TEMA 4: COMUNICACIÓN ESCRITA

EN LA EMPRESA
4.1 Características de la comunicación escrita
Motivos para que la empresa utilice la comunicación escrita:
● La comunicación escrita se puede registrar.
● La comunicación escrita facilita la comprensión y permanencia del mensaje que se
quiere transmitir.
● La comunicación escrita realza la imagen de la empresa, reflejan orden,
profesionalidad.

La comunicación escrita posee unas características propias que la diferencian de la gestual

y oral:
● La permanencia: Los mensajes duran mientras existan los soportes que los
conservan.
● En una comunicación diferida: Los mensajes escritos no permiten la
retroalimentación (feedback)
● Requiere una mayor elaboración del mensaje: Para expresar las ideas es necesario
reflexionar sobre el contenido y la forma, con el fin que el mensaje se entienda.
● Permite la comunicación múltiple y simultánea: La posibilidad de emitir el mismo
mensaje a muchas personas a la vez.
● Se produce entre personas desconocidas: Frecuente en personas que se comunican
en el mundo de la empresa.
● El mensaje es impersonal y voluminoso: conservan elementos personales.

4.1.1 Tecnicas de comunicacion escrita

Para conseguir una buena comunicación, conviene que tengamos presentes las normas:
Pensar lo que vamos a escribir
Pensar a quién vamos a escribir
● Expresar las ideas de forma clara y breve
● Prestar atención al contenido gramatical y presentación
● Cuidar la presentación
● Seguir un orden de exposición
● Utilizar palabras de uso común

4.1.2 Clasificación de la comunicación escrita

La interna es una consecuencia de los flujos de información que se producen entre los
distintos departamentos de la misma empresa.
La externa tiene lugar con proveedores, clientes y a su vez pueden ser de entrada o de
salida.
 ● Según los soportes utilizados para presentar la información, podemos diferenciar
entre: documentos, correspondencia, propaganda, prensa, publicaciones oficiales.
● Según medios tecnológicos utilizados para su elaboración distinguimos entre:
manuscritos, mecanografiados y reproducciones.
● Dependiendo del medio de transmisión o envío: correo ordinario y correo electrónico.

COMUNICACIÓN INTERNA
La información interna se elabora a través de manuales de ventas, boletines.
● Los boletines y periódicos de venta: Son publicaciones de formato manejable y
atractivo.
● Los catálogos de prestigio son publicaciones, que ofrecen una síntesis de la imagen
empresarial, la imagen comercial y la imagen del producto.
● El tablón de anuncios es un instrumento de comunicación dirigido a vendedores y
comerciales.

COMUNICACIÓN EXTERNA
Para estos casos se utiliza la carta comercial, que se envía por el servicio ordinario de
correos o por correo electrónico y se debe conservar en papel impreso.
Se utilizan comunicaciones externas breves, como el saludo,felicitación, la invitación.

4.2 Documentos y comunicados breves

4.2.1 Memorándum
El original y una copia se llevan en mano al destinatario, y este firma la copia que devuelve
al emisor y se queda el original.
El formato de las comunicaciones interiores:
● Membrete sencillo de la empresa
● Referencias
● Cuerpo o espacio en el que se redacta la comunicación
● Fecha
● Firma
● Formato tamaño cuartilla

4.2.2 Aviso
La empresa debe informar a todos los empleados de un hecho de carácter general.
El aviso se redacta en un lenguaje sencillo y fácil de encender por todos los destinatarios.
La fecha se pone en la parte final del anuncio y lleva el sello del departamento. Se coloca
en el tablón de anuncios.
4.2.3 Parte de trabajo
Se utiliza cuando hay que dar al personal órdenes de obligado cumplimiento, como pueden
ser hacer un trabajo con prioridad o suspenderlo hasta nueva orden.

