5.

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

5. Ejecución de actividades

a. Tiempos límite y revisión de etapas

b. Monitorear resultados
c. Implementación
d. Entrega de suministros y recursos
e. Documentación del proyecto
f. Estandarizar resultados
g. Capacitación y entendimiento proceso nuevo
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Tiempos límite y revisión de etapas

Una de las tres dimensiones de un proyecto

es el tiempo, la velocidad con la que se
entregan los resultados, parte fundamental
para mantener los costos dentro del
presupuesto es la de mantener los tiempos
del proyecto controlados, si nos excedemos
en el tiempo muy probablemente nos
excederemos en el costo.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Tiempos límite y revisión de etapas

El seguimiento a las fechas en cada etapa

debe llevarse desde el inicio del proyecto se
recomienda realizar una revisión de avances
por lo menos al terminar cada una de las
fases como:

• Definición del proyecto y caso de negocio

• Plan de Medición e Indicadores principales
• Análisis de las soluciones y actividades
propuestas
• Implementación de mejoras en el proceso
• Fase de entrega y Control del proyecto.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Monitorear resultados

Durante la etapa de planeación

establecimos los indicadores o KPIs que
nos estarían demostrando como va el
avance en el proyecto para alcanzar sus
objetvios.

En la etapa de control, una vez que

fue ejecutado el proyecto se debe
realizar el monitoreo de resultados y la
calidad de las actividades realizadas, esto
es el desempeño del proyecto.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Monitorear resultados

El monitoreo permite al lider del proyecto

identificar y valorar los posibles problemas y
logros de los mismos.

Constituye la base para la adopción de

acciones correctivas, tanto conceptuales
como operacionales, con el fin de mejorar el
diseño, forma de aplicación y calidad de los
resultados obtenidos por el proyecto.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Monitorear resultados

Además, hace posible el fortalecimiento de

los resultados positivos iniciales.

Gracias al control o monitoreo, el personal directivo puede determinar también si un proyecto

continúa siendo o no pertinente.

En este contexto, se entiende que proyecto es pertinente cuando se dan las siguientes
circunstancias: datos de referencia, indicadores de rendimiento y resultados, y mecanismos
o procedimientos cómo las visitas sobre el terreno, las reuniones de las partes interesadas y
la presentación sistemática de informes.

Para destacar la importancia del control y monitoreo como función esencial de un proyecto,
las medidas, indicadores y KPIs de control y monitoreo deben estar debidamente
planificadas desde el inicio del proyecto.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Nivel de actividad en la implementación

 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Implementación

En base a la planeación, habrá que completar

las actividades programadas.

Es importante velar por una buena

comunicación en esta fase para garantizar un
mayor control sobre el progreso y los plazos, se
recomienda llevar las reuniones de seguimiento
en donde toma lugar físico el proyecto.

Asimismo, es indispensable monitorear la

evolución del consumo de recursos,
presupuesto y tiempo.
En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el
cambio, los costos, los recursos, el tiempo y las
actualizaciones y modificaciones.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Implementación

Las actividades principales de esta etapa son:

• Asignación de las actividades planeadas a los recursos disponibles.

• Ejecución de las actividades planificadas.
• Gestión de las peticiones de cambio (Ajustes a las desviaciones).

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que
velará por el cumplimiento de la planeación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se
detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Entrega de suministros y recursos

Para poder entregar en tiempo y forma

los suministros y recursos necesarios
para la ejecución de un proyecto se debe
considerar los procedimientos de
asignación de capital de la empresa, así
como los procesos internos de
generación y validación de requisiciones
de compra.

Tiempos de entrega de proveedores y

revisión de materiales entregados para
su aceptación y puesta en marcha para
que cumplan con el proyecto para el que
fueron adquiridos.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Proceso clave para la adquisición

de suministros y recursos

Depende del proceso interno de cada organización, sin

embargo en general un proceso de compras contiene al
menos:

1. Asignación de Capital ¨(Capex, CAR)

2. Definición del producto a solicitar
3. Proceso para crear requisiciones y aprobaciones
4. Ordenes de Compra
5. Recepción de materiales
6. Entrega de materiales o productos a áreas indicadas
7. Verificación de funcionalidad
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Documentación del proyecto

Una vez implementado el proyecto

se comienza con la actualización y/o
elaboración de la documentación en cuanto a
formatos de trabajo estandarizado, procesos
modificados, ayudas visuales, altas de
refacciones, alta en sistema SAP o ERP,
mantenimientos autónomos, preventivos, TPM,
check list de LPAs, proceso, producto, parámetros
de operación de maquinaria y equipo y los
manuales e instructivos necesarios para la
operación, ajuste y mantenimiento de los nuevos
procesos, productos o servicios afectados por el
proyecto.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Documentación del proyecto

Entre los principales documentos están, sin limitarse a estos:

• Manual de Instalación
Este documento incluye las instrucciones para realizar la
instalación del proceso, producto o tecnología.

• Material de apoyo al usuario final:

Corresponde a documentos y facilidades de uso del
sistema, incluyendo: guías del usuario, guías de operación,
guías de mantenimiento y sistema de ayuda en línea.

