actualizar los costes.
de costes. Para medir el desempeño de costes, se puede comparar el
presupuesto que realmente se ha ganado (conseguido, completado, producido)
con el presupuesto previsto a la fecha y con lo incurrido a la fecha.
2 Controlando el Alcance con Microsoft Project
Como veremos, cuando se describa el método de gestión del valor ganado, la forma
más precisa de determinar el grado de avance de una tarea es a partir del porcentaje
completado (Percent Complete, PC).
Project utiliza la variable % Work Complete para medir el porcentaje completado de

cualquier tarea. Esta variable la calcula como Actual Work/ Work.
Por ejemplo: Si en una actividad se han consumido 24 horas (Actual Work = 24) de las 32
horas planificadas (Work = 32) entonces % Work Complete = 75%, tal y como muestra la
figura.
Nótese que, en Microsoft Project, la variable % Complete mide el grado de avance

Project calcula PC como % Work
temporal, no de esfuerzo (se calcula como Actual Duration/Duration). Es decir, las
Completed, no como % Complete.
variables % Work Complete y % Complete se calculan de forma distinta y no tienen por
qué coincidir.

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Para representar el grado de avance sobre cada cuenta de control y sobre el proyecto
completo, podemos utilizar este tipo de representación de la WBS (indicando en cada
nodo cuya medición tenga sentido informativo la variable % Work Complete).
Es decir, en el momento en que se calcula la información de desempeño del proyecto

Status Date es la fecha en que se da (variable Status Date en Microsoft Project) podríamos tener la siguiente información
seguimiento al proyecto.
sobre el Control del Alcance:

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3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project
Antes de comenzar a controlar los tiempos, se recomienda que todas las tareas estén
Pre-requisito para controlar los tiempos:
programadas automáticamente, con el fin de que Project utilice el motor de
ninguna tarea manual.
planificación. Es decir, cuando el proyecto comienza a ejecutarse y hemos de
monitorizar el desempeño del cronograma, hemos de asegurarnos de que no hay
ninguna tarea que permanezca programada manualmente.
La forma más directa de controlar el cronograma con Project es a través de la vista

Controlar los tiempos a través de la vista
Tracking Gantt. Tracking Gantt. La vista Tracking Gantt es similar a la vista Gantt, con la diferencia
principal de que se señalan en color rojo las actividades críticas y, por otro lado,
también aparece representada la línea base, pudiéndose comprobar visualmente si hay
atraso en cada tarea, en las tareas resumen y en la tarea resumen del proyecto
completo.
En la figura de abajo vemos representada en la vista Tracking Gatt una actividad de 4

días de duración, planificada para comenzar el día 21/07 y finalizar el día 24/07. Esta
información se recoge en las variables Duration, Start y Finish, respectivamente.
Controlar las variables Duration, Start y

Finish.
El significado de estas tres variables es “la estimación más probable” para la duración, la
fecha de comienzo y la fecha de fin. Sus valores se pueden actualizar en cualquier
momento.
Cuando el Project Manager quiere cerrar la planificación del cronograma, entonces

La línea base dura desde Baseline Start
graba la línea base con el botón PROJECT > Set Baseline. El significado de grabar una
hasta Baseline Finish.
línea base es grabar una instantánea de la planificación del proyecto en un momento
dado contra la cual se podrá comparar el desempeño.
El efecto es que se actualizan las variables Baseline Start y Baseline Finish. En la vista
Tracking Gantt aparecen las barras de las líneas bases de cada tarea (Baseline Start-
Baseline Finish) de color oscuro, debajo de las barras de planificación (Start-Finish).

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Las variables Duration, Start y Finish deben reflejar siempre “la estimación más
Duration, Start, Finish pueden actualizarse
en cualquier momento.
probable”, por lo que pueden actualizarse en cualquier momento. En la siguiente figura
puede observarse el efecto de modificar la fecha de comienzo:
Aunque Project permite hacerlo, no se recomienda cambiar los valores de Baseline

