TÍTULO: Procedimiento para Administración de Proyectos

CÓDIGO: P-AP-01 EMISIÓN: 07/01/08

PÁGINAS: 1/7 VERSIÓN: SEIS
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Director de Administración de
Administrador de Proyectos Proyectos Responsable de la Dirección de
Calidad
Fecha Sección Cambio y Razón de Cambio
Como resultado de una Acción Correctiva (AC-AP-15-06) de la Auditoria Externa se incluye quien será el ADP
08/12/06 Desarrollo responsable de concentrar y generar el Reporte de Estatus de Proyectos. Se agregaron las actividades 31, 32 y 33
al procedimiento.
Se eliminó la actividad 2 ya que el Administrador de Proyectos no revisa el alta del Grupo de Interés hasta que la
Requisición de Propuesta no es enviada en formato Libre o alimentado en SAEP. La actividad 3 pasó a ser
actividad 2, se cambio al responsable, se propone que sea el Director de Administración de Proyectos o
22/01/07 Desarrollo
Administrador de Proyectos. La actividad ahora 6 únicamente se debe registrar la información de la Definición de
los Proyectos Fast Track, no así del Grupo de Interés. El Alta de Proyectos se tramita a través de la Coordinación
de Proyectos, actividad 14.
En actividad 1 el grupo de interés se registra en SAEP. Las actividades 3,4 y 5 se eliminaron ya que finalmente no
se pudieron implementar. En su lugar quedaron las actividades 2 y3 donde primeramente el ADP revisa que la
información este completa y asigna una categoría y prioridad al proyecto antes de pasarlo a la siguiente etapa
(Cualquier duda lo consulta con el Director de Administración de Proyectos). Se agrego la actividad 8 donde el
16/05/07 Desarrollo ADP revisa la cotización del producto. En la actividad 11 se hace primero la diferencia entre proyecto interno y
externo. Todo proyecto interno necesita ser financiado y el externo algunas veces. En la actividad 12 el Comité
revisa la propuesta de servicio pero se hace la diferencia entre proyectos externos y los proyectos internos o de
donación. Se agrego actividad 16 para los proyectos externos que necesitan ser financiados se necesita la
autorización del Comité de Proyectos o Director General.
Desarrollo Se agregan definiciones para no tener que describirlas en la actividad del procedimiento como es el caso de la
Definición de proyectos Fast Track en la actividad 4. Se quitan actividades de la 10 a la 15 por pertenecer al
procedimiento P-PR-02 y se agregaron las actividades de la 7 a la 10 que tienen relación o le atañen al proceso de
Administración de Proyectos. En la Etapa de PLANEACION/DISEÑO/DESARROLLO se dejaron únicamente la
05/10/07 actividad relacionada con Administración de Proyectos y se hace la referencia correspondiente al procedimiento P-
DP-01. De la misma manera en la etapa de Entrega se eliminaron las actividades que corresponden al
procedimiento P-DP-01 y se dejaron las actividades relacionadas con el procedimiento de Administración de
Proyectos.
Portada Cambia la firma de quien elabora por convenir así al Proceso.
4.0 Se cambió el tiempo de generación del Reporte de Proyectos así como la validación de los mismos (Actividad 22)
07/01/08
Desarrollo Se creó un anexo A02-P-AP-01 para fijar los lineamientos de seguimiento a proyectos.
 TÍTULO: Procedimiento para Administración de Proyectos
CÓDIGO: P-AP-01 EMISIÓN: 07/01/08
PÁGINAS: 2/7 VERSIÓN: SEIS

1.0 OBJETIVO
Establecer el proceso de análisis, planeación y gestión de tareas para alcanzar los objetivos definidos
en el proceso de Administración de Proyectos en coordinación con los procesos sustantivos de
promoción de soluciones educativas y de desarrollo de proyectos que se llevan a cabo en las
diferentes áreas del Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa.

2.0 ALCANCE
Aplica a la administración de proyectos que se desarrollan en las diferentes áreas que conforman el
Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa, durante los procesos de promoción de
soluciones educativas y desarrollo de proyectos hasta la entrega de un producto y/o servicio.

