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TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN
INTRODUCCIN
1
1
1
2
2
2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
2.1 Presentacin de COOTRAESVIP CTA
2.1.1 Razn social
2.1.2 Ubicacin
2.1.3 Resea histrica
2.1.4 Misin
2.1.5 Visin
2.1.6 Objetivos de la empresa
2.1.7 Estructura administrativa
2.2 Nuestros servicios
2.3 Tipo de mercado que atiende y clientes
2.4 Nuestros proveedores
2.5 Personal vinculado a la empresa
3
3
3
3
3
4
4
5
6
8
10
11
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13
14
15
16
17
18
18
19
19
20
21
23
23
24
24
26
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31
5. PLANIFICACIN
5.1 Procesos de Cootraesvip Cta
5.2 Mapa de procesos
5.3 Caracterizacin de procesos
5.4 Poltica de control y seguridad
5.5 Objetivos de seguridad
5.6 Definicin de Indicadores de Gestin
34
35
36
37
37
37
38
6. DOCUMENTACIN
6.1 Revisin e Identificacin de la documentacin
6.2 Elaboracin de Documentos
6.3 Documentos del SIGC&S
42
42
42
47
7. IMPLEMENTACIN
7.1 Revisin de la documentacin
7.2 Validacin de los formatos y documentacin general
7.3 Implementacin de la documentacin
50
51
51
51
8. AUDITORAS INTERNAS
8.1 Programacin de auditorias
8.2 Planificacin de Auditoria interna
8.3 Reunin de Apertura
8.4 Realizacin de Auditoria interna
8.5 Identificacin de Evidencias de auditoria
8.6 Reunin de cierre
8.7 Acciones Correctivas
8.8 Seguimiento, Cierre y Efectividad
53
54
54
55
55
55
56
57
57
9 CONCLUSIONES
10 RECOMENDACIONES
58
60
BIBLIOGRAFA
61
ANEXOS
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.Estructura organizacional Cootraesvip Cta Principal
Figura 2 Estructura organizacional sucursales Cootraesvip Cta
Figura 3 Evolucin de BASC
Figura 4 Organigrama OMB
Figura 5 Cadena logstica BASC
Figura 6 Alcance norma BASC
Figura 7 Ciclo PHVA de mejoramiento continuo
Figura 8 Mapa de procesos
Figura 9 Estructura documental SIGC&S de Cootraesvip Cta
6
7
15
16
17
20
21
36
49
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Proveedores de la empresa
Tabla 2 Personal de Cootraesvip Cta
Tabla 3 Mapa estratgico del SIGC&S
Tabla 4 Cuadro de mando
Tabla 5 Plan de gestin de Indicadores
11
12
38
41
41
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1 Requisitos del SGCS en empresas de vigilancia
Anexo 2 Registro conformacin de comit de calidad y seguridad
Anexo 3 Diagnstico inicial
Anexo 4 Registro de capacitaciones
Anexo 5 Listado Maestro de Documentos del SIGC&S
Anexo 6 Listas de Chequeo
Anexo 7 Auditoria Interna 001
Anexo 8 Auditoria Interna 002
Anexo 9 Manual del SIGC&S
Anexo 10 Caracterizaciones
Anexo 11 Procedimientos obligatorios Norma BASC
Anexo 12 Procedimientos obligatorios estndares BASC
Anexo 13 Procedimientos Cootraesvip Cta
Anexo 14 Instructivos
Anexo 15 Formatos
Anexo 16 Mapa de Riesgos Cootraesvip Cta
Anexo 17 Plan de Emergencias y Evacuacin
Anexo 18 Planos de Evacuacin
Anexo 19 Informe final de avance
Anexo 20 Manual de Funciones y Responsabilidades
RESUMEN
TITULO: DISEO, DOCUMENTACIN E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE
GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD EN COOTRAESVP CTA BAJO LA NORMA
BASC
AUTOR: LILIANA MEDINA PORTACIO
PALABRAS CLAVES: Sistema de Gestin en control y seguridad, Manual de
seguridad, Documentacin, Planificacin, Implementacin, Ciclo P H V A,
Caracterizacin de Procesos, Plan de Emergencia y evacuacin.
DESCRIPCIN.
El objetivo primordial del presente proyecto es disear e implementar el sistema de
gestin en Control y Seguridad en la empresa Cootraesvip CTA teniendo como
alcance los procesos de planificacin y prestacin del servicio de vigilancia fsica,
Escolta, Monitoreo de Alarmas y CCTV. Esto con el fin de apoyar el control y la
seguridad en los procesos como para asegurar su mejora continua, y poder desarrollar
la confianza y certeza de que la organizacin tiene la capacidad de cumplir con los
requisitos, necesidades y expectativas de los clientes, a travs de una operacin
confiable.
La metodologa empleada para el desarrollo del tema se baso en el ciclo P-H-V-A de
mejoramiento continuo, desarrollado en 8 captulos de los cuales 5 de ellos presentan
lo relacionado con el diagnostico de la empresa, la documentacin que se debe seguir
y la forma en que se estructura el Sistema de Gestin en control y seguridad, y los
captulos 6 al 8 se basaron en la documentacin, implementacin y ejecucin de
auditorias internas para evaluar el sistema y de esta manera proponer acciones de
mejora que garantizaran el cierre de las no conformidades encontradas las cuales
contribuyen a la mejora continua del sistema.
