Manual

Sistema de Gestin de Proyectos

Doc. N: SGP-00
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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE

PROYECTOS

12/06/13

Rev. N

FECHA

Para revisin de Incorp

DESCRIPCIN

CP

LR

ELAB.
POR

REV.
POR

APROB.
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Tabla de Contenido
1.0

PROPSITO........................................................................................................3

2.0

ALCANCE...........................................................................................................3

3.0

DOCUMENTOS DE REFERENCIA....................................................................3

4.0

DESARROLLO....................................................................................................3

4.1 Conceptos................................................................................................................................... 4
4.1.1 Gestin y Producto............................................................................................................... 4
4.1.2 Grupos de Procesos............................................................................................................. 4
4.1.3 Tipo de proyectos................................................................................................................. 5
4.2

Estructura del Sistema de Gestin de Proyectos...................................................................6

4.3

Secuencia de aplicacin de la documentacin del SGP.........................................................9

4.4 Mejora Continua de los Procesos........................................................................................... 10

4.4.1 Generacin de Lecciones Aprendidas.................................................................................11
4.4.2 Registro de Lecciones Aprendidas......................................................................................11
4.4.3 Proceso de revisin y aprobacin de Lecciones Aprendidas..............................................12
4.4.4 Registro de Lecciones Aprendidas en la base de datos del proyecto.................................13
4.4.5 Comunicacin de Lecciones Aprendidas............................................................................13
4.4.6 Informes de Cierre de Proyecto.......................................................................................... 14
4.5

Glosario del Sistema de Gestin de Proyectos.....................................................................14

5.0

RESPONSABILIDADES...................................................................................14

6.0

ANEXOS............................................................................................................15

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INTRODUCCIN
Este manual establece la gua y fundamentos del Sistema de Gestin de Proyectos (SGP) de
Incorp. El SGP busca estandarizar todos los procesos relacionados a los proyectos que Incorp
ejecute, utilizando como referencia el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) y la
experiencia de la organizacin. Es, en pocas palabras, una visin estructurada de la forma en que se
trabajan los proyectos en la empresa, la cual busca ser difundida a todo el personal para la mejora
continua de sus procesos.
La Gerencia de Proyectos consiste en establecer y ejecutar lineamientos de direccin para un
proyecto y coordinar a los mltiples stakeholders (externos e internos) involucrados en el mismo,
buscando alinear sus objetivos individuales y optimizando los flujos de informacin (mejora de la
efectividad y calidad de la misma) para maximizar la eficiencia en la ejecucin del proyecto.

1.0 PROPSITO
Describir la metodologa y los fundamentos empleados para el desarrollo e implementacin del
Sistema de Gestin de Proyectos (SGP) de Incorp.
Facilitar la aplicacin del SGP en los proyectos de Incorp, estableciendo pautas para la mejora del
desempeo en su gestin.
Promover el desarrollo de una gestin ordenada, secuencial y eficiente de los proyectos que
desarrolla Incorp.

2.0 ALCANCE
El Sistema de Gestin de Proyectos comprende los proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin
que se encuentren bajo la administracin directa de Incorp, integrando los procesos de gestin de
cada una de estas fases, optimizando as su gestin.
Es responsabilidad directa de cada Gerente de Proyecto aplicar este sistema en sus respectivos
proyectos, siguiendo lo indicado en el presente manual. Los Gerentes de Proyecto facilitarn este
proceso en los proyectos que tengan a cargo monitorear.
Se excluyen aquellos proyectos que se desarrollan por consorcio con otras firmas. En estos casos los
servicios y operaciones se ajustarn a la aplicacin de la documentacin del sistema que el consorcio
opte por emplear en sus acuerdos consorciales.

3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Gua del PMBOK: Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Cuarta Edicin 2008.

4.0 DESARROLLO
El equipo de proyecto debe seleccionar del Sistema los procesos de gestin y de ejecucin del
producto, necesarios para cumplir con los objetivos propuestos en el proyecto. Para tal efecto, debe
identificar los requisitos del servicio y del producto, teniendo en cuenta equilibrar las demandas
concurrentes de alcance, tiempo, costo, calidad, gestionando adecuadamente los recursos y riesgos
necesarios para producir un producto adecuado a lo establecido contractualmente.
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A continuacin se expone la base conceptual del SGP, su estructura, el contenido de sus elementos
principales, la secuencia de aplicacin y los proyectos para los cuales se aplica.

