CUESTIONARIO 2:

1. ¿Cuáles son los 3 tipos de control según los factores de

análisis que se consideren?
 Democrático
 Burocrático
 De clan
2. ¿Cómo se clasifican los factores de análisis?

Factores Externos:

 De mercado: mecanismos externos del mercado.

Factores Internos:

 Burocrático: Autoridad organizacional.

 De clan: Cultura organizacional.
3. ¿Cuáles son los mecanismos externos que aplica el
control de mercado?
 La competencia
 Los precios
 La participación relativa de mercado.
4. ¿En qué se basa el control burocrático?
 Reglas administrativas
 Reglamentos
 Procedimientos y políticas
5. ¿De qué depende el control burocrático?
Depende de la estandarización de actividades, descripción de puestos de
trabajo bien definidas y otros mecanismos administrativos.
6. ¿En qué se basa el control de clan?
Se basa en las conductas de los recursos humanos de la organización dadas
por los valores compartidos, las normas de grupos, las tradiciones, las
creencias y otros aspectos de la cultura organizacional.
7. Según el nivel de estructura formal, ¿Cómo se clasifica el control y
de qué depende su división?
a) Superior
b) Intermedio
c) Inferior
8. ¿Qué objeto tiene el control superior?
Tiene por objeto establecer la validez de los planes de nivel estratégico y
 evaluar la adecuada y coherente asignación de los recursos en este nivel
de la estructura.

9. ¿Qué mide el control intermedio?

Se ocupa de medir la consistencia de los planes de nivel táctico en el
marco del sistema de planeamiento integral y evaluar la correcta
asignación y distribución de recursos sectoriales.
10. ¿Qué objeto tiene el control inferior?
Es el encargado de supervisar el cumplimiento de los planes de este nivel,
comprobando su puesta en marcha y funcionamiento a partir del seguimiento
de las acciones desarrolladas. Normalmente se trata de un control sobre las
operaciones programadas, con pautas de control prefijadas.
11. Según la oportunidad de realización, ¿Cómo se clasifica el control?
Los administradores pueden implementar controles en diferentes momentos,
es decir, antes de comenzar una actividad, mientras esta se encuentra en
marcha o después que la misma ha terminado.
12. ¿En qué consiste el control preventivo?
 Se constituye como el tipo más deseable de control e intenta prevenir
los problemas previstos.
 Se le llama control preventivo o anterior a la acción porque se realiza
antes de la actividad en cuestión.
 Está orientada al futuro.
 En síntesis, el control preventivo consiste en emprender la acción
administrativa antes que se presente el problema.
13. ¿Qué es el control concurrente?
Se realiza al mismo tiempo que una actividad se está desarrollando. Cuando el
control se aplica durante la realización del trabajo, la gerencia puede corregir
los problemas en forma oportuna, antes de que se vuelvan altamente
costosos. La forma más utilitaria de control concurrente es la supervisión
directa.
14. ¿Qué programas se basan en los controles concurrentes?
En la actualidad, muchos programas de calidad, se basa en controles
concurrentes para informar a los trabajadores si su producción y sus niveles
de rendimiento son de calidad suficiente para garantizar el cumplimiento de los
estándares de calidad.
15. ¿Qué es el control concurrente y en que se basa?
Es un control que se basa en la misma realización de las actividades,
haciendo que los cambios no se vuelvan costosos.
CUESTIONARIO 3:

1. ¿Cómo se denominan las fases del proceso trifásico del control?

