Facultad De Ciencias Económicas Y Sociales

Materia
Organización Y Métodos

Tema
Tarea 2.1 Cuestionario Organización y Métodos

Profesor/A
Felix Castros Lopez

Estudiante
Angie Peña Ceballo 100501682
1. Defina el concepto de Organizador y Métodos y explique su importancia en las
empresas.
ORGANIZACION: Es el proceso de asignar autoridad, responsabilidad y
coordinar los esfuerzos del personal en obtención de los objetivos propuestos.
METODO: Se define como la ruta, camino o pasos a seguir para la obtención de
un fin propuesto previamente en una organización o planificación.
La organización y métodos, a través de la aplicación de diferentes técnicas,
permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos,
procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por
lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema. Es vital dentro del marco
empresarial porque permite plantear soluciones en base a diversas problemáticas
que pueda tener la organización y actuar de forma metódica y cronológica para
solventarlas.
2. Hable sobre el origen y evolución de la función de organización y Métodos.
La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar
y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la
aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y, por otra parte, al
establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en
1965.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación
de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las
unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se
caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de
Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con
funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de
1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las
técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su
acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
3. Explique en cuales condiciones es necesario hacer uso de la función de
organización y métodos en las empresas.
• Cuando se necesita un asesoramiento de un proceso para la organización
de un nuevo puesto en la empresa.
 • Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el
funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que
efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general
de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de
modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su
diseño y la formulación de manuales administrativos.
• Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se
trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a
la administración de la dependencia.
• Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo
solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas;
coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores
sistemas de trabajo y capacitación del personal.
• Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para
promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas
de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o
divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
• Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde
se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de
finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los métodos.
4. Explique cuál es la naturaleza de la función de organización y métodos.
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con
el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las
cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y
diagnóstico administrativo y diseño organizacional. Cuando se ha definido la
naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación
preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los
estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas
más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de
solución.
5. Explique cuál debe ser la posición en que se deben ubicar las áreas de
organización y métodos en la estructura de las empresas.
En la medida que la función de Organización y Métodos constituye un
instrumento de cambios y mejoramiento, su ubicación dentro de la ubicación de
la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa merece consideración seria
y ponderada, por lo que existen diversidad de razones y opiniones para ubicarla
en el más alto nivel de la empresa, entre ellas destacamos:
• Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias
indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
• Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización especialmente
en términos de la coordinación que deben tener todas las actividades, lo que
sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr
mejores resultados.

6. Explique de que depende el tamaño de la estructura y la cantidad de puesto y

persona que poseen las áreas de organización y métodos en las empresas.
La estructura organizacional de un departamento de organización y método, así
como a cantidad y calidad de los recursos humanos requeridos para su
funcionamiento dependerá principalmente:
• Del tamaño de la empresa
• Del volumen y complejidad de sus actividades
• Del tipo de tecnología de información utilizada

7. Mencione las diferentes denominaciones con que se le conoce a las áreas de

organización y métodos hoy en día.
• Servicio de gestión.
• Organización y administración.
• Análisis de sistemas.
• Asesoría administrativa.
• Planificación y organización.
• Sistemas y procedimientos.
• Estudios administrativos.
• Análisis administrativo.
 • Asesoría de normalización.
• asesoría de racionalización.
• planificación administrativa.
• ingeniería de sistemas.
• sistemas y proyectos.
• planificación y estudio administrativo.
• asesoría técnica.
• Racionalización administrativa.
• sistemas de organización.