Cabe concluir que mediante las actividades dispuestas para el cumplimiento de los
objetivos del proyecto, se logr integrar todas las reas de la empresa, trabajando
mancomunadamente hacia el propsito principal de la organizacin como lo es la
consecucin de la certificacin BASC.
Trabajo de Grado
UIS. Escuela de Estudios Industriales y Empresariales.
Director de Proyecto: Ingeniero Joaqun Garca
ABSTRAC
TITLE: DOCUMENTATION AND IMPLEMENTATION OF THE SYSTEM OF
MANAGEMENT IN CONTROL AND SAFETY IN COOTRAESVIP CTA
UNDER BASC NORM.*
AUTHOR: Liliana Medina Portacio**
KEY WORDS: System of management in control and safety, safety manual,
documentation, planning, implementation, cycle P-H-V-A, characterization of
processes, plan of emergency and evacuation.
DESCRIPTION:
The basic objective of the present project is to design and implement the system of
management in control and security in COOTRAESVIP CTA Company, looking as
goals the processes of planning and service of physical vigilance, escort, alarm
monitoring and CCTV. This in order to support the control and the safety in the
processes to assure the constant improvement, and to develop the confidence and the
certainty that the organization have the capability to fulfill with the requirements, needs
and expectations of the client, by means of a reliable operation.
The methodology used in the topic development is based on the P-H-V-A cycle of
constant improvement, developed in eight chapters, five of them present the
information related to the company diagnosis, the documentation that must be followed
and the way the system of management in control and safety is constructed. The
chapter six to eight were based on the documentation, implementation and execution
of internal audits to evaluate the system and by this mean propose actions that will
guarantee the end of the no-conformities founded, which help to the constant
improvement of the system.
Is necessary to conclude that by means of the proposed activities for the fulfillment of
the objectives of the project, it was achieved to gather all the areas of the company,
working together towards the main purpose of the organization, which is obtain the
BASC certification.
___________________________
*Degree work
**U.I.S. School of Industrial and Managerial studies.
Project manager: Joaquin Garcia, Engineer.
INTRODUCCIN
Las empresas comercializadoras de Amrica latina que poseen acuerdos comerciales con
el resto del mundo, se enfrentan a nuevas restricciones impuestas por estos pases
debido al nfasis que le estn poniendo a la deteccin y reduccin de prdidas causadas
por prcticas ilegales tales como el robo, la piratera, el terrorismo, el trfico de ilegales y
polizones, el contrabando, lavado de activos y el narcotrfico. Por tal razn, pequeas y
grandes organizaciones de las diferentes reas del comercio internacional estn formando
cadenas integrales que le ayudarn a controlar la infiltracin de organizaciones al margen
de la ley y fomentar el comercio seguro.
OBJETIVO
OBSERVACIN
% CUMPLIM
100%
100%
100%
Establecer
e
implementar
la
documentacin necesaria de acuerdo al
Mapa de Procesos para garantizar que las
acciones a realizar son coherentes con los
objetivos del sistema, creando y validando
los formatos para la conformacin de los
registros de control y seguridad que se
requieran
100%
100%
100%
Realizar
Auditorias
internas
seguimiento al Sistema de Gestin
Control y Seguridad para verificar
eficacia y conformidad del sistema
iniciar el proceso de certificacin de
empresa ante el ente certificador
de
en
la
e
la
100%
Establecer una Poltica y los Objetivos de Control y Seguridad que vayan acorde a los
lineamientos estratgicos definidos por la organizacin.
1.4 JUSTIFICACIN.
2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
2.1 PRESENTACIN DE COOTRAESVIP CTA.
A continuacin se da a conocer de manera general una breve descripcin de la empresa:
2.1.1 RAZN SOCIAL
Esta aparece en el Certificado de Existencia y Representacin Legal de la cmara de
comercio de Bucaramanga con el nombre de Cootraesvip CTA., con su representante
legal, el seor Jos Domingo Pia Carreo, con Rut No. 829-001-996-1, con licencia de
funcionamiento No. 0854.
2.1.2 UBICACIN
Direccin:
Telfonos:
6520272
Telefax:
6520272
E-mail:
cootraesvip_14ltda@hotmail.com
aprobando
un
capital
inicial
suscrito
pagado
exigido
por
la
2. Identificar los mecanismos que sern utilizados por la cooperativa para hacerse
social y ambientalmente responsable con sus asociados, con sus usuarios y
organizaciones con las cuales estn relacionados los servicios.
G erente G eneral
Secretaria G eneral
Asesor Juridico
Jefe de
M edios
Tecnologicos
Jefe de
O peraciones
Supervisores
Jefe de R ecursos
H um anos
C ontador
O peradores
de M onitoreo
R ecepcin
Alm acn
M ensajera
G uardas
C om ercializacin
Tcnicos
Escoltas
Adm inistrador
B arrancaberm eja
Adm inistrador
C cuta
A dm inistrador
Bogot
ESCOLTAS
Acompaamiento y proteccin para personajes y mercanca ya sea en vehculo o
motorizados, dotados de los elementos e instrucciones necesarias para garantizar la
seguridad del escoltado.
