Línea N° Documento

PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN Y
TR 97 PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

1. Introducción
Desde la Oficina de Gestión de Proyectos en adelante PMO, como área dentro de la gerencia
de tecnología requiere de una serie de procesos necesarios para supervisar, analizar, regular
el progreso y desempeño del proyecto y de los miembros participantes, este proceso
comúnmente conocido como “Proceso de Preparación y Planificación de proyectos”, es clave
para la Oficina de Gestión de Proyectos PMO, debido a que representa el inicio de toda la
gestión que dicha área realiza dentro de la organización.

2. Objetivo
El propósito de gestionar la preparación y planificación de proyectos es clave para:

 Regular y normar el proceso de controles basados en estimaciones de costo, tiempo,

alcance, calidad, comunicación, entregable, etc, que garanticen el cumplimiento y
adherencia a las normas, estándares, políticas de la Organización y metodología de
desarrollo y proyectos de SURA CHILE.
 Involucrar a los clientes, sponsor, colaboradores sobre el impacto de los controles
establecidos y la gestión de dicho proyecto
 Garantizar la transparencia ante auditoria de cumplimiento y adherencia de la
metodología según normas institucionales y reglas de negocio establecidos en el
proyecto

3. Alcance
Todo el personal de la Gerencia de Tecnología de Sura-Chile deberá cumplir los
requerimientos y condiciones del presente documento incluyendo a las personas externas
que prestan servicios a esta.

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4. Procedimiento (narrativa)

4.1. Responsables:
Analista: Responsable de efectuar el análisis de criterios asociados al proyecto,
posibles a aplicar, tomando como base los requerimientos críticos y limitaciones
de desarrollo, definidas en los documentos de especificaciones Funcionales y
Técnicas.

Arquitecto: Responsable de apoyar en la aplicación de definiciones

arquitectónicas dadas y levantamiento de definiciones arquitectónicas
pendientes

Asset Owner (AO): Representante de los usuarios en un Proyecto. Es

responsable de la decisión de la solución más adecuada al requerimiento del
sistema que se desea desarrollar.

Stakeholders (SH): Son quienes sin estar descritos necesariamente en el

Formulario de Requerimientos tienen responsabilidad funcional, directa sobre el
requerimiento y la solución ofrecida.
Se ven afectados por el desarrollo del proyecto.
Toda persona que por su experiencia, capacidad o conocimiento en el tema
puede ser un aporte al proyecto.

Líder de Proyecto: Responsable de asegurar y coordinar que todas las

actividades y disponibilidad de recursos asociadas a la implementación del
proyecto estén contempladas en la planificación con la finalidad de poder
formalizar el inicio del proyecto a través del Kick-Off.

Líder de la PMO: Es el responsable de garantizar que el líder del proyecto cumpla

los aspectos de gestión, metodológicos, calidad, costos, tiempo, entregables con
el propósito de que el proyecto cumpla la etapa correspondiente en plazo y con
las consideraciones metodológicas.

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4.2 Actividades del proceso de preparación y planificación:
4.2.1. Asignación del equipo de desarrollo
El Jefe de Desarrollo envía un correo electrónico al Líder de Proyecto asignando
la gestión del proyecto formalmente y al equipo de trabajo asociado.

4.2.2. Revisar Situación Contrato/Anexo Proveedor

El Líder de Proyecto revisa si contrato marco está en regla y la necesidad de
generar un anexo de servicio genérico o anexo de contrato específico para el
proyecto:

 Gestiones para el Contrato Marco con Área de Compras y Sinergia, en los casos
que el proveedor de los servicios de implementación sea nuevo.
 Anexo de Contrato para el servicio específico, en los casos que no exista un
anexo marco de servicios, el cual debe incluir Plan de Pago y Planificación
preliminar.

Para los paquetes adquiridos por terceros, se exigen la utilización de Contratos

(Anexos) de Uso y Actualizaciones ("Upgrades") de Software.

Los contratos son elaborados por el Líder del Proyecto, validados por el Área de
Compras y Sinergias y firmados por los Representantes Legales de la Compañía.
[RT013, RT014] [CM1].

