TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

DE GESTIÓN DE RECURSOS
HUMANOS

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TEMA 6 . La Formación de los Trabajadores

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TEMA 6. LA FORMACIÓN DE LOS TRABAJADORES

No hace mucho tiempo, los puestos de trabajo eran considerados como algo estáti-
co, que no requerían otra cosa que constancia en su desempeño por parte del trabajador.
También se pensaba que cuanto más tiempo un trabajador realizara la misma tares, mejor
y más rápido sería su realización. Actualmente, el concepto de puesto de trabajo es menos
estático de lo que se pensaba antes; la manera de hacer las cosas cambia por momentos y
los mercados de demanda nos exigen nuevas formas de trabajar, de las misma manera que
se exigen nuevos productos y nuevos precios. Por ello, el tema de la formación en el ámbi-
to de la empresa cobra cada vez más fuerza, con independencia de que algunos empresa-
rios y trabajadores sigan pensando que no es precisa.

6.1. Las ventajas de la formación.

Son muchas las ventajas, tanto para el trabajador como para el empresario, veamos
algunas de ellas:

1. Reduce los accidentes laborales, con el consiguiente beneficio para trabajador y empre-
sa.

2. Mejora la competitividad, con el ahorro de costes implícitos y la posibilidad de ofrecer

mejores precios.

3. Aumenta las posibilidades laborales del trabajador, tanto si se trata de la misma em-
presa como de otras futuras.

4. Aumenta la eficacia en el trabajo y reduce los tiempos de producción.

5. Cohesiona a los trabajadores y los hace sentirse más empresa y ser menos individualis-
tas.

6. Se motivan más los trabajadores y se reduce el absentismo.

La formación aporta beneficios tan importantes como la mejora de la competitivi-

dad, que en la actividad se perfila como la meta a conseguir por cuantos empresarios
desean permanecer en el mercado, o incluso, aumentar su participación en éstos. A pesar
de todo, aún existen reticencias a la formación, por pensar erróneamente que la formación
es cara, o que se pierde mucho tiempo, pensar que se puedan ir a otra empresa, etc. Va-
mos a analizar dichas reticencias.

Que pueda resultar cara la formación de los empleados, es algo que no va en fun-
ción del desembolso inicial que se deba hacer. Lo barato o caro de algo se mide por la ren-
tabilidad total, y en el caso de la formación, dicha rentabilidad posterior está más que pro-
bada.

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El argumento de que es una pérdida de tiempo, tampoco tiene mucha consistencia,

ya que las empresas dedican a la formación horas de baja producción, tiempo libre del em-
pleado –puesto que él se beneficia de ella- o, se recurre a la estacionalidad baja para im-
partir los correspondientes cursos. Por ejemplo, una empresa de ventas dedicará a la for-
mación las semanas en que visitar a un cliente no tiene mucho sentido, como días previos a
las vacaciones de verano, por ejemplo.

Pensar que si se le enseña mucho a un empleado se puede marchar a la competen-

cia, merced a su buena preparación es otro de los argumentos que se esgrime en ocasiones
y que resulta fácil desmontar. Las empresas más poderosas tratan de atraer a sus nuevos
candidatos, prometiendo, entre otras cosas, formación en el seno de la empresa.

Por último, cuando se afirma que el tipo de trabajo a desempeñar por nuestros em-
pleados no requiere de especiales acciones formativas, estamos infravalorando a éstos y a
su trabajo. Por sencilla que sea una tares, tiene un procedimiento para realizarla mejor y
más rápido. Con ello, la empresa ganará en efectividad.

En otro sentido, sólo algunas empresas pueden tener departamento propio de for-
mación. Los costes de mantenimiento de un departamento completo sobrepasan lo que
muchas empresas pueden gastarse en él. Por ello, existen empresas que se dedican a im-
partir cursos especializados “ad hoc”, es decir, especialmente diseñados para ellas. Por
ejemplo, si una empresa necesita que sus empleados conozcan un nuevo producto finan-
ciero que va a sacar al mercado y carece de departamento de formación, siempre puede
llamar a una consultora especializada o a una empresa docente que se dedique a impartir
este tipo de cursos y encargar un diseño adecuado.

