PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS
Código: PBM-17-01 Rev.: 0 Fecha: 27/03/15 Pág.: 1/ 13

Emitido por: Área de aplicación:

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD SISTEMA DE CALIDAD

Distribución: Copia No.: Contenido:

DIRECTOR GENERAL 01 1.- Objetivo y Alcance
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 02 2. Definiciones
JEFE DE PRODUCCIÓN 03 3. Responsabilidades
JEFE DE VENTAS 04 4. Desarrollo
ADMINISTRACION 05 5. Procedimientos relacionados
6. Anexos
7. Referencias

HISTORIAL DE REVISIONES
No. Rev. Fecha: Descripción del cambio
0 27/03/15 Emisión del documento.

Elaboro: Reviso: Aprobó:

E.JAVIER VAZQUEZ. ANA LUISA MALDONADO DAVID PAULIN MARTINEZ

ASEGURAMIENTO ADMINISTRACION DIRECTOR GENERAL
DE CALIDAD

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que no pertenezca a la empresa. Sin la aprobación escrita de
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1. Objetivo y Alcance

Establecer el método por el cual se controlan, emiten, distribuyen, modifican ó eliminan

los documentos y registros que conforman el Sistema de Gestión de Calidad. El presente
procedimiento aplica en la siguiente sucursal:

PROBANDAS MEXICO, S. DE R. L. DE C. V.

2. Definiciones

Documento:

Información y su medio de soporte.

Documento externo:

Documento independiente al Sistema de Gestión de Calidad, el cual no es elaborado y

autorizado por la organización. Por ejemplo: normas, reglamentos, catálogos,
proveedores, especificaciones o planos del cliente, etc.

Documento interno:

Documento generado de acuerdo a los lineamientos del presente procedimiento.

Registro:

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

3. Responsabilidades
JEF. ASEC. Jefe de Aseguramiento de Calidad

PROP. Propietario

TRAB. Trabajador del Centro de Trabajo

RESP. PROC. Responsable de Proceso

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4. Desarrollo

4.1 JEF. ASEC. RESPONSABILIDAD

La implantación del presente procedimiento, es responsabilidad del Jefe de

Aseguramiento de Calidad y del personal que sea poseedor o maneje documentos y
registros establecidos en los sistemas de gestión (SGC).

4.2 JEF. ASEC. REVISION DE DOCUMENTOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad, es responsable de realizar la revisión de los

documentos establecidos en los SGC, antes de que sean emitidos.

4.3 JEF. ASEC. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad, es responsable de verificar los documentos y en

conjunto con la Dirección, realizar la autorización de los documentos establecidos del
Sistema de Gestión de Calidad, antes de que sean emitidos.

4.4 JEF. ASEC. IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad es responsable de identificar los siguientes

documentos, como se indica a continuación:

Manual de Calidad: Se indica a través del código PBMAC, seguido del número
consecutivo del documento. Por Ejemplo: PBMAC-01.

Procedimientos: La identificación de procedimientos, se realiza conforme al

procedimiento Elaboración de Procedimientos PBM-16-01.

Instructivos: La identificación de las hojas de instrucción, se realiza conforme al

Procedimiento Hojas de Instrucción PBM-18-01.

4.5 JEF. ASEC. CONTROL DE DOCUMENTOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad deberá de llevar control de los documentos

establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, como se indica a continuación:

-El Manual de Calidad y los procedimientos, se controlan a través del Listado General de
Procedimientos FAC51.
-Las hojas de instrucción, a través del Listado para el Control de Hojas de Instrucción
FAC52.
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4.6 JEF. ASEC. MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Las disposiciones para realizar la modificación de los documentos, se establecen en el

procedimiento Modificación de Registros y Documentos PBM-19-01.

4.7 JEF. ASEC. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad es responsable de distribuir al personal involucrado

los documentos que pertenecen al Sistema de Gestión de Calidad. Definirá quienes serán
los poseedores de las copias controladas. Cuando se realice la distribución del Manual de
Calidad y los Procedimientos, se registrará la entrega en el formato Control de
Distribución de Copias de Procedimientos FAC53. En el caso de las instrucciones de
trabajo, estas no son distribuidas, son colocadas en el lugar de uso.

Las copias de los documentos distribuidos, deberán ser identificadas a través de un sello
con la leyenda de “COPIA CONTROLADA”, en la portada de los mismos. El Jefe de
Aseguramiento de Calidad, se debe de asegurar que el personal involucrado cuente con
las versiones pertinentes y estén disponibles en los puntos de uso.

4.8 JEF. ASEC. DOCUMENTOS OBSOLETOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad y el Jefe de Seguridad e Higiene, son responsables

de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, una vez que haya realizado
la baja o modificación de algún documento, este deberá de ser resguardado e identificado
con la leyenda de “OBSOLETO” y será resguardo durante tres años, después de este
periodo deberá de ser destruido.

4.9 JEF. ASEC. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad es responsable de controlar e identificar los

documentos de origen externo, que son necesarios para la operación y planificación del
Sistema de Gestión de Calidad a través de la Lista Maestra de Documentos Externos
FAC54, donde se identifica el nombre del documento, fecha de emisión, el código de
identificación (cuando aplique) y número de revisión (cuando aplique), así como área y
puesto que controla.