4.2.3. Realizar Plan de Actividades

El líder de proyecto mediante reuniones define pasos y actividades
concernientes al proyecto para ser incluidas en la carta Gantt homologada por
la PMO:
 Considerar actividades de análisis de requerimientos funcionales y
técnicos.
 Contemplar la actualización del Checklist de Calidad correspondiente al
Procedimiento de Adherencia a la Metodología IT (“PO10.08-Art-01
Checklist de Adherencia Metodológica”).
 Incluir las actividades de revisión de OSG para los aplicativos existentes.
 Incluir actividades de Plataformas (Comunicaciones, Ingeniería y
Administración de Sistemas)
 Incluir actividades de QA (Reflejadas en Plan de Pruebas)
 Incluir definición de Infraestructura (servidores, storage Desa-QA
Producción, posible Upgrade)
 Incluir el Plan de Pruebas. El alcance de las pruebas lo debe determinar
el llenado del documento Tipos de Pruebas (“PMO-116-01 Tipos de
Pruebas.xls”) el cual debe ser completado en esta instancia para
considerar todas las actividades en la planificación del proyecto.

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  Incluir actividades de Seguridad
 Incluir actividades de PenTest

El líder de proyecto genera para todo proyecto un plan de trabajo de

actividades del proyecto detallado (“PMO-097-03-Gantt Metodología de
Proyectos.mpp”), el cual cubre las funcionalidades acordadas del proyecto con
las respectivas asignaciones de los recursos [RT001, RT009] [CD2].

4.2.4. Generación de Checklist asociada a OSG (Operational Security Guideline)

En forma paralela el Analista en conjunto con el Área de Seguridad deben
analizan y considerar las directrices técnicas y de seguridad registradas en la
OSG de la Aplicación, generando un Checklist con los requerimientos mínimos
que deben ser contemplados en la ejecución del proyecto.

4.2.5. Solicitar Código Inventario

(Este punto solo aplica para aplicaciones nuevas que no tienen código activo.)

El líder de proyector adjunta el documento Guía de Clasificación de Activo para

la solicitud del código aplicación.

 A través del área de Mesa de Ayuda se gestiona la solicitud de código de

inventario adjuntado el documento Guía de Clasificación de Activos de la
aplicación con el fin de formalizar según políticas la incorporación de un nuevo
activo dentro de la compañía.
 El área de control de cambios genera la estructura de versionado (VOB)

4.2.6. Factores críticos de éxito

El líder de proyecto identifica los factores críticos del proyecto para
transparentarlos en el Kick- Off.

4.2.7. Registro del Proyecto en el Panel de Control

El líder de Proyecto entrega el FSI con las aprobaciones necesarias y visto
bueno por parte de la PMO, después de la entrega del FSI todos los proyectos
tendrán un plazo máximo de 7 días para realizar el Kickoff.

PMO registra el proyecto en la herramienta Panel de control y envía un correo

informando al área la creación del proyecto con su código FSI y nombre
completo, indicando los plazos en los cuales deberá realizarse el Kick-off del
proyecto y los documentos necesarios que se requieren para iniciar la
ejecución del proyecto.

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 PMO crea en sharepoint de Proyectos
(http://siteworkit/Proyectos/default.aspx) el sitio correspondiente al nuevo
Proyectos con la siguiente estructura de carpetas:

1. Adm del Proyecto

2. Adm Iniciativas
3. Preparación y Planificación
4. Análisis y Diseño
5. Construcción
6. Pruebas
7. Instalación

Mediante correo electrónico el responsable de la oficina de proyecto (PMO)

notifica al líder de proyecto (*Email 3), asset owner, jefe, subgerente y gerente
del área, sobre el proyecto registrado adjuntando evidencia en la herramienta
Panel de Control [RT001, RT003, RT009] [CD5].

4.2.8. Preparar Presentación Kick Off

El líder de proyecto es el encargado de preparar presentación con los
antecedentes más relevantes del proyecto, utilizando el Template Kick-Off
(“PMO-097-02-Presentación de Kickoff Subgerencia Desarrollo”).