6.2. Objetivos de la formación.

Los fines en la formación en la empresa son los siguientes:

- Adaptación permanente a la evaluación.

- Promoción social.
- Promoción personal y profesional.
- Mejora en la competitividad empresarial.
- Adaptación al cambio.
- Desarrollo de nuevas actividades.

Y esta formación es necesaria como consecuencia de:

- La falta de los conocimientos básicos.

- Los cambios organizativos, tecnológicos y culturales.

La finalidad de formación a la que nos referimos, resulta compleja, pero en cual-

quier caso debe de entrar a formar parte de una cultura de empresa.

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6.3. Formas básicas de la formación en la empresa.

La formación en la empresa ha de ser: Puntual y Continuada.

A. Formación Puntual. Es la más habitual en la empresa española actual. Se trata de

actualizar a los empleados de determinados departamentos en temas puntuales, que sur-
gen como consecuencia de un cambio en las tecnologías al uso o en los mercados en los
que la empresa se desenvuelve. Este tipo de formación es básica para el funcionamiento de
la empresa, y es percibida por todos como muy necesaria. Sin embargo, la formación que
tiene este carácter, no es regular, tratándose los temas en poco tiempo, durante demasia-
das horas continuadas, sin permitir que sea participativa y distendida. Estamos hablando
de la empresa que reúne en un hotel a los empleados de una zona y les imparte en un fin
de semana veinte horas sobre fondo de pensiones, nuevos usos de la informática o técni-
cas de ventas en el sector servicios.

Es evidente que las empresas no tienen en su ánimo el deseo de perder tiempo. Es

comprensible, pero puede ocurrir que sus empleados no deseen esa formación, por aso-
ciarla a largas horas de reuniones, donde la participación es nula y delante del superior
inmediato.

B. Formación continuada. Esta formación, al menos en teoría, permite a la empresa

implementar los temas de formación como parte del propio funcionamiento de la empresa,
más que algo ajeno y puntual. Esto significa que la empresa contempla los tiempos de for-
mación como si fueran los propios tiempos de la producción y la venta, y realiza el “timing”
con arreglo a sus posibilidades reales, no escatimando tiempo para la formación, ni quitán-
dolo a los empleados. Se trata de que esta cultura forme parte de la empresa, y que la for-
mación deje de ser ese cursillo que dan a la entrada.

Por otra parte, en el caso de que la empresa tenga, efectivamente implementado

un sistema de formación continuada, deberá dar participación a los empleados a la hora de
elegir determinados temas.

De esta manera, aquellos que tengan determinados problemas a la hora de trabajar

con ciertos programas informáticos o con cierta tecnología, puedan solicitar este tipo de
cursos y mejorar en su rendimiento, superar sus temores, etc.

Hasta aquí , los dos grandes bloques en los que podemos dividir la formación, vea-
mos ahora otra división en función de otros múltiples parámetros, que incluyen la diferen-
ciación entre continuada y puntual:

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TIPOS DE FORMACIÓN:

1. Atendiendo al sujeto:
a. General (para todos).
b. Particular (por grupos).
c. Individual.

2. Atendiendo al objeto:
a. Inicial.
b. Puesta al día.
c. Cambio:
i. De grupo profesional.
ii. De nivel.
iii. De profesión.

3. Atendiendo al contenido:
a. Conocimientos.
b. Habilidades.
c. Actitudes.

4. Atendiendo al lugar:
a. Dentro de la empresa.
b. Fuera de la empresa.

5. Atendiendo a la frecuencia:
a. Puntual.
b. Continuada.

6. Por la forma:
a. Teórica.
b. Práctica.

¿Cuál es la mejor formación?. No existe un tipo ideal de formación. El sistema que

debemos implementar en nuestra empresa será aquel que se adapte más a nuestras nece-
sidades, dependiendo de varios factores:

- Mercado en que nos encontremos.