No se debe cambiar directamente los Start y Baseline Finish. Es más recomendable grabar una nueva línea base para el
valores de la línea base.
proyecto completo (pueden mantenerse hasta 10 líneas base), de esta manera Project
podrá generar informes sobre una línea base determinada.
Cuando realmente comienza a ejecutarse una tarea, Project permite informar este
Cuando una tarea comienza realmente:
actualizar Actual Start.
hecho en la variable Actual Start. Cuando se actualiza Actual Start, automáticamente se
actualiza Start (como es lógico, el comienzo planificado no puede ser distinto del
comienzo real).
En la sección Schedule del panel TASK hay unos botones para actualizar rápidamente
Actualizar el avance temporal con la
variable % Complete o con la variable el grado de avance temporal de una tarea. Ejemplo: si pulsamos el botón del 50%, el
Actual Duration. efecto es el mismo que actualizar la variable % Complete (ya vimos que, en Project, %
Complete significa realmente el grado de avance temporal, o Percent Spent).

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Ejemplo: si volvemos a actualizar la planificación de esta tarea, cambiando la fecha de

fin prevista (Finish) un día antes, observamos que ahora terminamos sin desviación con
respecto a la línea base.
Obsérvese que el grado de avance temporal ahora es de un 67% (Actual

Completar una tarea: actualizar Actual Duration/Duration).
Finish, o % Complete = 100%.
Finalmente, cuando se actualiza Actual Finish o se pone % Compete al 100%...
… entonces se actualiza Finish = Actual Finish, la tarea se marca como completada

(véase indicador) y ya no es una tarea crítica pendiente (no se marca de color rojo).

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También se puede indicar que una tarea ha terminado actualizando el campo Actual
Completar una tarea: actualizar Actual
Work para cada día de la tarea en la vista de uso de tareas o uso de recursos. Esto
Work de todos los días.
igualará el campo Work = Actual Work, actualizará Actual Finish, % Work Complete =
100% y % Complete = 100%:
4 Controlando los Costes con Microsoft Project
Como ya vimos en documentos anteriores, Project pueden gestionarse en Project de

Project permite dos formas de gestionar
dos maneras:
costes: sin recursos y con recursos.
1) Sin asignar recursos, asignando costes a las tareas (entrando costes

planificados e incurridos por tarea) y
2) Asignando recursos a las tareas, recursos que tienen un coste cuya estimación
se puede determinar al principio y cuyos consumos se pueden ir registrando a
medida que se producen.
En el primer caso, cada tarea tendrá un Baseline Cost (desde el momento en que se
grabó la línea base del proyecto) y un Cost (la planificación del coste permanentemente
actualizada).

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En el segundo caso, asignando recursos a las tareas, no se aconseja actualizar

directamente Actual Cost y Cost, sino dejar que lo calcule Project a partir de las
En los dos casos: Controlar los costes
a través de Cost Variance.
unidades de Work y Actual Work, que pueden entrarse en las hojas de usos, en las que
puede controlarse día a día las unidades trabajadas realmente (Actual Work) y previstas
(Work).
También se pueden comparar con las planificadas inicialmente en la línea base. Véase
este ejemplo de la vista Resource Usage. Ejemplo:
Si se asignan recursos: Controlar los
costes a través de Resource Usage.
Ejemplo: obsérvese que, por ejemplo, el lunes 27 de enero, el recurso PM trabajó 4

Si se asignan recursos: Controlar los
horas en la tarea Gestión, mientras que estaba previsto en la línea base que trabajase 2
costes a través de EVM.
horas. Cuando se actualiza Actual Work, Project copia este valor en la variable Work
(como es lógico, el trabajo planificado no puede ser distinto del trabajo real). A pesar de
que es posible, no se recomienda actualizar los valores de Baseline Work.
Para realizar el seguimiento de costes en este segundo caso, utilizando recursos,

Project ofrece la posibilidad de controlar los costes usando el estándar EVM. A lo largo
de este curso, se explicará cómo Project permite obtener las gráficas del valor ganado
en REPORTS > Cost > Earned Value Report:

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En cualquier caso, el desempeño de costes también puede calcularse igual que en el

caso sin asignar recursos, a través de Cost Variance, donde Cost Variance = Cost -
Actual Cost. Véase la siguiente vista Task Sheet, tabla Cost:

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5 Generando Informes con Microsoft Project
Project incluye una serie de informes preconfigurados en el panel REPORT.
Por ejemplo, aquí puede verse la pantalla correspondiente al informe Cost Overview:

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Cualquier informe puede exportarse a PDF a través del menú FILE > Export.
Esta funcionalidad de generar informes es muy rica y altamente particularizable. La

Los informes pueden reusarse, adaptarse y
mayor parte de los elementos gráficos y de datos son configurables.
exportarse a otros formatos como PDF.