4.1 Conceptos
4.1.1 Gestin y Producto
En virtud del presente SGP, todo proyecto tiene dos aspectos centrales, muy distintos pero totalmente
interrelacionados: la gestin y el producto.
La gestin, comprende todos los procesos administrativos que faciltan o hacen posible el desarrollo y
ejecucin de los productos; optimizando sus procesos de produccin, y teniendo en cuenta adems
factores complementarios relacionados con la creacin de valor para la empresa que pueden consistir
en aspectos sociales, ambientales, de posicionamiento y econmicos. Involucra los aspectos
relacionados con la forma en la cual debe gestionarse o administrarse el servicio,
independientemente del producto que deba ser provisto como consecuencia de su desarrollo.
El producto, el cual se define para cada fase, etapa o proceso bsico; va entregables. Para efectos
del presente documento, consideraremos tres ejes bsicos:
1. La ingeniera del proyecto: Involucra los aspectos relacionados con el diseo y desarrollo del
expediente tcnico del proyecto. Los entregables a nivel de ingeniera son documentos
tcnicos tales como planos, especificaciones tcnicas, memorias de clculo, entre otros.
2. La procura del proyecto: Involucra los temas relacionados con el proceso de licitacin y
adjudicacin de los paquetes de trabajo, materiales permanentes y/o bienes de capital
necesarios para completar el proyecto. Los entregables a nivel de procura son los
expedientes de concurso y suministros correspondientes.
3. La construccin del proyecto: Involucra los temas relacionados con el proceso de
construccin. Los entregables a nivel de construccin son las estructuras cuyo propsito es
crear en virtud de cada contrato.

4.1.2 Grupos de Procesos

El desarrollo del proyecto requiere que se definan e implementen procesos que deben clasificarse en
los grupos de procesos descritos a continuacin:
Grupo de Procesos de Iniciacin
Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
Grupo de Procesos de Planificacin
Define y refina los objetivos, y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el
alcance pretendido del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecucin
Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el desarrollo del producto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del Plan de
Ejecucin del Proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para
cumplir con los objetivos del proyecto.
Grupo de Procesos de Cierre
Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o
una fase del mismo.
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Cada fase o etapa del proyecto o de un sub proyecto puede organizarse en funcin de estos grupos
de procesos. Generalmente algunos procesos ocurren en simultneo y por lo tanto no se tienen
fechas explcitas o claras indicando el inicio o fin de un grupo de procesos. En consecuencia, estos
grupos de procesos resultan en actividades superpuestas tal como se ilustra en la figura siguiente:
Figura N 4.2-1: Interaccin de los Grupos de Procesos en un Proyecto.

(Fuente: Gua del PMBOK: Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Tercera Edicin 2004)

4.1.3 Tipo de proyectos

Como objetivo empresarial, Incorp est avocada a la ejecucin de proyectos para el sector privado y
pblico.
Modalidades de ejecucin contractual:
En el sector construccin las convocatorias se realizan va licitacin pblica o privada segn sea el
caso, o con invitaciones directas, no existiendo una normalizacin ni de los procesos del concurso
propiamente dicho, ni de los mtodos de entrega de proyecto.
Respecto al alcance del servicio se tiene:

EPC o EPCM: EPC corresponde a Engineering, Procurement and Construction, que se

traduce en Ingeniera, Procura y Construccin. La variante EPCM (Engineering,
Procurement and Construction Management) cambia la Construccin por Gerencia de
Construccin, es decir, no se construye directamente, pero se gestiona el trabajo y se
optimiza o complementa el diseo para facilitarlo. Ambos alcances de servicio incluyen
realizar la ingeniera (bsica y/o detalle) y la procura (compra de equipos crticos).
Es posible separar los elementos del EPC en E, P y C (o CM), dependiendo del
alcance del servicio a proveer. En este caso, el E se limita a efectuar el diseo y presentar
todos los documentos tcnicos requeridos para: realizar la procura, P, que consiste en
adquirir los equipos especificados en los documentos tcnicos y requeridos para realizar la
construccin, C, que consiste en construir lo indicado por lo documentos tcnicos utilizando
los insumos adquiridos por procura.
Esta forma de desdoblar el alcance los servicios de construccin, ha dado origen a lo que se
denomina en la industria como mtodos de entrega de proyectos (Project delivery methods),
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siendo el ms tradicional en nuestro medio el denominado DBB (Design-Bid-Build), que

involucra la ejecucin en forma seriada de las fases de ingeniera y construccin; es decir,
slo se puede iniciar la fase de construccin despus de haber culminado la ingeniera y en
base a ella haber desarrollado un proceso de licitacin para nominar a el(los) agente(s) que
se responsabilizar(n) de la construccin.
Dentro de una Gerencia se pueden mencionar:

ACM o CM: Agente de Gerencia de Construccin, donde se cobra por tarifa, no se asume
riesgo, y el CM responde directamente al cliente. No ejecuta el trabajo directamente.
CMR: Gerencia de Construccin bajo riesgo, donde se suele establecer un precio mximo
garantizado, el CMR supervisa el diseo e introduce conceptos de constructabilidad, ya que
asume el riesgo de cualquier sobrecosto, pero absorbe cualquier beneficio. Puede ejecutar el
trabajo o subcontratarlo.

