Guía Metodológica para La Gestión de Proyectos

GUÍA METODOLÓGICA PARA
LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Código: PR01-DA01
GUÍA METODOLÓGICA GESTIÓN DE
PROYECTOS Versión: 01
CONTENIDO
VOCABULARIO .................................................................................................................................... 3
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 5
2. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 6
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................... 6
3. ¿QUÉ ES UN PROYECTO PARA LA CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL ANTIOQUIA?
6
4. CICLO DE VIDA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ................................................................ 7
4.1. DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ......................................................................... 7
4.2. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES EN LAS FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS .... 9
4.3. ANÁLISIS POR FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ............................................... 10
4.3.1. Fase de Inicio .................................................................................................................... 11
4.3.2. Fase de Planeación ........................................................................................................... 12
4.3.3 Fase de Ejecución y Seguimiento..................................................................................... 14
4.3.4 Fase de Cierre .................................................................................................................... 16
4.4. FORMATOS SEGÚN LA FASE DEL PROYECTO ................................................................ 17
5. ASIGNACIÓN DE IDENTIFICADORES (ID) A LOS PROYECTOS .......................................... 19
6. ESTRUCTURA DE CARPETAS ............................................................................................... 20
7. NOMBRE DE LOS DOCUMENTOS ......................................................................................... 22
8. VERSIONAMIENTO PARA LOS FORMATOS DENTRO DE CADA CARPETA DE LA
METODOLOGÍA .............................................................................................................................. 22
9. PERMISOS Y SEGURIDAD ...................................................................................................... 22
10. INDICADORES ..................................................................................................................... 23
11. ¿CÓMO ES UN GERENTE DE PROYECTO DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA
SECCIONAL ANTIOQUIA? ............................................................................................................. 23
11.1. Responsabilidades ............................................................................................................ 23
11.2. Habilidades......................................................................................................................... 24
Control de cambios del documento ................................................................................................. 25
Este documento es propiedad de la Cruz Roja Seccional Antioquia. Prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización
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VOCABULARIO
A continuación, se presentan los principales conceptos sobre la gestión de proyectos, tomando

como marco de referencia las definiciones del Project Management Body of
Knowledge/Fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK). Estas definiciones
permitirán entender la metodología de una forma más clara y completa. Sin embargo, algunos
de los siguientes términos han sido ajustados y aplican únicamente dentro del contexto de la
Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia.
Siglas
CRCSA Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia
ICC Índice de cumplimiento del cronograma
ICP Índice de cumplimiento del Presupuesto
LB Línea base
Definiciones
Ciclo de vida del El conjunto de fases por las cuales pasa un proyecto desde de su
proyecto concepción hasta su cierre.
La EDT o estructura de desglose de trabajo facilita la identificación y
EDT
descomposición de los diferentes entregables del proyecto.
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio
Entregable único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una
fase o un proyecto.
Agrupación de procesos en diferentes etapas del proyecto, las cuales
Fases
son: Inicio, Planeación, Ejecución y Seguimiento y Cierre.
Gestión de Enfoque para orientar el proyecto de principio a fin mediante las fases
Proyectos de inicio, planeación, ejecución, seguimiento y cierre.
Son las habilidades relacionadas con la inteligencia emocional,
rasgos de personalidad, habilidades sociales, la comunicación, el
Habilidades
lenguaje, los hábitos personales, la amabilidad, el optimismo y el
blandas
relacionamiento con otras personas. Ellas complementan las
habilidades duras.
Habilidades requeridas o adquiridas para desempeñar determinadas
tareas o funciones, que se alcanzan y desarrollan por medio de la
Habilidades duras
formación, capacitación, entrenamiento o con el desarrollo de las
funciones diarias.
Es un punto o evento significativo que se sucede en el tiempo y que
controla la iniciación o finalización de un grupo de tareas en un
Hito proyecto. El hito no consume tiempo (duración es cero) ni recursos,
pero el hecho de que suceda permite que otras tareas puedan
llevarse a cabo.
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Kickoff Reunión de arranque o inicio formal del proyecto.

