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Unidad Experimental De Guayana

Vicerrectorado Académico
Carrera: Contaduría Pública
Asignatura: Organización y Métodos
Sección “3”

El departamento de
organización y
métodos
Profesor Alumna:
Donny Cordero Karliannys Leo C.I: 28.678.542

Ciudad Bolívar, enero 2021

El Departamento de Organización y Métodos


En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o
hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su
ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y
complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la
efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de
ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas


estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura
administrativa para el logro de los objetivos preestablecidos.

Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas
disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico
e informativo de la empresa, entendiendo como:

 Eficacia: el grado de alcance de los objetivos


 Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con estos.

Funciones básicas:

 Dirigir, coordinar y ejecutar los procesos de racionalización administrativa, así como


proponer los métodos y procedimientos para optimizar en forma continua la gestión
operativa y administrativa del alcance institucional.

Funciones específicas:

 Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la


dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la
realización de un diagnostico general de la estructura y procedimientos de la organización,
la proposición de modificación para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño
y la fórmula de manuales administrativos.
 Adecuar la organización y los funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto,
deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases
jurídicas que le otorgan legítimamente a la administración de la dependencia.
 Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretación y aplicación de las técnicas administrativas; coordinándose con cada una de
ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
 Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se
puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean
aplicadas.
 Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen
todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización,
sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
 Dictar asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización de
cada una de sus organizaciones.
 Conocimiento de las técnicas convenientes al mejoramiento de métodos y a los principios
generales para resolución de problemas que se plantean en la organización la cual
dependen.

Ubicación dentro de la organización

En organizaciones pequeñas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes


(Dueños), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo. Lo más
común es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura,
formularios, procedimientos, manuales (si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual,
anárquica y con pérdidas de beneficios para la organización. A medida que las organizaciones
crecen, se complican, y de pronto un jefe de nivel medio, y en algunos casos un gerente al nivel
máximo comience a preocuparse por el desorden, las tensiones y contraten o designen a alguien
para que se ocupe d los manuales “de procedimientos” o de los formularios, o de diseñar sistemas
parciales.

En las grandes organizaciones debe existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual
tiene características de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o división de
servicios a la cual le compete todo lo referente a investigación de operaciones, procesamiento de
datos, estudio del trabajo y la organización y métodos.

Otra forma de ubicación es dentro del área de planificación. En las instituciones educativas de
nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de la dirección
de planificación y ésta a su vez sea un órgano asesor del nivel estratégico. De esta forma el ámbito
de acción es toda la organización y no una parcela o conjunto de funciones de la misma.

Nunca debe concebirse la unidad de O y M como dependiente de un órgano directivo que no


tenga competencia sobre todos los aspectos y ámbitos de la organización, ni como una unidad
ejecutora o deliberante.

En cualquier caso, la unidad de O y M debe estar íntimamente relacionada con aquellas que
desempeñan funciones de planificación, organización y desarrollo e implementación de sistemas.

Es muy común en las organizaciones modernas, ubicar la unidad de organizaciones y Métodos


como una parte de la unidad de informática.
El analista de O y M: perfil del personal de organización y métodos

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o
hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su
ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

a. Lineamientos que encuadran su actividad:


 El analista debe recordar que siempre actúa como asesor
 El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.
 Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
 Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.
 Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando
 sugerencias.
 Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
 Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b. Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos:


 Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.
 Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
 Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.
 Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y
 prácticas.
 Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y
 frustraciones.
 Capacidad analítica: Implica, observación e identificación de los hechos;
 verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para
 relacionar la información con otras logradas anteriormente
 Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
 Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender"
 sus productos y lograr compradores para su "mercancía"
 Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
 Facilidad para trabajar en equipo.

c. Responsabilidad
 Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la
 información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de
 documentación, etc.
 Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
 Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y
 procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio
 Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
 Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
 Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
 Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.

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