Manual Usuario SGD

GERENCIA DE INFORMÁTICA
MANUAL DE USUARIO
[Código del Proyecto]: SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL
Julio, 2019
Versión
MANUAL DE USUARIO 1.0
Nombres y Apellidos / Cargo Firma Fecha
Elaborado por Jenson Edin Garcia Sanchez 30/072019
Revisado por
Aprobado por
Poder Judicial - 2014 Página 2 de 105 P-23-2014-GI-GG-PJ-F-07
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INDICE
1. INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................6
2. OBJETIVOS ......................................................................................................................6
3. ALCANCE .........................................................................................................................6
4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA.......................................................................6
4.1 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO .................................................................................8
4.2 DESCRIPCIÓN DE PERFILES ...............................................................................10
4.3 MAPA DE NAVEGACIÓN .......................................................................................11
5. BOTONES PRINCIPALES ..............................................................................................11
6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ..................................................................................12
6.1 ACCESO AL SISTEMA ...........................................................................................12
6.2 DETALLE DE LOS ENLACES DIRECTOS..............................................................13
6.3 MENÚ DOCUMENTOS ..........................................................................................14
6.3.1 MÓDULO “EMISIÓN DE DOCUMENTOS” ............................................................... 14
6.3.1 MODULO “VISADO DE DOCUMENTOS” ................... ¡Error! Marcador no definido.
6.4 MENÚ EXPEDIENTES ...........................................................................................42
6.4.1 GESTIÒN DE EXPEDIENTES .................................................................................. 43
6.4.2 RECEPCIÒN DE EXPEDIENTES ............................................................................. 46
6.4.3 SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES ......................................................................... 54
6.5 MENÚ MESA DE PARES........................................................................................57
6.5.1 REGISTRO DE DOCUMENTOS ............................................................................... 59
6.5.2 CARGO DE ENTREGA ............................................................................................. 65
6.5.3 CONSULTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS ......................................................... 71
6.5.4 SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................... 78
6.6 MENÚ CONSULTAS ..............................................................................................83
6.6.1 DOCUMENTOS EMITIDOS....................................................................................... 85
6.6.2 DOCUMENTOS RECIBIDOS .................................................................................... 90
6.6.3 DOCUMENTOS VISTO BUENO ............................................................................... 94
6.7 MENÚ SEGUIMIENTO ...........................................................................................98
6.7.1 DOCUMENTOS EMITIDOS....................................................................................... 99
6.7.2 DOCUMENTOS RECIBIDOS .................................................................................. 104
7. GLOSARIO DE TÉRMINOS.......................................................................................... 105
8. PREGUNTAS FRECUENTES ....................................................................................... 105
9. PROBLEMAS FRECUENTES....................................................................................... 105
3
Versión
HISTORIAL DE VERSIONES
Fecha de Revisado Fecha de

Versión Elaborado por Descripción
Elaboración por Revisión
Jenson Edin
30/07/2019 1.0 Elaboración del Documento
Garcia Sanchez
4
Versión
Código [Código asignado al proyecto]

Sistema / Módulo /
SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL - SGD
Aplicación
Documento(s)
[No aplica manuales asociados]
asociado(s)
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1. INTRODUCCIÓN
Este documento permitirá al usuario familiarizarse y entender el funcionamiento del Sistema de Gestión
Documental del PJ; así como también brindar las instrucciones necesarias para que el usuario pueda
utilizar el sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada a través de los distintos menús y módulos
del sistema.
2. OBJETIVOS
 Dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas de funcionamiento del
servicio brindado.
 Proporcionar al usuario la información necesaria para utilizar el producto.
 Facilitar el registro de los documentos de todas las entidades involucradas que conforman el PJ.
 Conocer el sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada a través de opciones.
 Contar con instrucciones apropiadas de uso y registro de la información.
3. ALCANCE
Éste tipo de documento le brindará las instrucciones necesarias para el correcto uso del sistema:
Objetivos del sistema, Definición de Usuarios, requerimientos del sistema, módulos, Funcionalidad.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El sistema de gestión documental permite el registro de documentos tales como se detalla a
continuación:
 Registro de documentos de entidades o usuarios externos al Poder Judicial. Los cuales se
registran a través del módulo de mesa de parte al cual accederán las distintas mesas de
partes de cada dependencia.
El sistema se base en la gestión por procesos para lo cual se ha definido que el flujo en el sistema
sea en función de un proceso estándar denominado “Proceso General”, el cual se detalla a
continuación:
PROCESO ETAPA TAREA ACCIÓN TAREA SIGUIENTE
Gestión
Evaluar requerimiento
Correspondiente
Inicio Registrar solicitud
Emitir Respuesta
Desaprobar
Rechazo
TRAMITE
GENÉRICO
Asignar responsable
Preparar respuesta
para la atencion
Calificación Evaluar requerimiento
Derivar Evaluar requerimiento
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Versión
Asignar responsable
Aprobar
para la atencion
Emitir Respuesta
Desaprobar
Rechazo
Gestión
Atender requerimiento
Correspondiente
Atender Atencion de
Requerimiento requerimiento
Devolver Registrar solicitud
Asignar responsable
Derivar
para la atencion
Gestión
Atender requerimiento
Correspondiente
Asignar responsable
Aprobado Atender requerimiento
para la atenciòn
Desaprobado Atender requerimiento
Atender Atencion de
Derivar Atender requerimiento
Atender Atencion de
Emitir Respuesta
Atender requerimiento Aprobado
Favorable
Emitir Respuesta
Tramitación Desaprobado
Rechazo
Asignar responsable
Devolver
para la atencion
Atencion de Gestión
Consolidar respuesta
Requerimiento Correspondiente
Atender Atencion de
Consolidar respuesta
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Versión
Emitir Respuesta
Aprobado
Favorable
Emitir Respuesta
Desaprobado
Rechazo
Emitir Respuesta
Finalizar Comunicar
Favorable
Emitir Respuesta
Resultado Finalizar Comunicar
Rechazo
Conocimiento y
Comunicar Comunicar
Fines
4.1 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO
MÓDULO / OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Control de El sistema permite dar acceso al usuario previa validación de

Accesos. existencia como personal activo del PJ.
Éste módulo permite la emisión de documentos administrativos.

Módulo de emisión de
Permite además la búsqueda, listado , y registro de documentos
documentos
para luego ser emitidos.
Éste módulo permite el visado de documentos administrativos, y

a la vez también permite realizar las funciones que se detallan a
continuación:
1. Realiza el listado de documentos y Búsqueda de los mismos por:
Estado, Documento, Expediente, Asunto, entre otros filtros que
Módulo de visado de estarán agrupados mediante el botón Filtros.
documentos
El sistema permite dar seguimiento a los documentos ingresados
al sistema, detallado según las fases del proceso general
definido y establecido en el sistema. Además deberá permitir
visualizar las referencias y el detalle del documento, así como
también darle el seguimiento al mismo entre otras
funcionalidades.
Éste módulo permite gestionar los expedientes, además permite

realizar lo que se describe a continuación:
1. Búsqueda de documentos por: Estado, N° Documento, N°
Expediente, Descripción, entre otros filtros que estarán
Módulo de gestión de agrupados mediante el botón Filtros.
expedientes
2. El sistema permite crear un nuevo registro y dar seguimiento a
los documentos ingresados al sistema, detallado según las fases
del proceso general definido y establecido en el sistema.
Además permite permitir visualizar las referencias y el detalle del
documento, así como también darle el seguimiento al mismo.
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Versión
Èste modulo permite la recepción de los expedientes, dichos

expedientes se mostrara en estado “Por Recibir”, luego de
recepcionarlos su estado será “En curso”.
Éste módulo contempla como funcionalidad general por registro

lo siguiente:
1. La búsqueda de documentos por: Estado, Documento,
Expediente, Asunto, entre otros filtros que estarán agrupados
Módulo de recepción mediante el botón Filtros.
de expedientes 2. visualizar el documento en PDF.
3. Permite visualizar todos y cada uno de los documentos
referenciados, además permite ver el detalle de los mismos.
4. Permite visualizar los adjuntos del mismo.
5. Permite dar seguimiento a los documentos ingresados al
sistema, detallado según las fases del proceso general definido y
establecido en el sistema. Además deberá permite visualizar las
referencias y el detalle del documento, así como también darle el
seguimiento al mismo.
El sistema permite realizar el seguimiento a los expedientes y a