3.0 DEFINICIONES Y /O ABREVIATURAS

3.1 Proyecto: es el resultado de un esfuerzo realizado por una o varias áreas sustantivas y que van
orientadas a satisfacer las necesidades de un grupo de interés. Las características principales
de los proyectos es que tienen un principio y un fin en un tiempo determinado. Las etapas por
las que pasa un proyecto según el procedimiento de Administración de Proyectos son:
PROMOCION, PROPUESTA, DESARROLLO y CIERRE. Los proyectos pueden estar integrados por
uno o varios productos según la magnitud del proyecto.
3.2 Proyectos Fast Track: Son proyectos que no pasan por una etapa de Promoción dado que los
requerimientos a satisfacer del Grupo de interés o Grupo objetivo son muy claros. La definición
de un Proyecto Fast track debe contener como mínimo: Nombre del Cliente, nombre del Apoyo
a Líder (si aplica), nombre del Promotor, Nombre del Proyecto, Nombre Corto, Objetivo General
y las Metas del proyecto. Para mayor información, ver Anexo: “Descripción de Etapas y Roles
para el proceso de Administración de Proyectos (A01-P-AP-01), sección Propuesta”
3.3 Producto: es la parte integrante de un proyecto que tiene asociado un responsable para llevarlo
a cabo, este puede ser el Líder de Proyecto o una Área Sustantiva. El producto es un
entregable que debe cumplir con los requerimientos del grupo de interés. El producto es
mencionado algunas veces como subproducto.
3.4 Grupo de Interés: Se considera como cliente.
3.5 Personal para Servicios Profesionales: se refiere a la gente que se encuentra en la estructura
organizacional del ILCE y que ocupa su infraestructura para el desarrollo de proyectos.
3.6 Personal para Servicios Externos: se refiere a la gente externa a la estructura organizacional del
ILCE y que por lo tanto NO ocupa su infraestructura para el desarrollo de proyectos.
3.7 SAEP: El Sistema para la Administración Estratégica de Proyectos (SAEP) es una herramienta
informática en Web de apoyo para el seguimiento y control de los proyectos del ILCE.
3.8 RDP: Son las siglas para Requisición de Propuesta, es la información que el Promotor o el Apoyo
del Promotor deben capturar en SAEP (o enviar en formato libre a la Dirección de
Administración de Proyectos) para solicitar pasar un proyecto de Promoción a Propuesta. Ver
Anexo: “Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de Proyectos” (A01-P-
AP-01) para ver la información requerida en la RDP.
3.9 PTE: Son las siglas para Propuesta Técnica y Económica. La PTE en el modelo de Administración
de Proyecto denota el precio que le cuesta al ILCE producir un producto o servicio. La PTE
contiene información del proyecto desglosando para cada producto; definición del producto,
área responsable que cotiza el producto y cada una de los rubros que comprende el costo ILCE
del producto con su descripción correspondiente, por lo que la información que contiene este
reporte es más bien de carácter interno.
3.10 PDS: Son las siglas para Propuesta de Servicio, este reporte resume los costos PTE por producto
pero además contiene los costos de recuperación que se espera obtener (cuando todavía no
2
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CÓDIGO: P-AP-01 EMISIÓN: 07/01/08
PÁGINAS: 3/7 VERSIÓN: SEIS

se presentan al cliente) o que se van a obtener (cuando el cliente ya acepto la PDS) del
proyecto así como la forma de pago negociada.
3.11 Área Sustantiva: Es aquella área que participa directamente en algún proyecto para la
realización de algún producto o servicio.

4.0 DESARROLLO

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

ETAPA DE PROMOCIÓN
Recibe del promotor o apoyo promotor la RDP en formato Libre o SAEP
con los datos generales del cliente o prospecto y el líder propuesto para
el proyecto.

¿Es completa y coherente la información?

Administrador de
1. Si: Pasa la RDP a la Etapa de Propuesta en SAEP. Ir a actividad 3.
Proyectos
No: Solicita al Promotor o al Apoyo Promotor información faltante o
aclaración de la misma vía telefónica o vía e-mail.

Nota: Cuando el Administrador de Proyectos recibe la RDP en Formato

Libre debe alimentar la información al SAEP.
ETAPA DE PROPUESTA

Recibe la definición del Proyecto tipo Fast Track en formato Libre o SAEP
con los datos generales del cliente o prospecto.

¿Es completa y coherente la información?

Si: Autoriza la definición del proyecto en SAEP. Ir a actividad 3.
Administrador de
2. No: Solicita al Líder o al Apoyo Líder la información faltante o aclaración
Proyectos
de la misma vía telefónica o e-mail.

Nota: Cuando el Administrador de Proyectos recibe la información en

Formato Libre debe alimentar en SAEP.