La versión aprobada de un producto de trabajo que sólo puede
Línea base cambiarse mediante procedimientos formales de control de cambios
y que se usa como base de comparación.
La versión aprobada del cronograma que sólo puede cambiarse a
Línea base de
través del procedimiento de control de cambio y se utiliza como base
cronograma
de comparación con los resultados actuales.
La versión aprobada del documento de seguimiento presupuesto del
Línea base de proyecto, la cual sólo puede cambiarse a través del procedimiento de
costos control de cambio y se utiliza como base de comparación con los
resultados reales.
La versión aprobada del documento de alcance detallado del
Línea base de proyecto, la cual sólo puede cambiarse a través del procedimiento de
alcance control de cambio y se utiliza como base de comparación con los
resultados reales.
Metodología de
Es un sistema que pretende estandarizar la gestión de proyectos al
gestión de
interior de la compañía a través de un conjunto de conceptos,
proyectos
formatos, indicadores y guías, entre otros.
Actividad que pertenece a una fase, la cual tiene unas entradas que
Proceso
son transformadas para producir unas salidas.
Sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital,
Repositorio
habitualmente bases de datos o archivos informáticos.
Una tarea predecesora es aquella cuya fecha de comienzo o
finalización determina el comienzo o la finalización de otra tarea, a la
que se llama sucesora.
Tarea predecesora 1. Existen cuatro tipos de relaciones o dependencias:

o Fin - Comienzo (FC)
o Comienzo-Comienzo (CC)
o Fin-Fin (FF)
o Comienzo-Fin (CF)
Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea
Tarea sucesora
precedente.
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1. INTRODUCCIÓN
Este documento es una guía elaborada como una herramienta práctica, dirigida a las personas
involucradas en la gestión de proyectos al interior de la CRCSA, entre las cuales se pueden
encontrar:
 Gerentes de proyectos
 Coordinadores de área
 Colaboradores de la PMO
 Directora
 Subdirectores
 Equipo operativo del proyecto
El Ciclo de vida del proyecto, comprende el siguiente macro proceso:
Gestión de Proyectos
Las fases definidas para la Metodología de Gestión de proyectos son las siguientes:
Inicio
Planeación
Ejecución y
Seguimiento
Cierre
Esta metodología es el resultado integrado del trabajo interdisciplinario de Coordinación

de Planeación y Desarrollo Organizacional de la Cruz Roja Colombiana Seccional
Antioquia, junto con el equipo consultor contratado, por lo tanto, los conceptos y
definiciones mencionados en este documento no son genéricos. Esta guía contiene una
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metodología creada y ajustada a las necesidades, lenguaje, cultura y requerimientos de

la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia.
2. OBJETIVO GENERAL
Establecer una metodología adecuada de gestión de proyectos, con el fin de soportar la labor
que desarrollará la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) de la CRCSA, proporcionando
estandarización, eficacia y orden en sus procesos de control y apoyo.
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Elaborar los procesos para las diferentes fases de la gestión de proyectos mediante
diagramas de procesos.
 Construir documentos de apoyo como procedimientos, formatos, guías, entre otros,
facilitando la estandarización y promoviendo el adecuado entendimiento de la
metodología.
 Documentar el diseño del repositorio centralizado, que se construirá para el
almacenamiento de la información que se genere en cada proyecto.
3. ¿QUÉ ES UN PROYECTO PARA LA CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL

ANTIOQUIA?
Si partimos desde la teoría, un proyecto es un esfuerzo temporal que tiene el objetivo de

satisfacer un conjunto de necesidades; para entregar como resultado un producto o servicio
único.
Para la CRCSA un Proyecto se caracteriza por ser el conjunto de actividades articuladas para
la consecución de un objetivo que este alineado con el Direccionamiento Estratégico y fines
misionales de la Institución, que tiene un inicio y un fin, y que cumple con unos criterios mínimos
estandarizados por cada tipo de Proyecto.
Criterios de aceptación de registro en la PMO:

1. El proyecto debe estar alineado con uno o más objetivos estratégicos de la CRCSA.
2. El proyecto debe tener un tiempo de duración igual o mayor a 6 meses.
3. El proyecto debe tener un presupuesto igual o mayor a $40 Millones.
4. El proyecto debe tener un área responsable.
5. El proyecto debe tener un objetivo y justificación clara.
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Nota: si el equipo Directivo así lo decide, se registrarán en la PMO proyectos que no cumplan
con los criterios mínimos, pero que se consideren estratégicos.
A continuación, se presentan algunos ejemplos de actividades desarrolladas al interior de la
Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia y que se analizan en términos de cumplimiento de
tiempo, resultado único y entregables.
¿Cumple con el
¿El proyecto ¿Tiene ¿Es un
Ejemplo tiempo mínimo de
es único? entregables? proyecto?
duración?
Servicios de
Sí NO NO
ambulancia
Cursos del
NO NO NO
instituto
Teleasistencia
Sí Sí Sí
Domiciliaria
Hidroituango Sí Sí Sí
Actividades asociadas a la operación diaria, para mantener y administrar lo que ya existe

