ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Instructora: Carmen Milena Ferreira Ardila

Programa: Asistencia en Organización de Archivos

 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por
una unidad administrativa, en el ejercicio de sus
funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada
en el organigrama, originan los Fondos, las
secciones, las subsecciones, las series, las
subseries documentales
Fondo Documental

.
EJEMPLOS DE FONDOS DOCUMENTALES
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

SECCIÓN DOCUMENTAL

unidad administrativa productora de documentos.

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
FONDO – SECCION -SUBSECCIÓN
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
SECCIONES - SUBSECCIONES
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

SERIE DOCUMENTAL SIMPLE

Los tipos documentales que integran las series documentales

simples, son similares, y se colocan sistemáticamente, unos a
continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el
anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular
y la informacion es diversa.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA

Son series conformadas, por unidades documentales complejas,

comúnmente llamado expediente. Cada uno esta compuesto por varios
tipos documentales, diferentes entre sí, pero relacionados, en razón de un
trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma
serie, y por lo general se almacenan en unidades de conservación
(carpetas) separadas.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES
Unidad documental simple, que reúne todas las
características, necesarias para ser considerada documento.
Ejemplos de Tipos Documentales:
• Factura
• Resolución
• Acuerdo
• Circular
• Memorando
• Póliza
• Acta de Inicio
 Fondos
Documentales
 Marco Legal

De acuerdo con el Artículo 23 de la Ley 594, las entidades públicas y privadas que
presten servicios públicos están obligadas a conformar su archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, esto permite que los documentos se
encuentren en siempre donde más se necesitan y durante el tiempo requerido por
las normas estatales o internas.
Valores Primarios y Secundarios
de los Documentos
PRIMARIO: cualidades que adquieren los documentos desde su creación y se
conservan mientras sirven a la institución productora, al iniciador, destinatario o
beneficiario de un trámite, se cuentan:

 Valor administrativo: cualidad que tienen los documentos para la entidad

productora dado que son testimonio de sus procedimientos y actividades.
 Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven ante la ley como testimonio.
 Valor fiscal: utilidad de los documentos de archivo para el Tesoro o Hacienda
Pública.
 Valor contable: cualidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y
de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad
pública o privada.
 Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de sus funciones misionales.
 Valores Primarios y
Secundarios de los Documentos
SECUNDARIO: cualidades que adquieren los documentos una vez se agotan sus
valores primarios, se tienen:
 Valor histórico: cualidad atribuida a los documentos que por ser útiles para la
reconstrucción de la historia o memoria de una comunidad deben conservarse.

 Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relativa a

la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

 Valor cultural: cualidad de los documentos que por su contenido son testimonio
de los hechos, vivencia, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de
vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios
de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valores Primarios y
Secundarios
Valores