Elabora su programa de actividades, la información mínima a enviar a la

Dirección de Administración de Proyectos en formato libre o SAEP es:
• Metas (deben estar relacionadas con los entregables).
• Actividades y Cronograma.
• Definir y asignar los productos a las áreas sustantivas que
van a participar en base a los requerimientos del cliente, o
bien asignar los productos a sí mismo si es que él realizará la
cotización.
• Impacto esperado
3. Líder de Proyecto • Supuesto y Riesgos
• Tácticas para la recuperación de la inversión (si aplica)

Para mayor información, ver Anexo: “Descripción de Etapas y Roles para

el proceso de Administración de Proyectos” (A01-P-AP-01).

Nota: El Líder puede apoyar al Promotor a alimentar algún tipo de

contacto (ejemplo los contactos técnicos y de seguimiento al proyecto)
a través del registro de Clientes en SAEP.

3
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PÁGINAS: 4/7 VERSIÓN: SEIS

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

Realiza (n) cotización según requerimientos solicitados y de acuerdo al
Anexo “Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración
de Proyectos” (A01-P-AP-01) en base al cronograma de trabajo
preliminar.
Director(es)de las
Áreas
4. Nota: Enviar la información al Líder de Proyecto y Dirección de Admón.
Sustantivas/Líder
de Proyectos en Formato Libre o alimentar el SAEP. Los líderes de proyecto
de Proyecto
podrán cotizar gastos directos, servicios externos y equipamiento;
coordinándose con el área de adquisiciones o servicios generales, según
sea el caso. Es muy importante adjuntar documentación (en cualquier
formato) que permitan cotejar las cotizaciones realizadas.
Revisa cotización de acuerdo al Anexo: “Descripción de Etapas y Roles
para el proceso de Administración de Proyectos” (A01-P-AP-01) y
cronograma de trabajo preliminar.

Administrador de ¿La cotización tiene información completa?

5.
Proyectos Si: Registra su Vo.Bo. en SAEP. Ir a actividad 6.
No: Solicita al responsable la información faltante.

Nota: Si el ADP recibe la cotización en formato libre, debe registrarla en

SAEP.
Revisa la cotización del área sustantiva que va a participar en el
desarrollo del producto, en cuanto a los requerimientos solicitados por el
cliente.

¿Esta de acuerdo con la Cotización?

6. Líder de Proyecto
Si: Integra PTE y forma la PDS según procedimiento P-PR-02. Ir a Actividad
7.
No: Regresa cotización informándole al Director los ajustes necesarios. Ir a
Actividad 4.

Imprime en SAEP los siguientes reportes:

• Definición del Proyecto
• Propuesta Técnica y Económica
• Propuesta de Servicio
7. Líder de Proyecto • Formato-Acuerdo
Se encarga de firmar el formato acuerdo y recabar la firma
correspondiente del promotor. A continuación envía estos 4 documentos
al Director de Administración de Proyectos para tramitar la
preautorización del proyecto.
Recibe la información enviada por el líder y revisa que la documentación
esté completa.
Coordinación de
Proyectos /
¿La documentación está completa?
8. Director de
Si: Firma formato acuerdo y lo presenta a la Dirección General para su
Administración de
Preautorización. Ir a Actividad 9.
Proyectos
No: Solicita al Líder o área sustantiva, vía telefónica o e-mail la
documentación completa. Ir actividad 4.
Comité de Revisa la información del proyecto para preautorización.
proyecto o
9.
Director ¿Autoriza el proyecto?
General
4
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CÓDIGO: P-AP-01 EMISIÓN: 07/01/08
PÁGINAS: 5/7 VERSIÓN: SEIS

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

Si: Da su consentimiento para preautorizar el alta del proyecto mediante
la firma del Formato-Acuerdo. Envía información a la Coordinación de
Proyectos/Dirección de Administración de Proyectos. Ver actividad 10.

No: Informa la causa o desviación para su adecuación o termino. Ir a

Actividad 6.
Solicita autorización a Control Presupuestal para dar de alta el proyecto y
envía:

• Formato-Acuerdo preautorizado por Comité de Proyecto o Dirección

Coordinación de General.
Proyectos/Direcci • Definición del Proyecto
ón de • PTE del Proyecto
10.
Administración de • PDS del proyecto
Proyectos
Para obtener número de proyecto y techo presupuestal (si es requerido)
de acuerdo a procedimiento para Autorización de Proyectos y
Asignación de Suficiencia Presupuestal (P-RF-01).

Nota: Informa a los involucrados, vía oficio, el resultado de esta petición.