4.2.9. Elaborar documento inicial de arquitectura

El líder de proyecto gestionará con el área de arquitectura la realización del
documento de arquitectura (“PMO-097-01-Documento de Arquitectura”).
Esta tarea requiere como entrada los documentos Guía de Clasificación de
Activos y el ERU para ser lo más cercano a lo requerido por el negocio. (*Email
4) [RT011] [CD6].

4.2.10. Realizar Reunión coordinación con usuario previa a Kick-Off

El líder de proyecto realiza la invitación vía correo electrónico, a stakeholders.

Preparación y logística de reunión:

 Agendar reunión con usuario
 Llevar antecedentes del requerimiento solicitado completo
 Tener punteo concreto para aclarar y/o definir

Reunión:
 Realizar minuta de la reunión
 Validar/ ajustar minuta de reunión con los interesados
 Actualizar Requerimiento, si fuera necesario.

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4.2.11. Realizar Presentación Kick Off
El líder de proyecto debe solicitar la asistencia de los representantes de todas
las áreas de involucradas (Considerando a Plataforma (Comunicaciones,
Administración de Accesos, Servicios de Estructura, Ingeniería de Sistemas y
Administración de Sistemas) y Arquitectura).
Realizar la presentación del lanzamiento del proyecto, y dar a conocer el plan
de trabajo a través de carta Gantt.

4.2.12. Realizar la Entrega de la Línea Base.

Cronograma bajo modelo PMO:
Después de realizado el Kick-off del proyecto el líder de proyecto cuenta con 10
días hábiles para entregar la carta gantt con línea base con todas las
validaciones de la PMO y del Cliente con lo cual se garantiza el alcance, costos,
actividades que se realizaran.

Con él envió de un correo formal por parte del líder de proyecto dirigido a todo
el equipo participante en el proyecto de la línea base, según modelo PMO se da
por cerrada la etapa de planificación y el proyecto pasa a una etapa llamada
Seguimiento y Control.

El responsable de la PMO envía un correo formal al líder del proyecto (*Email 1)

indicando que la Gantt cumple con las normas y estándares de gestión. Este
correo se almacenará en la carpeta de preparación y planificación de proyectos
[RT002] [CD3].

Una vez realizado el Kickoff el responsable de la oficina de proyectos (PMO),

enviara un correo electrónico al líder de proyecto (*Email 2) como registro de la
realización del kickoff.
No se aceptara la entrega de la línea base hasta que el correo electrónico no se
genere [RT003] [CD4].

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 Salidas:

 Presentación Kick Off (PPT)

 Minuta(s) de Reunión(es)
 Carta Gantt PMO
 Documento Inicial de Arquitectura

Plantillas de Correo para Evidencias de Controles

(*Email 1)

(*Email 2)

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(*Email 3)

(*Email 4)

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5. APLICACIONES TECNOLÓGICAS

Sistemas Financieros Claves : Este procedimiento no utiliza sistemas financieros

claves.
Otros Sistemas : Herramienta Panel de Control y Sharepoint.

6. SEGREGACION DE FUNCIONES DEL PROCESO

Responsable
Jefatura : Jefatura de Desarrollo Wealth Management
: Jefatura de Desarrollo Pensiones y Mantención
: Jefatura de Desarrollo Canales y BI
: Jefatura de Desarrollo Sistemas Compartidos
: Jefatura de Desarrollo Proyectos I+D
Subgerencia : Subgerencia de Desarrollo y Proyectos
Gerencia : Gerencia de Tecnología
VP : Vicepresidencia de Servicios Compartidos

Usuarios : Colaboradores de la subgerencia de Desarrollo y Proyectos, y

responsables de las distintas áreas de negocio de Sura-Chile.

Tipos de proceso:
Proceso (Manual / Automático) : Dependiente del Sistema
Aplicación/respaldo : Herramienta Panel de Control y Sharepoint.

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7. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y NIVELES DE AUTORIZACIÓN

Empresa: Sura Chile

Fecha: 12/08/13
Análisis realizado por: Jorge Avendaño, Verónica Emhart, Eduardo Vásquez, Raimundo Diaz, Patricio
Sotomayor, María Isabel Gajardo
Análisis aprobado por: Ricardo Yañez A.