8. Menciones las principales funciones que desempeñan las áreas de organización y

métodos en las empresas hoy en día.
o Planificación del estudio
o Recopilación de información
o Análisis de la información
o Elaboración y presentación del informe final
o Implementación y seguimiento
o Asesoramiento

9. Mencione y defina las principales técnicas de recopilación de datos que se

utilizan en los estudios de organización y métodos.: Estudio de la
Documentación, Entrevista, Cuestionario y Observación Directa.
• Observación directa
Los técnicos o analistas pueden emplear este recurso en el área física
donde se captan datos para los manuales, lo que permite conocer también
la cultura organizacional que prevalece. En muchos de los casos es
aconsejable conversar con algunas de las personas que prestan sus
servicios en estas áreas para enriquecer el perfil de los datos o aclarar
dudas sobre su contenido. Otra forma de observación directa consiste en
que el jefe del área de trabajo la realice, comente y discuta algunos
puntos de vista con sus subordinados y presente su análisis al
 coordinador general del equipo. La ventaja de este procedimiento radica
en que la familiaridad entre jefe y subordinados hace más completos los
datos, a pesar de que habrá ocasiones en que los resultados no serán los
deseados por inhibiciones, problemas internos o situaciones que no
correspondan a la realidad operativa.
• Cuestionario
Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados en forma
homogénea. Lo constituyen series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separa das por capítulos o temática específica. Por ello,
permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante, la calidad de los datos
que se obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación
como de la manera en que se aplique. Para que los cuestionarios aporten
elementos de juicio valiosos para los manuales es conveniente considerar
los criterios siguientes:
1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la
atención del entrevistado.
2. En la medida en que se avance en la aplicación del cuestionario,
formular preguntas precisas en relación con el tema central.
3. Incluir preguntas filtro para ubicar el contexto de los puntos claves.
Asimismo, prever posibles “saltos de pregunta”, en función del
conocimiento y manejo del tema, para garantizar la continuidad en la
recopilación de datos.
4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas
accesibles para obtener respuestas concretas de manera gradual.
• Entrevista
Esta herramienta consiste básicamente en que el personal del equipo se
reúna con una o varias personas con el fin de interrogarlas en forma
adecuada para obtener información. Este medio es posiblemente el más
usado y el más completo, pues el entrevistador, al tener contacto con él
entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios. La entrevista puede aplicarse a directivos y
empleados de una misma área, así como a clientes y/o usuarios,
prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la
organización. Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es
conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo: para lo cual
se recomienda preparar previamente una guía de entrevista con los
principales puntos que se desea captar, para que al término de esta pueda
verificarse si se ha obtenido la información prevista. Establecer
anticipadamente la distribución del trabajo: para este efecto, es
conveniente asignar responsabilidades y determinar con antelación las
áreas que se investigarán. Concertar previamente la cita: para que el
entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la
información con el tiempo y tranquilidad necesarios para mantener la
concentración en la entrevista, evitar interrupciones y posibles
apreciaciones erróneas. Atender al compromiso: acudir con anticipación
a la hora convenida al área en que se llevará a cabo la entrevista
programada. Para lograr un desarrollo más eficaz es conveniente
observar los pasos siguientes:
a) Concentrarse de manera relajada.
b) Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y
consecuente.
c) Utilizar preguntas abiertas en las cuales la respuesta correcta no sea
tan obvia.
d) No hacer preguntas irrelevantes.
e) En la medida de lo posible escuchar, no hablar.
f) Asegurarse de no presionar al entrevistado.
g) Evitar el exceso de confianza en la memoria.
h) Dejar “abierta la puerta”.
Clasificar la información que se obtenga: diferenciar la información de la
relativa a comentarios o sugerencias, procurando no confundir ambos
aspectos. Registrar la información en una bitácora: llevar un inventario
de los compromisos y puntos clave captados durante la entrevista. Es
importante que cuando se realiza una entrevista con personal de la alta
dirección, el entrevistador lleve consigo una guía de los puntos clave que
se tratarán, ya que, en muchas ocasiones, por cargas de trabajo y nivel de
responsabilidad, los directivos no están dispuestos a contestar una batería
de preguntas que les tome mucho tiempo. Es conveniente que el
entrevistador a medida que haga una pregunta anote en forma breve las
 respuestas. Posteriormente debe transcribirlas de manera fiel, clara y
consistente en su reporte.
• La investigación documental
es una técnica de investigación cualitativa que se encarga de recopilar y
seleccionar información a través de la lectura de documentos, libros,
revistas, grabaciones, filmaciones, periódicos, bibliografías, etc.