en la CRCSA normalmente no es considerado como un proyecto.
4. CICLO DE VIDA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
4.1. DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Gestión de Proyectos: las iniciativas que han sido aprobadas y priorizadas como
proyectos, se gestionan a lo largo del ciclo de vida a través de las fases de inicio,
planeación, ejecución, seguimiento y cierre.
La CRCSA desarrolla una serie de actividades para llevar a cabo un proyecto, las cuales
están enmarcadas dentro de un macro proceso llamado Gestión de proyectos, el cual se
ejecutará por fases, teniendo en cuenta que estas mismas están interrelacionadas entre
sí, tal como se muestra en el siguiente diagrama:
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Una fase de un proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera

lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables.
 Fase de inicio: implica las tareas de definición del proyecto, que consisten en
concretar el alcance y realizar los procedimientos necesarios para registra el proyecto
de forma oficial dentro de la CRCSA. Ver flujograma PR01-DG03 Registro de
proyectos PMO.
 Fase de planeación: consiste en establecer las acciones que se llevarán a cabo

durante el proyecto, a través de la definición de cronograma del proyecto y el
presupuesto de costos e ingresos, con los cuales se establecerán las líneas bases
que permitirán realizar el seguimiento del proyecto. Ver flujograma PR01-DG04
Planeación y publicación de proyectos plataforma.
 Fase de ejecución y seguimiento: la ejecución consiste en que cada miembro del

equipo de proyecto realice las tareas que le han sido asignadas, además, el Gerente
de proyecto debe velar porque la planificación se cumpla con la mayor precisión
posible, tanto en tiempo como en esfuerzo (Ver numeral 11. ¿Cómo es un Gerente
de Proyecto de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia?). Esta fase ésta
compuesta por un flujo de trabajo cíclico debido a que a medida que se va ejecutando
el proyecto debe ser monitoreado para garantizar que las diferentes actividades y
entregables del proyecto cumplan con los tiempos definidos en el cronograma o la
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Ejecución financiera planeada. Ver flujograma PR01-DG06 Ejecución y

seguimiento de proyectos.
 Fase de cierre: La fase de cierre implica concluir oficialmente el proyecto, de manera

que todas las partes interesadas entiendan que las tareas planificadas han sido
ejecutadas y se puede realizar una valoración final del proyecto. Ver flujograma PR01-
DG08 Cierre de Fase o Proyecto
4.2. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES EN LAS FASES DE LA GESTIÓN DE

PROYECTOS
Para tener una visión panorámica de todos los procesos contenidos en cada una de las 4
fases mencionadas anteriormente, se presenta un gráfico global que expone los procesos
internos de la metodología para la Gestión de Proyectos en la CRCSA:
Inicio Planeación Ejecución y Cierre

seguimiento
• Asignar área • Adecuar • Ejecutar el PdA- • Enviar actas de
ejecutora repositorio del cronograma de aprobación de
cierre de fases
• Asignar gerente proyecto proyecto
del proyecto • Revisar actas
• Notificar la • Reportar avance aprobadas de
• Registrar adecuación del técnico y cierre de fases
proyecto en la repositorio del financiero del
proyecto proyecto • Aprobar cierre de
PMO fase/ cierre de
• Notificar a • Enviar • Citar reuniones proyecto
gerente de cronograma de de seguimiento y • Citar a reunión
proyecto/ actividades y toma de de formalización
coordinador de presupuesto por decisiones del de cierre de
área mes proyecto fase/proyecto
• Actualizar la • Publicar el • Asistir a comités • Formalizar cierre

proyecto de seguimiento y de fase o
base de datos de
toma de proyecto
registro de • Crear línea base
proyectos en de tiempo, costos decisiones del • Generar y enviar
PMO y alcance proyecto acta de cierre de
(Opcional) fase/proyecto
• Citar y realizar • Gestionar el
kickoff del control de • Documentar
proyecto • Notificar creación cambios Lecciones
de línea base del Aprendidas
proyecto
• Actualizar base
de datos de
• Actualizar registro estado de
de proyectos con proyectos
Línea base registrados en la
PMO
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4.3. ANÁLISIS POR FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Cada una de las fases se detallará analizando cuáles serán sus entradas y salidas
utilizando la siguiente estructura.
 Las entradas/salidas son elementos tangibles como: documentos, formatos de

solicitud diligenciados, entregables, soporte escrito (e-mail, acta) de una decisión
tomada, entre otros.
 Las entradas de una etapa pueden ser las salidas de otra.
 Las salidas de una etapa pueden ser las entradas de otra.
En las siguientes secciones se describe la gestión de proyectos con sus fases y procesos
asociados.
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4.3.1. Fase de Inicio
PR01-FR02 Acta de constitución y

anexos aprobados
PR01-FR01 Base de
datos de proyectos
Cronograma –
Presupuesto de la
formulación
Proceso Entrada (s) Responsable Salida (s)