¿El proyecto fue autorizado?
Si: Envía oficio a los involucrados informando el numero de proyecto.
Control
11. Alimenta número de Proyecto en SAEP. Ir a Actividad 12
Presupuestal
No: Informa a los involucrados, vía oficio, las razones de dicha decisión.

Solicita al área Jurídica, mediante oficio, el trámite del instrumento legal

correspondiente y envía:

• PTE del proyecto.

12. Líder de Proyecto • PDS del proyecto.

Más la información de acuerdo al procedimiento para la elaboración de

Instrumentos Jurídicos aplicable. Anexar copia del oficio Administración
de Proyectos.
Acuerda con las áreas sustantivas las fechas de inicio de desarrollo de
13. Líder de Proyecto acuerdo al procedimiento P-PR-02. Actualiza en SAEP las fechas de inicio
de desarrollo de los diferentes productos a desarrollar.
Administrador de Valida que las fechas se hayan actualizado en SAEP.
14.
Proyectos
ETAPA DE PLANEACIÓN /DISEÑO/DESARROLLO
Elabora Producto o Servicio, ver procedimiento P-DP-01. Registrar como
mínimo en SAEP:

• Los avances para verificar el cumplimento a las actividades

Líder de
programadas.
15. Proyecto/Áreas
• Justificar cualquier cambio respecto a las actividades planeadas
Sustantivas
en la bitácora de SAEP.

Nota: Concluido el desarrollo del producto, se debe registrar el 100% en el

desarrollo del producto para indicar su conclusión.
Verifica y Valida el producto o Servicio cumpla con las especificaciones
16. Líder de Proyecto
del cliente.
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CÓDIGO: P-AP-01 EMISIÓN: 07/01/08
PÁGINAS: 6/7 VERSIÓN: SEIS

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

¿El producto cumple con los requerimientos del cliente?

Si: Da su Vo.Bo. en SAEP. Continúa actividad 17.

No: Solicita y Registra en SAEP que se realicen las adecuaciones
pertinentes, Ir a Actividad 15.

ENTREGA
Entrega de producto o servicio y solicita al grupo de interés firma de
Promotor /Líder de
recepción, de acuerdo al procedimiento P-DP-01.
Proyecto / Área
17.
Sustantiva
Informar a La Dirección de Administración de Proyectos la entrega del
responsable
producto o servicio vía telefónica, correo electrónico u oficio.
Envía información en formato libre o captura en SAEP :

• Comentarios de cierre del proyecto.

• Alcance Real del proyecto.
18. Líder de Proyecto • Gasto Real del proyecto
• Ingreso del proyecto (si aplica)

Nota: El administrador de Proyecto alimenta en SAEP si la información se

recibe en formato libre.
Administrador de Proporciona Formato para Evaluación de la Satisfacción (Desarrollo de
Proyecto/ Director Proyectos) (F02-M-GS-01) al grupo de interés en el que se refleje el grado
19.
de Administración de satisfacción con el proyecto y el servicio prestado.
de Proyectos
Envía el resultado del Formato para Evaluación de la Satisfacción
Administrador de (Desarrollo de Proyectos) (F02-M-GS-01) en base a los criterios de
Proyecto/ Director evaluación. Ésta se hará llegar al Promotor del Proyecto (si aplica), Líder
20.
de Administración del Proyecto y Directores de las Áreas Sustantivas participantes, como
de Proyectos retroalimentación para identificar áreas de oportunidad y generar
acciones.
Dirección
Asigna verbalmente un ADP Responsable de concentrar información y
21. Administración de
generar el Reporte de proyectos cada revisión de desempeño.
Proyectos
Cada revisión de desempeño concentra y genera el Reporte de
Proyectos según los lineamientos establecidos en el Anexo para
22. ADP Responsable
Lineamientos de Trazabilidad de Proyectos (A02-P-AP-01).Envía Reporte
de estatus de los Proyectos a Dirección de Administración de Proyectos.

5.0 REFERENCIAS
Procedimiento para Promoción y Elaboración de Propuestas Técnicas
y Económicas P-PR-02
Procedimiento para Desarrollo de Proyectos P-DP-01
Formato para Evaluación de la Satisfacción (Desarrollo de Proyectos) F02-M-GS-01

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CÓDIGO: P-AP-01 EMISIÓN: 07/01/08
PÁGINAS: 7/7 VERSIÓN: SEIS

6.0 ANEXOS
Anexo para Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración A01-P-AP-01
de Proyectos.
Anexo para Lineamientos de Trazabilidad de Proyectos A02-P-AP-01