SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código P-SGC-01

PROCEDIMIENTO Fecha de Aprobación 03/11/2017

Versión 01
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL
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PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
VERSIÓN 01

Nombre Guido Cuyo Villán

ELABORADO
Fecha: 03/11/17 Firma
POR Coordinador SGC
Cargo/Área

Nombre
REVISADO POR Fecha: 04/11/17 Firma
Cargo/Área

Nombre Paulino Torres Álvarez

APROBADO POR Fecha: 05/11/17 Firma
Cargo/Área Gerente General

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA”
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INDICE
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................................................ 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................................. 4
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................................... 4
5. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................... 5
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 5
7 CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................................... 11
8 REGISTROS .................................................................................................................................................. 11

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA”
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la elaboración, aprobación, revisión, modificación y estado de

versión, protección, acceso y uso de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en
la empresa PUBLISUR TORRES S.R.L

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la estructura documental del Sistema de Gestión de la calidad
de PUBLISUR TORRES S.R.L, de origen interno y externo, requerido por el estándar
internacional ISO 9001:2015, y aquella definida por la organización para asegurar la eficacia
del Sistema de gestión de la Calidad (SGC)

2.1 CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN

Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de PUBLISUR TORRES

S.R.L., está conformada por:

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA”
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3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 ISO 9001:2015 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, requisito 7.5 “Información

Documentada”.

4. DEFINICIONES

 Aprobación: Fecha en que el documento ha sido aprobado, firmado y puesto en

vigencia en el Sistema de Gestión de la calidad.
 Copia Controlada: Todo documento que forma parte del Sistema de Gestión de la
calidad, de forma de asegurar que sean usados sólo los documentos vigentes,
previendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las
actividades.
 Documento: Medio que contiene información independientemente del soporte (papel,
disco, fotografía, etc.).
 Documento Controlado: Documento oficial, vigente y auditable derivado del Sistema
de Gestión de la calidad de origen interno o externo.
 Documento Externo: Son normas o documentos de origen externo, que la empresa
PUBLISUR TORRES S.R.L. ha determinado necesarios para su Sistema de Gestión de
la calidad y son aplicables a sus procesos o actividades (legislación, normas u otros
aplicables).
 Documento Interno: Documento generado en la empresa PUBLISUR TORRES S.R.L.,
que proporciona información sobre el desarrollo de actividades del Sistema de Gestión
de la calidad.
 Documento No Controlado: Documento que no se actualiza tras su distribución.
 Instructivo: Detalla los pasos a seguir por el ejecutor de la actividad.
 Manual: Es el documento que explica y resume el Sistema de Gestión de la calidad
mediante el cumplimiento de los requisitos de las normas especificadas, a través de
políticas, alcance y los objetivos de la organización.

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COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA”
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 Procedimiento: Documento del Sistema de Gestión de la calidad que describe, según

el grado de detalle requerido por su objeto, la forma específica para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas
 Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. La primera edición del documento corresponde a la versión 01.

5. RESPONSABILIDADES

 Todas las áreas de la empresa son responsables de:

 La elaboración de la documentación necesaria para el ejercicio de sus actividades.

 Proponer las adecuaciones o mejoras a los documentos existentes.

 Los dueños de proceso son los responsables de:

 Revisar que el contenido del documento propuesto cumpla con los requisitos del Sistema
de Gestión de la calidad, con las pautas de las actividades ejecutadas y los lineamientos
de la empresa.

 El Coordinador SGC debe:

 Distribuir y poner a disposición del personal de la empresa los documentos previamente

revisados y aprobados.

 Registrar los cambios y actualizar versiones en la lista maestra de documentos.

 Mantener una copia de documentos vigentes en medio físico y/o electrónico.

 Conservar, controlar, proteger y disponer de los registros del Sistema de Gestión de la

calidad.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Condiciones Generales

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA”
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 La necesidad de crear, modificar o anular un documento del Sistema de Gestión de la

calidad puede ser detectada a través de las revisiones periódicas o por sugerencia de algún
colaborador de PUBLISUR TORRES S.R.L
 Es responsabilidad del Coordinador SGC, mantener actualizados los documentos del
Sistema en la red correspondiente, y/o en files que se encuentran en los archivos asignados
en el área de SGC.
 Durante su uso, se debe asegurar la adecuada identificación y legibilidad del documento.
Así mismo, debe verificarse que se esté utilizando la última versión del mismo.

