MP Alta Obras

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
ALTA DE OBRAS
CONCLUIDAS
GESTIÓN 2018
Identificacion:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA DE MAP-GAF-003
OBRAS CONCLUIDAS Revisión: 00
Inicio de Vigencia:
DOCUMENTO CONTROLADO
Copia controlada N° : ORIGINAL
Nombre Puesto o función Firma Fecha
Elaborado: Lic. Maribel Rios M. Jefe Unidad Activos Fijos
Encargada de OyM
Dra. Ivonne Centellas Z.
Revisado: Lic. David Galarza A. Jefe Dpto.Administrativo
Lic.Juan Huanca A. Jefe Dpto Financiero
Lic. Julio Claure Ll. Jefe Div.Mejora Continua
Lic. Wilson Zelada S. Gerente Adm.Financiero
Aprobado:
Fecha de Resolución de
Homologación Directorio:
Directorio:
Control de Cambios
Fecha de
Estado Inicio de Revisión Descripción del cambio realizado
vigencia
Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 2

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
ÍNDICE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA DE OBRAS CONCLUIDAS .......... 4

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4
2. OBJETIVOS .................................................................................................... 4
2.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 4
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 4
3. ALCANCE ....................................................................................................... 5
4. MARCO NORMATIVO........................................................................................ 5
4.1. Estatuto Orgánico de SEMAPA ........................................................................ 5
4.2. Ley 1178 Sistema de Contabilidad Integrada ................................................... 5
4.3. D.S. 0181 Sistema de Administración de Bienes y Servicios .............................. 6
4.4. D.S. 24051 Reglamento del Impuesto a las Utilidades de las Empresas ............... 6
4.5. Manual de Operaciones del SICOES ................................................................ 7
5. CIERRE EN EL SICOES ..................................................................................... 7
6. FICHAS ELABORADAS PARA EL ALTA DE LAS OBRAS ........................................... 8
FICHA 1: FICHA DE ALTA DE OBRAS ..................................................................... 9
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA 1: ....................................... 10
FICHA 2: FICHA RESUMEN DE ALTA DE OBRAS POR FASES, TRAMOS Y PAQUETES .... 12
FICHA 3: FICHA COMPLEMENTARIA PARA PROYECTOS DE REFACCION Y
MEJORAMIENTO ................................................................................................ 13
7. DIAGRAMAS DE FLUJO ................................................................................... 15
7.1. Procedimientos para el alta de obras en proceso ............................................. 15
6.1.1 Descripción de actividades .......................................................................... 16
7.2. Procedimientos para el alta de obras por Fases, Tramos o Paquetes .................. 18
6.2.1 Descripción de las actividades ..................................................................... 19
7.3. Procedimientos para el alta de obras con Supervisión externa y/o Estudios,
Proyectos e Investigaciones de Obras................................................................... 21
7.3.1 Descripción de las actividades ..................................................................... 22
8. Plazos

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA DE OBRAS CONCLUIDAS
1. INTRODUCCIÓN
SEMAPA es una empresa facultada para elaborar y ejecutar obras civiles, de acuerdo a
normativa, las obras ejecutadas, a su conclusión deben ser incorporadas al activo fijo
de la entidad.
A causa de las observaciones de Auditoria Externa e Interna sobre la no incorporación

de las obras concluidas de gestiones anteriores y a causa de la inadecuada alta de las
obras, se tiene la necesidad de reglamentar los procedimientos, para evitar futuros
problemas a causa del incumplimiento de la normativa.
El presente Manual de Procedimientos, ha sido elaborado con la finalidad de que la

entidad cuente con un documento de apoyo, cuyo propósito es describir los
procedimientos que se debe seguir, así como señalar las unidades que intervienen en
el proceso de incorporación de las obras concluidas al patrimonio institucional de la
empresa.
A través del conocimiento de la normativa, de las obligaciones que esta deriva, esta
herramienta de trabajo facilitará el cumplimento y aplicación de las normas,
orientando a las funciones de cada una de las áreas que intervienen en el proceso, con
eficiencia para el correcto desarrollo de sus actividades.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo describir de manera clara y

precisa las actividades a seguir para el alta de las obras concluidas, donde permita
establecer las tareas a realizar de las áreas involucradas, desde la recepción definitiva
de la obra hasta la activación al Activo Fijo, realizando la incorporación de la obra al
patrimonio institucional de la empresa.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Detallar cada uno de los pasos que se deben seguir para la incorporación de la
obra concluida que cuente con la suficiente documentación.
 Especificar los pasos que se deben seguir para el alta de las obras, cuando los
proyectos son ejecutados por fases; con supervisión externa y/o estudios,
proyectos e investigaciones de la obra.
 Definir las responsabilidades de las unidades que intervienen en el proceso.
 A través del manual, lograr que las áreas involucradas cumplan con la
normativa.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
 Delimitar las responsabilidades de cada área interviniente.

 Mejorar la coordinación del trabajo entre las áreas involucradas.
 Detallar la forma correcta para dar de alta las obras, considerando todos los
costos a los que incurrió el proyecto, todo esto de acuerdo a normativa.
 Subsanar las observaciones realizadas por Auditoría Interna y Auditoría Externa,
sobre la no activación de obras concluidas.
 Dar a conocer las fichas elaboradas para el alta de las obras, así como las
instrucciones para el llenado de las mismas.
3. ALCANCE
El presente Manual de procedimientos está dirigido al personal técnico y administrativo

de SEMAPA, específicamente a las unidades encargadas de los proyectos y a las
unidades que realizan el alta de la obra, es decir que este manual debe ser utilizado
por:
 Gerencia de Proyectos, que son los encargados de los estudios, proyectos e

