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Esquema de Autorizaciones

Configuración y uso

Versión 1.4
Esquema de Autorizaciones

Configuración y uso Versión: 1.4


Sector: Tecnología - Documentación Vigencia: 29/08/2016
Documento: GSA_DOC_GU_Esquema_Autorizacion Autor: EP

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Historial de Versiones

Revisión Aprobación / Vigencia


Fecha Versión Descripción Autor
Fecha Revisó Fecha Aprobó

13/10/2000 1.0 Versión inicial DC 13/10/2000 DC 13/10/2000 DC

27/10/2009 1.1 Actualización de funcionalidad LL 27/10/2009 GR 27/10/2009 GR

23/09/2014 1.2 Actualización de funcionalidad EP 29/09/2014 GR 29/09/2014 EP

09/06/2016 1.3 Actualización s/Parte EP 220 EP 24/06/2016 GL 24/06/2016 EP

29/08/2016 1.4 Actualización S/Parte EP 239 EP 29/08/2016 EP/ET 29/08/2016 EP

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Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................. 4
2. ALCANCE FUNCIONAL .......................................................................................................................................... 4
3. ESTADOS DE AUTORIZACIÓN .................................................................................................................................. 4
4. CONFIGURACIÓN DE ESQUEMA DE AUTORIZACIÓN ...................................................................................................... 5
4.1 Paso 1: Seleccionar autorización................................................................................................................................. 5
4.2 Paso 2: Configuración de límite de crédito ................................................................................................................. 6
4.3 Paso 3: Correo electrónico .......................................................................................................................................... 7
4.4 Paso 4: Visualización de datos .................................................................................................................................... 8
4.5 Paso 5: Visualización y prueba de sentencia ............................................................................................................. 10
5. AUTORIZACIÓN ................................................................................................................................................ 11
5.1 Paso 1: Seleccionar Estructura .................................................................................................................................. 11
5.2 Paso 2: Comprobante ............................................................................................................................................... 12
5.3 Visualización de comprobantes ................................................................................................................................ 12

6. PARÁMETROS GENERALES DE MÓDULOS INTERVINIENTES ........................................................................................... 13


6.1 Módulo de Compras ................................................................................................................................................. 13
6.2 Módulo de Proveedores ........................................................................................................................................... 14
6.3 Módulo de Facturación ............................................................................................................................................. 15
6.4 Módulo de Ventas..................................................................................................................................................... 16
7. REPORTE DE LOG DE AUTORIZACIONES ................................................................................................................... 16

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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento explica el alcance funcional de los distintos niveles y criterios de autorización, que se
aplican a los comprobantes que se registran en los módulos de compras; pagos a proveedores; facturación y
cobranzas de clientes.
En cada esquema, se identifican los comprobantes utilizados, como así también los estados de autorización o
rechazo.

2. ALCANCE FUNCIONAL
Se permite definir diferentes métodos de autorización por medio de la parametrización de estructuras.
Para el uso de dicha aplicación se deben realizar los siguientes pasos:
1) Habilitación del módulo Esquema de autorizaciones (Código WA).
2) Implementar Esquema de autorizaciones para los diferentes criterios de autorizaciones y
rechazos a implementar.
3) Crear los links de cada estructura partiendo de la opción Autorizaciones.
4) Editar los reportes de Wizard de Grupos asociados a los circuitos, que recuperan los comprantes
a autorizar y rechazar considerando los nuevos estados que generarán las estructuras de Esquema
de autorizaciones implementadas. Se debe editar el Filtro de los reportes de wizard de grupo
considerando los posibles valores del campo _ESTAUT en función del criterio implementado.
Ej.: FCRMVH_ESTAUT > ‘2’ si 2 o superior significa que el comprobante está autorizado.

3. ESTADOS DE AUTORIZACIÓN
Es la opción de menú que se encuentra en Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de
Facturación y Compras, y la misma permite asociar a cada comprobante, los estados de autorización y su
descripción asociada. Ver figura 1.