4.10 JEF. ASEC. APROBACION DE REGISTROS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad es responsable de determinar los registros

necesarios para el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, así como su contenido
(diseño, formato e información), los cuales deben de ser aprobados antes de su emisión.

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4.11 JEF. ASEC. IDENTIFICACION DE REGISTROS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad es responsable de asignar un código de

identificación en la parte inferior derecha.

Los registros que son emitidos por necesidad del Sistema de Gestión de Calidad con la
siguiente leyenda FACXX MM-AA, el cual describe lo siguiente:

F: Formato
A: Aseguramiento
C: Calidad
XX: Número consecutivo correspondiente.
MM: Mes de elaboración.
AA: Año de elaboración.

Estos últimos MM-AA nos indican la revisión del formato.

4.12 JEF. ASEC. CONTROL Y DISTRIBUCION DE REGISTROS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad es responsable de controlar los registros

establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, por medio del Listado Maestro de
Formatos FAC55.

La distribución de los registros la realiza el Jefe de Aseguramiento de Calidad al personal

que está involucrado en su utilización, para su control debe de asegurarse de que firmen
de recibido en el Control de Distribución de Copias de Formatos FAC56.

4.13 JEF ASEC. MODIFICACION DE LOS FORMATOS

Las disposiciones para realizar la modificación de los registros, se describen en el

procedimiento Modificación de Documentos y Registros PBM-19-01.

4.14 TRAB. LEGIBILIDAD DE LOS REGISTROS

El personal que realiza el llenado de los registros, es responsable de realizarlo

correctamente cumpliendo con las siguientes condiciones:

a) Llenar a tinta, maquina o PC.

b) No se permiten rayones ni tachaduras.
c) En caso de que el campo de un registro no se utilice, se le colocara la leyenda N/A (no
aplica) ó con líneas ---.

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4.15 JEF. ASEC./RESP. PROC. ALMACENAMIENTO Y PROTECCION DE

REGISTROS

Los registros del Sistema de Gestión de Calidad deberán de almacenarse, como se

indica:

a) Se archivan por día, semana, mes (según sea el caso).

b) Se archivan en carpetas o folders (según sea el caso).
c) Para la protección de carpetas y folders de los registros se ubicaran en un área donde
el ambiente ó función desempeñada no provoque daños ni deterioros, podrán ser libreros,
gavetas, cajones, archiveros, etc.
d) Los registros electrónicos deberán respaldarse, semanalmente en el lugar de uso por el
personal que lo utiliza, y los medios electrónicos deberán de ser resguardados en un lugar
seguro, donde no se provoquen daños y deterioro.

4.16 JEF. ASEC./RESP. PROC. RECUPERACION DE REGISTROS

Para una fácil recuperación de los registros el Jefe de Aseguramiento de Calidad y el

personal responsable de los registros, debe de ordenar por fecha de elaboración, número
consecutivo, abecedario, orden cronológico ó como lo establezca el responsable del
proceso.

Se mantendrá un archivo muerto de máximo dos años, con las características anteriores
para la recuperación del registro.

4.17 JEF. ASEC. RETENCION DE REGISTROS

El tiempo de retención del registro será de un año en calendario en el área de aplicación,

y se deben de considerar las condiciones que se establecen en los puntos 4.13 y 4.14 del
presente procedimiento.

4.18 JEF. ASEC./RESP. PROC. DISPOSICION DE REGISTROS

Los registros se deben de concentrar en carpetas o folders, previamente identificados

para su disposición y deben de cumplir con lo siguiente para facilitar su disposición:

a) Los registros se conservan en su área de aplicación de acuerdo a su periodo de

retención.
b) Los registros se archivan durante un año en el archivo muerto, finalizado el periodo el
Jefe de Aseguramiento de Calidad dará la instrucción para la destrucción de los mismos.

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4.19 JEF. ASEC. CAPACITACION DE REGISTROS

El Jefe de Aseguramiento de Calidad deberá de capacitar al personal, para la utilización

de los registros, que permita asegurar el correcto uso y asegurar la eficacia de la
información que proporcionan.

5. Referencias
5.1 Procedimientos relacionados

PBM-17-01 Elaboración de Documentos

5.2 Documentos de referencia

Este Procedimiento no hace referencia a ningún documento.

6. Anexos
Anexo 1 Formato FAC51 Listado General de Procedimientos.

Anexo 2 Formato FAC53 Control de Distribución de Copias de Procedimientos.

Anexo 3 Formato FAC55 Listado Maestro de Formatos.

Anexo 4 Formato FAC56 Control de Distribución de Copias de Formatos.

Anexo 5 Formato FAC54 Lista Maestra de Documentos Externos

Anexo 6 Formato FAC52 Listado para el Control de Hojas de Instrucción.

7. Referencias de Política
ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario.

3 Términos y Definiciones.

ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

4.2 Requisitos de la documentación

4.2.4 Control de los registros

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Anexo 1 Formato FAC51 Listado General de Procedimientos.

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Anexo 2 Formato FAC53 Control de Distribución de Copias de Procedimientos.

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Anexo 3 Formato FAC55 Listado Maestro de Formatos.

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Anexo 4 Formato FAC56 Control de Distribución de Copias de Formatos.

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Anexo 5 Formato FAC54 Lista Maestra de Documentos Externos

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Anexo 6 Formato FAC52 Listado para el Control de Hojas de Instrucción.

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