investigación para la construcción de obras y que en algunas ocasiones ejecutan
las obras.
 Gerencia de Operaciones, que se encarga de ejecutar las obras; y
 Gerencia Administrativa Financiera, que mediante la División de Contrataciones
realiza el cierre en el SICOES, la Unidad de Activos Fijos que realiza el proceso
de regularización y el registro en el VS.I.A.F. y la Unidad de Contabilidad que
realiza el registro en el sistema contable.
4. MARCO NORMATIVO
4.1. Estatuto Orgánico de SEMAPA
Artículo 8.- Facultades y Competencias. - En razón de su naturaleza y para

cumplimiento de su objeto, SEMAPA podrá realizar todos los actos y gestiones
necesarias que no estén expresamente prohibidos por ley y por el presente normativa
o sus Reglamentos sin reserva ni limitación alguna. De modo meramente enunciativo
y no limitativo, estará especialmente facultada para:
- Elaborar toda clase de reglamentos y manuales necesarios para el cumplimiento de

los objetivos de la empresa.
4.2. Ley 1178 Sistema de Contabilidad Integrada
D.S. 222957, Artículo 29º (Bienes de Dominio Privado y Público)
Contribuyen a la prestación de servicios públicos. Los costos de depreciación,

amortización o agotamiento registrados, se consideran para la determinación del
resultado del ejercicio. Estos activos corresponden a edificios, instalaciones, equipo y
muebles, patentes, licencias, etc.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
Los Bienes de Dominio Privado están sujetos a depreciación, revalorización y

actualización de acuerdo a disposiciones establecidas para tal efecto.
Además, integran este tipo de bienes las construcciones en proceso de Bienes de

Dominio Privado, las mismas que a su conclusión son incorporadas al Patrimonio
Institucional. Mientras dura la construcción de estos bienes, no son sujetos de
depreciación.
Artículo 30º (Costos de Estudios, Investigación y Supervisión). Cuando la supervisión

corresponda a la construcción de bienes de dominio privado, los costos de supervisión
se contabilizan en el activo respectivo. Cuando se trata de bienes de dominio privado,
estos costos se dan de baja al momento de la desincorporación de los bienes.
Artículo 31º (Depreciación de los bienes de Uso). Los bienes de uso se depreciarán
desde el momento en que comienza su utilización efectiva. En el mes de inicio se
calcularán los días correspondientes.
4.3. D.S. 0181 Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Artículo 163º (Incorporación al registro de Activos Fijos Inmuebles). La incorporación

de bienes inmuebles al activo fijo de la entidad consiste en su registro físico y contable,
acompañado de la documentación técnico-legal de los mismos. Se producirá después
de haber sido recibido en forma definitiva por la comisión de recepción. Como
establece el Artículo 39º Responsable de recepción y comisión de recepción y el
Artículo 162º Recepción de inmuebles.
4.4. D.S. 24051 Reglamento del Impuesto a las Utilidades de las

Empresas
Artículo 21º (Costo Depreciable). - Las depreciaciones se calcularán sobre el costo de

adquisición o producción de los bienes, el que incluirá los gastos incurridos con motivo de
la compra, transporte, introducción al país, instalación, montaje, y otros similares que
resulten necesarios para colocar los bienes en condiciones de ser usados.
Artículo 22° (Depreciaciones del Activo Fijo). - Las depreciaciones del activo fijo se
computarán sobre el costo depreciable, según el Artículo 21° de este reglamento y de
acuerdo a su vida útil.
Las reparaciones ordinarias que se efectúen en los bienes del activo fijo, serán
deducibles como gastos del ejercicio fiscal siempre que no supere el veinte por ciento
(20%) del valor del bien. El valor de reparaciones superiores a este porcentaje se
considera mejora que prolonga la vida útil del bien; y por tanto se imputará al costo
del activo respectivo y su depreciación se efectuará en fracciones anuales iguales al
periodo que le resta de vida útil.
Los bienes del Activo fijo comenzarán a depreciarse impositivamente desde el

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
momento en que se inicie su utilización y uso. El primer año, el monto de la

depreciación será igual a la cantidad total que le corresponda, por una gestión
completa dividida entre doce (12) y multiplicada por la cantidad de meses que median,
desde el inicio de su utilización y uso, hasta el final de la gestión fiscal. El mes inicial en
todos los casos, se tomará como mes completo.
4.5. Manual de Operaciones del SICOES
Recepción Definitiva o Disconformidad
a) Plazo de registro: Máximo quince (15) días hábiles, computables a partir de la

fecha de emisión del acta de recepción definitiva o informe de conformidad final. En
caso de suscripción de múltiples Contratos, Órdenes de Compra u Órdenes de
Servicio, el plazo se computará a partir de la fecha de recepción definitiva o
conformidad final del último Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio.
b) Condiciones y particularidades:
i. Esta información deberá ser registrada para todos los procesos de contratación
mayores a Bs 20.000. -(VEINTEMIL00/100BOLIVIANOS).
ii. Esta información deberá ser registrada cuando exista recepción definitiva
parcial o total; sin embargo, ante disconformidad de la totalidad de los bienes
y servicios estipulados en el Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio,
no procede el registro de esta información, debiendo la entidad registrar la
Resolución del Contrato o el incumplimiento de la Orden de Compra u Orden de
Servicio.
c) Documentación Respaldatoria:
i. Acta o informe de recepción definitiva; y/o

ii. Informe de disconformidad, cuando corresponda
5. CIERRE EN EL SICOES
Para el alta de obras y el pago correspondiente se requiere la siguiente documentación:
- DIVISIÓN CONTRATACIONES: CIERRE EN EL SICOES
Los documentos requeridos para el cierre de procesos en el SICOES, son los siguientes:
1. Acta de Recepción provisional y definitiva en el caso de obras.