Proceso de Preparación y Planificación

Actividad de Control Solicitud Autorización/ Ejecución
Validación
CM1: El Líder de Proyecto revisa Representantes Líder de
si contrato marco está en regla y Legales de la proyecto
la necesidad de generar un Compañía.
anexo de servicio genérico o
anexo de contrato específico
para el proyecto:
 Gestiones para el Contrato
Marco con Área de Compras y
Sinergia, en los casos que el
proveedor de los servicios de
implementación sea nuevo.
 Anexo de Contrato para el
servicio específico, en los
casos que no exista un anexo
marco de servicios, el cual
debe incluir Plan de Pago y
Planificación preliminar.
Para los paquetes adquiridos por
terceros, se exigen la utilización
de Contratos (Anexos) de Uso y
Actualizaciones ("Upgrades") de
Software.
Los contratos son elaborados y
validados por el Área de
Compras y Sinergias, basado en
la propuesta seleccionada para
su implementación, y firmados
por los Representantes Legales
de la Compañía.
CD2: El líder de proyecto genera Líder de
para todo proyecto un plan de Proyecto
trabajo de actividades del
proyecto detallado (GANTT), el

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Actividad de Control Solicitud Autorización/ Ejecución
Validación
cual cubre las funcionalidades
acordadas del proyecto con las
respectivas asignaciones de los
recursos
CD3: El responsable de la PMO Responsable de
envía un correo formal al líder la PMO
del proyecto indicando que la
Gantt cumple con las normas y
estándares de gestión. Este
correo se almacenará en la
carpeta de preparación y
planificación de proyectos.
CD4: Una vez realizado el Kickoff Responsable de
el responsable de la oficina de la PMO
proyectos (PMO), enviara un
correo electrónico al líder de
proyecto como registro de la
realización del kickoff.
No se aceptara la entrega de la
línea base hasta que el correo
electrónico no se genere.
CD5: Mediante correo Responsable de
electrónico el responsable de la la PMO
oficina de proyecto (PMO)
notifica al líder de proyecto,
asset owner, jefe, subgerente y
gerente del área, sobre el
proyecto registrado adjuntando
evidencia en la herramienta
Panel de Control.
CD6: El Arquitecto asignado al Arquitecto
proyecto elabora el Documento
de Arquitectura que aborda las
especificaciones técnicas
conforme a los criterios del
documento Guía de Clasificación
de Activos. El Documento de
Arquitectura se envía al Líder de
Proyecto vía correo electrónico.

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Conclusión
¿Se ha identificado algún riesgo potencial de conflicto de funciones? SI NO
Si se ha identificado algún riesgo potencial de conflicto de funciones, indicar en el
cuadro de abajo, la incompatibilidad y riesgo potencial.

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8. CONCILIACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON LA CONTABILIDAD,
CUENTAS CONTABLES ASOCIADAS Y/O OTROS
DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS
Este apartado no aplica ya que en el proceso no se realizan afectaciones a las cuentas
contables.

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9. Flujograma del Proceso
9.1. Situación Contrato/ Anexo

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9.2. Plan de Actividades

9.3. Generación Checklist OSG

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9.4. Elaborar Documento Inicial de Arquitectura

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9.5. Registro en Panel de Control y Kickoff

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9.6. Gestión FSI

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10. Identificación de Riesgos y Controles
Los riesgos y controles, identificados e implementados en el proceso se encuentran
documentados en el archivo: “Matriz de riesgos tecnológicos SUAM SOX.xlsx”

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 11. FICHA DE APROBACIÓN PROCESO/ PROCEDIMIENTO/
MATRIZ DE RIESGO PARA CERTIFICACIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre del proceso Procedimiento Preparación y Planificación de Proyectos
Gerencia a la que pertenece Gerencia de Tecnología
Responsable de primera línea Ricardo Yañez (Dueño del Proceso)
Fecha de Aprobación 12/08/2013
Próxima Actualización
DECLARACIÓN
Como Dueño del proceso identificado anteriormente, declaro por medio de este documento que la
información contenida en el procedimiento Preparación y Planificación de Proyectos, y su matriz de
riesgo asociada, representan la operativa vigente del proceso, los controles definidos mitigan los riesgos
y se encuentran operando, existiendo evidencia de ello.
Entendiendo que es responsabilidad de la línea que el procedimiento documentado se cumpla, en caso
que el proceso, procedimiento, riesgos y/o controles sufran cambios en la práctica y la documentación
asociada requiera modificaciones, estas deben ser reflejadas en el documento.
APROBACIONES FORMALES