Módulo de seguimiento la vez permite la búsqueda, crear un nuevo registro.
de expedientes
Éstos módulos permiten de manera general por registro lo

siguiente:
1. Realizar la búsqueda de documentos por: Fecha, Estado,
Documento, Reg, Expediente y asunto, entre otros filtros que
estarán agrupados mediante el botón Filtros.
2. Visualizar el documento en PDF.
3. El sistema debe listar todos los documentos referenciados y
Módulos de consultas permite visualizar todos y cada uno de ellos, además debe
de documentos permite ver el detalle de los mismos.
emitidos, recibidos y
Al mostrar el detalle del doc el sistema permite imprimir y
con visto bueno
visualizar los adjuntos del mismo.
4. También permite dar seguimiento a los documentos ingresados
al sistema, detallado según las fases del proceso general
definido y establecido en el sistema. Además permite visualizar
las referencias y el detalle del documento, así como también
darle el seguimiento al mismo.
El sistema debe permitir exportar las consultas en formato PDF
Y EXCEL.
Módulo de seguimiento Estos módulos el seguimiento de los documentos emitidos y

de documentos recibidos además permite búsqueda de documentos por: Fecha,
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Versión

emitidos y recibidos vencimiento, Documento, Expediente y asunto, entre otros filtros
que estarán agrupados mediante en el botón Filtros el contendrá
los filtros que se detallan a continuación:
 Estado, prioridad, Tipo de Documento, Etiqueta, Referencia
Origen, Remitente, Elaborado por y Destinatario.
 Permite también izar el documento en PDF, exportar las
consultas en formato PDF Y EXCEL.
El sistema permite el mantenimiento de las tablas maestras tales

como:
 Mantenimiento de la administración de carpetas
 Mantenimiento para Configuración Personal
 Mantenimiento Registro de otros orígenes
Módulos de  Mantenimiento de los tipos de documentos por dependencia
mantenimiento  Mantenimiento de grupos destino
 Mantenimiento para accesos a la información.
 Mantenimiento de UUOO
 Mantenimiento para la administración de funcionarios
 Mantenimiento para la administración de empleados
 Mantenimiento para actualizar variables del sistema

4.2 DESCRIPCIÓN DE PERFILES
N° PERFIL DESCRIPCIÓN
Esté perfil es exclusivo para los funcionarios del PJ,
1 FUNCIONARIO dicho perfil cuenta con permisos especiales definidos
en el sistema.
Perfil designado a las secretarias de los funcionarios,
ASISTENTE DE quienes son las responsables de la gestión remitida a
2
DEPENDENCIA la dependencia, y acciones solicitadas por el
funcionario.
Perfil especializado que es responsable de la
3 ADMINISTRADOR configuración del sistema. En casos estrictamente
excepcionales a solicitud formal por el área usuaria.
Perfil que permite la gestión de documentos y registro
4 MESA DE PARTES de los mismos en todas las mesas de partes de las
entidades que forman parte del PJ.
Perfil básico en el sistema de gestión de documentos
5 ESPECIALISTA destinados únicamente en la emisión y recepción
como colaborador en el PJ.
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4.3 MAPA DE NAVEGACIÓN
El mapa y detalle de navegación se describirá a partir del ítem: ¡Error! No se encuentra el

rigen de la referencia.. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. (Presionar
Ctrl+clic para ir a la funcionalidad).
5. BOTONES PRINCIPALES
BOTÓN DESCRIPCIÓN
Buscar
Permite realizar las búsquedas de los documentos en función de los filtros
ingresados.
Filtros
Permite seleccionar los parámetros de consultas y búsquedas.
Búsqueda
Muestra y oculta los campos de búsqueda.
Nuevo
Permite el registro de un nuevo expediente y/o documento.
Ver Documento
Permite visualizar los documentos de los expedientes.
Referencias
Permite visualizar las referencias de los expedientes
Seguimiento Permite dar seguimiento a los expedientes y/o documentos, además de permitir
visualizar el detalle de los mismos y la impresión de estos en el caso sea
necesario.
Salir Permite salir desde cualquier modulo hacia la ventana principal del sistema donde
muestra las bandejas de los documentos.
Guardar
Permite guardar un registro en el sistema
Generar Doc
Permite generar el documento en Word y mostrar la plantilla para la elaboración
del documento, en función del tipo de documento seleccionado.
Cargar Doc.
Permite cargar al sistema el documento trabajado en la pc, tanto en Word como
pdf.
Cerrar
Permite cerrar la ventana de trabajo actual, y mostrar la interfaz principal del
módulo.
Recibir Permite recepcionar un documento y preceder con la atención de éste.

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Versión
BOTÓN DESCRIPCIÓN
Firmar Doc
Permite realizar la firma digital, en la misma pc del usuario; siempre y cuando se
halla instalado el certificado de firma digital.
Emitir Doc
Permite emitir el documento, lo cual implica el envía formal y firmado del
documento al destinatario.
6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

6.1 ACCESO AL SISTEMA
Para el acceso al sistema realizar lo siguiente:
1. Abrir su navegador de preferencia (Firefox, internet Explorer, Google Chrome).
2. Ingresar la URL del sistema. Ejm: http://sgd-pruebas.pj.gob.pe/sgd/login.do
3. Al ingresar la url presionar enter y el navegador le mostrará la ventana de logueo del
sistema, luego proceder a ingresar el usuario y password del sistema. Tal como se
ilustra en la imagen siguiente:
Ingresar Nombre de Usuario
Ingresar Password
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Versión
4. Al ingresar el usuario y password, el sistema le mostrará la interfaz con los módulos que
corresponden a su usuario en función de perfil asignado. Tal como se ilustra en la imagen
siguiente.
5. En esta ventana puede visualizar los accesos directos a los distintos módulos del sistema, tal
como se detalla a continuación.
Enlaces directos al módulo de

“Emisión de Documentos”
Enlaces directos al módulo de

“Recepción de Expedientes”
Al pasar el mouse sobre cada

enlace, el sistema mostrará la
descripción de su funcionalidad.
6.2 DETALLE DE LOS ENLACES DIRECTOS
NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LA
DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONALIDAD MÓDULO QUE ENLASA
ENLACE
Muestra todos los documentos
Despacho. EMISIÓN DE DOCUMENTOS
administrativos listos para la firma
administrativos en proceso de
Borradores. elaboración, o sea que muestra los EMISIÓN DE DOCUMENTOS
registros que están con el estado en
borrador.
Todos los documentos pendientes de
Muy Urgentes recibir los están en ESTADO MUY RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES
URGENTE.
Todos los documentos pendientes de
Urgentes RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES
recibir ESTADO URGENTE.
Por Recibir. RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES
pendientes de recibir
En curso. Muestra todos los documentos recibidos RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES
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Versión
6.3 MENÚ DOCUMENTOS
Para ingresar a este módulo realizamos lo siguiente:

1. Seleccionar el ícono siguiente “ ”, tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Presionar aquí
2. Al presionar en el ícono , el sistema despliega los menús y a su vez dentro de estos los
módulos del sistema.
a. Luego damos clic en el menú “Documentos” para que el sistema despliegue los
módulos que este contiene, tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Menús
Módulos dentro del menú Documentos
6.3.1 MÓDULO “EMISIÓN DE DOCUMENTOS”