2. Informe de conformidad en caso de servicios.
3. Informe de recepción en el caso de bienes.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
- UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS: ALTA DE OBRAS
Los proyectos ejecutados por administración propia (Unidad Ejecutora), para proceder
con el ALTA DE OBRAS, se requiere la siguiente documentación:
1. Planilla que indique el costo de la obra ejecutada o el certificado de avance de

obra definitivo, consolidado.
2. Ubicación y detalles de la obra ejecutada.
3. Ficha de alta de la obra.
4. Informe de conformidad y funcionamiento de la Obra por el Gerente de Área.
- DEPARTAMENTO FINANCIERO: PAGO DE OBRAS
Los documentos requeridos para el pago de obras son los siguientes:
1. Informe de proyectos de inversión pública concluidos (infraestructura,

supervisión)
2. Última C.A.O. de cierre debidamente firmado por el contratista, supervisión,
fiscal de obra (original).
3. Fotocopia simple de contrato inicial, contrato modificatorio, orden de cambio.
4. Plano as buitl.
5. Ficha de alta de la obra.
6. FICHAS ELABORADAS PARA EL ALTA DE LAS OBRAS
Para complementar el proceso de alta de las obras concluidas se elaboró las siguientes
Fichas Técnicas:

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
FICHA 1: FICHA DE ALTA DE OBRAS

FICHA 1
FICHA DE ALTA DE OBRAS
FECHA:
1.- DATOS DE LA OBRA:
Nombre del Proyecto:
Contratista:
Supervisor de Obra:
Fiscal de Obra:
Nº de Contrato: Monto según CAO Final o CAO Única: 0.00 Bs
Monto del Contrato: 0.00 Bs Fecha de Recepción Provisional:
MontoCtto+O.C.(s)+Ctto(s) Mod.: 0.00 Bs Fecha de Recepción Definitiva:
2.- DATOS DE LA SUPERVISIÓN EXTERNA (Si corresponde):
Nombre del Supervisor: Monto del Contrato: 0.00 Bs
Nombre del Fiscal: Monto Ctto+Ctto(s) Modificatorio(s): 0.00 Bs
Nº de Contrato de Supervisión: Monto Certificado Final de Supervisión: 0.00 Bs
3.- DATOS DE ESTUDIOS, PROYECTOS E INVESTIGACIONES DE LA OBRA (Si corresponde):
Consultor: Monto del Contrato de Consultoría: 0.00 Bs
Supervisor: Monto Ctto+Ctto(s) Modificatorio(s): 0.00 Bs
Nº de Contrato: Monto Certificado Final de Consultoría: 0.00 Bs
4.- LISTADO DE DOCUMENTOS DE RESPALDO PARA EL ALTA DE LA OBRA (Según corresponda):
Tabla 1 Tabla 2
CONTRATACIÓN MENOR CONTRATACIÓN > 50.000,00
Técnico Técnico
Informe de Conformidad CAO Final o CAO Única
Acta de Recepción Provisional Acta de Recepción Provisional
Acta de Recepción Definitiva Acta de Recepción Definitiva
CAO Final o CAO Única Legal
Legal Contrato
Contrato Contrato Modificatorio
Contrato Modificatorio Otros
Otros
Tabla 4
Tabla 3 ESTUDIOS Y DISEÑOS
SUPERVISIÓN EXTERNA Técnico
Técnico Certificado de Avance de Consultoría
Certificado de Supervisión de Obra Informe de Conformidad
Acta de Recepción Provisional
Legal Acta de Recepción Definitiva
Contrato Legal
Contrato Modificatorio Contrato
Contrato Modificatorio
Otros Otros
5.-COSTOS DEL PROYECTO (Si corresponde):

Tabla 6
Descripción Monto (Expresado en Bs.)
Costos de Obra Civil 0.00 Bs Con base a los
Costo de Mano de Obra Directa 0.00 Bs documentos que
Costo de Mano de Obra Indirecta 0.00 Bs
Costo de Materiales 0.00 Bs respaldan el proyecto y
Costos Financieros 0.00 Bs a normativa vigente, se
Aportes Vecino o Vecinos OTB 0.00 Bs
solicita el alta de este
Aportes Gobierno Autónomo Municipal de Cbba. 0.00 Bs
Otros:……………………………………………………………. 0.00 Bs proyecto.
TOTAL PARA ALTA DEL PROYECTO Bs.* 0.00 Bs
Son:
*Si la o bra fue ejecutada po r Fases, Tramo s o P aquetes, el M o nto To tal para el A lta del P ro yecto lo reflejará la “ Ficha 2” .
RESPONSABLE DE OBRA RESPONSABLE DEL

SUPERVISOR O FISCAL ALTA DE LA OBRA

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA 1:
La Ficha 1 consta de 5 partes:
Primera parte: Los datos de la obra son aquellos extraídos del contrato,
memorándums de designación e informes del supervisor y fiscal, orden(es) de cambio,
contrato(s) modificatorio(s), certificado de avance de obra, el acta de recepción
provisional y acta de recepción definitiva.
Segunda parte: Los datos de la supervisión externa, de a acuerdo a las características

que tenga el proyecto y si corresponde se llenará extrayendo los datos de los
documentos del contrato de supervisión, contrato(s) modificatorio(s) y certificado final
de supervisión.
Tercera parte: De acuerdo a las características que presenta el proyecto, si

corresponde, se llenará esta tercera parte de la ficha técnica con los datos de los
documentos de contrato de consultoría de elaboración y diseño de la obra, contrato(s)
modificatorio(s) y del certificado final de consultoría.
Cuarta parte: Esta parte de la ficha técnica, que corresponde a los documentos de
respaldo de las obras, la misma consta de cinco tablas, se llenará de acuerdo a las
características del proyecto y de acuerdo a la documentación que tenga la obra, según
corresponda.
Tabla 1: Si la obra corresponde a una Contratación Menor.