GERENTE
Nombre: Cristian Barros Firma:
Cargo: Gerente de Tecnologías

SUBGERENTE
Nombre: Ricardo Yañez Firma:
Cargo: Subgerente de Desarrollo y Proyectos

DUEÑO DE PROCESO
Nombre: Ricardo Yañez Firma:
Cargo: Subgerente de Desarrollo y Proyectos

RESPONSABLE DEL LEVANTAMIENTO

Nombre: Jorge Avendaño, Maria Isabel Gajardo, Firma:
Verónica Emhart, Eduardo Vasquez, Raimundo Diaz,
Patricio Sotomayor
Cargo: Jefe de Arquitectura, Jefe de Desarrollo Wealth
Management, Jefe de Desarrollo Canales, Jefe de
Desarrollo Sistemas Compartidos, Jefe de Desarrollo
Pensiones y Mantención, Jefe de Desarrollo Proyectos
I+D

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 12. REVISION DEL DOCUMENTO
El procedimiento será sujeto a una revisión mínima anual que será plasmada dentro del
presente documento, independientemente de que necesite ser actualizado o no por
algún cambio funcional en el proceso.

El registro de actualizaciones quedará reflejado en la siguiente tabla de control de

cambios:
HOJA DE MODIFICACIÓN
Modificaciones Fecha Realizado por (Área / Nombre Revisado y aprobado
Versión
efectuadas aaaa/mm/dd colaborador (Nombre Cargo)
Desarrollo Wealth
Management/ Jorge
Avendaño,
Desarrollo Canales y BI/
Verónica Emhart, Ricardo Yañez A. /
Actualización del
1.0 2013/08/12 Desarrollo Sistemas Subgerente de Desarrollo
documento
Compartidos / Rodrigo Vial y Proyectos
Desarrollo Pensiones y
Mantención / Raimundo Diaz
Desarrollo Proyectos I+D /
Patricio Sotomayor
Arquitectura y Calidad/Jorge
Avendaño
Desarrollo Wealth
Management/María Isabel
Gajardo
Desarrollo Canales y BI/
Se rectifican Ricardo Yañez A. /
Verónica Emhart,
2.0 nombres de 2014/06/30 Subgerente de Desarrollo
Desarrollo Sistemas
Documentos y Proyectos
Compartidos / Eduardo
Vasquez
Desarrollo Pensiones y
Mantención / Raimundo Diaz
Desarrollo Proyectos I+D /
Patricio Sotomayor
3.0 Se actualizan 2014/10/23 Arquitectura y Calidad/Jorge Ricardo Yañez A. /
Control CM1 para Avendaño Subgerente de Desarrollo
dar claridad Desarrollo Wealth y Proyectos
respecto al Management/María Isabel
Gajardo
contenido de
Desarrollo Canales y BI/
Anexos de
Verónica Emhart,
Contratos Desarrollo Sistemas

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Responsable: Subgerente Desarrollo y Proyectos
Subgerencia: Desarrollo y Proyectos
Actualizado al 23/19/2014 (versión 3.0) 21
 Compartidos / Eduardo
Vasquez
Desarrollo Pensiones y
Mantención / Raimundo Diaz
Desarrollo Proyectos I+D /
Patricio Sotomayor

Estándar para el uso del número de control de versión:

• Utilizar un digito, seguido de un punto (separador), y otro dígito. Ej: 1.1, 2.0, 9.3.
• El primer dígito se utilizará representar para cambios mayores en el documento, relacionados principalmente a cambios en la ejecución del proceso.
• El segundo dígito se utilizará para representar cambios menores en el documento, relacionados a cambios de forma. Incluye la revisión mínima
realizadas al procedimiento.

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