Éste módulo permite visualizar, emitir, buscar, generar, entre otras funcionalidades que
se detallarán a continuación.
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Versión
Para ingresar al módulo realizamos lo siguiente:

1. Luego seleccionar el menú Documentos, luego el módulo Emisión de Documentos, tal
como se ilustra en la imagen siguiente.
Menú
Módulo “Emisión de Documentos”
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz para le emisión y gestión de

documentos. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
OBS: En esta interfaz o ventana podrá generar nuevos documentos y gestionar los que
estén en proceso de elaboración y todo lo que este involucra.
Nombre del sistema Botones generales de gestión Oficina a la que pertenece el

del módulo usuario logueado
Nombre del usuario logueado
El sistema muestra por defecto el

filtrado por estado en BORRADOR.
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Versión
6.3.1.1 Botón de Búsqueda
Este botón, permite mostrar y ocultar los parámetros de búsqueda según se desee y realizar
búsquedas personalizadas en función de la necesidad. Para realizar una búsqueda realizar
lo siguiente:
1. Ingresar los parámetros para la búsqueda luego presionar en el botón “Buscar”. Tal como
se ilustra en la imagen siguiente.
Ingresar parámetros de
búsqueda, luego
presionar en Buscar.
2. Para ocultar los parámetros de búsqueda, presionar en Búsqueda para que el sistema
oculte los parámetros.
Presionar aquí para que el sistema

oculte los parámetros de búsqueda.
El sistema muestra solo los

registros, más no los filtros de
búsqueda.
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Versión
6.3.1.2 Botón Nuevo
Éste botón permite crear o generar un nuevo expediente, para lo cual el sistema le solicitará
seleccionar el proceso.
1. Para crear un nuevo expediente, debe ir a la parte superior de la ventana y presionar en el

botón “Nuevo”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Presionar en el
botón “Nuevo”
2. Al presionar en nuevo el sistema muestra una ventana emergente, donde deberá seleccionar el
proceso. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
1.-Seleccionar en cada
combo los datos del
proceso.
2.-Presionar
en “Aceptar”.
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Versión
3. Al presionar en aceptar el sistema mostrará la interfaz para la gestión del expediente. Donde
podrá Registrar todos los datos del expediente, remitente y datos del documento como tal.
En esta interfaz el sistema le permitirá realizar lo siguiente:
a. Generar el Documento en Word para su edición.
b. Cargar el Documento.
c. Grabar y cerrar.
Datos del documento

en proceso de registro.
I Botón Grabar.
1. Para grabar, primero deberá ingresar todos los datos requeridos para el registro del
Expediente, luego deberá presionar en el botón grabar, el cual se encuentra en la parte
superior derecha de la ventana o interfaz. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
2.-Presionar
en “Grabar”.
1.-Ingresar todos los

datos del expediente.
NOTA: De no ingresar los datos requeridos el sistema mostrará el mensaje siguiente:
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Versión
2. Ingresar los datos del Destinatario, luego presionar en el botón “Aceptar”.
3. Al presionar en “Aceptar” el sistema lista el registro en la grilla de Destinatarios, luego

presionar en el botón “Grabar”, tal como se ilustra en la imagen siguiente:
2.- Presionar en el
botón “Grabar”.
1.-Verificar que el registro este

listado en la grilla destinatarios.
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Versión
4. Al presionar en “Grabar” el sistema se muestra realizando el resguardo de la Información.
El sistema muestra con este ícono indica

que está realizando una acción interna.
5. Al culminar el sistema muestra un mensaje especificando el Éxito del grabado correcto. Tal
como ilustra en la imagen siguiente.
Mensaje que indica

el éxito de grabado.
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Versión
II Botón Generar Doc.
Éste botón permite generar el documento en formato .doc (Word).
1. Para generar el documento en Word, presionar en el botón “Generar Doc”. Tal

Presionar en el botón
“Generar Doc”
2. Al presionar en “Generar Doc” el sistema muestra una ventana emergente, donde

deberá seleccionar el proceso. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
a. El sistema mostrara una ventana, donde le mostrará la descarga del archivo, tal
b. El sistema mostrará la barra con la carga del archivo en Word según el avance, al
finalizar el sistema mostrará el archivo en Word, siempre y cuando complete el
100% de carga, tal como se ilustra en la imagen siguiente.
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Versión
3. Al finalizar la carga, el sistema muestra automáticamente abierto el documento

generado en Word, tal como se aprecia en la imagen siguiente.
Con ésta funcionalidad del sistema, podrá rápidamente modificar todo lo necesario y
guardar EL DOCUMENTO, para posteriormente cargar el archivo sin preocupaciones
de la ruta dónde lo guardo, el sistema automáticamente le permitirá guardar y cargar
el archivo rápidamente sin tener que saber dónde guardo el archivo, esa función ya
lo realiza el sistema de manera automáticamente.
NOTA IMPERATIVA: El archivo debe ser guardado en formato .doc, docx y en PDF,
además por ningún motivo cambie el nombre del documento y la ruta para poder
proseguir con el flujo, caso contrario no podrá realizar el flujo en el sistema.
4. Una vez culminado el documento procedemos a guardar el archivo como PDF y

también el WORD. Dichos archivos ya con los formatos indicados podemos verificar
en la siguiente ruta:
Ruta donde debe

verificar los docs que
estén guardados.
Verificamos los
documentos guardados
en Word y PDF.
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Versión
NOTA: Luego proceder a cargar lops documentos al sistema, mediante el “Botón Cargar
Doc”.
III Botón Cargar Doc.
1. Para cargar el documento en Word, presionar en el botón “Cargar Doc”. Tal como se
ilustra en la imagen siguiente.
“Cargar Doc”
2. Al presionar en “Cargar Doc”, el sistema muestra un mensaje de confirmación. Tal

El sistema muestra el mensaje de

confirmación especificando que el
documento fue cargado correctamente
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Versión
3. Luego de cargar el documento proceder a cambiar el estado del documento de

“BORRADOR” a “DESPACHO”. Tal Como se ilustra en la imagen siguiente.
Seleccionar despacho
para cambiar el estado
del documento.
4. Al seleccionar “Despacho” el sistema muestra el botón “Firmar Doc” dicho botón

permite firmar el documento digitalmente. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Botón “Firmar Doc”.
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Versión
IV Botón “Firmar Doc.”
1. Para firmar un documento nos dirigimos a zona superior derecha de la ventana y

presionamos en el botón “Firmar Doc.”
Presionar en el Botón
“Firmar Doc”.
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Versión
2. Al presionar en el botón “Firmar Doc.”, el sistema validará si existen vistos buenos

pendientes, si existen registros de vistos buenos, el sistema no le permitirá firmar a
menos que todas las personas que han sido registradas para dar visto bueno al
documento hayan firmado, caso contrario el sistema no le permitirá firmar. Tal como
El sistema advierte que el

documento tiene vistos buenos.
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Versión
3. De no contar con vistos buenos pendientes entonces al presionar en el botón “Firmar

Doc.”, el sistema le mostrará minimizado en la barra de tareas del escritorio de
Windows, el aplicativo de Firma ONPE.
Proceder dando clic en dicho aplicativo mostrado en la barra de tareas del escritorio
de Windows. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Aplicativo de FIRMA ONPE
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Versión
4. Al presionar en el aplicativo de “FIRMA ONPE”, este muestra el documento en pdf

listo para la firma digital. Para ello nos dirigimos a la parte superior de la ventana y
presionar en la opción Firmar, luego presionar en Firma Titular. Tal como se
ilustra en la imagen.
1.- Presionar en Firma.