MEDIOS ELECTRNICOS
iluminacin, a un sistema de alarma o censores en sitios de reas dbiles que opera as:
al activar los censores o sirena se ilumina el rea amenazada.
Alarma silenciosa que al ser violentada se dispara un botn de pnico o foco que se
empieza a encender dndole a conocer al vigilante la zona donde fue hecho el
movimiento sin alertar al presunto violador del domicilio
.
Este Monitoreo se presta constantemente durante las 24 horas del da, con una
supervisin efectiva por el control que se maneja con los reportes recibidos que contienen
la siguiente informacin: ID del Vehiculo, Ubicacin, Tipo de evento, hora y Fecha.
seales en nuestra central receptora de alarmas, la cual cuenta con personal calificado y
tecnologa computarizada con lo cual se manejan cierres, aperturas, alarma de intrusin,
alarma de atraco, robo, incendio, alarmas tcnicas, cortes de energa, batera y
comunicacin.
Este Monitoreo se presta constantemente durante las 24 horas del da, con una
supervisin efectiva por el control que se maneja con las rondas permanentes por parte
de nuestro personal en cada uno de los puntos estratgicos de la ciudad.
En la actualidad, la
empresa cuenta con ms de 100 clientes a nivel local como a nivel nacional; A
continuacin se ilustra los clientes ms representativos de la empresa
NUESTROS CLIENTES
1. ILUMINACION YARAGUIES
2. EDIFICIO TORRE TARRAGONA
3. C. R. CONUCOS
4. POLLOSAN BUCARAMANGA
5. POLLOSAN BOGOTA
6. POLLOSAN CUCUTA
7. POLLOSAN CARTAGENA
8. POLLOSAN IBAGUE
9. ED. MARDEL
10. CR. VISTA DEL PARQUE
11. C.R. ALCALA I
12. CR. ALCALA II
13. FUNDACION IDEANDO
14. LUJOS LA PLACA
15. CHUMAR REPUESTOS
16. BOLO CLUB EL LLANERO
17. OXIFERBA BARRANCA
18. EMISORA RADIO BUCARICA
19. CR. VERSALLES II
20. CONSTRUCA S.A.
21. TRASNPORTES SAFERBO CUCUTA
22. NACIONAL DE ALUMINIOS LTDA
23. METROLINEA
24. UT PROVEEMOS
25. PTS COLOMBIA LTDA,
26. REYMOM
27. CORRIENTE ALTERNA
28. CONSORCIO SANTANDER
29. VAN DE CARGA
30. SPEED TRANSPORT
31. TRANSPORTES SARVI
32. UNIVERSAL DE CARGA
33. CENTRO LIMA
34. TV. CABLE PROMISION S. A.
35. POLLORIKO
10
36. SOLPARTES
37. JUNTA CIVICA PIEDECUESTA
38. COMFANORTE
39. SEGUROS BOLIVAR S.A.
40. SOLPELCOL
41. CABLE UNION S. A.
42. ALMACEN MUNDO PARTES
43. INVERSIONES ARENAS SERRANO
44. FUNDACION PARCOMUN
45. COOMEVA CUCUTA
46. COOPETROL CUCUTA
47. LADRILLERA CASA BLANCA
48. CALZADO GAMA
49. INDUSTRIAS Y ALIMENTOS DON JACOBO
50. RESTAURANTE BARBACOAS
51. RESTAURANTE SAN SEBASTIAN
EQUIPOS DE MONITOREO
PROVEEDOR
INDUMIL
CONFECCIONES MANGLARES
CONFECCIONES ARYLIZ
SECURITEC
BARCODE
SEGUIMIENTO VEHICULAR
COMCEL
EQUIPOS DE CMPUTO
TOTAL COMPUTER
UTILES Y PAPELERA
BODEGN PAPELERO
OFITILES
AVANTEL
EQUIPOS DE COMUNICACIN
CEC COMUNICACIONES
COMCEL
11
Nmero de Empleados
Operativo
52
Administrativo
10
TOTAL
62
12
Para reducir los niveles de inseguridad y mejorar las condiciones del comercio y fortalecer
la cadena lcita de abastecimiento, la Organizacin de Estados Americanos OEA, a travs
de la Comisin Interamericana para el Control del Abuso de Drogas
CICAD, se ha
13
Salvador y Hait y en proceso de solicitud, Argentina y Chile. Cada captulo BASC goza
de independencia y tienen su propia organizacin. Aunque el programa tiene un propsito
comn a nivel mundial, las acciones se han orientado hacia las necesidades de cada
regin. BASC del Pacifico se creo en Octubre de 1998, con el apoyo de 10 empresas
fundadoras: Carvajal S.A, Propal S.A, MAC S.A., Zona Franca Industrial de Bienes y
14
Servicios Palmaseca S.A., Gillette de Colombia S.A., Colgate Palmolive, Colombina S.A.,
Industrias del Maz S.A., Johnson & Johnson de Colombia S.A., Warner Lambert Ltda.