Tabla 2: Si la obra corresponde a una contratación mayor a cincuenta mil bolivianos.
Tabla 3: Si la obra tuvo Supervisión por terceros.
Tabla 4: Si el proyecto tuvo estudios y diseños para la construcción de la obra por
terceros.
Tabla 5: Corresponde a las obras que fueron concluidas, pero que por algún motivo
hubo resolución del contrato.
Quinta parte: En esta última parte, en la tabla 6 se llenará todos los costos a los que
incurrió el proyecto, si corresponde.
 De acuerdo al Manual Administración de Activos Fijos en EPSAs, las AFEC

durante su proceso, pueden absorber distintos costos o imputaciones:
Costo de obra civil: Este costo representa los honorarios pagados a los Contratistas
externos a la empresa y que son contratados para realizar trabajos de construcción de
Obra Civil de los AFEC.
También pueden existir AFEC que están siendo construidos por el personal de la
empresa (fuerza propia). En este caso el Costo de la Obra Civil es el mismo costo dela
Mano de Obra Directa.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
En muchas ocasiones también puede existir una forma de trabajo “mixta”, es decir que
se cuentan con Empresas Contratistas, pero también se brinda apoyo con fuerza propia
para la Obra.
Costo de materiales: Este costo representa el costo de los Materiales insumidos

durante el proceso de construcción del AFEC.
La provisión de materiales, generalmente, está a cargo de la EPSA, si ésta cuenta con

almacenes de materiales. En este caso, los materiales que son necesarios utilizar en un
AFEC son entregados al Contratista, el cual realiza luego un reporte de materiales
consumidos. El costo de los materiales consumidos es cargado al costo del AFEC.
En los casos en que el Contratista provea los materiales, éstos deben ser reportados
también en la Planilla de Avance de Obras y el costo de los materiales debe formar
parte del costo del AFEC.
*Para llenar la parte de los costos de materiales, el supervisor o fiscal de la obra,

según corresponda deberá solicitar al Auxiliar de Kardex Valorado la información
registrada en el sistema sobre los costos y la cantidad de materiales usados en la obra.
Costo de Mano de Obra Directa: Este costo está a cargo de la EPSA. Se realiza el
cálculo de todos los costos laborales que representan las horas invertidas en el AFEC,
por el personal involucrado directamente a éstas. Se entiende que el personal
afectado en forma directa al AFEC es el personal que realiza trabajo de campo, ya sea
que el AFEC se construye con fuerza propia o en apoyo a los Contratistas.
Éste costo se carga a los AFEC. Se debe realizar un control individual para cada AFEC.
Costo de Mano de obra indirecta: A cargo de la EPSA. Se realiza el cálculo de las

cargas laborales que representan las horas invertidas en los AFEC vigentes, por el
personal afectado en forma indirecta a éstas. Se entiende que el personal que está
afectado en forma indirecta al AFEC, es el que realiza los trabajos de Supervisión,
Revisión de Planillas, Trabajos Administrativos relacionados con los AFEC, etc.
*En estos costos se incluirán los costos de Supervisión externa y Costos de Estudios,
Proyectos e Investigaciones de la obra.
Costos financieros: Son costos a cargo de la EPSA. Se realiza el cálculo del costo
financiero que se puede activar a las obras, en el entendido que una porción de la
Deuda Financiera es aplicada para la inversión de construcción del AFEC. La NIC23–
Costos de Financiamiento establece la normativa para estos casos. En la mencionada
Norma se define como los costos de financiamiento a los intereses y otros costos
incurridos por una empresa al obtener préstamos con destino a la obtención de un
Activo Calificado.
* Para llenar la parte de los costos financieros, el supervisor o fiscal de la obra, según

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
corresponda deberá solicitar al encargado de tesorería, la información registrada en el

sistema sobre los costos financieros de la obra.
 Las obras también pueden tener aportes de:

 OTB Aportes Vecinos
 Aportes del Gobierno Autónomo Municipal de Cbba.
 Si las obras fueron ejecutadas por fases, tramos o paquetes, cada fase, tramo o
paquete tendrá una ficha, y también tendrá la Ficha 2, que refleja el monto por el
cual se dará de alta la obra completa.
 La ficha debe ser firmada por el supervisor de la obra y en caso de que el
supervisor sea externo, el fiscal debe hacerse responsable.
FICHA 2: FICHA RESUMEN DE ALTA DE OBRAS POR FASES, TRAMOS Y

PAQUETES
FICHA 2
FICHA RESUMEN DE ALTA DE OBRAS POR FASES, TRAMOS Y PAQUETES
Fecha:
Nombre del Proyecto:

Nº de Fases/Tramos/Paquetes:
Montos (Expresado en Bs.)

Descripción
F/T/P 1 F/T/P 2 F/T/P 3 F/T/P 4 F/T/P 5 Totales
Costo de Mano de Obra Directa
Costo de Mano de Obra Indirecta
Costos de Estudios , Proyectos e Investigaciones-Diseño
Aportes Vecino o Vecinos OTB
Gobierno Autónomo Municipal de Cbba.
Costo de Materiales
Costos Financieros
Otros:……………………………………………....…….
TOTAL PARA EL ALTA DEL PROYECTO Bs. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Con base a los documentos del proyecto, considerando que se concluyó la última Fase, Tramo o Paquete (F/T/P) y con base a normativa vigente se solicita el Alta del
Proyecto, por un valor de Bs.
……………..……..………...……… …………….…….……..……
RESPONSABLE DE OBRA RESPONSABLE DEL
SUPERVISOR O FISCAL ALTA DE LA OBRA
Esta Ficha fue elaborada para las Obras que fueron ejecutadas por fases tramos o
paquetes, donde se debe llenar el nombre del Proyecto, el número de fases, tramos o
paquetes que corresponda.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
En la tabla se debe llenar los costos en los que se incurrió el proyecto, según
corresponda, de acuerdo a la cantidad de tramos fases o paquetes que tuvo el
proyecto, esto en base a las fichas individuales llenadas anteriormente de las fases del
proyecto.
La ficha debe ser firmada por el supervisor de la obra y en caso de que la supervisión
sea externa, el fiscal debe hacerse responsable, este debe ser el supervisor y fiscal de
la última fase del proyecto.
FICHA 3: FICHA COMPLEMENTARIA PARA PROYECTOS DE REFACCION Y