- Nivel de preparación de la competencia.
- Tamaño de la empresa.

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6.4. El plan de formación.

La formación, como cualquier otro aspecto de la función empresarial, tiene que ser
estructurada e integrada mediante un plan. En dicho plan se recogen todos los aspectos
relacionados con las necesidades de la empresa en dicha materia, sus objetivos, etc. El plan
de formación es bastante complejo por la cantidad de factores que intervienen, por ello,
hay que prestar atención pormenorizada a:

- Cada departamento.
- Cada trabajador.

Con el fin de detectar necesidades particulares en el seno de la empresa y poder dar

respuesta a dichas necesidades, de la forma en que nos plantan los componentes de la or-
ganización.

A la hora de establecer las directrices en que fundamentar nuestro plan de forma-

ción, debemos responder a las siguientes cuestiones:

- El por qué y para qué de la formación. Es decir, el objeto.

- El a quién lo vamos a dirigir.
- El qué, es decir, los contenidos a impartir.
- La forma de medir el resultado.

Vamos a buscar por tanto, en primer lugar, cuáles son las necesidades reales de
formación de la empresa. Dichas necesidades, son fruto de carencias en determinados ám-
bitos, como consecuencia de los desfases producidos entre la preparación inicial de los
trabajadores y la que les exige el momento actual. Veamos algunas de ellas:

- Volumen insuficiente de producción, con respecto a la producción esperada o la

producción de otras empresas de la competencia.

- Escasa penetración de nuestra empresa en el mercado.

- Exceso de reclamaciones pendientes.

- Demasiados productos rechazados.

- Errores en la información, es decir, los clientes tienen una falsa concepción del va-
lor del producto o servicio que se le ofrece.

- Quejas acumuladas.

- Plazos excesivos.

- Devoluciones por retraso.

- Ciclos excesivamente largos de producción.

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- Exceso de horas invertidas en el trabajo.

- Frecuente realización de horas extraordinarias.

Contrataciones temporales que salen del presupuesto, como consecuencia de las

necesidades de producción.

Todos estos puntos enumerados guardan relación con problemas de productividad,

calidad en la realización del trabajo, compromiso con nuestros clientes, etc., y que pueden
dar al traste con los objetivos finales de la empresa, a pesar, de que otros aspectos estén
funcionando adecuadamente. Conviene no olvidar que las empresas, en la actualidad, tra-
bajan cada vez más el “just in time”, es decir, pedidos y entregas “justo a tiempo”, lo que
permite enormes ahorros en almacenaje y logística, consiguiendo mejoras en la distribu-
ción. Cualquier eslabón roto de la cadena proveedor, mayorista, cliente final, produce la
consiguiente rotura de stocks, o lo que es lo mismo, la falta de producto en las terminales
de venta. Por ello, a pesar de contar con un producto de interés para el consumidor, inclu-
so de prestigio, si olvidamos el aspecto del compromiso, por determinados fallos en este
sentido, podemos quedarnos fuera del mercado en un plazo relativamente corto de tiem-
po.

Vistos los problemas a los que debemos prestar especial atención a la hora de dise-
ñar nuestro plan de formación, debemos trabajar de forma sistemática para atajarlos:

1º Plantear el problema en términos operativos, detallando el número de llama-

das/día para protestar, el número de horas extraordinarias/mes, etc.

2º Determinar quienes están implicados directamente en el problema, puesto que

ellos van a ser los destinatarios de ese aspecto del plan de formación general de
la empresa.

3º Observar en qué circunstancias suele darse el problema: con la llegada de susti-

tutos en las vacaciones, en la estacionalidad punta de producción, ante ausencias
de jefes, etc.

4º Cuantificación exacta del problema. No basta con decir simplemente “la produc-
ción baja en el verano”.