Asignar área
Contrato Comité de proyectos
ejecutora
Asignar gerente
Coordinador de área
del proyecto
Documentos de gestión
administrativa
Registrar proyecto
Gerente de proyecto PR01-FR02 Acta de
en la PMO Cronograma –
/Coordinador de área constitución y anexos
Presupuesto de
Formulación
Notificar a gerente
de proyecto /
PMO
coordinador de
área
Actualizar la base
de datos de PR01-FR01 Base de
PMO
registro de datos de proyectos
proyectos en PMO
Citar y realizar
Gerente de proyecto
kickoff del
/Coordinador de área
proyecto
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Aclaraciones Generales
El Kickoff del proyecto es una de las reuniones más relevante del proyecto. El objetivo es
que se puedan conocer expectativas, principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al
menos minimizar las incertidumbres que pueda haber de los asistentes. Los temas que se
deben tratar, como mínimo, son:
 Objetivo y misión del proyecto y su alcance.

 Presentar cronograma (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables
que se van a producir.
 Mostrar riesgos generales que se han identificado y se puede abrir un breve debate
sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
 Es un buen momento para presentar al equipo del proyecto, cuáles son los roles y
responsabilidades.
 En la reunión de kickoff se puede establecer cómo se harán las reuniones de
seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
Formatos utilizados en la fase

 Acta de constitución del proyecto
4.3.2. Fase de Planeación
PR01-FR02 Acta de
PR01-FR04 Presupuesto
constitución y anexos
aprobados
PR01-FR01 Base de Cronograma Detallado

datos de proyectos – Aprobado
Registro realizado
PR01-FR03 Alcance detallado
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Código: PR01-DA01

PR01-FR01 Base
Adecuar
de datos de
repositorio del PMO
proyectos –
proyecto
Registro realizado
Notificar la
adecuación del
PMO
repositorio del
proyecto
PR01-FR04
Enviar cronograma
Presupuesto
de actividades y
Gerente de proyecto
presupuesto por
Cronograma
mes
Detallado
Publicar el
PMO
proyecto
Crear línea base

Línea base de
de tiempo, costos
PMO tiempo, costos y
y alcance
alcance
(Opcional)
Notificar creación Línea base de

de línea base del tiempo, costos y PMO
proyecto alcance (opcional)
Actualizar registro
de proyectos con PMO
LB
Aclaraciones
Elaboración de cronogramas
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Para la construcción del cronograma se deben tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:
- Cada tarea debe tener una predecesora y sucesora, menos la primera y última tarea.
- La relación de dependencia, solo se da entre tareas e hitos, no entre tareas resumen.
 Acta de constitución del proyecto

 Estructura de desglose de trabajo (EDT) – formato libre, sugerido realizarlo en MS
PowerPoint
 Alcance detallado – Este formato es de uso opcional en la CRCSA, sin embargo,
utilizar este documento trae beneficios para el proyecto porque permite establecer
desde la planificación los criterios de aceptación de los entregables del proyecto y de
esta forma facilita la toma de decisiones a la hora de verificar si el entregable se ajusta
a lo esperado.
 Cronograma
 Presupuesto
 Matriz de riesgos – Este formato es de uso opcional en la CRCSA, pero se
recomienda aplicarlo puesto que permite determinar los riesgos asociados al proyecto
y establecer planes de acción para disminuirlos o mitigarlos.
4.3.3 Fase de Ejecución y Seguimiento
PR01-FR04
Presupuesto FR01 Formato Actas
Cronograma PR01-FR07 Solicitud control

Detallado Aprobado de Cambios Proyectos
PR01-FR06 Acta de
PR01-FR03 Alcance aprobación de entregables
detallado (opcional) (opcional)
PR01-FR08 Informe Mensual

de Avance de Proyectos
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Código: PR01-DA01