15
ASAMBLEA GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
SECRETARIO
TESORERO
COMIT DE ESTANDARES
PASES MIEMBROS
16
Todas las empresas que hacen parte de la cadena logstica de comercio internacional de
manera directa o indirecta entre las cuales estn:
17
18
19
Los elementos que cubre esta norma son todos esenciales para un sistema eficaz de
Gestin de Control y Seguridad en el Comercio Internacional. Los factores humanos,
incluyendo la cultura, polticas, etc., dentro de las organizaciones, pueden crear o destruir
20
Este principio permite la trazabilidad y confiabilidad completa de todos los procesos dentro
de la organizacin.
21
La adopcin del SGCS es voluntaria, por lo cual la eficacia del sistema depende del
compromiso de la organizacin que debe ir desde la alta gerencia hasta operarios, y debe
ser considerado como una inversin ms, que como todas, requiere de la disposicin de
recursos tales como tiempo, dinero y recurso humano, cuya recuperacin y utilidad se
debe reflejar en el cumplimiento de los objetivos de seguridad de la organizacin y el logro
de altos estndares de seguridad.
22
4.
SITUACIN
ACTUAL
DE
LA
EMPRESA
EN
CUANTO
AL
NIVEL
DE
Inicialmente y como primer paso para el desarrollo del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad, se estableci un comit coordinador (Anexo 2 Registro Conformacin de
comit de Calidad y seguridad), quienes se encargan de estudiar, decidir y aprobar cada
uno de los pasos a seguir. El comit de Calidad y seguridad qued conformado de la
siguiente manera:
23
La evaluacin cubri todos los estndares de la norma BASC que aplican para los
procesos de la empresa Cootraesvip CTA, como lo son Gestin Gerencial, Gestin
Comercial, Administracin y mejora del Sistema Integrado de Gestin de Seguridad y
Calidad, Planificacin del Servicio, Prestacin del Servicio (Vigilancia Fija y Mvil, Medios
Electrnicos, Escoltas), Gestin de Compras, Administracin y Formacin del Talento
Humano, Gestin Contable y Financiera. Con la realizacin de esta evaluacin se pudo
determinar cuales eran los documentos con los que contaba la empresa y que daban
cumplimiento a los requisitos de la norma y cuales procesos estaban documentados, as
como tambin a cuales requisitos de la norma no se les otorgaba, por ningn motivo, el
cumplimiento que se exiga.
Una vez que finaliz esta etapa del proyecto, y con los resultados obtenidos de la
evaluacin se pueden hacer las siguientes consideraciones:
24
25
Debilidades
Dado el caso, se realizarn los ajustes que sean necesarios, junto con el responsable del
proceso para su presentacin final a la Gerencia en donde se concluir con su aprobacin
final.
4.4 SENSIBILIZACIN Y CAPACITACIN A TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA.
SENSIBILIZACIN
Esta sensibilizacin se convirti en una actividad a lo largo de todo el proyecto con el fin
de aumentar el compromiso de las personas y su participacin en la implementacin del
SGCS. Para esta sensibilizacin se realizaron charlas relacionadas con la importancia de
la certificacin, enfatizando la responsabilidad y el compromiso de cada uno de los
26
27
Conviene, sin embargo, advertir de que todos los empleados sean antiguos o nuevos,
estn en la obligacin de conocer todo el sistema de gestin en control y seguridad BASC
de la empresa y hacerse al compromiso con esta de mantenerlo y llevarlo a cabo.
Estas
Estas capacitaciones,
28
29
Carteleras
Fotocopias
Capacitaciones
30
31
CTA,
DIFUSION
DEL
MAPA
DE
PROCESOS
CARACTERIZACIONES.
OBJETIVO.
Se expuso a todo el personal de la organizacin la misin, visin, poltica y objetivos de
calidad con el fin de dar a conocer que es y hacia donde se proyecta la organizacin, y el
propsito y compromiso de la Alta Direccin con el sistema de calidad hacia un futuro.
7:
EXPLICACIN
DE
LA
DOCUMENTACIN
GENERADA
POR
LAS
CARACTERIZACIONES.
OBJETIVO.
Como primera instancia se explic para poder dar a comprender a todos los empleados
de la organizacin, la importancia de llevar al da los registros que generan las
caracterizaciones y adems los que son requisitos de la norma, para conseguir evidenciar
la conformidad de los requisitos exigidos en esta, y tener control, seguimiento y anlisis
de todas las actividades relacionadas con la organizacin. Se describi la forma de cmo
el empleado debe implementar y llevar a cabo toda la documentacin requerida para el
Sistema de Gestin en control y seguridad.
TEMA 8: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS PROCESOS.
OBJETIVO.
Fue uno de los temas de capacitacin ms importantes ya que se daba a conocer al
empleado los medios para hacer medicin y control a todos los proceso de la
organizacin como lo son indicadores y toma de acciones correctivas y preventivas y cual
era la informacin que se necesitaba al momento de realizar esas actividades.