2.- Presionar en ” Firma Titular”.
5. Al presionar en “Firma Titular”, el sistema, muestra una ventana emergente

mostrando él o los certificados instalados en la PC’S.
Seleccionar el nombre del usuario que firmara el documento, luego presionar en
“Aceptar”.
1.- Seleccionar el
nombre del usuario.
1.- Presionar en Aceptar.
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Versión
6. Al presionar en “Aceptar”, el sistema muestra una nueva ventana emergente,

solicitando las credenciales de firma (contraseña). Tal como se ilustra en la imagen
siguiente.
1.- Ingresar la contraseña
2.- Presionar en “Permitir”
7. Al presionar en permitir, el sistema muestra el distintivo de la firma digital en el lado

superior derecho de del documento. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Distintivo de la firma digital.
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Versión
8. Luego de haber firmado el documento digitalmente, deberá proceder a emitir el

documento. Para ello realizar lo siguiente.
 Ir al sistema, luego presionar en el botón “Emitir Doc”. Tal como se aprecia en la

imagen siguiente.
Presionar en “Emitir Doc”.
 Al presionar en “Emitir Doc”, el sistema cambia el estado del documento de

Despacho a Emitido. Tal como se aprecia en la imagen siguiente.
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Versión
V Botón Cerrar
1. Para salir de la interfaz a una anterior, presionar en el botón “Cerrar”. Tal como se
Presionar en el
botón “Cerrar”
2. Al presionar en “Cerrar”, el sistema muestra la siguiente interfaz.

Si desea salir del módulo completamente, presionar en el botón “Salir”, tal como se
Para salir del

módulo, presionar
en el botón “Salir”
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Versión
6.3.1.3 Botón Ver Documento
Éste botón permite ver el documento, si éste fué cargado al sistema con anterioridad.
1. Para visualizar el documento, primero debe seleccionar uno de los registros listados en la
grilla. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Seleccionar uno de los

registros listados en
ésta grilla.
OBS: En el caso no seleccione lagun registro en la grilla el sistema le mostrará el sisguiente mensaje.
32
Versión
2. Al seleccionar el registro el sistema le mostrara la información del documento seleccionado,

luego ir a la parte superior de la ventana y presionar en el botón “Ver Documento”. Tal como
se aprecia en la imagen.
“Ver Documento”
Documento
seleccionado
Información del documento

seleccionado
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Versión
3. Al presionar en “Ver Documento”, el sistema muestra el documento en Word, listo para

realizar modificaciones si se requiere.
OBS: El sistema muestra automáticamente en Word el documento solo si el sistema tiene

conexión con el cliente de su PC.
Si el ícono es un check de color verde, significa

que el sistema está conectado con el cliente
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Versión
4. Si el sistema no está conectado con el cliente de la PC, entonces el sistema descargará la

data del expediente en formato Word, en la parte inferior del navegador. Tal se ilustra en la
imagen.
Dar doble clic sobre el Documento

descargado
5. Al dar doble clic sobre el archivo descargado, el sistema muestra el documento en Word. Tal
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Versión
NOTA: Si el archivo ya fue generado y presiona en el botón “Ver Documento”, el sistema le

mostrará el siguiente mensaje.
6.3.1.4 Botón Referencias
Éste botón permite visualizar las referencias de los documentos administrativos emitidos.
1. Para visualizar las referencias de un documento emitido, primero debe seleccionar uno de los
registros listado en la grilla del presente módulo. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Seleccionar presionando sobre

uno de los registros que desea
visualizar las referencias.
36
Versión
2. Luego de presionar sobre uno de los registros listados sobre la grilla, el sistema mostrará una
nueva interfaz, una vez mostrada ésta nueva interfaz debe ir a la parte superior de la ventana y
presionar en el botón “Referencias”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
“Referencias”
3. Al presionar en “Referencias” el sistema muestra una ventana emergente. Tal como se ilustra
en la imagen siguiente.
1.-Seleccionar uno de los

registros, para mostrar su
detalle
37
Versión
4. Al seleccionar uno de los registros el sistema muestra el detalle, tal como se muestra en la
imagen siguiente:
6. En esta ventana podrá visualizar el documento en formato PDF, mediante el botón ver
Documento.
7. También podrá imprimir el documento mediante el botón Versión Imprimible.
1.-Registro seleccionado
2.-Detalle
del registro
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Versión
6.3.1.5 Botón Seguimiento
Éste botón permite visualizar las etapas y a la vez permite darle seguimiento a los documentos
administrativos emitidos.
1. Para visualizar las etapas y hacer el seguimiento a un documento emitido, primero debe
seleccionar uno de los registros listado en la grilla del presente módulo. Tal como se ilustra en
la imagen siguiente.
Seleccionar presionando sobre

uno de los registros que desea
visualizar las referencias.
39
Versión
2. Luego de presionar sobre uno de los registros listados sobre la grilla, el sistema mostrará una
nueva interfaz, una vez mostrada ésta nueva interfaz debe ir a la parte superior de la ventana y
presionar en el botón “Seguimiento”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
“Seguimiento”
3. Al presionar en “Seguimiento” el sistema muestra una ventana emergente. Tal como se

Fases del proceso de Trámite Genérico, con estas opciones

podrá verificar el documento en todas y cada una de las faces.
Botones de gestión, el primero para ver el

documento y el segundo para ver las referencias.
40
Versión
4. Para salir de la ventana presionar sobre la x que está ubicada en la parte superior derecha de
la ventana. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
1.-Para salir de la
ventana, presionar aquí.
6.3.1.6 Botón Salir
El botón salir, permite volver a la interfaz principal del sistema desde cualquier módulo o
funcionalidad del sistema.
1. Para volver a la interfaz principal del sistema, dirigirse a la parte superior de la interfaz del
sistema, y presionar sobre el botón “Salir”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Presionar en el
botón “Salir”
41
Versión
2. Al presionar en el botón salir, el sistema muestra la interfaz inicial, tal como se ilustra en la
imagen siguiente.
6.4 MENÚ EXPEDIENTES

Presionar aquí
42
Versión
a. Luego damos clic en el menú “Expedientes” para que el sistema despliegue los
Menú
Módulos dentro del menú Expedientes
6.4.1 GESTIÒN DE EXPEDIENTES

Éste módulo permite la visualización, búsqueda, generación de nuevos documentos,
entre otras funcionalidades que se detallarán a continuación.

1. Seleccionar el menú Expedientes, luego el módulo Gestión de Expedientes, tal como se
Menú
Seleccionar el Módulo “Gestión de Expedientes”
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Versión
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz de Expedientes. Tal como se

ilustra en la imagen siguiente:
OBS: En esta interfaz o ventana podrá generar nuevos documentos y gestionar los que estén
en proceso de elaboración y todo lo que este involucra.
Oficina a la que pertenece
Botones generales de el usuario logueado
Nombre del sistema
gestión del módulo

filtrado por estado EN CURSO.
Grilla, con todos los documentos

listados POR RECIBIR.
44
Versión
3. Si se desea gestionar uno de los expedientes o registros listados en la grilla, éste se deberá de
seleccionar, tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Seleccionar el expediente o
registro listado en la grilla.
4. Al seleccionar el registro listado en la grilla, el sistema muestra la interfaz para la gestión del documento
ya seleccionado. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Expediente
Seleccionado
Data del expediente

seleccionado
45
Versión
BOTONES DE GESTIÓN GENERALES:

NOTA: Los botones generales tales como: Búsqueda, Nuevo, Seguimiento y Salir cumplen la misma
funcionalidad que los botones especificados en los ítems siguientes:
 6.3.1.1 Botón de Búsqueda

Presionar Ctrl + clic para seguir
 6.3.1.2 Botón Nuevo cualquiera de éstos vínculos.
 6.3.1.5 Botón Seguimiento
 6.3.1.6 Botón Salir
BOTONES DE GESTIÓN DEL EXPEDIENTE:

NOTA: Los botones de gestión del expediente tales como: Grabar y Cerrar, cumplen la misma funcionalidad
que los botones especificados en los ítems siguientes:
 6.3.1.2I Botón Grabar. Presionar Ctrl + clic para seguir

cualquiera de éstos vínculos.
 6.3.1.2V Botón Cerrar.
6.4.2 RECEPCIÒN DE EXPEDIENTES

Éste módulo permite la visualización del documento, búsqueda, ver las referencias o
seguimiento, entre otras funcionalidades que se detallarán a continuación.
1. Seleccionar el menú Expedientes, luego el módulo Gestión de Expedientes, tal como se
Menú
Seleccionar el Módulo “Recepción de Expedientes”
46
Versión
2. Al presionar sobre el módulo antes mencionado, el sistema muestra la interfaz de

Recepción de Expedientes. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
OBS: En esta interfaz o ventana podrá realizar, la búsqueda, visualización del
documento, referencias, seguimiento y gestionar los documentos listados en la grilla en
estado POR RECIBIR.
Botones generales de el usuario logueado.
Nombre del sistema gestión del módulo

filtrado por estado en POR RECIBIR.