MEJORAMIENTO
FICHA 3:
FICHA COMPLEMENTARIA PARA PROYECTOS DE REFACCIÓN Y MEJORAMIENTO
D.S. 24051, Artículo 22º, párrafo 4 .- (Depreciaciones del Activo Fijo).- las reparaciones ordinarias que se
efectúen en los bienes del activo fijo, serán deducibles como gastos del ejercicio fiscal siempre que no supere el
veinte por ciento (20%) del valor del bien. El valor de reparaciones superiores a este porcentaje se considerará
mejora que prolonga la vida útil del bien; y, por lo tanto, se imputará al costo del activo respectivo y su
depreciación se efectuará en fracciones anuales al periodo que le resta de vida útil.
Nombre del proyecto:

Costo total del
proyecto:
Valor del proyecto Tiempo de vida útil

20% (<20%) Gasto (>20%) Mejora AF
existente: que se le añade
 Con base al D.S. 24051, se establece que el costo de este proyecto es menor al 20%, por tanto estos costos
deben ser deducibles como gastos del ejercicio fiscal. Estos costos dan un total de Bs.
 Con base al D.S. 24051, se establece que el costo de este proyecto es mayor al 20%, por tanto, estos costos
se consideran mejora del proyecto, por tanto, dichos costos se imputarán al costo del activo respectivo. Estos
dan un total de Bs. y se le añade de vida util.
……………………………………………………..
………………………….………….
JEFE TÉCNICO RESPONSABLE
UNIDAD ACTIVOS FIJOS
PERITO ESPECIALISTA
Esta ficha se elaboró para los todos los proyectos de refacción o mejoramiento, en caso
de que la obra sea por fases, tramos o paquetes se utilizará esta ficha una vez
concluida la obra.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
De acuerdo a normativa, si la obra es de refacción o mejoramiento el activo tendrá un

nuevo valor, monto por el cual se tendrá que hacer los cálculos; y determinar si el
valor de la refacción o mejoramiento es mayor al 20%, se considerara mejora y se
prolonga la vida útil del bien, en caso de ser menor al 20% serán deducibles como
gastos del ejercicio fiscal.
Se llenarán los espacios de la siguiente manera:
 Nombre del proyecto

 Costo Total del proyecto: Se llenará de acuerdo a la cuarta parte de la
primera ficha, por el costo total del proyecto.
Valor del proyecto Tiempo de vida útil

20% (<20%) Gasto (>20%) Mejora AF
existente: que se le añade
 Valor del proyecto existente: Es aquel monto por el cual ya se dio de alta el
proyecto anteriormente, es decir que ese proyecto se ejecutó antes y tiempo
después se realizó la refacción o mejoramiento del mismo.
 20%: Sobre el valor del proyecto existente se calculará el 20%, de manera
que si el costo total de la reparación o mejoramiento es menor al 20% del valor
del proyecto ya existente, serán deducibles como gastos del ejercicio fiscal, si el
costo total del proyecto es mayor al 20% del valor del proyecto existente se
imputará al costo del activo respectivo.
 Los cuadros (<20%) Costo y (>20%) Mejora AF, se llenará según
corresponda, es decir si el 20% calculado es mayor o menor al valor del
proyecto existente.
 Tiempo de vida útil que se le añade: Si la refacción o mejoramiento es
mayor al 20%, se requiere que un perito especializado determine cuanto tiempo
de vida útil se le añadirá al proyecto existente.
 Con base al D.S. 24051, se establece que el costo de este proyecto es menor al 20%, por tanto estos costos
deben ser deducibles como gastos del ejercicio fiscal. Estos costos dan un total de Bs.
 Con base al D.S. 24051, se establece que el costo de este proyecto es mayor al 20%, por tanto, estos costos
se consideran mejora del proyecto, por tanto, dichos costos se imputarán al costo del activo respectivo. Estos
dan un total de Bs. y se le añade de vida util.
Los párrafos precedentes deberán ser llenados con los montos correspondientes: El
primer párrafo será llenado si el costo del proyecto es menor al 20% y el segundo
párrafo si el costo es mayor al 20% del costo total del proyecto.
La unidad de Activos Fijos deberá realizar el cálculo, y determinará si los costos de la

obra serán considerados como gastos o mejora de la obra.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
7. DIAGRAMAS DE FLUJO
7.1. Procedimientos para el alta de obras en proceso
PROCESO DE ALTA DE OBRAS EN PROCESO

GERENCIA
GERENCIA DE División de Unidad de Unidad de Activos Unidad de
ADMINISTRATIVA
OPERACIONES Contrataciones Contabilidad Fijos Archivos
FINANCIERA
Inicio
Reciben el Acta de
Recepción definitiva o
Informe de
conformidad según
corresponda
Realiza el informe
de alta de la obra
y el llenado de la
“Ficha técnica”
Remiten a la GAF
los documentos
originales y las 3 No
copias
correspondientes
Remite las 2
Revisar que los
copias a la
documentos estén
Unidad de
correctos
activos fijos
Si
NO
Revisa los Realiza el registro

documentos de la obra en el
remitidos sistema VS.I.A.F.
Si Remite el fólder
correspondiente,
Realiza el registro con el proceso de
contable de la alta regularizacion, a
de la obra en el la División de
sistema contable Contabilidad
Archiva la
Envía a la Unidad documentación de
de Archivos la la obra.
documentación
Archiva la
documentación de
la obra cerrada
FIN DEL PROCESO