Sistemas de Contratacin:

Suma alzada, aplicable cuando las cantidades, magnitudes y calidades de la prestacin estn
totalmente definidas en las especificaciones tcnicas, en los trminos de referencia o, en el
caso de obras, en los planos y especificaciones tcnicas respectivas.
Precios Unitarios, tarifas o porcentajes, aplicables cuando la naturaleza de la prestacin no
permita conocer con exactitud o precisin las cantidades o magnitudes requeridas.
Esquema mixto de Suma Alzada y Precios Unitarios.
Precio mximo garantizado (Guaranteed Maximum Price o GMP), utilizado en servicios que
integran la ingeniera, procura y construccin de un proyecto, o la gerencia de dichos
servicios. En una fase temprana del proyecto; por lo general a la finalizacin de la ingeniera
bsica; el propietario y su agente ejecutor establecen un presupuesto de la construccin de
las obras. Despus que el agente desarrolla la ingeniera de detalle y la desagrega en
paquetes para efectos de ejecucin, confirma el presupuesto de construccin de las obras por
un precio mximo garantizado, igual o inferior al presupuesto objetivo acordado inicialmente,
las mismas que se ejecutan bajo un esquema de "libro abierto".
Tarifa para todo servicio de gerencia, supervisin y ejecucin

4.2 Estructura del Sistema de Gestin de Proyectos

El Sistema de Gestin de Proyectos de Incorp utiliza como referencia estructural al PMBOK, y como
contenido se basa en procesos que Incorp ha desarrollado y aplicado en diferentes proyectos. En
pocas palabras, el SGP sistematiza, mejora y ordena los procesos de Incorp en funcin de los
procedimientos que establece. Estos son:
Procesos de ejecucin
SGP-01: Administracin de Contratos
SGP-02: Ingeniera para la Construccin
SGP-03: Control de Proyectos
SGP-04: Gestin de Procura
SGP-05: Administracin de Obra
Procesos de articulacin
SGP-06: Organizacin y Responsabilidades
SGP-07: Gestin de Stakeholders
SGP-08: Control Documentario
Procesos de soporte
SGP-09: Gestin de Calidad
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SGP-10: Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente

El siguiente esquema muestra la estructura del SGP:

Figura N 4.2-1: Esquema del Sistema de Gestin de Proyectos -

Incorp S.A.C.

Estos procesos brindan soporte directo a la gestin de ingeniera, procura y/o construccin, que
requieren de la gestin de todas las reas de conocimiento. Aqu se hace referencia a los
procedimientos de Incorp.
Administracin de Contratos
Incluye los procesos necesarios para empezar un proyecto, tales como: la revisin del contrato
principal del proyecto, autorizacin de inicio del proyecto, la definicin preliminar del alcance y los
entregables, la revisin de la informacin disponible.
Se explican las actividades requeridas para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido, y slo el trabajo requerido, para el xito del proyecto. Esta gestin se encarga
principalmente de la definicin y el control de lo que est, y no est, incluido en el proyecto,
desarrollando la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
De ocurrir alguna modificacin en el proyecto, por parte propia o del Cliente, tambin se explica la
manera correcta de gestionar cualquier cambio en el mismo, pasando por las evaluaciones y
aprobaciones pertinentes, llegando incluso a la gestin ante un reclamo.