47
Versión
48
Versión
4. Al seleccionar el registro listado en la grilla, el sistema muestra la interfaz para la gestión del
expediente ya seleccionado. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Expediente
Seleccionado
Data del expediente

seleccionado


 6.3.1.3 Botón Ver Documento cualquiera de éstos vínculos.
 6.3.1.4 Botón Referencias

 6.3.1.2V Botón Cerrar. Presionar Ctrl + clic para seguir

49
Versión
6.4.2.1 BOTÓN RECIBIR
1. Para RECIBIR expedientes, presionar en el botón “Recibir”. Tal como se ilustra en la

imagen siguiente.
Presionar en el
botón “Recibir”
2. Al presionar en “Recibir”, el sistema muestra un una ventana emergente, donde plantea

la siguiente pregunta “¿Recibir Expedientes?”, deberá presionar en SI para confirmar la
recepción del expediente o presionar en NO para cancelar la acción. Tal como se ilustra
en la imagen siguiente.
Presionar aquí para confirmar la acción.
50
Versión
3. Al presionar en SI el sistema muestra un mensaje de confirmación resaltado de color

verde; al mismo tiempo oculta el botón Recibir y muestra el botón Acciones.
Luego deberá presionar en acciones y seleccionar una de las acciones que despliega el
sistema al presionar sobre dicho botón. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
1.-Presionar en
“Acciones”
2.- Seleccionar una acción.
4. Al seleccionar una acción el sistema cambia el estado del documento de “En curso” a
“Borrador” y muestra los botones siguientes: Grabar, Generar Doc y Cargar Doc. Tal como se
 En ésta ventana podrá ingresar los formatos, Vistos Buenos, Adjuntos, Referencias y de
manera obligatoria el destinatario.
 Como mínimo deberá ingresar, el destinatario.
Botones de
Gestión del doc.
El sistema le permite ingresar,

formatos, vistos buenos,
adjuntos, referencias.
51
Versión
 Luego procedemos a ingresar el destinatario:
6.4.2.2 Botón “Destinatario”.
1. Para ingresar el destinatario, nos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y presionar en el

botón “Administrar Destinatarios”.
1.-Presionar en “Administrar
Destinatarios”.
52
Versión
2. Al presionar en “Administrar Destinatarios”, el sistema muestra una ventana emergente donde podrá
agregar uno más destinatarios o grupos de destinatarios, presionando en el botón “Grabar e ingresando
la dependencia, el personal, tarea, indicaciones y prioridad.
OBS: Para agregar el destinatario debe digitar la sigla de la dependencia, luego presionar enter o
presionar sobre el ícono , para elegir la dependencia.
1.-Presionar en “Administrar
Destinatarios”.
1.- Agregar el
destinatario
Destinatario agregado.
2.-Presionar en “Aceptar”.
3. Al presionar en “Aceptar”, el sistema muestra el registro del destinatario, luego proceder a “Guardar”,
tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Presionar en “Guardar”.
Registro del
destinatario listado.
53
Versión
4. Luego de presionar en grabar presionar en el botón “Generar Doc”.

Para ver la funcionalidad del botón antes mencionado y proseguir con la recepción, ir los
siguientes ítems de referencia en el orden especificado a continuación:
 6.3.1.2II Botón Generar Doc.(Presionar CTRL + CLIC para ir al detalle de la

funcionalidad)
Luego de haber generado el documento revisar los ítems siguientes, puesto que luego
deberá cargar el documento antes generado. El proceso y la funcionalidad lo puede
ver en los siguientes ítems.
 6.3.1.2III Botón Cargar Doc. (Presionar CTRL + CLIC para ir al detalle de la
funcionalidad).
 6.3.1.2V Botón Cerrar. (Presionar CTRL + CLIC para ir al detalle de la funcionalidad).
6.4.3 SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES

Éste módulo permite la visualización, búsqueda, generación de nuevos expedientes y
seguimiento entre otras funcionalidades que se detallarán a continuación.

1. Seleccionar el menú Expedientes, luego el módulo Seguimiento de Expedientes, tal
Menú
Seleccionar el Módulo “Seguimiento de Expedientes”
54
Versión
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz del módulo de Seguimiento de

Expedientes. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
OBS: En esta interfaz o ventana podrá generar nuevos expedientes y gestionar los que estén
en curso y todo lo que involucra.
Nombre del sistema Botones generales de el usuario logueado


listados.
55
Versión
Expediente
Seleccionado
Data del expediente

seleccionado
56
Versión


 6.3.1.2 Botón Nuevo cualquiera de éstos vínculos.

 6.3.1.2I Botón Grabar. Presionar Ctrl + clic para seguir

6.5 MENÚ MESA DE PARES

Presionar aquí
57
Versión
a. Luego damos clic en el menú “Mesa de Partes” para que el sistema despliegue los
Menú
Módulos que contiene el módulo “Mesa de partes”
58
Versión
6.5.1 REGISTRO DE DOCUMENTOS
Éste módulo permite la visualización, búsqueda, generación de nuevos expediente de

mesa de partes, entre otras funcionalidades que se detallarán a continuación.

1. Seleccionar el menú Mesa de Partes, luego el módulo Registro de Documentos, tal como
Menú
Seleccionar el Módulo “Registro de Documentos”
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz de recepción de documentos

externos. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
OBS: En esta interfaz o ventana podrá generar nuevos documentos y gestionar los que estén
en proceso de elaboración y todo lo que este involucra.
Botones generales de el usuario logueado
Nombre del sistema


59
Versión
Documento
Seleccionado
Data del
documento externo.
 De entre la gestión del documento tenemos las opciones siguientes:
Permite cambiar el estado del registro Permite determinar la prioridad del documento
60
Versión


 6.3.1.2 Botón Nuevo
OBS: Al grabar un registro nuevo, el sistema por defecto asigna el estado “EN REGISTRO” al
documento
 6.3.1.3 Botón Ver Documento
 6.3.1.4 Botón Referencias Presionar Ctrl + clic para seguir
 6.3.1.5 Botón Seguimiento cualquiera de éstos vínculos.

 6.3.1.2I Botón Grabar.

 6.3.1.2III Botón Cargar Doc.
OBS: El botón cargar doc, le permitirá cargar los archivos escaneados desde cualquier ruta de la
PC.