6.2 Diseño de la Página de los documentos

El diseño del encabezado, pie de página debe de redactarse de la siguiente manera:

Encabezado

Los Manuales, procedimientos, formatos e instructivos utilizaran el siguiente encabezado.

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3

Campo 1: Debe de contener el nombre o logo de la Empresa

Campo 2: Debe de contener Tipo de documento y el título del documento.

Ejemplo: PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL CAL

Campo 3: Contiene la identificación del documento

Código: Es el número de identificación que se le ha dado al documento.

Fecha de Aprobación: día, mes, año de la aprobación del documento.

Versión: Número de la versión actual del documento, la primera versión se

inicia con el número 1 y las siguientes serán en forma correlativa.

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Página: N° de página/Total de páginas.

Pie de Página

Los Manuales, Procedimientos e Instructivos deberán de utilizar el siguiente pie de página:

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE

GESTIÓN.

COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA”

6.3 En la primera página

- Se colocará el Tipo de documento: Manual, Procedimiento, Instructivo, Formato

- Nombre del procedimiento

- La versión

- La Elaboración, revisión y aprobación, con sus respectivos cargos, fechas y firmas

correspondientes al cuadro.

- Logo de la Empresa.

6.4 Creación, Elaboración, Actualización y disposición de documentos

La necesidad de crear o elaborar un documento, puede generarse en cualquier área de la

empresa a iniciativa de cualquier integrante de la organización. Esta persona elaborará un
borrador del documento y lo entregará al Coordinador SGC para que facilite la identificación,
revisión y la aprobación respectiva.

La documentación del Sistema de Gestión de la calidad estará disponible en idioma español, y

de ser el caso de información externa, se podrá contar con información en otros idiomas.

Un documento puede actualizarse por alguna de las siguientes razones:

 Cambia la metodología del procedimiento para la aplicación del proceso.

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 Cambio de responsable de la ejecución de alguna o algunas etapas del proceso.

 Cambian los responsables de la revisión y/o aprobación.
 Cambia la zona de trabajo.
 Cualquier otra razón que amerite la revisión y actualización del documento.

La disposición final de los documentos estará establecida en el formato de la Lista Maestra de

registros.

6.5 Aprobación y Codificación

La aprobación de los documentos, se realizará en diferentes niveles de la Empresa de acuerdo

al tipo, al alcance del documento y de los datos considerados, y al nivel de uso. Los niveles de
revisión y aprobación establecidos, son los siguientes:

Documento Elabora Revisa Aprueba

Gerente
Política y Objetivos Coordinador SGC Comité calidad
General

Coordinador SGC/ Gerente

Manual Comité calidad
Administrador General

Coordinador SGC o
Cualquier integrante Gerente
Procedimientos Residente de obra o
de la organización General
Dueño de proceso

Cualquier integrante Dueño de proceso o Residente de

Instructivos
de la organización Coordinador SGC obra

Formatos / Cualquier integrante Dueño de proceso o Residente de

Registros de la organización Coordinador SGC obra

Cualquier integrante Dueño de proceso o Gerente

Otros documentos
de la organización Coordinador SGC General

El Coordinador SGC, formalizará la aprobación del documento solicitando las firmas de las
personas encargadas de la aprobación del documento.

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Una vez aprobado el documento, el Coordinador SGC le asignará el código y demás

información de carácter general que identifique al documento. Se asegurará la legibilidad de la
documentación y el acceso adecuado del personal de la empresa a los documentos que les
competen por su labor.