 Establecimiento de estándares de ejecución.
 Medición de la ejecución y el desempeño contra los estándares
establecidos.
 Toma de acción correctiva o remedial.
2. ¿En qué consiste la primera etapa del control de “Establecimiento de
estándares de ejecución”?
Definiciones de los objetivos de la organización.
3. ¿Qué se requiere para realizar la segunda etapa del control “Medición
de la ejecución y el desempeño contra los estándares establecidos”?
Requiere de la información sea procesada e interpretada por alguien.
4. ¿Cuándo se debe realizar la tercera etapa del control denominada
“Toma de acción correctiva o remedial”?
Cuando sea necesario, para encauzar la ejecución en armonía con los
estándares.
5. Escribe la definición de estándar. ¿Quién establece un estándar?
 Es una regla (unidad) para medir. Se intenta que sirva como modelo
o criterio.
 Un estándar es establecido por la autoridad.
“Una unidad de medida establecida para servir como un modelo o criterio”
6. ¿Cuáles son los 3 métodos para establecer estándares? ¿A qué se
refiere cada uno de ellos? (Diapositiva 5).
Existen tres métodos para el establecimiento de estándares:
 ESTÁNDARES ESTADÍSTICOS: Desarrollo de datos estadísticos o
normativos, de fuentes internas y externas de la compañía.
Están basados en el análisis de experiencias pasadas. Los datos se
extraen de los archivos y registros de la empresa. Puede ser un
reflejo de la experiencia de varias compañías.
 ESTÁNDARES FIJADOS POR APRECIACIÓN: Apreciar los
resultados a través del juicio y la experiencia.
Son esencialmente juicios de valor de experiencias pasadas de un
gerente.
 ESTÁNDARES TÉCNICAMENTE ELABORADOS: Desarrollar
estándares o patrones técnicamente elaborados. Se basan en un
análisis objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.
CUESTIONARIO 4:

1. ¿Qué es un sistema?
Ente formado por un conjunto de elementos interrelacionados e
interactuantes, con un objetivo determinado.
2. ¿Qué elementos forman un sistema?
Humanos, Materiales y Tecnológicos.
3. ¿Quiénes forman el elemento humano de un sistema?
Analistas de procedimientos, dibujantes, supervisores, etc.
4. ¿Qué conforma el elemento material de un sistema?
Formatos y plantillas de símbolos para dibujar los diagramas, lápices,
plumas, mobiliario de oficina, etc.
5. ¿Qué conforma el elemento tecnológico de un sistema?
El procedimiento, esto es, la metodología que debe seguirse para el estudio
de sistemas y procedimientos.
6. ¿Qué es un procedimiento?
 La secuencia cronológica de pasos que se tienen que seguir para
alcanzar el objetivo del sistema.
 Es el lazo de unión entre todos los elementos de un sistema, ya que
indica el momento y la forma en que cada no debe participar.
7. ¿Qué es un método?
 El detalle de cada uno de los pasos del procedimiento.
 Se tiene un método para cada una de las actividades.
8. ¿Cómo se clasifican los sistemas establecidos en las entidades
económicas?
Productivos y Administrativos.
9. En una entidad económica ¿Qué es un sistema productivo?
Transforman insumos en productos y por este acto crea riqueza.
10. En una entidad económica ¿Qué es un sistema administrativo?
 Dan apoyo a los sistemas de producción y están constituidos por
una serie de servicios como: ventas, mercadotecnia, finanzas,
contabilidad, compras, personal y otros.
 Constituyen una fuente de información y control para la empresa.
11. En la función de sistemas y procedimientos de una entidad
económica, ¿Qué responsabilidad tienen los jefes administrativos?
 Dotar de sistemas y procedimientos eficientes a su personal.
 Vigilar la constante mejora de los sistemas y procedimientos en
operación de su área.
12. En la entidad económica, qué departamento es el encargado de
aplicar la metodología para realizar las actividades de:
¿Procedimientos, Organización, Informática y Auditoria
Administrativa?
2. El departamento de sistemas
y procedimientos: Unidad técnica especializada encargada de aplicar la
metodología para realizarlas.
13. ¿Qué actividades debe realizar el área de procedimientos?
 Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea, el
planteamiento por escrito de la forma en que debe realizarse cada
trámite.
 Redacción de las Políticas, o sea las normas generales de acción
aplicables a cada instructivo o de manera general para toda la
empresa.
 Elaboración de Formatos: instrumentos con los que un
procedimiento se cristaliza.
 Elaboración del manual de operación o de procedimientos de toda la
empresa.
14. ¿Qué actividades debe realizar el área de organización?
 Definir las funciones básicas que requiere la empresa para el logro
de sus objetivos.
 Diseño de estructura organizacional (organigrama), acorde con las
necesidades de la empresa.
 Análisis de las cargas de trabajo del personal y redacción la
descripción de puestos.
15. ¿Qué actividades debe realizar el área de informática?
 Analizar viabilidad de sistemas manual, mecánico o electrónico para
la producción de información.
 Definir los estándares operativos de los sistemas automatizados.
 Asegurar el soporte técnico de los sistemas informáticos.
 Desarrollar y mantener programas para el procesamiento de la
información.
16. ¿Qué actividades debe realizar el área de auditoria administrativa?
 Evaluar la capacidad administrativa en todos los niveles.
 Descubrir los puntos de peligro en potencia.
 Resaltar probables oportunidades.
 Eliminar desperdicios o pérdidas.
 Valorar la eficacia de los controles.
 Confirmar a la dirección que las políticas y procedimientos de la
empresa están siendo cumplidas.
17. ¿Qué actividades debe realizar servicios complementarios?
 Definir el equipo para la realización del trabajo (escritorios, sillas
adecuadas, etc.).
 Aprovechamiento del espacio.
 La distribución de las áreas debe ser producto de un estudio que
indica la proximidad o lejanía entre ellas
 Colocar los elementos necesarios de cada puesto, que facilite la
operación.
18. ¿Qué características debe tener el analista de sistemas y
procedimientos y a qué se refiere cada una de ellas? Diapositiva 13 y
14.
 Capacidad analítica: Separar el todo en partes, Distinguir los
síntomas de la causa y Relacionar varios factores entre sí.
 Imaginación: Para lograr soluciones adecuadas para los problemas
que enfrenta.
 Perseverancia: Sobreponerse a las dificultades y para terminar todo
lo que empiece.
 Mente abierta: Para dar y recibir ideas a otros y no obstinarse en una
solución.
 Humildad: Dispuesto a otorgar el crédito a otras personas, tanto en
ideas como en el buen funcionamiento de los sistemas y
procedimientos.
 Preparación teórico-práctica: En áreas técnicas y conocimiento del
hombre.
 Objetividad: No permitir que en sus conclusiones influyan la simpatía
o la antipatía por personas o grupos.
 Facilidad expresión verbal y escrita: Para dar a conocer sus ideas a
los demás.
19. ¿Una entidad económica, cuándo debe solicitar opinión a consultores
externos para el análisis de sistemas y procedimientos?
 Cuando se carece del Depto. De Sistemas y procedimientos en la
empresa.
 Cuando existiendo dicho departamento, se presenta una demanda
extraordinaria de trabajo que no se puede satisfacer con los medios
disponibles.
 Cuando la empresa se enfrenta a problemas nuevos y complicados
que no pueden ser resueltos con los recursos actuales.
 En presencia de una situación, en la cual dos o más áreas de la
empresa están en conflicto.
 Ante cambio total en las condiciones de la empresa.
20. ¿En una entidad económica ¿Cuáles son los pasos de la metodología
aplicable en el estudio de sistemas y procedimientos?
 Preparación del estudio.
 Registro de los datos.
 Análisis de los hechos.
 Desarrollo de la mejor solución.
 Implantación del nuevo procedimiento.
 Mantenimiento de los procedimientos.
21. ¿Qué se requiere para la preparación del estudio de un sistema o
procedimiento?
 1. Órdenes superiores.
 2. Área de problema detectadas.
 3. Investigaciones preliminares.
 4. Prioridades.
 5. Programa maestro de trabajo.
 6. Autorización correspondiente.
 7. Comunicación a los involucrados.