6.5.1.1 BOTÓN VOUCHER EXP.
1. Para generar el Boucher del expediente, presionar en el botón “Boucher Exp.”. Tal
“Boucher Exp.”
61
Versión
2. Al presionar en “Boucher Exp.”, el sistema genera automáticamente el Boucher en

PDF. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
OBS: Luego de generar el Boucher el deberá cargar el doc escaneado al sistema.
Boucher generado
automáticamente por
el sistema.
62
Versión
3. Luego de cargar los archivos escaneados, deberá cambiarse el estado del documento. Tal como
se ilustra en la imagen siguiente:
OBS: El estado por defecto que asigna el sistema al registro es “EN REGISTRO”, dicho estado
se debe cambiar a “PARA VERIFICAR”, luego de haber generado el Boucher y luego de haber
cargado el documento.
Estado inicial del documento

“EN REGISTRO.”
Seleccionar “PARA VERIFICAR.”.
4. Al seleccionar el nuevo estado (PARA VERIFICAR) el sistema muestra un mensaje de

confirmación y activa el botón Registrar, en dicho botón activo debe presionar para poder realizar
el registro del documento. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Mensaje de confirmación
Botón activado. Presionar aquí para poder

registrar los cambios en el documento.
63
Versión
5. Al presionar en “Registrar” el sistema guarda los cambios realizados al documento y muestra el

mensaje de confirmación en color verde, mostrando únicamente dos botones tale como: Boucher
Exp. tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Mensaje de confirmación
64
Versión
6.5.2 CARGO DE ENTREGA
Éste módulo permite la visualización, creación de nuevos cargos y la edición de los mismos.
1. Para ingresar al módulo, seleccionar el menú Mesa de Partes, luego el módulo Cargo de
Entrega, tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Menú
Seleccionar el Módulo “Cargo de Entrega”
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz de Cargos Generados. Tal como
se ilustra en la imagen siguiente:
Nombre del sistema el usuario logueado
Botones generales de
Grilla, con el registro de cargos

en estado GENERADO.
65
Versión
6.5.2.1 BOTON NUEVO
Éste botón permite crear un nuevo cargo, en función de los registros listados en el sistema.
1. Para crear un nuevo cargo, presionar en el botón Nuevo. Tal como se ilustra en la imagen
siguiente.
Presionar en “Nuevo”
2. Al presionar en nuevo, el sistema muestra una nueva interfaz, donde deberá seleccionar uno o tantos
registros sean nesesarios para generar el cargo ùnico que pertenezcan a una misma dependencia.
Luego dirigirce al botón “Generar Cargo” el cual se encuentra en la parte superior derecha de la
ventana.
2.- Presionar en
“Generar Cargo”
1.1.- Verificar que al seleccionar

sean de la misma dependencia.
1.- Seleccionar registros
66
Versión
3. Al presionar en el botón “Generar Cargo” el sistema muestra los datos del cargo generado y a su vez
los botones que permiten gestionar dicho cargo (Botones que se muestran son los siguientes: Grabar,
Imprimir, Anular, Cerrar), Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Botones que permiten la

gestión de los cargos.
Presionar en “GRABAR” para

resguardar la información.
Detalle de los docs.

seleccionados.
4. Al presionar en el botón “Grabar”, el sistema muestra un mensaje de confirmación en el lado superior

derecho con el texto siguiente “Éxito documento grabado correctamente” (Los mensajes de
confirmación exitosos el sistema lo muestra de color verde).
67
Versión
6.5.2.2 BOTÓN EDITAR
1. Si se desea editar uno de los Cargos Generados o registros listados en la grilla, éste se deberá
de seleccionar, luego dirigirse a la parte superior izquierda de la ventana y presionar en el botòn
“Editar”, tal como se ilustra en la imagen siguiente.
2.- Presionar en “Editar”
1.- Seleccionar el expediente

o registro listado en la grilla.
2. Al presionar en el botòn “Editar”, el sistema muestra el detalle del expediente generado. Tal
En esta interfaz el sistema le permitirá Grabar, imprimir, Anular y Cerrar.
Funcionalidades de gestión del Cargo
Datos del cargo
Detalle del expediente.
68
Versión
I Botón Grabar
1. Para grabar deberá presionar en el botón “Grabar”, el cual se encuentra en la parte superior
derecha de la ventana o interfaz. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
2.- Presionar
en “Grabar”.
1.-Ingresar data en
Observación.
NOTA: De no ingresar los datos requeridos el sistema mostrará el mensaje siguiente:
II Botón Imprimir
1. Para Imprimir deberá dirigirse a la parte superior de la ventana y presionar en el botón

“Imprimir”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Presionar en
“Imprimir”.
69
Versión
2. Al presionar en “Imprimir” el sistema muestra el archivo en formato PDF, listo para

impresión, tal como se ilustra en la imagen.
III Botón Anular

Este icono permite realizar la Anulación del Cargo.
1. Si se desea anular el cargo generado, debe dirigirse a la parte superior de la ventana

y presionar sobre el botón “Anular”, tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Presionar en
“Anular”.
2. Al presionar en el botón “Anular” el sistema muestra una ventana emergente con un

mensaje de advertencia, tal como se ilustra en la imagen siguiente:
70
Versión

 6.3.1.6 Botón Salir Presionar Ctrl + clic para seguir

6.5.3 CONSULTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Éste módulo permite la visualización y búsqueda de los documentos externos.
1. Para ingresar al módulo, seleccionar el menú Mesa de Partes, luego el módulo “Consulta de
documentos externos”, tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Menú
Seleccionar el Módulo “Consulta de documento externos”
71
Versión
2. Al presionar sobre el módulo “Consulta de documento externos”, el sistema muestra la

interfaz del módulo antes mencionado.
Nombre del
sistema
el usuario logueado.

Botones generales de
72
Versión
3. En la interfaz mostrada, se puede realizar las consultas de los documentos externos en función
de los parámetros definidos en el sistema, lo cual permitirá múltiples consultas.
Las consultas, se pueden realizar por:
 Fecha  Asunto
 Estado  También mediante otros filtros (Filtros
 Expediente agrupados) tales como: Etiqueta, Tipo
de documento, Clase Origen.
 N° Documento
Luego presionamos en “Aceptar”. Tal como como se muestra en la imagen.
1.- Ingresar Campos

de búsqueda.
2.- Presionar
en filtros.
4.-Presionar en
“Aceptar”
3.- Seleccionar Filtros adicionales

agrupados
73
Versión
4. Al presionar en “Aceptar”, el sistema muestra los filtros de búsqueda, luego presionar en “Buscar”.
Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
1.-Presionar en
“Buscar”
El sistema muestra los

filtros seleccionados.
5. Al presionar en “Buscar” el sistema muestra el registro en función de los parámetros ingresados para la
búsqueda. Tal como se aprecia en la imagen.
El sistema muestra los filtros

seleccionados.
74
Versión
6.5.3.1 BOTONES DE GESTIÓN GENERALES:
NOTA: Los botones generales tales como: Búsqueda, Nuevo, Seguimiento y Salir cumplen la
misma funcionalidad que los botones especificados en los ítems siguientes:

 6.3.1.2 Botón Nuevo
OBS: Al grabar un registro nuevo, el sistema por defecto asigna el estado “EN REGISTRO” al
documento
 6.3.1.5 Botón Seguimiento cualquiera de éstos vínculos.
I BOTÓN “Exportar”.
El botón Exportar, permite descargar las consultas o reportes generados en formato
PDF y EXCEL.
i EXPORTAR A PDF
1. Para EXPORTAR a formato PDF, dirigirse a la parte superior de la interfaz del

sistema, y presionar sobre el botón “Exportar” luego en “Exportar PDF”. Tal
1.-Presionar en el
botón “Exportar”.
2.-Presionar en el
botón “Exportar PDF”.
75
Versión
2. Al presionar en el botón “Exportar PDF”, el sistema muestra la información en

pdf y en función de los filtros ingresados, tal como se ilustra en la imagen
siguiente.
ii EXPORTAR a “Excel”
1. Para EXPORTAR a formato EXCEL, dirigirse a la parte superior de la interfaz

del sistema, y presionar sobre el botón “Exportar” luego en “Exportar EXCEL”.
Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
1.-Presionar en el
botón “Exportar”.
2.-Presionar en el
botón “Exportar PDF”.
76
Versión
2. Al presionar en el botón “Exportar EXCEL”, el sistema muestra la información en

un archivo Excel y en función de los filtros ingresados, tal como se ilustra en la
imagen siguiente.
77
Versión
6.5.4 SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Éste módulo permite el seguimiento, la visualización y búsqueda de los documentos externos.
1. Para ingresar al módulo, seleccionar el menú Mesa de Partes, luego el módulo “Consulta
de documentos externos”, tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Menú
Seleccionar el Módulo “Seguimiento

de documentos externos”
78
Versión
2. En la interfaz mostrada, se puede realizar las consultas de los documentos externos en

función de los parámetros definidos en el sistema, lo cual permitirá múltiples consultas.
Las consultas, se pueden realizar por:
 Fecha  Asunto
 Estado  También mediante otros filtros (Filtros
 Expediente agrupados) tales como: Etiqueta, Tipo
de documento, Clase Origen.
 N° Documento
Luego presionamos en “Aceptar”. Tal como como se muestra en la imagen.
1.- Ingresar Campos

de búsqueda.
2.- Presionar
en filtros.
4.-Presionar en
“Aceptar”
3.- Seleccionar Filtros adicionales

agrupados
79
Versión
3. Al presionar en “Aceptar”, el sistema muestra los filtros de búsqueda seleccionados, luego

presionar en “Buscar”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
En la grilla, el sistema muestra el tiempo en días para la atención de los registros y resaltados en
colores, los cuales según el color indica si están por vencer, vencidos entre otros. Dichos colores de
la prioridad de la atención se pueden visualizar su significado mediante el botón leyenda.
El sistema muestra los 1.-Presionar en

filtros seleccionados. “Buscar”
Indican el tiempo en días

para su vencimiento
80
Versión
6.5.4.1 BOTÓN “LEYENDA”
Éste botón permite visualizar la leyenda y cada color de la prioridad mostrada en la grilla, en
función de los registros listados en el sistema.
1. Para visualizar la leyenda, presionar en el botón “Leyenda”, al presionar el sistema

desplegará el listado las leyendas, mostrando una descripción por color y prioridad. Tal como
Presionar en “Leyenda”
Al presionar en leyenda el
sistema despliega la información.
81
Versión
2. Si desea visualizar la información de uno de los registros deberá seleccionarlo. Tal como se
Seleccionar el registro.
3. Al seleccionar el registro el sistema muestra l aintgerfaz siguiente mostrando verticalmente y al lado

lateral derecho la infromación del registro seleccionado.
Registro seleccionado.
1.1.- Verificar que al seleccionar

sean de la misma dependencia.
Información del registro

seleccionado.
82
Versión
6.5.4.2 BOTONES DE GESTIÓN GENERALES:
NOTA: Los botones generales tales como: Búsqueda, Nuevo, Seguimiento y Salir cumplen la
misma funcionalidad que los botones especificados en los ítems siguientes:

 6.3.1.3 Botón Ver Documento Presionar Ctrl + clic para seguir
 6.3.1.4 Botón Referencias cualquiera de éstos vínculos.
 6.5.3.1I BOTÓN “Exportar”.
6.6 MENÚ CONSULTAS

Presionar aquí
83
Versión
a. Luego damos clic en el menú “Consultas” para que el sistema despliegue los módulos
que este contiene, tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Menú
Módulos que contiene el módulo “Consultas”
84
Versión
6.6.1 DOCUMENTOS EMITIDOS
Éste módulo permite realizar las consultas a través de los filtros definidos en el sistema;
también permite la visualización, búsqueda, visualización de referencias y permite
realizar el seguimiento al expediente, entre otras funcionalidades que se detallarán a
continuación.

1. Seleccionar el menú Consultas, luego el módulo “Documentos emitidos”, tal como se
Menú
Seleccionar el Módulo “Documentos emitidos”
85
Versión
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz principal del módulo de consulta de
“Documentos emitidos”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Botones generales de Botones generales de

gestión del módulo Oficina a la que pertenece
gestión del documento.
el usuario logueado

listados.
86
Versión
3. Si se desea CONSULTAR los expedientes o registros ingresados, el sistema le permite a simple vista
filtrar mediante los campos siguientes: Fecha, estado, documento, reg, expediente y asunto, los cuales
debe ingresar uno o todos para parfa realizar la búsqueda.
 Tambien podra usar más filtros presionando en el botón “Filtros”.Tal como se ilustra en la imagen
siguiente.
 Luego presionar en el botón “Buscar”.
1.- Ingresar uno o todos los

campos de búsqueda.
2.-Presionar en “Buscar”
Seleccionar el
Presionar en
estado, dichos
“Filtros”, para más
estados podrían ser
filtros adicionales.
los siguientes.
4. Al presioanr en el botón “Buscar” el sistema muestra el registro buscado en función de los campos de
filtro ingresados. Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
Registro buscado.
87
Versión
6.6.1.1 BOTÓN “FILTROS”
1. De requerir más filtros presionar en el botón “FILTROS”. Tal Como se aprecia en la imagen
siguiente.
Presionar en
“Filtros”
2. Al presionar en el botón “Filtros”, el sistema muestra la siguiente ventana emergente donde podrá filtrar
en función de su requerimiento ; tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Opciones de filtro de
filtro para la consulta.
1.-Presionar sobre el texto “NO

HAY SELECCION” para poder 2.- Presionar
elegir la opción de filtro en “Aceptar”.
88
Versión
3. Al presionar en “Aceptar” el sistema muestra los registros en función de los filtros antes seleccionados.
Tal como se aprecia en la imagen siguiente.
Filtros Seleccionados.




89
Versión
6.6.2 DOCUMENTOS RECIBIDOS
continuación.

1. Seleccionar el menú Consultas, luego el módulo “Documentos Recibidos”, tal como
Menú
Seleccionar el Módulo “Documentos Recibidos”
90
Versión
“Documentos Recibidos”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Botones generales de Botones generales de

gestión del módulo Oficina a la que pertenece
gestión del documento.
el usuario logueado

listados.
91
Versión
debe ingresar uno o todos para parfa realizar la búsqueda.
siguiente.
OBS: De requerir más filtros, presionar en el botón “Filtros”, El cual se detallara en el siguiente ítem.

Seleccionar el
Presionar en
estado, dichos
“Filtros”, para más
estados podrían ser
filtros adicionales.
los siguientes.
4. Al presioanr en el botón “Buscar” el sistema muestra el registro buscado en función de los campos de
Registro buscado.
Si desea conocer la funcionalidad del botón filtros, consultar el ítem siguiente: 6.6.1.1 BOTÓN “FILTROS”
(Dar doble clic aquí para ir directamente al ítem a consultar).
92
Versión




93
Versión
6.6.3 DOCUMENTOS VISTO BUENO
continuación.

1. Seleccionar el menú Consultas, luego el módulo “Documentos Visto bueno”, tal como
Menú
Seleccionar el Módulo “Documentos Vistos Buenos”
94
Versión
“Documentos Visto Bueno”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
Botones generales de Botones generales de Oficina a la que pertenece

gestión del módulo gestión del documento. el usuario logueado

listados.
95
Versión
debe ingresar uno o todos para realizar la búsqueda.
siguiente.