• Producto
Los archivos del producto empaquetados y almacenadas en
electrónico con los mecanismos apropiados para facilitar su
instalación como PLCs, USB, Links, Permisos, Licencias, etc.
 5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Capacitación y entendimiento proceso nuevo

Todo proyecto tiende a realizar un cambio

en la forma de operar de manera normal,
por lo que se debe asignar capacitación y
entrenamiento a todos los afectados por el cambio
en el proyecto, así como asegurar incluir en dicha
capacitación y entrenamiento todos los documentos
de procedimientos estándar ISO o documentos
internos de procesos o productos involucrados en
el cambio:
• Layouts
• Ayudas visuales, documentos de proceso,
• Planes de mantenimiento preventivo
• Entrenamiento de operación
• Entrenamiento en tareas adicionales o nuevas
• Etc
 6. EQUIPO PREPARADO PARA FASE DE CONTROL

6. Equipo preparado para fase de control

a. Revisar Objetivos iniciales

b. Alternativas de proyectos similares
c. Confirmación de resultados finales
d. Mapa estado ideal
e. Objetivos de rendimiento
f. Pruebas finales
g. Retroalimentación del cliente final
 6. EQUIPO PREPARADO PARA FASE DE CONTROL

Revisar objetivos iniciales

Para que podamos establecer que el

proyecto ya se encuentra en una fase
de control debemos establecer cual
son los entregables que se debían
alcanzar para el rendimiento del
proyecto, es decir revisar que se han
alcanzado los objetivos iniciales del
proyecto.

Dentro de las herramientas mas

usadas estan:
• Gráficos de control
• Diagramas de rendimiento
• Reportes de producción,
desempeño, parámetros, etc.
 6. EQUIPO PREPARADO PARA FASE DE CONTROL

Alternativas de proyectos similares

Esta fase comprende los procesos

necesarios para realizar el
seguimiento, revisión y monitoreo del
progreso de proyecto. Se concibe
como el medio de detectar
desviaciones con la máxima premura
posible, para poder identificar las áreas
en las que puede ser requerido un
cambio basado en proyectos similares.
La etapa de seguimiento y control se
encuentra naturalmente asociada a la
de ejecución, de la que no puede
concebirse de forma separada por su
importancia y valor crítico.
 6. EQUIPO PREPARADO PARA FASE DE CONTROL

Confirmación de resultados finales

Una vez revisados y validados que los

entregables y objetivos del proyecto se
han alcanzado, se confirman con una
auditoria, revisión o prueba final de cada
uno de los KPIs que se plasmaron en el
Project Charter, es importante mencionar
que se deben de cumplir todos los KPIs
prometidos al inicio del proyecto, también
cuidar no incluir otros entregables u
objetivos que no estén dentro del alcance
del proyecto.
Se recomienda el uso del Project
Completion para dejar evidencia y
aprobación del resultado de las pruebas
finales de los KPIs del proyecto.
 6. EQUIPO PREPARADO PARA FASE DE CONTROL

Retroalimentación del cliente final

Es de vital importancia que el cliente final

del proyecto, es decir el Dueño del
proyecto (Owner) este satisfecho con los
entregables del proyecto, por ello es
importante presentar y demostrar al
Owner que se han cubierto cada uno de
los entregables.

Lo anterior para establece el compromiso

de mantener y sostener a través del
tiempo el nuevo estatus del proyecto por
parte del Dueño del proyecto, con esto se
garantiza la continuidad y sobre todo la
consolidación de los entregables y KPIs
del proyecto.
 7. ENTREGA DE PROYECTO

7. Entrega de proyecto

a. Aceptación etapas finales

b. Documentación final del proyecto
c. Formato de entrega
d. Ciclo de mejora continua
e. Documentación de lecciones aprendidas
f. Historias de éxito
g. Aprobación de término de proyecto
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Aceptación etapas finales

Esta etapa comprende

que todos los procesos
orientados a completar
formalmente el proyecto y
las obligaciones se han
finalizado. Una vez
terminado este estadio, se
establece formalmente
que el proyecto ha
concluido.
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Documentación final del proyecto

Dentro de la documentación final se debe

establecer los beneficios obtenidos por el
proyecto, así como las responsabilidades
adquiridas para los integrantes del nuevo proceso
mejorado o adquirido.

La firma del equipo de trabajo es una buena

opción para asegurar la aceptación de la
documentación generada para el proyecto, así
como para obtener la aprobación y asignar la
entrega de la responsabilidad de seguimiento del
dueño del proyecto.
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Formato de entrega

Para la entrega oficial del proyecto es

altamente recomendable generar un formato
de aceptación de proyecto en donde se
establecerán los acuerdos generales del
proyecto, así como los términos de entrega.

Recomendaciones de seguimiento y entrega

de lecciones aprendidas al dueño del proceso,
será fundamental confirmar que el dueño del
proceso comprende y acepta de manera oficial
con documento firmado su responsabilidad con
el seguimiento del proyecto o proceso
implementado.
Entrega de
proyecto
 DINÁMICA
Elabora el Project Completion de tu proyecto
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Ciclo de mejora continua

• Informe a participantes de procesos

funcionales y operacionales.
• Comunique apropiadamente a
departamentos involucrados las
propiedades del nuevo servicio o
proceso.
• Comparta con coordinadores sus
experiencias y logros obtenidos.
• Agradezca oportunamente a
miembros participantes y de soporte.
• Siempre deje abierta la posibilidad de
realizar mejoras al proyecto.
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Documentación de
lecciones aprendidas
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Documentación de
lecciones aprendidas
 DINÁMICA
Documenta las lecciones aprendidas de tu proyecto
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Historias de éxito
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Historias de éxito
 7. ENTREGA DE PROYECTO

Historias de éxito
 DINÁMICA
Documenta las Historias de éxito de tu proyecto
 RESUMEN GENERAL

En administración de proyectos aplica las 5 Claves de éxito…

…Armar un caso de negocio

…Excelencia en la planeación

…Implementación y control efectivos

…Solución sistemática de problemas

…Documentación, entrega y cierre