32
33
5. PLANIFICACIN
Realizado el estudio de la situacin actual de Cootraesvip CTA, en el cual se lleva a cabo
un diagnstico de la organizacin confrontndola con los requisitos BASC, se establece la
necesidad de definir qu se debe hacer, quin es el responsable, cundo se debe hacer y
cul es el resultado esperado. Para ello la alta direccin lidera la planificacin de acciones
que aseguren el xito del SGCS y designa como representante de la direccin para la
gestin de dicho sistema al Jefe de Operaciones de Cootraesvip Cta, quien deber:
Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios
para el sistema de control y seguridad.
Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de control y
seguridad y de cualquier necesidad de mejora.
Asegurarse de que se promuevan la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la organizacin, esta responsabilidad incluye
relaciones y coordinacin con partes externas sobre asuntos relacionados con el
sistema de control y seguridad.
Para cumplir con esto
De los aspectos ms importantes a destacar en la planificacin se pueden destacar los
siguientes:
34
35
36
necesarios, los requisitos a cumplir y los indicadores de gestin que fueron diseados
para la medicin y el control de cada proceso.
La caracterizacin de procesos se realiza en el formato F005 y su elaboracin estuvo a
cargo del responsable de cada proceso con la ayuda del auxiliar de Calidad y seguridad.
37
gestin definidos para cada uno de ellos y que finalmente medir la eficacia del sistema y
el cumplimiento de la poltica establecida por la organizacin.
5.6 DEFINICIN DE INDICADORES DE GESTIN
Los indicadores de gestin son una herramienta de medicin que contribuye al
mejoramiento del sistema permitiendo evaluar los resultados y tomar acciones.
La necesidad de implementar indicadores de gestin es con el fin de dar respuesta a
dudas como qu debemos medir, cada cunto, cmo, con qu frecuencia, quien lo hace y
como lo hace para saber si se esta cumpliendo con los requisitos del cliente y las
necesidades de la organizacin.
MAPA ESTRATGICO DEL SIGC&S
Tabla 3. Mapa estratgico del sistema
MISIN
La Cooperativa COOTRAESVIP CTA., ofrece al mercado nacional los servicios y productos relacionados con la
seguridad privada y electrnica, con especializacin en escoltas de personajes, inmuebles y mercancas,
desempeando el objeto de salvaguardar los activos de las posibles perdidas por actos delictivos; contando con
un equipo humano, eficiente, preparado y bien remunerado, comprometido con la responsabilidad, seriedad y
cumplimiento que la actividad requiere, dotndolos de los elementos necesarios para el cumplimiento eficaz de
nuestro cometido, contando con el apoyo de la tecnologa disponible para el rengln de la Vigilancia.
VISIN
OBJETIVOS
CALIDAD
DE
INDICADORES
GESTIN
DE
% Satisfaccin de
los clientes
de Peticiones,
Quejas y Reclamos
#. de novedades,
incidentes,
accidentes y
Siniestros en la
prestacion del
servicio
% Cumplimiento
planificacin del
servicio
38
PROCESOS
RESPONSABLE
ASESOR
COMERCIAL
GESTIN
COMERCIAL
GESTIN
COMERCIAL
PRESTACIN
SERVICIO
ASESOR
COMERCIAL
DEL
JEFE
OPERACIONES
DE
PLANIFICACIN DEL
SERVICIO
JEFE
OPERACIONES
DE
Para
COOTRAESVIP
CTA, la calidad de
los servicios es la
seguridad
de
nuestros clientes,
es un compromiso
de
mejoramiento
continuo de los
procesos
del
Sistema Integrado
de Gestin de la
Calidad
y
la
seguridad, basado
en la preparacin
de
un
equipo
humano
comprometido,
confiable, solidario
que
permita
la
satisfaccin de los
clientes
y
el
cumplimiento
de
los requisitos que
las actividades de
vigilancia
Fija,
Mvil,
Escoltas,
Monitoreo
de
alarmas
y
presenten
novedades con la
actividad
de
seguridad privada
relacionadas con
delincuencia
comn,
narcotrfico,
terrorismo,
contrabando,
lavado de activos
en la organizacin
y en los puestos
en misin en las
organizaciones
cliente.
2.2.3
Reaccionar
eficaz
y
profesionalmente
ante novedades y
siniestros,
sean
estos internos o en
las organizaciones
cliente,
aplicando
los
mtodos
y
correctivos
requeridos.
2.2.5
Realizar
una
seleccin
sistemtica
de
personal confiable
que nos garantice
#
de
Conformidades
encontradas
inspecciones
aleatorias
No
#
de
Conformidades
encontradas
validacin
servicio
No
en
en
del
PRESTACIN
SERVICIO
DEL
PLANIFICACIN DEL
SERVICIO
GESTION DE
COMPRAS
Personal rechazado
o destituido por no
cumplimiento
de
Requisitos BASC
ADMINISTRACIN Y
FORMACIN DEL
TALENTO HUMANO
% cumplimiento del
programa de
auditorias internas
% de cierre de
acciones
correctivas y
preventivas
% avance
implementacin y
mantenimiento
S.G.C
# de no
conformidades en
auditorias
Severidad de los
riesgos actuales en
general
% De Mejora de la
severidad de los
riesgos actuales en
general
% Avance del
programa de
seguridad
% de cumplimiento
del programa de
Capacitacin
Promedio
Evaluacin del
desempeo.