Seleccionar el estado,
Presionar en dichos estados
“Filtros”, para más podrían ser los
filtros adicionales. siguientes.
4. Al presionar en el botón “Buscar” el sistema muestra el registro buscado en función de los campos de
Registro buscado.
Si desea conocer la funcionalidad del botón filtros, consultar el ítem siguiente: 6.6.1.1 BOTÓN “FILTROS”
(Dar doble clic aquí para ir directamente al ítem a consultar).
96
Versión




97
Versión
6.7 MENÚ SEGUIMIENTO

Presionar aquí
a. Luego damos clic en el menú “Seguimiento” para que el sistema despliegue los
Menú
Módulos que contiene el menú “Seguimiento”
98
Versión
6.7.1 DOCUMENTOS EMITIDOS
Éste módulo permite realizar la búsqueda a través de los filtros definidos en el sistema;
también permite la visualización de referencias y permite realizar el seguimiento al
expediente, entre otras funcionalidades que se detallarán a continuación.

1. Seleccionar el menú Seguimiento, luego el módulo “Documentos emitidos”, tal como
Menú
Seleccionar el Módulo “Documentos emitidos”
99
Versión
2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz principal del módulo de

“Documentos emitidos”. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
En la grilla, el sistema muestra el tiempo en días para la atención de los registros y resaltados
en colores, los cuales según el color indica si están por vencer, vencidos entre otros. Dichos
colores de la prioridad de la atención se pueden visualizar su significado mediante el botón
leyenda.
OBS: La búsqueda lo puede realizar por fechas, vencimiento, Documento, Expediente y
asunto.
1.-Ingresar
campos de
búsqueda.
2.-Presionar en
“Buscar”
Indican el tiempo en días para su

vencimiento y los vencidos, para
visualizar el detalle presionar en
el botón “LEYENDA”
6.7.1.1 Botón “FILTROS”.
Si desea conocer el detalle de esta funcionalidad, consultar el ítem:

 6.7.1.1 Botón “FILTROS” (Presionar CTRL + CLIC para ir al detalle de la
funcionalidad)
6.7.1.2 Botón “LEYENDA”
Si desea conocer el detalle de esta funcionalidad, consultar el ítem:

 6.7.1.2 Botón “LEYENDA” (Presionar CTRL + CLIC para ir al detalle de la
funcionalidad).
100
Versión
6.7.1.3 Botón “SEGUIMIENTO”
Éste botón permite dar seguimiento al documento y visualizar el documento en formato

PDF.
1. Para dar seguimiento o visualizar el documento, debe determinar, elegir o buscar el

registro del cual desea dar seguimiento, luego presionar en el botón “Seguimiento”.
Tal como se ilustra en la imagen siguiente.
1.- Elegir expediente 2.- Presionar en

que se desea el botón
visualizar el “Seguimiento”
documento. .
2. Al presionar en el botón “Seguimiento” el sistema le mostrará una ventana emergente, donde

podrá, ver el detalle o ver el documento en formato PDF. Tal como se aprecia en la imagen.
Presionar en éste ícono , Presionar en éste ícono , para

para ver el detalle del documento ver el documento.
o en el nombre del documento.
101
Versión
 Si desea visualizar el detalle del documento debe presionar en el icono , para que el sistema
muestre el detalle del doc. Tal como se ilustra en la imagen siguiente:
 Si desea visualizar el documento debe presionar en el icono . Tal como se ilustra en la imagen
siguiente:
102
Versión
6.7.1.4 Botón “VER DOCUMENTO”
Éste botón permite ver el documento recibido en formato PDF.
1. Para visualizar el documento, debe determinar, elegir o buscar el registro del cual desea
ver el documento, luego presionar en el botón “Ver Documento”. Tal como se ilustra en
la imagen siguiente.
1.- Elegir expediente

2.- Presionar en
que se desea el botón “Ver
visualizar el
Documento”.
documento.
103
Versión
2. Al presionar en el botón “Ver Documento” el sistema le mostrara el documento en formato

PDF. Tal como se aprecia en la imagen.
6.7.2 DOCUMENTOS RECIBIDOS

Si desea conocer el detalle de esta funcionalidad, consultar el ítem2.6.1 por poseer la misma
funcionalidad e interfaz con la única diferencia que son documentos recepcionados y el ítem al
cual se referencia son documentos emitidos:
 6.7.1 DOCUMENTOS EMITIDOS (Presionar CTRL + CLIC para ir al detalle de la
funcionalidad).
104
Versión
7. GLOSARIO DE TÉRMINOS
N° TÉRMINO DESCRIPCIÓN
1 SGD Sistema de Gestión Documental
2 PJ Poder Judicial
3 GI Gerencia de Informática
4 GG Gerencia General
Un proceso de negocio es un conjunto de funciones en una cierta secuencia
que entrega valor a un cliente. Los procesos son iniciados por eventos
externos claramente definidos.
5 PROCESO
Se forman a partir de una combinación de todas las actividades y el apoyo
que se necesitan para producir y entregar un objetivo, resultado, producto o
servicio
8. PREGUNTAS FRECUENTES
N° PREGUNTA RESPUESTA
1 [Pregunta 1] [Breve descripción.]
n [Pregunta n] [Breve descripción.]
9. PROBLEMAS FRECUENTES
N° PROBLEMA SOLUCIÓN
1 [Problema 1] [Breve descripción.]
n [Problema n] [Breve descripción.]
105

Manual Usuario SGD

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GERENCIA DE INFORMÁTICA

Nombres y Apellidos / Cargo Firma Fecha

Elaborado por Jenson Edin Garcia Sanchez 30/072019

Poder Judicial - 2014 Página 2 de 105 P-23-2014-GI-GG-PJ-F-07

Poder Judicial - 2014 Página 3 de 105 P-23-2014-GI-GG-PJ-F-07

Fecha de Revisado Fecha de

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Código [Código asignado al proyecto]

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4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

PROCESO ETAPA TAREA ACCIÓN TAREA SIGUIENTE

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Devolver Registrar solicitud

Desaprobado Atender requerimiento

Derivar Atender requerimiento

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4.1 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO

MÓDULO / OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Control de El sistema permite dar acceso al usuario previa validación de

Éste módulo permite la emisión de documentos administrativos.

Éste módulo permite el visado de documentos administrativos, y

Éste módulo permite gestionar los expedientes, además permite

Poder Judicial - 2014 Página 8 de 105 P-23-2014-GI-GG-PJ-F-07

MÓDULO / OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Èste modulo permite la recepción de los expedientes, dichos

Éste módulo contempla como funcionalidad general por registro

El sistema permite realizar el seguimiento a los expedientes y a

Éstos módulos permiten de manera general por registro lo

Módulo de seguimiento Estos módulos el seguimiento de los documentos emitidos y

Poder Judicial - 2014 Página 9 de 105 P-23-2014-GI-GG-PJ-F-07

MÓDULO / OPCIÓN DESCRIPCIÓN

El sistema permite el mantenimiento de las tablas maestras tales

4.2 DESCRIPCIÓN DE PERFILES

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4.3 MAPA DE NAVEGACIÓN

El mapa y detalle de navegación se describirá a partir del ítem: ¡Error! No se encuentra el

Recibir Permite recepcionar un documento y preceder con la atención de éste.

6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Ingresar Nombre de Usuario

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Enlaces directos al módulo de

Enlaces directos al módulo de

Al pasar el mouse sobre cada

6.2 DETALLE DE LOS ENLACES DIRECTOS

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6.3 MENÚ DOCUMENTOS

Para ingresar a este módulo realizamos lo siguiente:

Módulos dentro del menú Documentos

6.3.1 MÓDULO “EMISIÓN DE DOCUMENTOS”

Para ingresar al módulo realizamos lo siguiente:

2. Al presionar sobre el módulo, el sistema muestra la interfaz para le emisión y gestión de

Nombre del sistema Botones generales de gestión Oficina a la que pertenece el

Nombre del usuario logueado

El sistema muestra por defecto el

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6.3.1.1 Botón de Búsqueda

Presionar aquí para que el sistema

El sistema muestra solo los

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6.3.1.2 Botón Nuevo

1. Para crear un nuevo expediente, debe ir a la parte superior de la ventana y presionar en el

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