Fig. 1. Estado de autorización de la orden de compra.

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4. CONFIGURACIÓN DE ESQUEMA DE AUTORIZACIÓN


La configuración se realiza en el proceso Esquema de autorización, ubicado en Administración del
Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación y Compras. El proceso está compuesto por los siguientes
pasos:

4.1 Paso 1: Seleccionar autorización


Se definen los siguientes parámetros:

Tipo de acción: se ingresa la opción Nuevo o Modificación, según la acción deseada.


Código de estructura: en el caso de seleccionar como tipo de acción Nuevo, se habilita el campo Código de
Estructura y Descripción: si se selecciona Modificación, se habilita el campo lista desplegable Código de
estructura, para seleccionar alguna de las opciones existentes.
Tipo de Autorización:
Automática: cuando el usuario selecciona esta opción, el sistema autoriza todos los
comprobantes que son recuperados en función de la condición, sin posibilidad de poder
seleccionarlos.
Manual: cuando el usuario selecciona esta opción, el sistema muestra todos los comprobantes
que son recuperados en función de la condición, teniendo la posibilidad el usuario de
seleccionar cuales se autorizan y cuales se rechazan.
Módulo: se debe indicar en que módulo se utilizará la estructura a parametrizar. Las opciones son
facturación, compras, pago a proveedores y cobranzas de clientes.
En la figura 2 se visualiza la pantalla para la creación de un esquema de autorización de órdenes de compra.

Fig. 2. Esquema de autorización para la orden de compra.

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Para continuar con el paso 2, hacer clic en el botón Siguiente.

4.2 Paso 2: Configuración de límite de crédito


Se define para el caso que se desee llevar un control en el límite de crédito.
Se habilita la opción Trabaja con límite de crédito para Compras o de Facturación, dependiendo el modulo
que se haya seleccionado en el paso 1. Dependiendo del caso, se debe elegir el código de circuito a generar y
luego el código de circuito del que parte.
En la figura 3 se visualiza la pantalla donde se configura un límite de crédito para las órdenes de compra, que
se generan a partir del Requerimiento.

Fig. 3. Límite de crédito en órdenes de compra.

El límite de crédito solo funciona en las autorizaciones del tipo Manual.

Para continuar con el paso 3, hacer clic en el botón Siguiente.

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4.3 Paso 3: Correo electrónico


Se definen si los comprobantes autorizados y rechazados se envían por mail. Las opciones disponibles son:
Mail por comprobante: en el caso de tildar la casilla de verificación, se envía un mail por cada comprobante.
Utiliza attachment en el mail para los reportes adjunto: en el caso de tildar la casilla de verificación, se
permite adjuntar en el mail el formulario definido para impresión en el comprobante, generado en formato
HTML.
Contenedor Autorizados
Envía mail: tildar la casilla de verificación, si se desea realizar el envió del mail cuando se autoriza el
comprobante.
Casilla de correo: campo de texto para indicar el mail de destino.
Estructura de mail: se selecciona el formato de mail a utilizar, configurado en la opción de menú Estructura
de Mail, Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación y Compras.
Contenedor No Autorizados
Envía mail: tildar la casilla de verificación, si se desea realizar el envió del mail cuando se autoriza el
comprobante.
Casilla de correo: campo de texto para indicar el mail de destino.
Estructura de mail: se selecciona el formato de mail a utilizar, configurado en la opción de menú Estructura
de Mail, Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación y Compras.
En la figura 4 se visualiza la pantalla donde se configura el envió de mail para las órdenes de compra
autorizados y no autorizadas.

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Fig. 4. Configuración de envió de mail de órdenes de compra autorizados/no autorizadas.

Si no se completa el parámetro Estructura de mail, se toma por defecto la configuración de mail


del paso 4.

Para continuar con el paso 4, hacer clic en el botón Siguiente.