Ejecutar el
Cronograma Detallado
Cronograma de Gerente de proyecto
aprobado
proyecto
Reportar avance
PR01-FR08 Informe
técnico y
Gerente de proyecto Mensual de Avance
financiero del
de Proyectos
proyecto
Citar reuniones de
seguimiento y
toma de Gerente de proyecto FR01 Formato Actas
decisiones del
proyecto
Asistir a comités
de seguimiento y
toma de Equipo de proyecto
decisiones del
proyecto
PR01-FR07 Solicitud
Gestionar el
Gerente de proyecto Control de Cambios
control de cambios
Proyectos
Aclaraciones
Realizar control de cambios se ejecuta cuando se presenta un cambio significativo como,

por ejemplo:
 La duración del proyecto ha aumentado.
 Se aprobó una ampliación (tiempo) o adición (presupuesto) del proyecto.
 El presupuesto definido no es suficiente para terminar el proyecto y se requiere más
presupuesto.
 Se deben asignar más recursos para poder cumplir las actividades descritas.
 El presupuesto va a ser disminuido por plan de ahorros interno.
Una vez ejecutado dicho proceso se regresará a la fase de planeación, teniendo como
entrada principal la solicitud de control de cambio diligenciada y aprobada.
Formatos utilizados en esta fase

 Alcance detallado (opcional)
 Formato Actas
 Control de Cambios Proyectos
 Acta de aprobación de entregables (opcional)
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 Registro fotográfico
 Lecciones aprendidas
4.3.4 Fase de Cierre
PR01-FR06 Acta de
PR01-FR10 Acta de
aprobación de
aprobación de cierre de
entregables
fases / proyecto
(opcional)
PR01-FR10 Acta de PR01-FR11 Lecciones
aprobación de cierre aprendidas
de fases / proyecto
Enviar actas de PR01-FR10 Acta de

aprobación de aprobación de cierre de Gerente de proyecto
cierre de fases fases /proyecto
Revisar actas
aprobadas de PMO
cierre de fases
Aprobar cierre de
fase/ cierre de PMO
proyecto
Citar a reunión de
formalización de
Gerente de proyecto
cierre de
fase/proyecto
Formalizar cierre PR01-FR10 Acta de
de fase o proyecto Gerente de proyecto aprobación de cierre
de fases /proyecto
Generar y enviar
acta de cierre de Gerente de proyecto
fase/proyecto
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Código: PR01-DA01
Documentar PR01-FR11
Lecciones Gerente de proyecto Lecciones
Aprendidas aprendidas
Actualizar base de
datos de estado de
proyectos PMO
registrados en la
PMO
Aclaraciones
Cierre del proyecto evaluación de resultados

Se consolidan las lecciones aprendidas durante todo el ciclo de vida y se realiza la reunión
de cierre y evaluación
de resultados del proyecto.

 Lecciones aprendidas consolidadas
 Acta de cierre con evaluación de resultados
 Alcance detallado (Opcional)
 Solicitud de control de cambios
 Acta de aprobación de entregables (Opcional)
4.4. FORMATOS SEGÚN LA FASE DEL PROYECTO
La metodología para la Gestión de Proyectos de la Cruz Roja Colombiana Seccional está

diseñada de forma sencilla y fácil de comprender, tratando de mantener la cantidad de
formatos y procesos, sólo en la cantidad necesaria.
Debido a este enfoque, los formatos creados aplican para cada una de las categorías de
proyectos así:
Nombre del
Fase Código Descripción
documento
Documento que autoriza
formalmente la existencia de un
ACTA DE
INICIO PR01-FR02 proyecto y confiere al gerente del
CONSTITUCIÓN
proyecto la autoridad para
asignar los recursos de la
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Código: PR01-DA01
organización a las actividades