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Organizacin y Responsabilidades
Comprende los procesos que abarcan la articulacin de reas funcionales en sede central, los
puestos requeridos por tipo de proyecto, y la definicin de funciones y responsabilidades para todos
los proyectos de Incorp.
Administracin de Obra
Se detallan las actividades de apertura, operacin y cierre del proyecto a cargo del Administrador de
Obra. Esto incluye el control de gastos generales, revisin de tareas, procura de consumibles,
provisin de infraestructura para la oficina y personal, y atencin del recurso humano del proyecto.
Gestin de Stakeholders
Incluye la concepcin de la estructura de las comunicaciones del proyecto, buscando definir
claramente a los stakeholders del mismo, establecer reuniones de coordinacin, medios de
comunicacin y periodicidad de la misma. Asimismo explica como iniciar la gestin de riesgos en
funcin del tipo de proyecto y todos los involucrados en el mismo.
Control Documentario
Este procedimiento busca mantener un registro eficiente de todas las comunicaciones del proyecto,
haciendo referencia a un proceso establecido de distribucin de informacin y codificacin de la
misma, sea de gestin, administracin o tcnica.
Ingeniera para la construccin
Este procedimiento busca detallar los procesos esenciales bajo responsabilidad de Oficina Tcnica
dentro de una obra de construccin. Esto involucra la adecuada gestin de informacin tcnica del
proyecto para su disponibilidad en obra, verificando que el diseo sea apropiado y compatible, y su
ejecucin respete los planos aprobados.
Control de Proyectos
Incluye los procesos necesarios para planificar y programar el proyecto. La planificacin comprende
los niveles I, II y III del Cronograma Maestro, donde se alcanza un nivel de actividades por paquete
de trabajo. La programacin comprende el nivel IV, donde ya se consideran los recursos y
restricciones de acuerdo al sistema Last Planner.
Tambin comprende los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin y control
del costo para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado. La unidad
explica la metodologa para el desarrollo del Costo Original, Valorizaciones, Resultado Operativo y
Valor Ganado.
Procura del Proyecto
Este procedimiento incluye los procesos para comprar o adquirir los productos o servicios necesarios
para realizar el trabajo. Aqu se incluye los procesos de licitacin, evaluacin de postores,
adjudicacin, control y seguimiento, as como inspecciones de calidad de los proveedores. Se definen
las responsabilidades de adquirir cada uno de estos servicios o productos.
Tambin se trata la logstica del equipo de proyecto, el almacenaje de materiales y equipos, el ingreso
y egreso de materiales del almacn, y el manejo de las oficinas para el equipo de proyecto.
Gestin de Calidad
Incluye los procesos y las actividades que determinan las polticas, los objetivos y las
responsabilidades relativos a la calidad, a fin de satisfacer las necesidades que motivaron la creacin
del proyecto.
El enfoque distingue claramente los servicios de ingeniera, procura y construccin de la realizacin
de sus respectivos productos. En este sentido, Incorp no solo se preocupa por la calidad percibida en
sus entregables, sino tambin por la calidad interna de sus procesos.
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Gestin de Seguridad y Salud y Medio Ambiente

Este procedimiento explica la manera de gestionar la seguridad, salud y medio ambiente en un
proyecto. Incluye el marco legal aplicable, la metodologa para preparar un IPER y la Matriz de
Control Operacional, as como todos los procesos constituyentes de la OHSAS 18001.

4.3 Secuencia de aplicacin de la documentacin del SGP

El orden de aplicacin de los documentos del SGP se describe a continuacin:
Los procesos de inicio deben respetar el siguiente orden
1. Revisar el Manual del Sistema de Gestin de Proyectos (SGP-00).
2. Aplicar el procedimiento de Administracin de Contratos. La primera tarea es revisar
toda la informacin concerniente al proyecto y verificar que se encuentre completa.
Luego, se revisa el contrato y se completa el checklist de revisin contractual, anotando
los puntos de atencin e identificando los entregables del cliente.
3. Identificar los principales stakeholders del proyecto (SGP-07).
4. Luego se debe definir el alcance del proyecto, plasmndolo en un EDT (SGP-01)
preliminar.
5. Analizar las lecciones aprendidas registradas de proyectos similares.
6. Identificar y definir acciones para los riesgos potenciales del proyecto (SGP-07).
7. Preparar el Acta de Constitucin preliminar (la cual se actualiza de acuerdo a la
informacin disponible), y se realiza un Kick Off Meeting (SGP-01) con el equipo de
proyecto disponible a la fecha y el cliente (de considerarse necesario). Esta reunin la
convoca el Gerente de Proyecto. Tambin se prepara la estructura de informacin del
proyecto (SGP-08).
8. Con estas consideraciones iniciales se definen los recursos temporales, elaborando el
Cronograma Maestro Nivel I (SGP-03), y los recursos humanos, elaborando el
Organigrama y describiendo las funciones de cada posicin seleccionada (SGP-06).
9. Luego se proyecta al personal a lo largo del tiempo, generando el Staffing Plan (SGP03).
10. En este punto puede realizarse una validacin preliminar del presupuesto del
proyecto (la validacin final requiere de concluir el PEP). Utilizar el procedimiento de
SGP-03.
Este orden es una recomendacin, cada proyecto debe evaluar si seguirlo o no, sin embargo todos
estos puntos deben ser cubiertos.
Con la planificacin bsica, los siguientes procesos pueden desarrollarse sin un orden en
particular:
11. Se prepara la Matriz de Comunicaciones (SGP-07). La idea es establecer los canales y
medios de comunicacin, y adems definir qu codificacin se aplicar en el proyecto.
Esto debe coordinarse con el cliente.
12. Se prepara el Plan de Gestin de Calidad (SGP-09). Este plan incluye los procesos
crticos y los puntos de inspeccin en dichos procesos.
13. Plan de Gestin de SSOMA (SGP-10), se identifican los peligros, evalan los riesgos, y
establecen medidas de control. Adems, si se manejan proveedores especializados,
deben ser capacitados y preparados para trabajar bajo los lineamientos establecidos en
el plan.
14. Plan de Adquisiciones (SGP-04), se definen las responsabilidades de adquirir los
materiales predefinidos, si sern adquiridos por la obra o por sede central.
15. Gestin Integral de Cambios (SGP-01), se define la manera de tratarlos junto al cliente,
preparando formatos y el flujo de procesos para su aprobacin.

