Gerencia de Proyectos SI/TI

Monitoreo, Control y Cierre de Proyectos

UNIDAD 04
Objetivo
➽ Comprender las actividades necesarias para
realizar el monitoreo y control del proyecto.
➽ Comprender las actividades necesarias para
realizar el cierre del proyecto.
MONITOREO Y CONTROL DEL
PROYECTO
La Causa más importante de
Otra causa son las malas
retrasos son las actividades estimaciones
olvidadas
Porque fallan los proyectos?

Y la falta de Previsión
Como evitamos que suceda?

Más Dinero Cancelamos

LOS
para el el proyecto?
CAMBIOS
proyecto?

Cambiamos al Project Manager?

El PM & la Gestión de la Integración del
Proyecto
➽ Asegurar que las fechas límite de los entregables del
producto, servicio o resultado, el ciclo de vida del proyecto y
el plan de gestión de beneficios estén alineadas.
➽ Proporcionar un plan para la dirección del proyecto a fin de
alcanzar los objetivos del proyecto.
➽ Gestionar el desempeño y los cambios de las actividades en
el plan para la dirección del proyecto.
➽ Tomar decisiones integradas relativas a los cambios clave
que impactan al proyecto.
➽ Completar todo el trabajo del proyecto y cerrar formalmente
cada fase, contrato y el proyecto en su conjunto; y Gestionar
las transiciones de fases, cuando sea necesario.
➽ Medir y monitorear el avance del proyecto y realizar las
acciones adecuadas para cumplir con los objetivos del
G. Integración: Monitorear & Controlar El
Trabajo Del Proyecto
Procesos requeridos para
hacer seguimiento, analizar
y regular el progreso y el
desempeño del proyecto,
para identificar áreas en las
que el plan requiera cambios
y para iniciar los cambios
correspondientes.
Validar, Controlar & Monitorear
Proceso Descripción
VALIDAR EL ALCANCE Proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.

CONTROLAR EL Proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan
ALCANCE cambios a la línea base del alcance.
CONTROLAR EL Proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar el cronograma del proyecto y gestionar
CRONOGRAMA cambios a la línea base del cronograma.
CONTROLAR LOS Proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y gestionar
COSTOS cambios a la línea base de costos.
CONTROLAR LA Proceso de monitorear y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de gestión de
CALIDAD calidad, para evaluar el desempeño y asegurar que las salidas del proyecto sean completas,
correctas y satisfagan las expectativas del cliente
CONTROLAR LOS Proceso de asegurar que los recursos asignados y adjudicados al proyecto están disponibles tal
RECURSOS como se planificó, así como de monitorear la utilización de recursos planificada frente a la real y
tomar acciones correctivas según sea necesario.
MONITOREAR LAS Proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del
COMUNICACIONES proyecto y de sus interesados

MONITOREAR LOS Proceso de monitorear la implementación de los planes acordados de respuesta a los riesgos, hacer
RIESGOS seguimiento a los riesgos identificados, identificar y analizar nuevos riesgos y evaluar la efectividad
del proceso de gestión de los riesgos a lo largo del proyecto
CONTROLAR LAS Proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y
ADQUISICIONES efectuar cambios y correcciones, según corresponda, y cerrar los contratos
MONITOREAR EL Proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto y adaptar las estrategias para
INVOLUCRAMIENTO DE involucrar a los interesados, a través de la modificación de las estrategias y los planes de
LOS INTERESADOS involucramiento
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS
➽ Proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar y
gestionar los cambios a entregables, activos de los procesos
de la organización, documentos del proyecto y al plan para la
dirección del proyecto, y comunicar las decisiones.
➽ El beneficio clave de este proceso es que permite que los
cambios documentados dentro del proyecto sean
considerados de una manera integrada y simultáneamente
aborda el riesgo general del proyecto.
Como? – Control del Proyecto

• Seguimiento continúo del proyecto.

Proactiv • Comunicación constante con los usuarios
y la dirección.
o • Control del Equipo del Proyecto.
• Anticipación.