4.2.4 Saluda
El saluda es un documento breve, escrito en tercera persona y de forma protocolaria.
La persona que lo escribe suele ocupar un cargo de la empresa privada o pública.
Las características del saluda son:
● Formato tamaño cuartilla
● Se redactará en 3 personas y el texto será breve, claro y conciso.
● No va firmado y tampoco figura el sello de la empresa, ni la dirección del
destinatario.
Contenido del saluda
● Encabezamiento
● Texto o cuerpo
● Pie

4.2.5 Invitación
Este documento se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como una
conferencia, un acto de entrega de permisos.
La envían las personas que ocupan un cargo importante en una empresa pública o privada.
Características de la invitación:
● Es un comunicado breve en 3 persona
● No va firmado y se indica nombre y apellidos
Contenido consta de:
● Encabezamiento: Nombre y apellidos
● Texto o cuerpo: Se hace constar el acto que se celebra
● Pie: Se pone la ciudad, mes y año

4.3 Documentos con fines oficiales

4.3.1 Solicitud o instancia

La solicitud es un documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a la
Administración Pública. La persona física o jurídica que presenta la solicitud lo hace por
interés legítimo para obtener aquello que le corresponde.
El contenido de la solicitud:
● Encabezamiento : Datos del solicitante.
● Exposición: Se inicia con la palabra EXPONE. Motivos por los cuales se presenta la
solicitud.
● Solicitud: Se inicia con la palabra SOLICITA. Se expresa la petición.
● Relación de documentos: Se citan los documentos que acompañan a la solicitud.
● Notificación: Debe indicar el medio, el lugar.
● Firma
 ● Órgano al que se dirige

4.3.2 Certificado
El certificado es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho,
de la cual existe constancia documental.
Se utiliza para hacer constar: el tiempo trabajando en una empresa; los ingresos y
retribuciones practicadas a un trabajador.

ESTRUCTURA DEL CERTIFICADO

● Título: Expresara de forma clara y precisa el contenido esencial.
● Identificación del emisor: Deberán constar los siguientes datos: nombre, apellidos,
número DNI y cargo o puesto de la persona.
● Cuerpo del certificado: Se iniciará con una fórmula que indique la constancia
documental en la que se basa la certificación.
● Pie: Se incluirán: fórmula de certificación, efectos, datos del solicitante y lugar y
fecha de emisión.
● Firma y sello: Solo se figuraba la firma del emisor y el sello a la izquierda de la firma.

TEMA 5: CORRESPONDENCIA
COMERCIAL I
5.1 La carta comercial
La carta comercial es la más importante de las comunicaciones escritas y uno de los medios
más utilizados por la empresa para comunicarse con el exterior.

La carta debe ser clara y breve, pero completa, sin que nada sobre ni falte.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN
● Clara
● Ordenada
● breve
● Correcta y precisa
● Cortés, seria y normal
● Completa e interesante

● El papel: Color blanco y tamaño DIN-A4. Granaje: tratamiento del papel, papel
corporativo.
● La tinta: El color ma empleado es el negro
● La estética: La carta se debe escribir con letra impresa; se considera incorrecto
escribir por el reverso.
 ● Los márgenes: El margen superior al estar impreso viene determinado, el margen
inferior será de aprox. 2 cm, el margen izquierdo será de 2 a 4 cm y el derecho será
de 1 a 2 cm.
● El interlineado: Puede ser sencillo, 1,5 líneas, doble.

5.2 Contenido de la carta

ENCABEZAMIENTO
● Membrete: datos identificativos del remitente.
● Destinatario: datos de la persona a la que se dirige la carta
● Referencias: son abreviaturas compuestas por letras y números para identificar a las
personas que intervienen en su elaboración.
● Asunto:Tiene por finalidad dar a conocer con una o dos palabras el tema principal de
la carta.
● Fecha
● Saludo: El objetivo es iniciar con una frase de cortesía.

CUERPO

● Introducción: Se pretende despertar el interés del lector.