4.4 Paso 4: Visualización de datos


Se definen las condiciones para realizar las autorizaciones y rechazos de los comprobantes correspondientes.
Los campos disponibles para la parametrización y uso, son en función del módulo a la cual pertenece la
estructura de autorización que se está parametrizando.
Los campos más importantes son:
Filtro: se indica si se quiere aplicar alguna condición sobre el campo para recuperar los comprobantes
pendientes de autorización.

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Los valores posibles son:


Sin Filtro: no se aplica condición de recupero sobre dicho campo.
Rango: se aplica la condición Mayor igual que al valor del campo Desde y Menor igual que al valor
del campo Hasta.
Condición: se aplica la condición Igual que al valor del campo Desde.

La configuración que se realice en los campos Desde y Hasta deben ser en lenguaje SQL.
La macro disponible para saber que usuario utiliza la aplicación al momento de la autorización/Rechazo es
Info.UserId, la cual será reemplazada en el momento del uso de la aplicación por el código del usuario
logueado al sistema para poder utilizarla como condición de filtrado.

Selecciona: al tildarlo, se indica si se debe visualizar ese cambio en la pantalla de autorización.


Orden: Si se activa el campo Selecciona se debe indicar en qué orden se quiere visualizar ese campo. Los
valores posibles son entre 1 y 20 y no se pueden repetir. La descripción de los mismos en la pantalla serán:
Campo 1....Campo 20.

Actualiza: El usuario debe indicar que valores se grabaran en cada campo cuando el usuario autoriza el
comprobante. Este campo aparecerá editable solo para los campos: Estado de autorización (_ESTAUT),
Usuario que autorizo (_USRAUT), Fecha de autorización (_FCHAUT) y para los campos de usuario.

No actualiza: El usuario debe indicar que valores se grabaran en cada campo cuando el usuario rechaza el
comprobante. Este campo aparecerá editable solo para los campos: Estado de autorización (_ESTAUT),
Usuario que autorizo (_USRAUT), Fecha de autorización (_FCHAUT) y para los campos de usuario.

La macro disponible, para definir qué usuario utiliza la aplicación al momento de la


autorización/Rechazo, es &USR, la cual será reemplazada en el momento del uso de la aplicación
por el código del usuario logueado al sistema.

En la figura 5 se visualiza la pantalla general del paso 4

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Fig. 5. Visualización de datos para la autorización/rechazo de órdenes de compra.

En la figura 6 se visualizan exclusivamente los campos asociados al estado, usuario y fecha de autorización. En
el ejemplo, si se autoriza la orden de compra el sistema graba con el estado 1 y si se rechaza con el estado 9.

Fig. 6. Visualización de datos para la autorización/rechazo de órdenes de compra.

Para continuar con el paso 5, hacer clic en el botón Siguiente.

4.5 Paso 5: Visualización y prueba de sentencia


En este último paso, se visualizan las sentencias de SQL que ejecuta la opción de menú Autorización,
Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación y Compras.
Recuperación de comprobantes: es la sentencia que obtiene los comprobantes pendientes de autorización y
de rechazo.
Actualización de comprobantes: es la sentencia que se ejecuta para todos los comprobantes que están
seleccionados como Autorizados.

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No actualiza comprobantes: es la sentencia que se ejecuta para todos los comprobantes que están
seleccionados como Rechazados.
En la figura 7 se visualiza la pantalla donde definen las sentencias de SQL para recuperación y actualización de
los comprobantes órdenes de compra.

Fig. 7. Visualización y prueba de sentencia.

Hacer clic en el botón Terminar, para finalizar la creación o modificación del esquema de autorización.

5. AUTORIZACIÓN
Desde la opción de menú Autorización, Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación
y Compras, se utilizan los esquemas de autorización explicados en el punto 3. Los pasos son los siguientes:

5.1 Paso 1: Seleccionar Estructura


Se presentan los siguientes parámetros:

Código de estructura: se indica la estructura de esquema de autorización a utilizar.