• Reducción del impacto en la

Reactivo organización.
• Negociación de los sobrecostos.
• Incremento de la dedicación del equipo.
• Negociación de nuevos requeriemitos
Como? – Control del Proyecto
El trabajo realizado y
Cuál es la variación prevista vs la real?
esfuerzo invertido ya no se
puede cambiar, es
información histórica. Qué provoca la variación?

El Project Manager se debe Si seguimos así, que pasará?

enfocar:
➽ Entregables pendientes.
Existen nuevos riesgos?
➽ Esfuerzo (recursos)
pendientes.
Que podemos hacer para prevenir
➽ Costos Pendientes. futuras desviaciones?
➽ Plazos e Hitos futuros.
Donde realizar el Control del Proyecto
• No requiere de grandes habilidades.
• Son más fáciles de reasignar.
• No se logra compromiso sobre el resultado u
Actividad objetivos del proyecto.
• Es más fácil que el PM diga que no se equivoca,
y que el recurso humano siempre sea quien se
equivoca.

• La actividad es un medio, la finalidad es el

Entregabl resultado.
• La persona que lo realiza tiene una visión más

e clara de lo que tiene que conseguir y el nivel de

exigencia.
• Permite una mayor visibilidad de avance al PM.
Cuando aceptar un entregable?

Controlar la
• Tiene la calidad requerida
Calidad

• Se realizó todo el alcance

Controlar el
Alcance establecido.

• Aprobado por el
Verificar el
Alcance usuario/stakeholder
Informe de Seguimiento de
Actividades
Proyecto Fecha de Informe Mes
PM Fase % de Avance
Actividades % Avance Actividades % Avance Entregables Incidentes y
Semana Hitos Ocurridos
Planificadas Planificado Terminadas Real Relacionado Comentarios

• Cambios de Fechas & Recursos

• Próximos Hitos
• Próximas Actividades relevantes
Puntos • Asignación de Recursos futuros
•
Adicionale •
Asignación de Costos Futuros
Posibles Riesgos
s • Logros del Equipo
• Pendientes de Solución
• Requerimientos Adicionales
Reuniones mínimas para el proyecto
➽ Reunión Inicial de Aceptación.
➽ Reunión de constitución de los grupos y comité de
seguimiento.
➽ Reuniones de seguimiento (técnicas y económicas) del
proyecto.
➽ Reuniones de grupo de trabajo.
➽ Reuniones de calidad y coordinación.
➽ Reunión de cierre del proyecto.
CIERRE DEL PROYECTO
Proceso de Cierre
➽ El Grupo de Procesos de Cierre
está compuesto por el(los)
proceso(s) llevado(s) a cabo para
completar o cerrar formalmente
un proyecto, fase o contrato. Este
Grupo de Procesos verifica que los
procesos definidos se han
completado dentro de todos los
Grupos de Procesos a fin de cerrar
el proyecto o fase, según
corresponda, y establece
formalmente que el proyecto o
fase del mismo ha finalizado.
Proceso de Cierre
Suele ser el proceso más olvidado.
La producción en esta fase es mínima.
No se considera, equivocadamente, como una
actividad de valor añadido.
Se olvidan las lecciones aprendidas.
Se olvida el conocimiento generado por el proyecto.
Que empiece el siguiente proyecto es más
importante.
Qué hacer durante el cierre del
proyecto?
Qué Hacer: Liberación de Recursos
Qué Hacer: Transferencia
Te fue bien?
Entregables - Trabajo Final
Recursos Costos Riesgos Otras Áreas
• M. RACI • Asignación de • Identificación de • Selección de
• Descripción de Costos a los Riesgos Contratos para
Roles y Recursos Recursos según • Calificación del las compra del
Materiales Project Riesgos proyecto
• OBS/RBS • Calculo de R. • Selección de • Identificación del
• Asignación de Contingencia Estrategias contrato
Recursos en • Calculo de R. de • Plan de asignado.
Project Gestión. Contingencia para
• Flujo de Caja del Riesgos
• Matriz de
Proyecto. Comunicaciones.
• Distribución de • Estándares de
costos del Calidad
proyecto. seleccionados.
• Hitos de la
Calidad
• Informe de
Seguimiento a la
mitad del
Proyecto

CORRECCIONES!
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