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
7.1.1 Descripción de actividades
RESPONSABLE OP. ACTIVIDAD

Gerencia de
Operaciones Reciben el acta de recepción definitiva o el Informe de
1
Gerencia de Proyectos conformidad según corresponda.
Gerencia Comercial
El supervisor de la obra realiza el llenado de la ficha técnica,
GOP 2 que se elaboró para el alta de las obras, llenando todos los
costos en los que se incurrió en la ejecución del proyecto.
El supervisor de la obra realiza el informe de alta de la obra,
GOP 3 señalando que el proyecto se concluyó y que debe darse de
alta.
Remiten a la GAF:
 Un fólder con una copia del acta de recepción definitiva o
el Informe de conformidad, según corresponda, para la
División de Contrataciones.
 Un folder el original de todos los documentos establecidos
en la “Ficha Técnica”, para la Unidad de Activos Fijos,
adjuntando el informe de alta de la obra y la “Ficha
técnica”.
 Un folder con el original de todos los documentos
establecidos en la “Ficha Técnica”, para la Unidad de
Contabilidad.
Asimismo remitir:
GOP 4  Informe de proyectos de inversión pública concluido, que
contenga los componentes desde los estudios,
infraestructura, supervisión.
 Ultima C.A.O de cierre debidamente firmada por el
contratista, supervisión, fiscal de obra original.
 Acta de recepción provisional y definitiva original.
 Fotocopia simple de contrato inicial, contrato modificatorio,
orden de cambio.
 Planos AS BUILT.
 Fichas de altas de obras debidamente llenadas y firmadas.
- 1 folder para la unidad de activos fijos

- 1 folder para la unidad de contabilidad, para cierre de
proyectos en el SISIN WEB.
Remite a la Unidad de Activos Fijos una copia del folder que le

GAF 5 corresponde y una copia del folder de la Unidad de
Contabilidad.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
División de Si existe alguna observación lo remitirá a GOP para que

6
Contrataciones subsane las observaciones.
(El registro de Alta de
Verificará los documentos remitidos, si existen falencias en la
Obra en el VSIAF)
7 documentación deberá remitir a GOP para que corrija las
Unidad de Activos
observaciones.
Fijos
Si no existen observaciones remitirá el fólder correspondiente

a la Unidad de Contabilidad, adjuntando las copias de las
Unidad de Activos
8 fichas que correspondan debidamente llenadas por la
Fijos
Gerencia de Operaciones, realizando la actualización y
depreciación conforme a normativa vigente.
Si la obra corresponde a una refacción o mejoramiento

deberá llenarse la Ficha elaborada para estos casos y la
Gerencia de Operaciones deberá remitir el informe técnico de
9
la Baja de la Obra que está renovando, para posteriormente
la Unidad de activos Fijos proceda con la Alta y Baja
correspondiente de la obra.
Unidad de Activos Se procede al registro de la obra en VS.I.A.F. y recepción de
10
Fijos los documentos.
Realiza la revisión y si hay alguna observación lo remitirán a
Unidad de la Unidad de Activos Fijos para que corrija las observaciones.
11
Contabilidad Y procede elaborar el reporte de Alta VS.I.A.F.
Si todo esta correcto validará la documentación y procederá

12
al registro contable de alta de la obra en el sistema contable.
Unidad de
13 Mandan la documentación a la Unidad de Archivos.
Contabilidad
Unidad de Archivos 14 Recepción los documentos de la obra.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
7.2. Procedimientos para el alta de obras por Fases, Tramos o Paquetes
PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE OBRAS POR FASES, TRAMOS Y PAQUETES

GERENCIA
GERENCIA DE División de Unidad de Unidad de Activos
ADMINISTRATIVA Unidad de Archivos
OPERACIONES Contrataciones Contabilidad Fijos
FINANCIERA
Inicio
Reciben el Acta de
Recepción definitiva o
Informe de
conformidad según
corresponda
Remiten a la GAF
No No
los documentos
originales y las 3
copias
correspondientes
Revisar que los

documentos No
estén correctos
Si
Remite las 2 copias

a la Unidad de
Activos Fijos Revisa si
corresponde al
último tramo
No
Si
No
Realiza el registro
de la obra en el
Revisa los sistema VS.I.A.F.
documentos
remitidos
Si
Remite el fólder
Realiza el registro correspondiente,
contable de la alta con el proceso de
de la obra en el regularizacion, a la
sistema SigepMV Unidad de
Contabilidad
Archiva la
documentación de
la obra.
Envía a la Archiva la
Unidad de documentación de
Archivos la la obra cerrada
documentación
FIN DEL PROCESO