39
PRESTACIN
SERVICIO
DE
JEFE
OPERACIONES
DE
JEFE
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Proveedores
rechazados por no
cumplimiento
de
requisitos BASC
%
Eficacia
de
Reaccin
ante
novedades,
incidentes,
accidentes
y
Siniestros
JEFE
OPRACIONES
DEL
ADMINISTRACIN Y
MEJORA
DEL SIGC&S
ADMINISTRACIN Y
MEJORA
DEL SIGC&S
ADMINISTRACIN Y
FORMACIN DEL
TALENTO HUMANO
JEFE
RECURSOS
HUMANOS
JEFE
OPERACIONES
JEFE
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
JEFE
OPERACIONES
DE
DE
Seguimiento
vehicular
lo
requieran;
aplicando
y
manteniendo
las
normas
y
procedimientos
para controlar la
intervencin
de
actividades ilcitas
como narcotrfico,
terrorismo,
contrabando,
lavado de activos
en la organizacin
y en el marco de
dichas actividades;
y dotndolos de
los
elementos
necesarios para el
cumplimiento
eficaz
de
su
trabajo,
con
el
apoyo necesario de
la
tecnologa
disponible para el
rengln
de
la
Vigilancia
y
la
Seguridad Privada.
Para
COOTRAESVIP
CTA, la calidad de
los servicios es la
seguridad
de
nuestros clientes,
es un compromiso
de
mejoramiento
continuo de los
procesos
del
Sistema Integrado
de Gestin de la
Calidad
y
la
seguridad, basado
en la preparacin
de
un
equipo
humano
comprometido,
confiable, solidario
que
permita
la
satisfaccin de los
clientes
y
el
cumplimiento
de
los requisitos que
las actividades de
vigilancia
Fija,
Mvil,
Escoltas,
Monitoreo
de
alarmas
y
Seguimiento
vehicular
lo
requieran;
aplicando
y
manteniendo
las
normas
y
que
no
se
encuentran
involucrados con
grupos al margen
de la ley apoyar el
desarrollo de las
competencias del
Recurso Humano
como base para el
logro
de
un
ambiente
apropiado
y
seguro
donde
todos
los
trabajadores
sientan lealtad y
orgullo,
alcanzando
as
satisfaccin
su
trabajo.
%Promedio
Evaluacin de la
competencia
%Efectividad de
seleccin de
Personal
2.2.6
Garantizar
la
disponibilidad
de
recursos
y
tecnologa
necesaria para la
prestacin
adecuada de los
servicios.
% cumplimiento
presupuesto para
prestacin del
servicio
2.2.7
Realizar una
seleccin sistemtica
de
nuestros
proveedores,
para
garantizar productos y
servicios finales que
con
los
cumplan
requisitos de nuestros
y
los
clientes
requisitos
legales
evitando
relaciones
con
comerciales
organizaciones
que
figuren
en
las
listas
diferentes
e
nacionales
con
internacionales
problemas
econmicos o de
seguridad.
2.2.8
Desarrollar
una
estructura
administrativa
y
financiera
que
permitan
obtener
una
adecuada
rentabilidad y que
garantice
la
JEFE
RECURSOS
HUMANOS
Incapacidades por
periodo
% Cumplimiento
del programa de
salud Ocupacional
%Actividades
subestandar y/o
sospechosas
tramitadas
GESTION
GERENCIAL
GERENTE
PLANIFICACIN DEL
SERVICIO
JEFE
OPERACIONES
GESTION
COMPRAS
DE
JEFE
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
GESTION CONTABLE
Y FINANCIERA
JEFE
ADMINISTRATIVO Y
DE
% Cumplimiento
del Programa de
Mantenimiento
Promedio de
calificacin de
proveedores
% Efectividad
seleccin y
administracin de
proveedores
Quejas y/o
reclamos a
proveedores
Rotacin CXP
Rotacin de cartera
Margen Neto
40
procedimientos
para controlar la
intervencin
de
actividades ilcitas
como narcotrfico,
terrorismo,
contrabando,
lavado de activos
en la organizacin
y en el marco de
dichas actividades;
y dotndolos de
los
elementos
necesarios para el
cumplimiento
eficaz
de
su
trabajo,
con
el
apoyo necesario de
la
tecnologa
disponible para el
rengln
de
la
Vigilancia
y
la
Seguridad Privada.
continuidad
operacin.
de
la
FINANCIERO
Indice de
Endeudamiento
2.2.9
Lograr
la
conservacin de los
clientes actuales y
aumentar los clientes
mediante la gestin de
actividades
de
mercadeo
que
permitan posicionar los
productos y servicios
de Cootraesvip CTA a
nivel nacional evitando
relaciones comerciales
con
organizaciones
que figuren reportadas
en las diferente listas
nacionales e
internacionales
con
problemas econmicos
o de seguridad.
%Crecimiento
Clientes
% Crecimiento
ventas.