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En este punto ya puede preparase la primera parte del Plan de Ejecucin de Proyecto. Esto
incluye todos los conceptos de gestin de proyectos, describe el alcance del mismo, y establece un
primer lineamiento para su ejecucin, considerando los recursos y marco temporal disponibles.
El Plan de Gestin de Proyecto es la adecuacin de los procedimientos del presente sistema a un
proyecto especfico. No es necesario volver a escribir los procesos aqu descritos. En este sentido, el
Sistema de Gestin de Proyectos es fcilmente adaptable a un Plan.
La ejecucin se desarrolla de la siguiente manera:
16. Desarrollo y control del proyecto mediante el Last Planner (SGP-03).
17. Se gestiona la informacin tcnica en campo (SGP-02).
18. Se realiza la procura para la obra (SGP-04).
19. Administracin propia del proyecto (SGP-05).
Para el seguimiento, constante y retroactivo, se debe:
20. Procesos de seguimiento tales como:
a. Seguimiento del Alcance (EDT, Cambios) SGP-01
b. Seguimiento del Avance (Last Planner, Curva S, Gantt) SGP-03
c. Seguimiento del Costo (Valorizaciones, RO, Valor Ganado) SGP-03
d. Seguimiento de la Calidad SGP-09
e. Seguimiento de SSOMA SGP-10
f. Seguimiento de la Procura SGP-04
g. Seguimiento de los riesgos del proyecto SGP-07
El seguimiento es constante. Esto significa que se da en todo momento y retroalimenta los
documentos correspondientes a la planificacin, mejorando los procesos y reduciendo la variabilidad.
Hasta alcanzar la terminacin del proyecto:
21. Finalmente, se llega al Cierre del Proyecto (ver cada procedimiento), donde se tratan
los aspectos relacionados a cerrar la ingeniera, procura y/o construccin, de manera
administrativa, contractual y de gestin. Se convoca una reunin de cierre para definir la
estrategia y entregables finales para acelerar esta etapa. La reunin la convoca el
Gerente de Proyecto. La Gerencia de Planeamiento y Control supervisa su
cumplimiento y acuerdos. Se recomienda que participe el Gerente de Obras.
Con esto concluye el proyecto, mas no necesariamente la relacin de Incorp con el cliente. Es posible
que se decida proveer un servicio de post venta, relacionado al asesoramiento en temas de diseo o
construccin.
Esta secuencia se aprecia en el Anexo A.