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
7.2.1 Descripción de las actividades
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD
Gerencia de Reciben el acta de recepción definitiva o el Informe de
1
Operaciones conformidad según corresponda.
El supervisor de la obra realiza el llenado de la ficha técnica,
Gerencia de que se elaboró para el alta de las obras, según la fase que
2
Operaciones corresponda, llenando todos los costos en los que se incurrió en
la ejecución del proyecto.
El Supervisor realiza el informe de alta de la obra considerando
si corresponde a la última fase, tramo o paquete ejecutado, el
informe debe consolidar el número de planillas por fase, debe
señalar cuantas fases tuvo la obra y también realizar el llenado
Gerencia de de la “Ficha resumen para obras por fases, tramos y
3
Operaciones paquetes”.
Para el llenado de esta ficha, el Supervisor de la última fase
deberá solicitar a la Unidad de Activos Fijos una copia de las
Fichas técnicas de las fases anteriores y procederá al llenado de
la ficha resumen.
Remiten a la GAF:
 Un folder con una copia de todos los documentos

establecidos en la “Ficha Técnica”, para la Unidad de Activos
Gerencia de
4 Fijos, adjuntando el informe de alta de la obra y la “Ficha
Operaciones
técnica”.
contabilidad.
Gerencia Remite a la Unidad de Activos Fijos el folder que le corresponde
Administrativa 5 y el folder de la Unidad de Contabilidad.
Financiera
Si todo esta correcto procede al cierre del proceso de
División de contratación con el F-500 en el SICOES, y si hay alguna
6
Contrataciones observación lo remitirá a GOP para que subsane las
observaciones.
Unidad de documentación deberá remitir a GOP para que corrija las
7
Activos Fijos observaciones.
Verificará si los documentos remitidos corresponden a la última

Unidad de
8 fase de la obra, de no ser así remitirá a la Gerencia de
Activos Fijos
Operaciones, solicitando la última planilla de la obra.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
Si la obra corresponde a una refacción o mejoramiento deberá

llenarse la Ficha elaborada para estos casos y la Gerencia de
Unidad de Operaciones deberá remitir el informe técnico de la Baja de la
9
Activos Fijos Obra que está renovando, para posteriormente la Unidad de
activos Fijos proceda con la Alta y Baja correspondiente de la
obra.
Se procede al registro de la obra en V.S.I.A.F. y recepción de
Unidad de
10 los documentos, posteriormente se remite a la Unidad de
Activos Fijos
Contabilidad.
Si no existen observaciones y verificando que corresponda a la
última fase del proyecto, remitirá los fólder con la
documentación de todas las fases, a la Unidad de Contabilidad,
Unidad de
11 adjuntando el proceso, realizando la actualización y
Activos Fijos
depreciación conforme a normativa vigente.
Y procede elaborar el reporte de Alta V.S.I.A.F.
Unidad de
12 Realizan la revisión y si hay alguna observación lo remitirán a la
Contabilidad
Unidad de Activos Fijos para que corrija las observaciones.
Unidad de
13 Si todo esta correcto validará la documentación y procederá al
Contabilidad
registro contable de alta de la obra en el sistema contable.
Unidad de Mandan la documentación a la Unidad de Archivos.
14
Contabilidad
Unidad de Recepciona los documentos de la obra.
15
Archivos

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
7.3. Procedimientos para el alta de obras con Supervisión externa y/o

Estudios, Proyectos e Investigaciones de Obras
PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE OBRAS CON SUPERVISIÓN EXTERNA Y/O ESTUDIO,

PROYECTOS E INVESTIGACIONES DE OBRAS
GERENCIA
GERENCIA DE División de División de Unidad de Activos
ADMINISTRATIVA Unidad de Archivos
OPERACIONES Contrataciones Contabilidad Fijos
FINANCIERA
Inicio
Reciben del
contratista el Acta de
Recepción definitiva y/
o el informe de
conformidad del Fiscal
de obra
Remiten a la GAF
los documentos
originales y las 3 No No
copias
correspondientes
No
Revisar que los

documentos
estén correctos
Si
Remite las 2
copias a la UAF
Revisa si es la
documentación
final
Si
No
Realiza el
registro de la
obra en el
Revisa los sistema VS.I.A.F.
documentos
remitidos
Si Remite el fólder
correspondiente,
Realiza el registro con el proceso de
contable de la alta regularizacion, a la
de la obra en el División de
sistema SigepMV Contabilidad
Envía a la Archiva la
Unidad de documentación de
Archivos la la obra.
documentación
Archiva la
documentación de
la obra cerrada
FIN DEL PROCESO

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
7.3.1 Descripción de las actividades

Supervisión externa: La supervisión de la obra va de la mano con la ejecución
Responsable N° Actividad
Supervisión: Recibe el Informe conformidad en caso de la
Gerencia de Supervisión externa.
1
Operaciones Estudio de la obra: Recibe del contratista el acta de recepción
definitiva.
Supervisión: El fiscal de la supervisión por terceros deberá

sacar una copia de la documentación de la supervisión externa
establecida en la “Ficha 1”.
Estudio de la obra: Cuando hay diseños estudios del proyecto

por terceros el supervisor de la consultoría debe sacar las
Gerencia de copias a los documentos establecidos en la Ficha, una para la
Operaciones 2 Unidad de Contabilidad, el otro para la unidad de Activos Fijos.
Estas copias deben ser guardadas, por el fiscal en un folder
que contenga el nombre del proyecto hasta que empiece la
ejecución de la obra, de manera que si el Supervisor deja de
trabajar en la empresa, y que si tarda la ejecución del
proyecto, no haya dificultad para encontrar la documentación y
el que se quede en el puesto no tenga dificultad de
proporcionar la documentación cuando se la requiera.
Supervisión: El fiscal de la obra deberá solicitar al fiscal de la
supervisión externa la documentación correspondiente a la
supervisión.
Gerencia de Estudio de la obra: Al momento de ejecutarse la obra el fiscal
Operaciones 3 si existe supervisión externa, o el supervisor que es de la
empresa, deberá solicitar la documentación sobre el estudio y
proceder al llenado de la ficha y la remisión de la
documentación a la GAF para el alta de la obra.
Gerencia de Supervisión: El fiscal de la obra realiza el llenado de la ficha

Operaciones 4 técnica, que se elaboraron para estos casos, llenando los datos
y los costos en los que se incurrió.
Remiten a la GAF:
establecidos en la “Ficha Técnica”, adjuntando el informe de
Gerencia de alta y las fichas técnicas debidamente llenadas, para la
5
Operaciones Unidad de Activos Fijos.
contabilidad.