del proyecto.
BASE DE
Archivo con la información de los
PR01-FR01 DATOS DE
proyectos de la CRCSA.
PROYECTOS
Documento que describe de
manera detallada cada uno de
los entregables principales del
ALCANCE
proyecto y cuáles serían los
PR01-FR03 DETALLADO
criterios de aceptación técnicos y
(Opcional)
metodológicos con los cuales se
daría la aprobación y validación
de cada entregable.
Archivo donde se realiza la
distribución de los recursos en el
PLANEACIÓN tiempo, con el objeto de dar
PR01-FR04 PRESUPUESTO cumplimiento y soporte
financiero a la ejecución del
proyecto y la consecución
efectiva de los entregables.
Archivo de MS Project donde se
determina el detalle de las
actividades del proyecto y los
NA CRONOGRAMA
tiempos de ejecución de cada
actividad para dar cumplimiento
a los entregables del proyecto.
Documento que registra los
temas tratados y los acuerdos
FORMATO adoptados en una determinada
FR-01
ACTAS reunión, con la finalidad de
certificar lo acontecido y dar
validez a lo acordado.
ACTA DE Documento donde se consigan la
EJECUCIÓN Y
APROBACIÓN aceptación o no de los
SEGUIMIENTO PR01-FR06
DE entregables del proyecto.
ENTREGABLES
Documento donde se especifican
CONTROL DE
los cambios que se van a realizar
PR01-DG07 CAMBIOS
al proyecto ya sea de alcance,
PROYECTOS
tiempo o ejecución financiera.
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Código: PR01-DA01
INFORME
Documento donde se registra el
MENSUAL DE
PR01-FR08 estado de avance del proyecto
AVANCE DE
técnica y financieramente.
PROYECTOS
Documento que permite la
verificación del cumplimiento de
ACTA DE
los entregables del proyecto al
CIERRE PR01-FR10 CIERRE DEL
100% y que financieramente
PROYECTO
cumpla con la ejecución
presupuestada.
5. ASIGNACIÓN DE IDENTIFICADORES (ID) A LOS PROYECTOS
La Oficina de Proyectos de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia es la encargada de

proporcionar a cada proyecto un código único (ID), el cual permite identificar el proyecto al
interior de la compañía. Este identificador es creado a partir de varios campos. El esquema es
el siguiente: AAA- aaaa-##-Z
AAA: El primer campo hace referencia a las 3 letras que identifican la Subdirección operadora.
DIR: Dirección
SSA: Subdirección Servicios Administrativos
SSC: Subdirección de servicios a la comunidad
SVO: Subdirección de Voluntariado
SCO: Subdirección Comercial
Separador: Menos “-”
aaaa: Año en que se elabora el acta de constitución del proyecto.
##: Numero consecutivo del proyecto
Z: El último campo hace referencia a la clasificación del proyecto. Es un carácter alfabético en

mayúscula, el cual debe ser:
 H: Proyectos humanitarios
 C: Proyectos comerciales
 E: Proyectos estratégicos/institucionales
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Código: PR01-DA01
Algunos ejemplos son:

 SSA-2017-01-C (Primer proyecto del año 2017, de la Subdirección servicios
administrativos, tipo comercial).
 SSC-2018-03-H (Tercer proyecto del año 2018, de la subdirección de servicios a la
comunidad, tipo humanitario).
6. ESTRUCTURA DE CARPETAS
El objetivo de esta estructura es el de estandarizar la información que se maneja para cada

proceso y en cada etapa. Los documentos están organizados en la siguiente estructura de
carpetas:
Código y
nombre de Código y nombre de Código y nombre de las
las carpetas las carpetas subcarpetas y documentos
por fases
PR01-FR02 Acta de
1. Acta de Constitución
constitución y anexos
de Proyecto
(EDT y Cronograma)
PR02-FR01Solicitud
apoyo a la
1. Inicio formulación*
Cronograma formulado
2. Proyecto formulado
Presupuesto
formulado
Propuesta técnica
formulada
Contrato/convenio Pliegos de condiciones
firmado Anexos
Perfiles roles del

proyecto
2. Planeación
1. Documentos de
Referencias
referencia
metodológicas o
bibliográficas
Formatos de
cliente/cooperante
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Código: PR01-DA01
Presentación de
Kickoff
PR01-FR03 Alcance
detallado
2. Plan de gestión del PR01-FR04
proyecto Presupuesto
Cronograma (MS
Project)
PR01-FR09 Gestión
de riesgos proyectos
1. Hojas de vida equipo
de trabajo
2. Informes a
cooperantes/contratistas
3. Piezas
Comunicacionales
Hito 1
4. Cumplimiento de
Hito 2
Hitos del proyecto
Hito n
Mes 1
1. Informes de Gestión Mes 2
Mes n
3. Ejecución y Mes 1
2. Reporte de
Seguimiento 5. Seguimiento del Mes 2
Beneficiarios
Mes n
proyecto
3. Registro Fotográfico
FR01 Acta de reunión
PR01-FR06 Acta de
aprobación de
entregables
PR01-FR07 Solicitud
6. Control de Cambios control de cambios y
Anexos
PR01-FR10 Acta de
1. Actas aprobadas de
aprobación de cierre
cierre de fase/proyectos
de fases /proyecto
2 Acta de verificación de
4. Cierre cumplimiento de
entregables
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Código: PR01-DA01
PR01-FR11
3. Lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas
*Si aplica
7. NOMBRE DE LOS DOCUMENTOS
Para los documentos que no estén codificados por el SGC, se debe seguir el siguiente protocolo
para nombrar los diferentes documentos generados dentro de cada proyecto.
· Siempre mayúscula inicial