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6 Conclusiones
• Cuando mayor partido se le saca a Microsoft Project (cuando más tiempo puede
ahorrar al Project Manager) es cuando se utiliza no solo para planificar, sino para
dar seguimiento de tiempos, costes y alcance.
• Las capacidades de reporting de Project permiten dejar una impresión muy

profesional al realizar el seguimiento de los proyectos. Project es una
herramienta muy versátil para generar informes.
• Microsoft Project permite usar el estándar ANSI 748 para controlar costes
denominado Earned Value Management, de obligado cumplimiento para indicar
“material financial issues” sobre desviaciones y pronósticos de costes en
proyectos, según requiere la normativa SOX (Sarbanes Oxley Act).
7 Referencias Bibliográficas
• HOWARD, Ben. Microsoft Project 2013 Plain & Simple. Ed. Microsoft Press, 2013.
• BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed. O'Reilly Media,
2013.
• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.

16
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide)—Last

Edition. PMI® .
• Videotutoriales destacados sobre informes en Microsoft Project 2013:
- O'Reilly Webcast: Exploring the New Reports on Project 2013:
http://goo.gl/8W83qX
- Microsoft Project 2013 Dashboards and Reports: http://goo.gl/YRZ71y

- Microsoft Office Project 2013 Tutorial: Creating a Custom Report | K
Alliance: http://goo.gl/dSWeWI


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• Dar seguimiento sobre la gestión del coste utilizando Project.

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En todo proyecto hay 3 líneas base:

• Línea base de alcance: ¿vamos haciendo lo que había que hacer?

• Línea base del cronograma: ¿vamos en fecha, atrasados, adelantados?

Hay muchas formas correctas ya inventadas para medir cuantitativamente el

1 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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• Proceso 5.5 Validar el Alcance: Consiste en formalizar la aceptación de los

• Proceso 5.6 Controlar el Alcance. Consiste en monitorizar el estado del proyecto

• Proceso 6.7 Controlar el Cronograma. Consiste en dar seguimiento del estado de

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cronograma se puede representar el porcentaje completado de cada actividad y

2 Controlando el Alcance con Microsoft Project

Project utiliza la variable % Work Complete para medir el porcentaje completado de

Nótese que, en Microsoft Project, la variable % Complete mide el grado de avance

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Es decir, en el momento en que se calcula la información de desempeño del proyecto

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3 Controlando el Cronograma con Microsoft Project

La forma más directa de controlar el cronograma con Project es a través de la vista

En la figura de abajo vemos representada en la vista Tracking Gatt una actividad de 4

Controlar las variables Duration, Start y

Cuando el Project Manager quiere cerrar la planificación del cronograma, entonces

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Aunque Project permite hacerlo, no se recomienda cambiar los valores de Baseline

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Ejemplo: si volvemos a actualizar la planificación de esta tarea, cambiando la fecha de

Obsérvese que el grado de avance temporal ahora es de un 67% (Actual

… entonces se actualiza Finish = Actual Finish, la tarea se marca como completada

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4 Controlando los Costes con Microsoft Project

Como ya vimos en documentos anteriores, Project pueden gestionarse en Project de

1) Sin asignar recursos, asignando costes a las tareas (entrando costes

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En el segundo caso, asignando recursos a las tareas, no se aconseja actualizar

Ejemplo: obsérvese que, por ejemplo, el lunes 27 de enero, el recurso PM trabajó 4

Para realizar el seguimiento de costes en este segundo caso, utilizando recursos,

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En cualquier caso, el desempeño de costes también puede calcularse igual que en el

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5 Generando Informes con Microsoft Project

Project incluye una serie de informes preconfigurados en el panel REPORT.

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Esta funcionalidad de generar informes es muy rica y altamente particularizable. La

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• Las capacidades de reporting de Project permiten dejar una impresión muy

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• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide)—Last

- O'Reilly Webcast: Exploring the New Reports on Project 2013:

- Microsoft Project 2013 Dashboards and Reports: http://goo.gl/YRZ71y

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