Tipo de autorización: Se recupera en forma automática el tipo en función (manual/automático).
Comprobante: Si la estructura no tiene filtro en el campo comprobante, se debe indicar que comprobante se
va a considerar en el recupero de comprobantes pendientes de autorización/rechazos.
En la figura 8 se visualiza la pantalla que corresponde a la autorización de las órdenes de compra.

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Fig. 8. Estructura órdenes de compra.

Para continuar con el paso 2, hacer clic en el botón Siguiente.

5.2 Paso 2: Comprobante


Se presentan los siguientes parámetros:
Número desde/hasta: se indica el rango de números de comprobantes a recuperar. Si los dos valores son cero,
se recuperan todos.
Fecha de movimiento desde/hasta: se indica el rango de fechas de comprobantes a recuperar.
Cliente y/o Proveedor desde/hasta: se indica el rango de Cliente/Proveedor a recuperar según el módulo a la
cual pertenezca la estructura implementada. Si los dos valores son cero, se recuperan todos.
En la figura 9 se muestra la pantalla donde se cargan los filtros, que recuperan los comprobantes de órdenes
de compra a autorizar.

Fig. 9. Selección de órdenes de compra.

Hacer clic en el botón Terminar, para recuperar los comprobantes a autorizar.

5.3 Visualización de comprobantes


En esta pantalla se muestran todos los comprobantes en condiciones de autorizar/rechazar, según los filtros
ingresados en los pasos anteriores. Los principales campos a considerar son:

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Autoriza: en caso de tildar la casilla de verificación, se actualiza el comprobante con los valores indicados en
los campos Actualiza, del paso 4, del proceso Configuración de esquema de autorización.
No autoriza: en caso de tildar la casilla de verificación. Se actualiza el comprobante con los valores indicados
en los campos No actualiza, del paso 4, del proceso Configuración de esquema de autorización.
Motivo de autorización: se puede seleccionar del campo lista desplegable alguna de las opciones por la que
se autoriza o no el comprobante. Estos campos predefinidos se los carga desde la opción de menú Motivos de
Autorización, Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación y Compras.
Observaciones, es el campo de texto donde se puede realizar comentarios asociados al motivo de la
aprobación o rechazo del comprobante.
En la figura 10 se muestra la pantalla con las órdenes de compra a autorizar o rechazar, según sea el caso.

Fig. 10. Visualización de órdenes de compra para su aprobación/rechazo.

Para finalizar la autorización y/o rechazo de los comprobantes, realizar la grabación de la operación.

6. PARÁMETROS GENERALES DE MÓDULOS INTERVINIENTES


Configuraciones relacionadas con las autorizaciones de los comprobantes de los módulos Compras,
Proveedores, Facturación y Ventas.

6.1 Módulo de Compras


En la opción de menú Definición de parámetros de Compras, Gestión de Compras y Cuentas a
Pagar>Compras>Instalación, Paso 2, dentro del contenedor Datos adicionales, se encuentran las opciones
que se visualizan en la figura 11.

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Fig. 11. Definición de parámetros de Compras – Datos adicionales.

Trabaja con Requerimientos autorizados: en caso de tildar la casilla de verificación, se habilita el campo Valor
del campo de Requerimiento Autorizado, donde se ingresa el valor de un estado de autorización. Para el
ejemplo de la figura 11, el sistema no permite modificar los comprobantes de compras cuyo número de estado
sea 10.
Solo modifica movimientos autorizados: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar la
modificación de comprobantes de compras, solo recupera aquellos comprobantes que ya están autorizados
según lo definido en el campo numérico Valor del campo de Requerimiento Autorizado. Por ejemplo,
permitir modificar los comprobantes de compras cuyo número de estado autorizado es 10.
El mantenimiento borra las autorizaciones: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar
la modificación de un comprobante, el mismo deja de estar autorizado (el número de estado vuelve a 0).