%Efectividad
comercial (#)
%Efectividad
comercial ($)
Total Ventas ($)
Clientes rechazados
por incumplimiento
de requisitos BASC
GESTIN
COMERCIAL
ASESOR
COMERCIAL
CUADRO DE MANDO
OBJETIVO
INDICADOR
TIPO
FRMULA
SENTIDO
UNIDAD
SENTIDO
RESPONSABLE
41
NOV
OCT
TOTAL
OBJETIVO
SEP
MINIMO
META:
NORMAL:
MINIMO:
AGO
META:
NORMAL:
MINIMO:
NORMAL
JUL
META:
NORMAL:
MINIMO:
JUN
META:
NORMAL:
MINIMO:
MAY
META
ABR
META:
NORMAL:
MINIMO:
CALIFICACIN
GESTIN
MAR
FEB
RANGO DE
GESTION
ENE
% INDICADORES
6. DOCUMENTACIN
6.1 REVISIN E IDENTIFICCIN DE LA DOCUMENTACIN
El SIGC&S de COOTRAESVIP CTA, se encuentra soportado por una serie de
documentos que establecen el aseguramiento de los procesos basados en la
identificacin de los mecanismos de control de los mismos. La documentacin es la
base del proceso de mejoramiento continuo, y el soporte para realizar las auditorias
internas.
Luego de la revisin inicial, y conociendo el estado inicial de la documentacin de
Cootraesvip cta, se procedi a identificar los documentos que se deban elaborar y las
modificaciones que se deban realizar a los ya existentes.
Como primera medida se realiz el esquema del encabezado para la primera hoja del
documento y otro para las hojas siguientes, actividad en la que participaron todos los
miembros del comit y que fue aprobado por el Gerente, dando origen al formato F001
formato para documentos que sera el modelo a seguir.
42
COOTRAESVIP CTA
FECHA:
CDIGO:
ELABOR:
.
REVIS Y APROB:
CDIGO:
43
Propsito
Alcance
Definiciones (opcional)
Procedimiento
Registro de Distribucin
Historial de Revisiones
Paginacin
Cuando
necesita
documentar
requerimientos
definidos
por
los
clientes
C
B
44
I : Instructivo.
F: Formato para Registro.
B= NUMERO QUE DEFINE EL CONSECUTIVO DEL TIPO DE DOCUMENTO, AS:
M001, significa que es el Manual de Calidad con consecutivo 001.
P003, significa que es el Procedimiento con consecutivo 003.
I005, significa que es el Instructivo con consecutivo 005
45
apliquen:
46
47
SGC
SGCS
PROC. GESTION DEL
RIESGO
PROC. ACCIONES
PREVENTIVAS
PROC. CONTROL
DEL PRODUCTO
NO CONFORME
PROC. ACCIONES
CORRECTIVAS
PROC. CONTROL
DE DCTOS
PROC. CONTROL
DE REGISTROS
PROC.
AUDITORIAS
PROC. REQUISITOS
LEGALES
PROC. COMUNICACIONES
PROC. PREPARACION
RESPUESTA
EVENTOS CRITICOS
PROC. MONITOREO
Y MEDICION
48
NIVEL I
Planeacin estratgica
Mapa de procesos
Caracterizacin de
MANUAL
DEL
S.G.C.S.C
NIVEL II
Procedimientos Tcnicos.
Procedimientos de Administrativos.
NIVEL III
Documentos soporte, para
ejecutar labores especificas
NIVEL IV
Normalizados o no
(actas, Informes,
otros).
Especificaciones,
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
REGISTROS,
DOCUMENTOS EXTERNOS
49
7. IMPLEMENTACIN
Despus de pasar por etapas anteriores como la de planificacin y documentacin del
SIGC&S, llegamos al paso ms importante en la ejecucin de este proyecto como lo es la
implementacin, ya que aqu se aplica a la realidad de Cootraesvip todo lo que se planteo
y document de acuerdo a las polticas establecidas por la empresa para el cumplimiento
de los requisitos de la norma BASC y el compromiso de aplicar control y seguridad a
todos los procesos de la empresa.
50
Se realiz una verificacin de los formatos a utilizar corroborando que stos registraran
informacin verdaderamente importante para el Sistema y que tuvieran un diseo tal que
permitiera un manejo sencillo, buen entendimiento, y fcil diligenciamiento garantizando
as su utilidad dentro del proceso y permitiendo de esta manera mantener los registros
necesarios para asegurar el cumplimiento de los requisitos y la medicin de la eficacia del
sistema a travs de los indicadores elaborados a partir de los registros del sistema.
Se
realizaron actividades consistentes en revisar los formatos y dems registros del SGCS
con el fin de controlar su correcta implementacin y manejo al interior de la empresa,
confirmando que sean almacenados correctamente. Adems de esto ayudaron a:
51
52
8. AUDITORIA INTERNA
Una vez cumplidas todas las etapas en el funcionamiento del sistema de gestin en
control y seguridad, surge la necesidad de evaluar la eficacia de este sistema en la
organizacin. Para esta evaluacin se realizo una auditoria interna que llamamos de
adecuacin en todos los procesos del sistema de seguridad, la cual estuvo a cargo del
Ing. Edwar Silva quien es un consultor de calidad y seguridad, acompaado por la
estudiante en prctica Liliana Medina, quien es la auxiliar de Calidad y Seguridad, del
Representante de la direccin por el Sistema de Gestin en control y seguridad Leonardo
Pertz y por la Representante de la direccin por el Sistema de Gestin de la calidad Flor
Zambrano.