4.4 Mejora Continua de los Procesos

Los procesos del SGP deben ser constantemente actualizados y mejorados, y los procedimientos que
reflejen dichos procesos modificados. Al hacer esto se obtiene un proceso de mejora continua para el
SGP.
Una manera de reflejar dichas mejoras, mientras no sean incluidas en el procedimiento respectivo,
puede ser mediante las Lecciones Aprendidas. Dichas lecciones pueden reflejar la mejora de manera
detallada, y documentada.
Es importante entender la definicin de Leccin Aprendida ante todo. El Anexo C especifica los
criterios para aceptar una Leccin Aprendida como tal. Sin embargo debe hacerse hincapi en uno de
los aspectos ms importantes: su validez por precedencia.
Este tipo de validez implica que la leccin es aprendida si es que no se conoca previamente.
Como referencia para evaluar esto se tienen todos los documentos de los sistemas de calidad y
gestin de Incorp, as como las lecciones ya registradas. Si un hecho ocurrido pudo ser evitado
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revisando dichas fuentes de informacin, entonces el problema es, o la falta de comunicacin para
informar al responsable sobre dicho proceso ya registrado, o una negligencia por parte del
responsable.
Este aspecto es de vital importancia porque se encuentra atado a la incorporacin de lecciones a la
cultura de la empresa. Es importante que las personas en Incorp conozcan los procesos e
informacin ya disponibles. El proceso de difusin de lecciones a travs de la nube (disco duro
virtual) es la herramienta principal para esto. Sin embargo, ms importante an es que las personas
en la empresa tengan la intencin de revisarlas e incorporarlas. Deben buscarse incentivos para
alentar esto dentro de cada proyecto.
Todos los empleados de Incorp podrn emitir Lecciones Aprendidas. La descripcin de la leccin debe
ser completa y detallada, as como proponer una solucin o recomendacin. Todos los empleados de
Incorp tienen permiso para buscar dentro de la base de datos de Lecciones Aprendidas y revisar toda
leccin aprobada e incorporada.

4.4.1 Generacin de Lecciones Aprendidas

Los integrantes del equipo de proyecto deben identificar los eventos, experiencias, prcticas o
problemas en el proyecto que sean adecuados para ser comunicados como Lecciones Aprendidas.
Estas lecciones deben ser documentadas tan pronto como sea posible para asegurar que las
lecciones valiosas no se pierdan. Al documentarlas se entiende que las lecciones ya concluyeron, es
decir, la accin correctiva ya se ejecut y el resultado fue obtenido, lo cual permite evaluarlo.
El proyecto debe desarrollar un plan de generacin y revisin de Lecciones Aprendidas en las etapas
tempranas del mismo. El plan debe delegar responsabilidades, hacer referencia a las herramientas y
contactos ya disponibles, y promover la generacin de Lecciones Aprendidas apropiadas, as como la
importancia de revisar peridicamente la nube, en especial antes de comenzar con una nueva
actividad. El proyecto debe revisar la nube peridicamente durante la fase de construccin y cierre
para identificar lecciones apropiadas.
Existen dos formas de generar lecciones dentro del proyecto, por medio de iniciativas individuales de
un miembro del equipo de proyecto, o dentro de las reuniones de coordinacin semanales.

El miembro del equipo de proyecto que haya identificado la Leccin Aprendida, debe preparar
la Leccin Aprendida de la manera indicada en este procedimiento y registrarla en la nube,
previa revisin del Gerente de Proyecto. Este proceso se realiza a lo largo de todo el
proyecto, facilitando la recopilacin al final del mismo.

Por su parte, el proyecto debe realizar reuniones de coordinacin semanales para identificar
eventos que presentaron un problema u oportunidad, fueron enfrentados y se obtuvieron los
resultados (sean estos de gestin u operacin), generando as nuevas lecciones, as como
comunicar las lecciones aprendidas ya generadas a todo el equipo de proyecto.

Si una leccin contiene aspectos legales involucrando a Incorp, esto debe comentarse dentro de la
descripcin de la leccin. Es importante registrar dichos eventos para la notificacin inmediata al rea
legal de sede central.

4.4.2 Registro de Lecciones Aprendidas

Antes de registrar la Leccin Aprendida en la nube, debe conversarse, si es posible, con el superior
inmediato, para realizar una evaluacin previa y enfocarse en los aspectos significativos de la leccin.
Toda Leccin Aprendida debe registrarse en un formato especfico, incluido en el Anexo D del
presente procedimiento. A continuacin se explican los puntos que deben ser completados en el
formato.
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1. Datos Generales:
Se incluye la Gerencia (Gerencia de Ingeniera, Construccin, Operaciones, etc) bajo
la cual opera el proyecto
El nombre del proyecto
2. Informacin de la Leccin Aprendida:
La fecha de ocurrencia del evento que desencaden la Leccin Aprendida
Ttulo de la Leccin Aprendida
rea Relacionada con la seccin (rea funcional de acuerdo al organigrama del proyecto:
planeamiento, oficina tcnica, supervisin de obras, ingeniera-civil, ingeniera-mecnica,
etc.)
La fuente de la leccin (generada por Incorp o por el cliente)
El Grupo de Proceso al cual pertenece la leccin (segn la etapa en la que se encuentre
el proyecto)
El rea de Conocimiento (de acuerdo al PMI al cual pertenece la leccin)
Las palabras clave que permitan filtrar la leccin
El Impacto del Evento: positivo o negativo
Si contiene implicancias legales para Incorp (Si o No)