Los códigos se asignarán de acuerdo a las siguientes pautas:

Documento Código Significado del Código

T Tipo de documento:
M  Manual
P  Procedimiento
I  Instructivo
F  Formato
T – YYY – XX
PL  Plan

Para formatos
YYY Documento de:
relacionados a un
GER: GERENCIA ESTRATÉGICA
documento, se le
Manuales, SGC: SISTEMA DE GESTION DE
adicionará la letra F al
Procedimiento CALIDAD
inicio y un número
s, Instructivos CCA: CONTROL DE CALIDAD
correlativo al final (ZZ)
y formatos LOG: LOGÍSTICA
de la siguiente manera:
REH: RECURSOS
HUMANOS
F – T - YYY – XX - ZZ
MTT: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
OPE: OPERACIONES
MEI: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
INFORMÁTICOS

XX Número correlativo del documento

ZZ: Número correlativo del formato

NOTA: Para el caso de la Política de calidad, Actas de Nombramiento, Organigrama, y

otros formatos empleados que no estén asociados directamente a un procedimiento o
instructivo, se identificará directamente F-YYY-ZZ.

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Todos los documentos del Sistema de Gestión de la calidad se mantendrán disponibles en la

carpeta en Red de PUBLISUR TORRES S.R.L, para todo el personal de la empresa y aquellas
partes interesadas que se determine pertinente tengan acceso a ella.

Para documentación que necesite que ser expuesta con algún tipo de “arte” se verificara que
dicho documento (presentación, afiche, banner, etc.); sea en contenido fiel a la documentación
original, y tendrá que ser verificada por alguno de los responsables del sistema SGC.

6.6 Disponibilidad y distribución, protección, acceso, recuperación y uso:

El Coordinador SGC, se encargará de mantener la documentación en la red interna de

PUBLISUR TORRES S.R.L., se pone a disposición de los usuarios a través de la carpeta
compartida la información idónea a cada usuario de esta red establecida.

Una vez aprobada la información documentada y cuando corresponda, se firma la versión

original y se protege transformándola a una versión PDF. No todos los instructivos y formatos
requieren estar firmados para estar aprobada; basta en estos casos que se ponga a disposición
en la carpeta compartida del servidor. La responsabilidad de la protección y acceso a la
información documentada recae en el Coordinador SGC

En caso de imprimirse documentos, estas copias controladas, llevarán un sello el cual indicará
COPIA CONTROLADA; éstas se controlarán en el formato de Control de entrega de
Documentos

En el caso que partes interesadas tales como Clientes, proveedores, auditores externos,
entidades de estado, entre otros, soliciten copias de la documentación, estas pueden serán
suministradas cómo “COPIA NO CONTROLADA”, no siendo necesario ningún tipo de
codificación ni sello.

A manera de inventario todos los documentos del Sistema de Gestión de la calidad serán
incluidos en el formato “Lista Maestra de Documentos”

Para la recuperación electrónica de toda documentación de PUBLISUR TORRES S.R.L., revisa

el procedimiento de Backup y Seguridad de la información.

6.7 Control de cambios

Al editarse un nuevo documento se identificará claramente con el cambio de versión. Para el

efecto, se indicará al final del documento, en el ítem CONTROL DE CAMBIOS, los cambios
que se hayan realizado, manteniéndose así, hasta la siguiente revisión.

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FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

El Coordinador SGC es el responsable de informar al personal y a las partes interesadas, sobre

los documentos que se hayan modificado o eliminado, procediendo a la implementación del
mismo.

6.8 Conservación

El periodo de conservación de los documentos electrónicos obsoletos es de 02 años y el

Coordinador SGC, es responsable de su eliminación.

Los documentos electrónicos obsoletos serán identificados con la palabra “OBSOLETO” y

almacenados en una carpeta “OBSOLETO”.

La anulación de un documento involucra la anulación automática de sus registros en F-P-SGC-

01-01 Lista Maestra de Documentos.

Los documentos obsoletos en físicos, serán eliminados automáticamente.

6.9 Documentos de Procedencia Externa

Todos los documentos de origen externo que sean obligatorios de aplicar o se utilicen con fines
de consulta se integrarán al Sistema de Gestión de la Calidad y para su mejor control, se
inscribirán en el formato de “Lista Maestra de Documentos”

Será responsabilidad del Coordinador SGC emitir dicha documentación hacia los procesos
competentes y/o enmarcados dentro del documento externo
Los documentos externos tales como registros o fichas externos podrán ser utilizados por las
áreas idóneas de la empresa dando a estos registros el mismo nivel jerárquico que se
establecen para los registros internos.

7 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

03/11/2017 01  Creación del documento

8 REGISTROS

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