Tres meses despus de la primera auditoria se realiza una segunda auditoria cuyo objeto
principal es verificar el cierre de las No Conformidades encontradas en la primera
auditoria con el fin de dejar a la empresa en un grado de conformidad, con respecto a los
requerimientos de la norma BASC, bastante altos, y porque no, dejar a la empresa con
cero no conformidades dando a entender con esto, el buen trabajo en la implementacin
del sistema y el compromiso de todas las personas de la organizacin.
Para realizar esta auditoria se tendrn en cuenta los parmetros descritos en la Norma
BASC que estn documentados en el procedimiento de Auditorias Internas (P007) en el
cual se brindan los lineamientos que deben seguirse para las auditorias del sistema de
gestin en control y seguridad.
53
Se decidi entonces hacer auditorias internas cada 6 meses a todos los procesos del
Sistema de Gestin en control y seguridad a partir de la auditoria de certificacin,
considerando que es un sistema que apenas est arrancando y que se pueden llevar a
cabo situaciones de cambio o ajustes al proceso en poco tiempo.
La programacin de auditorias se realiza en el formato F006 Programa de Auditorias
internas.
Reunin de apertura
Criterios de auditora
Duracin de la auditora
Procesos a auditar
Equipo auditor
Reunin de cierre
54
55
F011 Solicitud de AC/AP. Esta auditoria dej en claro de que no siempre, todos los
procesos del sistema de gestin de calidad necesitan ser ajustados despus de
implementados, evidencia de esto es que el proceso de Gestin Comercial no arroj
ninguna No Conformidad u observacin desde la primera auditoria, reflejo del compromiso
observado por el responsable del proceso por sacar adelante la certificacin que la
empresa necesita.
Teniendo en cuenta los resultados arrojados por la auditoria interna al Sistema de Gestin
en control y Seguridad de Cootraesvip Cta, se elabor el Informe Final de Auditoria, en
donde se dio a conocer los aspectos favorables, los aspectos dbiles y las conclusiones
generales de este proceso para realizar las respectivas solicitudes de Accin Correctiva
las cuales fueron doce, once por No Conformidades y una por Observacin.
La segunda auditoria arroj una NC que ya haba sido detectada en la primera auditoria y
cuya accin correctiva ya estaba abierta y se encuentra en proceso de cierre. Las otras
NC u Observaciones detectadas fueron cerradas debido al compromiso y empeo que se
le puso al proyecto de implementacin y al seguimiento continu que se hizo por parte del
Gerente y la auxiliar de Calidad y seguridad.
Los reportes de auditorias de se presentan en los Anexos 7 y 8 del presente documento.
8.6 REUNIN DE CIERRE
56
Estas acciones deben ser rpidas buscando solucin inmediata a las no conformidades
encontradas y su cierre definitivo.
57
9. CONCLUSIONES
Se cre el comit de calidad y seguridad el cual estuvo liderado por la
estudiante en prctica, quien bajo la supervisin del Consultor de Calidad y
seguridad program la realizacin de las actividades a realizar por cada
miembro para la recopilacin de la informacin de acuerdo al rea a la cual
representara y realiz una sntesis de sta transformndola en documentos del
Sistema de Gestin en Control y seguridad dando cumplimiento a los requisitos
de la Norma y los Estndares internacionales BASC.
Adems del diagnstico inicial, en el cual se midi el cumplimiento a los
requisitos expuestos en los Estndares BASC aplicables a la empresa, el jefe
de operaciones
58
59
10. RECOMENDACIONES
Hacer seguimiento del sistema y verificar el cumplimiento de los objetivos del
sistema.
Tener en cuenta que la implementacin del sistema de gestin en control y
seguridad no es el ltimo paso en la bsqueda del control y la seguridad, sino que
la empresa debe mantener la poltica de mejora continua para lograr la prestacin
de un servicio ms confiable que genere la satisfaccin del cliente que es la razn
de ser de la empresa.
Capacitar al personal nuevo en los temas de control y seguridad para garantizar su
nivelacin y adaptacin al sistema de gestin en control y seguridad de
Cootraesvip.
El comit paritario de la empresa debe continuar gestionando mejoras en el rea
de salud ocupacional.
Continuar con la implementacin del Sistema de Gestin de la calidad y propender
por la pronta certificacin en ISO 9001 y lograr de esta manera culminar con la
implementacin del Sistema Integrado de Gestin de la calidad y la Seguridad
(SIGC&S), garantizando as un servicio que adems de confiable sea de calidad.
60
BIBLIOGRAFA
http/www.wbasco.org
Decreto 072 y 073 del 18 de enero de 2002. Marco legal para la operacin de las
empresas de vigilancia y seguridad privada
61