Descripcin del evento (qu ocurri exactamente, el contexto y datos relevantes para su
anlisis)
Las causas tras el evento descrito
Las Acciones Correctivas utilizadas
El responsable de aplicar la accin recomendada
El resultado que se esperaba obtener con la aplicacin de la accin correctiva
El resultado de aplicar la accin correctiva
La evaluacin de este resultado, lo que podra conocerse como una Leccin Aprendida
(lo introduce el generador, pero puede ser modificado por el revisor especialista)

3. Impacto en el Proyecto:
La moneda de los valores del costo
El costo total del proyecto (Opcional)
El costo por rubro y su sumatoria (costo adicional o menor por rubro)
El plazo en das (das de retraso o avance)
El impacto sobre la calidad (descripcin cualitativa del incremento o decremento de la
calidad)
El impacto sobre SSOMA (mejores o peores condiciones o ndices de seguridad,
puede ser un texto o un nmero)
El impacto sobre los Riesgos (descripcin cualitativa del incremento, decremento o
modificacin de los riesgos existentes)
4. Comentarios / Observaciones:
Cualquier informacin adicional que no tenga lugar en los puntos 1, 2 y 3 (Opcional)

Documentos adjuntos (para comprender la descripcin de la leccin, sus causas, las

acciones correctivas tomadas y su resultado)

4.4.3 Proceso de revisin y aprobacin de Lecciones Aprendidas

El proceso de revisin y aprobacin de la Leccin Aprendida se desarrolla dentro del entorno de la
nube. Una vez registrada, el administrador de la nube automticamente notifica via e-mail al
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Administrador de la nube, a Control Documentario del proyecto, y al revisor en proyecto. Toda

leccin registrada cuenta con el estado de Registrada.

Revisin en el Proyecto (Gerente de Proyecto)

El revisor en proyecto debe revisar le leccin y evaluar si es apropiada para ser emitida para
revisin de un especialista. El revisor en proyecto, conociendo el contexto del mismo, puede evaluar
si la leccin tuvo los impactos indicados en el registro, as como la descripcin y causas resulten
correctas, y las acciones correctivas sean recomendables. Ante todo, esta persona es responsable de
definir si la Leccin Aprendida califica como tal. El estado de la leccin en este caso es Emitida.
Revisin Externa al Proyecto (Gerente de Obras)
Al ser revisada y aprobada por el revisor en proyecto, se notifica a Control Documentario y al
Administrador de la nube. Aqu, el Administrador debe revisar que la leccin en s cumpla con los
requisitos para ser calificada como una Leccin Aprendida. Si es correcta, el Administrador debe
definir a la persona apropiada y disponible en la organizacin para revisarla y evaluarla, conocida
como revisor especialista.
Este revisor verifica si la leccin es correcta en cuanto a su contenido tcnico o comercial, as como la
posibilidad de ser aplicada en la organizacin. Esta persona debe conocer los procesos de la
empresa y sus caractersticas (recursos humanos, tcnicos, econmicos, etc.) para efectuar dicha
evaluacin. De ser incorrecta conceptualmente, la leccin es eliminada. Si es impracticable, la
publicacin de la leccin queda a criterio del Administrador. El estado de la leccin en este caso es
Revisada.
El revisor especialista puede decidir comentar la leccin.
Aprobacin e Incorporacin (Gerente de Planeamiento y Control)
Finalmente la Leccin Aprendida llega al Administrador de la nube. El Administrador puede
publicar la leccin si esta ha cumplido con todos los requisitos pre-establecidos. Sin embargo, es
posible que la leccin contenga temas controversiales o incluso legales. En este caso, el
Administrador debe contar con el criterio suficiente para someter la leccin a consulta por parte del
directorio de la empresa o rea legal. El estado de la leccin en este caso es Aprobada.
Se debe tener en cuenta que las Lecciones Aprendidas deben ser relevantes. Esto significa, para el
caso de lecciones con impacto negativo, que si el proceso al cual se hace referencia se encuentra
registrado en procedimientos aprobados por Incorp, entonces la leccin en cuestin es una omisin
a dichos procedimientos, resultando en un aporte nulo. En este caso la accin a tomar es responder
al generador del uso de los procedimientos o documentos ya existentes relacionados. Este filtro debe
ser realizado por el revisor en proyecto.