Identificacion:
Inicio de Vigencia:
Gerencia Remitir a la unidad de Activos Fijos el folder que le

Administrativa 6 corresponde y el folder de la Unidad de Contabilidad.
Financiera
Si todo esta correcto proceder al cierre del proceso de
División de contratación con el F-500 en el SICOES, y si hay alguna
7
Contrataciones observación lo remitirá a GOP para que subsane las
observaciones.
Unidad de documentación deberá remitir a GOP para que corrija las
Activos Fijos observaciones.
8
Verificará si los documentos remitidos corresponden a la
Unidad de última parte del proyecto, de no ser así deberá remitir a la
Activos Fijos GOP para que corrija las observaciones.
Se procede al registro de la obra en VS.I.A.F. y a la recepción
Unidad de
9 de los documentos, posteriormente se remite a la Unidad de
Activos Fijos
Contabilidad.
Si no existen observaciones remitirá el fólder correspondiente
del proyecto completo, a la Unidad de Contabilidad,
Unidad de adjuntando el proceso, realizando la actualización y
10
Activos Fijos depreciación conforme a normativa vigente.
Y procede elaborar el reporte de Alta V.S.I.A.F.
Unidad de Realizan la revisión y si hay alguna observación lo remitirán a

11
Contabilidad la Unidad de Activos Fijos para que corrija las observaciones.
Unidad de Si todo esta correcto validará la documentación y procederá al
12
Contabilidad registro contable de alta de la obra en el SigepMV.
Unidad de Mandan la documentación a la Unidad de Archivos.
13
Contabilidad
Unidad de Recepciona los documentos de la obra.
14
Archivos
8. Plazos
El Supervisor tiene 30 días para remitir la solicitud de Alta de Obras, de lo contrario

estará sujeto a multas y sanciones establecidas según normativa vigente.

MP Alta Obras

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

MP Alta Obras

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE

Copia controlada N° : ORIGINAL

Nombre Puesto o función Firma Fecha

Elaborado: Lic. Maribel Rios M. Jefe Unidad Activos Fijos

Revisado: Lic. David Galarza A. Jefe Dpto.Administrativo

Lic.Juan Huanca A. Jefe Dpto Financiero

Lic. Julio Claure Ll. Jefe Div.Mejora Continua

Lic. Wilson Zelada S. Gerente Adm.Financiero

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA DE OBRAS CONCLUIDAS .......... 4

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA DE OBRAS CONCLUIDAS

A causa de las observaciones de Auditoria Externa e Interna sobre la no incorporación

El presente Manual de Procedimientos, ha sido elaborado con la finalidad de que la

2.1 OBJETIVO GENERAL

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo describir de manera clara y

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 4

 Delimitar las responsabilidades de cada área interviniente.

El presente Manual de procedimientos está dirigido al personal técnico y administrativo

 Gerencia de Proyectos, que son los encargados de los estudios, proyectos e

4.1. Estatuto Orgánico de SEMAPA

Artículo 8.- Facultades y Competencias. - En razón de su naturaleza y para

- Elaborar toda clase de reglamentos y manuales necesarios para el cumplimiento de

4.2. Ley 1178 Sistema de Contabilidad Integrada

D.S. 222957, Artículo 29º (Bienes de Dominio Privado y Público)

Contribuyen a la prestación de servicios públicos. Los costos de depreciación,

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 5

Los Bienes de Dominio Privado están sujetos a depreciación, revalorización y

Además, integran este tipo de bienes las construcciones en proceso de Bienes de

Artículo 30º (Costos de Estudios, Investigación y Supervisión). Cuando la supervisión

4.3. D.S. 0181 Sistema de Administración de Bienes y Servicios

Artículo 163º (Incorporación al registro de Activos Fijos Inmuebles). La incorporación

4.4. D.S. 24051 Reglamento del Impuesto a las Utilidades de las

Artículo 21º (Costo Depreciable). - Las depreciaciones se calcularán sobre el costo de

Los bienes del Activo fijo comenzarán a depreciarse impositivamente desde el

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 6

momento en que se inicie su utilización y uso. El primer año, el monto de la

4.5. Manual de Operaciones del SICOES

Recepción Definitiva o Disconformidad

a) Plazo de registro: Máximo quince (15) días hábiles, computables a partir de la

i. Acta o informe de recepción definitiva; y/o

Para el alta de obras y el pago correspondiente se requiere la siguiente documentación:

- DIVISIÓN CONTRATACIONES: CIERRE EN EL SICOES

1. Acta de Recepción provisional y definitiva en el caso de obras.

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 7

- UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS: ALTA DE OBRAS

1. Planilla que indique el costo de la obra ejecutada o el certificado de avance de

- DEPARTAMENTO FINANCIERO: PAGO DE OBRAS

Los documentos requeridos para el pago de obras son los siguientes:

1. Informe de proyectos de inversión pública concluidos (infraestructura,

6. FICHAS ELABORADAS PARA EL ALTA DE LAS OBRAS

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 8

FICHA 1: FICHA DE ALTA DE OBRAS

5.-COSTOS DEL PROYECTO (Si corresponde):

RESPONSABLE DE OBRA RESPONSABLE DEL

Documento controlado, prohibida su modificación parcial o total sin autorización. 9

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA 1:

La Ficha 1 consta de 5 partes:

Segunda parte: Los datos de la supervisión externa, de a acuerdo a las características

Tercera parte: De acuerdo a las características que presenta el proyecto, si

Tabla 1: Si la obra corresponde a una Contratación Menor.

 De acuerdo al Manual Administración de Activos Fijos en EPSAs, las AFEC