· No usar tildes ni ñ
· Caracteres numéricos al principio que permitan ordenación
· Formato para fechas AAAAMMDD
Estructura del nombre de los documentos:

Fecha en la que se generó el archivo en formato (AAAAMMDD): 20170218
Separador: guion “-“
Nombre del documento: Informe técnico PADE
Ejemplo: 20170218-Informe técnico PADE
8. VERSIONAMIENTO PARA LOS FORMATOS DENTRO DE CADA CARPETA DE LA

METODOLOGÍA
Todas las versiones de los diferentes documentos de la metodología de la PMO deben ser
almacenadas y se debe manejar el siguiente esquema de versionamiento. Se genera la primera
versión en 01 y si el documento sufre modificaciones aprobadas por la PMO se genera la
siguiente versión 02.
9. PERMISOS Y SEGURIDAD
Los permisos de seguridad se establecerán una vez se implemente Project Online y se

otorgarán a nivel de rol. Los roles son los siguientes:
 Colaboradores de la PMO: Tiene todos los permisos sobre todos los proyectos.
 Directora: Tiene permisos de visualización para todos los proyectos.
 Subdirectores: Tienen permisos de visualización para todos los proyectos de su
subdirección.
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Código: PR01-DA01
 Coordinadores de área: Tienen permisos de visualización para todos los proyectos de

su área o permisos sobre los proyectos que lideran y permisos de visualización por
solicitud.
 Gerentes de Proyectos: Tienen todos los permisos sobre los proyectos que lideran y
permisos de visualización por solicitud.
 Equipo operativo del proyecto: Tiene permiso de visualización de las tareas asignadas
y permiso de actualización para reportes de avance.
10. INDICADORES
Indicador Interpretación
≥ 1.2 el proyecto tiene un adelanto irregular del cronograma

1.1 < hay un adelanto significativo del cronograma < 1.2
IDC: Índice de desempeño de ≤ 1.1 el proyecto tiene un adelanto manejable del cronograma
Cronograma ≥ 0.9 el proyecto tiene un atraso manejable del cronograma

0.8 < hay un atraso significativo del cronograma < 0.9
≤ 0.8 el retraso del cronograma pone en riesgo el proyecto
≥ 1.2 hay una desviación posiblemente riesgosa del presupuesto
1.1 < hay una desviación significativa del presupuesto < 1.2
IDP: Índice de desempeño de ≤ 1.1 hay una desviación presupuestal manejable
Presupuesto ≥ 0.9 hay una desviación presupuestal manejable

0.8 < hay una desviación significativa del presupuesto < 0.9
≤ 0.8 hay una desviación posiblemente riesgosa del presupuesto
11. ¿CÓMO ES UN GERENTE DE PROYECTO DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA

SECCIONAL ANTIOQUIA?
Un Gerente de proyecto de la CRCSA, es la persona responsable del cumplimiento de los

objetivos de los proyectos a su cargo, por medio de la dirección, coordinación y articulación de
los recursos asignados; todo dentro de los límites de alcance, tiempo, costo y calidad.
11.1. Responsabilidades
 Elaborar la planificación del proyecto teniendo en cuenta las restricciones de alcance,

tiempo, costo y calidad.
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Código: PR01-DA01
 Conocer la formulación operativa y presupuesto del proyecto asignado.

 Velar por la correcta aplicación de la metodología de Gestión de Proyectos.
 Tener un conocimiento general relacionado con el área de impacto del proyecto, que
le permita tomar decisiones oportunas a lo largo del ciclo del proyecto.
 Realizar seguimiento oportuno al proyecto, ajustando el rumbo de acción de ser
necesario.
 Tener una buena comunicación con el equipo del proyecto y las partes interesadas
del proyecto para notificar las diferentes novedades y hacer uso de los niveles de
escalamiento según se requieran.
 Realizar la gestión para la aprobación de los diferentes entregables del proyecto,
cierre de fases y finalmente el cierre del proyecto.
 Consignar periódicamente las lecciones aprendidas que se consideren relevantes en
la ejecución del proyecto.
 Aplicar y velar por la utilización de la metodología para almacenar y nombrar
adecuadamente la información y documentación generada en el proyecto en los
repositorios establecidos para tal fin.
 Realizar informes del proyecto que puedan ser presentados a las partes interesadas,
donde se identifique los indicadores y las justificaciones necesarias del avance o no
del proyecto.
11.2. Habilidades
Habilidades blandas Habilidades duras