4.4.4 Registro de Lecciones Aprendidas en la base de datos del

proyecto
El seguimiento de las Lecciones Aprendidas en el proyecto, mediante la Base de Datos propuesta en
el Anexo E, para uso de Control Documentario, se realiza con la finalidad de controlar toda la
informacin que es emitida por el proyecto, y hacer un seguimiento formal del estado de la leccin por
parte del proyecto.
Esta base de datos debe encontrarse disponible en la nube para facilitar la bsqueda de lecciones.

4.4.5 Comunicacin de Lecciones Aprendidas

Las Lecciones Aprendidas sern difundidas mediante la nube. Esta base de datos debe ser accesible
a todos los empleados desde cualquier proyecto de Incorp, va Internet, introduciendo el usuario y
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Manual
Sistema de Gestin de Proyectos

Doc. N: SGP-00
Rev N: A
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Fecha de Aprobacin:

clave correspondientes a su registro en la empresa. La base de datos ser administrada por el rea
de Planeamiento y Control de Incorp. Al generarse una nueva leccin se debe enviar un correo
electrnico a todo el personal de obra.
Por otro lado, se desarrollarn reuniones a nivel organizacional donde se discutirn las Lecciones
Aprendidas ms importantes. Estas reuniones deben efectuarse dos o ms veces al ao.

4.4.6 Informes de Cierre de Proyecto

Las reas responsables de elaborar su informe de cierre son las siguientes:

Planeamiento y Control: Deber reportar el resultado operativo acumulado, valor ganado,

curva S, Gantt final, y reportes de produccin relevantes. Tambin deber incluir un listado de
las rdenes de cambio aprobadas/desaprobadas y su impacto en el plazo y costo del
proyecto.
Oficina Tcnica: Deber reportar los planos As-Built, el listado de RFI y las diferencias de
metrados ms importantes.
Produccin: Deber reportar el PPC progresivo del proyecto, el anlisis de las restricciones
ms importantes durante el proyecto, y las sugerencias de mejora para la programacin.
Procura: Deber reportar el resumen de proveedores especializados del proyecto, sus
constancias de cierre contractual, la evaluacin de desempeo de cada proveedor crtico, y
las fechas de llegada de los materiales/servicios de acuerdo al Plan de Adquisiciones.
Administracin: Deber reportar el estado de las licencias, vigencias poder, cartas fianzas
del proyecto al cierre del proyecto. Tambin el listado de personal al cual se efectu el
exmen mdico de salida, y los saldos por pagar a obreros y/o personal administrativo.
Almacn: Deber reportar, previa validacin del Jefe de Procura, el stock valorizado del
proyecto, la tranferencia y/o venta de material sobrante y los equipos devueltos a terceros.
Calidad: Deber reportar todas las no conformidades generadas durante el proyecto, as
como el listado de protocolos realizados, y los resultados estadsticos de todas las
mediciones y ensayos.
Seguridad y Salud Ocupacional: Deber reportar todos los ndices de accidentabilidad del
proyecto, detallando las investigaciones de los accidentes ms importantes.

Es el Gerente de Proyecto quin se responsabiliza por la presentacin del Informe Final de Obra,
verificando el entregable de cada rea funcional del proyecto. Este informe se presenta al Gerente de
Obras y a la Gerencia de Planeamiento y Control.

4.5 Glosario del Sistema de Gestin de Proyectos

Todas las definiciones del SGP se encuentran en el Anexo B del presente documento.

Leccin Aprendida

Aprueba

Incorpora

Gerente de Proyecto

Gerente de
Planeamiento y
Control

Actividad

Gerente de Obras

5.0 RESPONSABILIDADES

Revisa
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Manual
Sistema de Gestin de Proyectos
Sistema de Gestin
Reuniones de inicio y cierre
Informe Final

Supervisa
aplicacin
Participa
Recibe

Supervisa
aplicacin
Verifica
Recibe

Doc. N: SGP-00
Rev N: A
Pgina: 15 de 15
Fecha de Aprobacin:

Aplica
Convoca
Supervisa, consolida y
presenta

6.0 ANEXOS
Diagrama de Flujo:
SGP-00-A: Secuencia de Aplicacin de los Documentos del Sistema de Gestin de
Proyectos
Documentos:
SGP-00-B: Glosario de trminos del Sistema de Gestin de Proyectos
SGP-00-C: Lineamientos para Generar y Evaluar Lecciones Aprendidas
SGP-00-D: Formato de registro de Lecciones Aprendidas
SGP-00-E: Base de datos de Lecciones Aprendidas

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