6.2 Módulo de Proveedores


En la opción de menú Definición de parámetros de Proveedores, Gestión de Compras y Cuentas a
Pagar>Cuentas a Pagar>Instalación, Paso 1, dentro del contenedor Esquema de Autorizaciones, se
encuentran las opciones que se visualizan en la figura 12.

Fig. 12. Definición de parámetros de Proveedores – Esquema de autorizaciones.

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Trabaja con estructura de autorización: en caso de tildar la casilla de verificación, se habilita el campo
Esquema de autorización de la opción Pago a Proveedores, Gestión de Compras y Cuentas a Pagar>Cuentas
a Pagar>Orden de pago automático.
El mantenimiento borra las autorizaciones: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar
la modificación de un comprobante, el mismo deja de estar autorizado (el número de estado vuelve a 0).
Solo modifica movimientos autorizados: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar la
modificación de comprobantes de proveedores, solo recupera aquellos comprobantes que ya están
autorizados según lo definido en el campo lista desplegable Estructura de Autorización. En el ejemplo de la
Figura 12, la estructura de autorización es la FCC.

6.3 Módulo de Facturación


En la opción de menú Definición de parámetros de Facturación, Gestión de Ventas y Cuentas a
Cobrar>Facturación de Productos y Servicios>Instalación, Paso 2, dentro del contenedor Datos adicionales, se
encuentran las opciones que se visualizan en la figura 13.

Fig. 13. Definición de parámetros de Facturación – Datos adicionales.

Trabaja con Requerimientos autorizados: en caso de tildar la casilla de verificación, se habilita el campo Valor
del campo de Requerimiento Autorizado, donde se ingresa el valor de un estado de autorización. Para el
ejemplo de la figura 13, el sistema no permite modificar los comprobantes de facturación cuyo número de
estado sea 10.
Solo modifica movimientos autorizados: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar la
modificación de comprobantes de facturación, solo recupera aquellos comprobantes que ya están autorizados
según lo definido en el campo numérico Valor del campo de Requerimiento Autorizado. Por ejemplo,
permitir modificar los comprobantes de facturación cuyo número de estado autorizado es 10.
El mantenimiento borra las autorizaciones: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar
la modificación de un comprobante, el mismo deja de estar autorizado (el número de estado vuelve a 0).

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6.4 Módulo de Ventas


En la opción de menú Definición de parámetros de Clientes, Gestión de Ventas y Cuentas a Cobrar>Cuentas a
Cobrar>Instalación, Paso 1, dentro del contenedor Esquema de Autorizaciones, se encuentran las opciones
que se visualizan en la figura 14.

Fig. 14. Definición de parámetros de Clientes – Esquema de autorizaciones.

Trabaja con estructura de autorización: en caso de tildar la casilla de verificación, se habilita el campo
Esquema de autorización de la opción Registración de Cobranzas, Gestión de Ventas y Cuentas a
Cobrar>Cuentas a Cobrar.
El mantenimiento borra las autorizaciones: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar
la modificación de un comprobante, el mismo deja de estar autorizado (el número de estado vuelve a 0).
Solo modifica movimientos autorizados: en caso de tildar la casilla de verificación, al momento de realizar la
modificación de comprobantes de venta, solo recupera aquellos comprobantes que ya están autorizados
según lo definido en el campo lista desplegable Estructura de Autorización. En el ejemplo de la Figura 14, la
estructura de autorización es la FCC.

7. REPORTE DE LOG DE AUTORIZACIONES


El reporte Log de autorizaciones, Administración del Sistema>Generales>Autorizaciones de Facturación y
Compras, permite consultar los estados de autorización de los comprobantes intervinientes.
En la figura 15 se visualiza la orden de compra OCE cuyo estado de autorización es 10 y la OCL con estado 34.
El reporte tiene como parámetros de filtro el código de comprobante y numero de estado de autorización.

Fig. 15. Reporte estado de autorización.

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