5º Posibilidades de adecuación de la organización del trabajo, sobre todo teniendo

en cuenta que muchos problemas pueden no guardar tanta relación con la for-
mación como con la organización del trabajo. En ocasiones, formación y cambios
en la estructura organizativa de la empresa, serán de necesaria implementación.

6º Por último, y visto lo anterior, nos plantearemos las posibilidades formativas en-
caminadas a acabar con las deficiencias que hemos observado, definido y estu-
diado en profundidad.

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6.5. El desarrollo organizativo.

Los responsables del departamento de formación guardan dependencia directa con

los responsables de todo el área de recursos humanos, y son también los responsables de
proponer a la empresa mejoras en cuanto a organización.

Como dijimos, las organizaciones deben adaptarse a los tiempos, por lo que deben
ser revisadas:

- Ante determinados fallos en la estructura.

- De forma sistemática.

La capacidad de organización de la empresa esta en función de los recursos huma-

nos disponibles. Combinarlos hasta llegar a la organización adecuada al momento y a la
empresa es una de las misiones más importantes del departamento de formación. Entre las
intervenciones más habituales del departamento de formación en materia organizacional,
vamos a citar las siguientes:

Cambios en la estructura de la organización:

- Descentralizar.
- Suprimir niveles jerárquicos.
- Integrar funciones.

Introducción de nuevas tecnologías:

- Automatización de procesos.
- Tratamiento de la información.
- Nueva maquinaria y equipos.

Introducción de políticas horizontales:

- Flexibilidad interna.
- Dirección asequible y participativa.
- Gestión de grupos de decisión.
- Implementación de una política de calidad total.

Estas son las formas más habituales de actuar sobre la organización de la empresa.
Hemos de realizar esa actuación teniendo en cuenta las siguientes premisas:

- Deben intervenir todos los integrantes de la organización, aportando datos y suge-

rencias capaces de mejorar el sistema organizativo de trabajo.

- Las decisiones que se tomen, deberán contar con la aprobación de la mayor parte
de los integrantes.

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6.6. Objetivos concretos de la formación en la empresa.

Por definición, la formación tiene como sentido “mejorar la competitividad de la

empresa por medio de la mejora de la cualificación profesional de sus trabajadores”.

Esta forma de ver los objetivos se puede ampliar si concretamos en qué fase y ante
qué tipo de formación nos encontramos:

1. Formación inicial para recién contratados:

En este caso, el objetivo sería conseguir un desempeño óptimo del recién llegado, y
concederle una visión de su trabajo lo suficientemente amplia para poder seguir con for-
mación de carácter complementario en un futuro próximo.

2. Formación para el mantenimiento:

La formación tiene ahora que tratar de cumplir el objetivo de conseguir una mejora
en el rendimiento de los empleados –mejora en los tiempos de producción, reducción del
número de errores, etc.- como consecuencia de implementarles nuevas formas de trabajar,
o mejoras en las que el trabajador conoce.

3. Mejoras para el cambio:

En este caso, nuestro objetivo será facilitar la cualificación necesaria al trabajador

para que pueda formar parte de otro grupo de trabajo al mismo o a otro nivel profesional.
La formación también puede ser para el cambio general de la empresa. En este caso, irá
dirigida a los mandos, en primer lugar y, posteriormente, a los empleados. Con frecuencia,
la empresa debe cambiar su filosofía antes que su forma de trabajo. Cambiar la filosofía de
una empresa es tarea difícil, aunque la formación contribuye de forma importante.

4. Mejoras ante la innovación:

Cada vez que se produce un cambio en la empresa –lanzamiento de nuevas formas

de producto o servicio- el departamento de formación deberá crear los programas de ca-
pacitación necesarios para adaptar a los integrantes de la empresa a estas matizaciones.

Todos estos son los objetivos que deben tener marcados las empresas hoy día si
pretenden no sucumbir a los frecuentes cambios de los mercados. Estos objetivos ponen
de manifiesto la importancia y la necesidad de la formación en su seno, sea impartida des-
de un departamento propio o recurriendo a empresas dedicadas a la formación.

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