 Facilidad para comunicación (oral y  Medición de proyectos
escrita)  Elaboración de cronogramas y
 Autoaprendizaje seguimiento a los mismos.
 Liderazgo  Identificación y gestión de riesgos
 Facilidad para estructurar, ordenar y  Nivelación de recursos
organizar  Herramientas de gestión de
 Responsable proyectos como Project Professional
 Facilidad para resolución de conflictos y Project Online.
 Ética  Manejo de herramientas ofimáticas
 Disciplina  Elaboración y análisis de informes
 Objetividad
 Recursividad
 Eficiencia y eficacia
 Apertura al cambio
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Código: PR01-DA01
Control de cambios del documento
N°. de Fecha de Descripción del

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GUÍA METODOLÓGICA PARA

A continuación, se presentan los principales conceptos sobre la gestión de proyectos, tomando

Kickoff Reunión de arranque o inicio formal del proyecto.

Tarea predecesora 1. Existen cuatro tipos de relaciones o dependencias:

El Ciclo de vida del proyecto, comprende el siguiente macro proceso:

Esta metodología es el resultado integrado del trabajo interdisciplinario de Coordinación

metodología creada y ajustada a las necesidades, lenguaje, cultura y requerimientos de

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3. ¿QUÉ ES UN PROYECTO PARA LA CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL

Si partimos desde la teoría, un proyecto es un esfuerzo temporal que tiene el objetivo de

Criterios de aceptación de registro en la PMO:

Actividades asociadas a la operación diaria, para mantener y administrar lo que ya existe

4. CICLO DE VIDA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

4.1. DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Una fase de un proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera

 Fase de planeación: consiste en establecer las acciones que se llevarán a cabo

 Fase de ejecución y seguimiento: la ejecución consiste en que cada miembro del

Ejecución financiera planeada. Ver flujograma PR01-DG06 Ejecución y

 Fase de cierre: La fase de cierre implica concluir oficialmente el proyecto, de manera

4.2. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES EN LAS FASES DE LA GESTIÓN DE

Inicio Planeación Ejecución y Cierre

• Actualizar la • Publicar el • Asistir a comités • Formalizar cierre

4.3. ANÁLISIS POR FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

 Las entradas/salidas son elementos tangibles como: documentos, formatos de

4.3.1. Fase de Inicio

PR01-FR02 Acta de constitución y

Proceso Entrada (s) Responsable Salida (s)

 Objetivo y misión del proyecto y su alcance.

Formatos utilizados en la fase

4.3.2. Fase de Planeación

PR01-FR01 Base de Cronograma Detallado

PR01-FR03 Alcance detallado

Proceso Entrada (s) Responsable Salida (s)

Crear línea base

Notificar creación Línea base de

Para la construcción del cronograma se deben tener en cuenta las siguientes

 Acta de constitución del proyecto

4.3.3 Fase de Ejecución y Seguimiento

Cronograma PR01-FR07 Solicitud control

PR01-FR08 Informe Mensual

Proceso Entrada (s) Responsable Salida (s)

Realizar control de cambios se ejecuta cuando se presenta un cambio significativo como,

Formatos utilizados en esta fase

Proceso Entrada (s) Responsable Salida (s)

Enviar actas de PR01-FR10 Acta de

Cierre del proyecto evaluación de resultados

Formatos utilizados en la fase

4.4. FORMATOS SEGÚN LA FASE DEL PROYECTO

La metodología para la Gestión de Proyectos de la Cruz Roja Colombiana Seccional está

organización a las actividades

5. ASIGNACIÓN DE IDENTIFICADORES (ID) A LOS PROYECTOS

La Oficina de Proyectos de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia es la encargada de

Separador: Menos “-”

aaaa: Año en que se elabora el acta de constitución del proyecto.

Separador: Menos “-”

##: Numero consecutivo del proyecto

Separador: Menos “-”

Z: El último campo hace referencia a la clasificación del proyecto. Es un carácter alfabético en

Algunos ejemplos son:

El objetivo de esta estructura es el de estandarizar la información que se maneja para cada

Perfiles roles del

7. NOMBRE DE LOS DOCUMENTOS

· Siempre mayúscula inicial