● Exposición: Expresamos la idea de nuestra carta.
● Conclusión: Cierra la exposición y una consecuencia lógica.

PIE O CIERRE
● Despedida:
1. Un cordial saludo
2. Atentamente
● Firma
● Anexo
● Posdata

5.2.1 Diseño de la carta

ESTILOS DE CARTA
● Bloque: Escribir la carta empezando en el margen izquierdo del papel y no hay
sangría.
● Bloque modificado: la despedía y la firma se escribe con alineación a la derecha.
● Profesional: Sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. La firma se escribe
desde el centro hacia la derecha.
● Evolucionado: No se utiliza sangría en el saludo ni en la despedida, solo en los
párrafos.
5.3 El sobre de la carta
Cómo rellenar un sobre tradicional:
● El timbre o sello es el pago del importe por el envio.
● El destinatario es la persona a quien se le envia la carta.
● El remitente es la persona que envia la carta
● Los sobres tamaño media cuartilla ya no se usan. El mas utilizado es el sobre de
tamaño 22x11,5.
● El color de sobre es blanco o sepia

DISEÑOS Y TIPOS DE SOBRES

Según el diseño:
● Sobres sin ventana: Hay que escribir la dirección del destinatario.
● Sobres con ventana: Una ventana plástica en la parte inferior derecha que deja ver
la dirección escrita en la propia carta.
En función del cierre:
● Sobre engomado:Hay que humedecer la solapa para pegarlo.
● Sobre autoadhesivo: Tiene en la solapa una tira pegajosa y para cerrarlo

SOBRES ESPECIALES
● Sobre prepagado: No necesita sello
● Sobre con acuse de recibo:Para cartas certificadas
● Sobre envío por avión: Se distingue por unas franjas rojas y azules impresas.
● Sobre urgente: Lleva impresa la palabra urgente
● Sobre primer dia
● Sobre arte postal: Sobres manipulados artísticamente.
● Sobre para correo interno
● Sobres bolsas: Mayores dimensiones y cierre lateral.
1. Kraft normal
2. Kraft armado
3. Plástico
4. Bolsas acolchadas
5. Papel plastificado y polietileno
6. Bolsas con fuelle

5.4 Tipos de cartas comerciales

La carta comercial adopta distintas formas. Las cartas referidas a la compraventa se pueden
clasificar en tres grupos:
● Cartas anteriores al pedido
● Cartas propias de compraventa
● Cartas posteriores a la entrega de mercancía

Cuando Motivo que origina la carta Carácter

 Anteriores al Cartas
periodo impersonales
● Carta circular
● Carta de presentación
● Carta de oferta
● Carta de oferta-venta

● Carta de solicitud de información,

catálogos, presupuestos, etc.
● Respuesta a las solicitudes
anteriores

Propias de ● Carta-pedido
compraventa ● Pedido anexo a la carta
● Anuncio de envio de mercancias
● Aceptación de pedido
● Denegación de pedido
● Modificación y anulación de pedido
● Reclamación del pedido

Posteriores a la ● Carta de acuse de recibo, a la Cartas

entrega de recepción del pedido Personalizadas
mercancía ● Carta de reclamación y devolución de
mercancía
● Carta respuesta a las reclamaciones

Gestión de ● Envío de facturas, efectos, cheques,

pagos/ cobros etc.
● Reclamaciones relativas a las
facturas.
● Reclamaciones de pago

5.4.1 Cartas anteriores al pedido

Entre el vendedor y el cliente como consecuencia de los contactos previos a la realización
del pedido.
Las cartas de carácter impersonal van dirigidas a muchos destinatarios, la forma de carta
circular, se envían con fines publicitarios. Por ejemplo: mailing, correo electrónico.
Destacan:
● Carta circular
● Carta de presentación
● Carta de oferta
● Carta de oferta venta
Las cartas personalizadas que tienen su contenido que se elaboran para una persona o
empresa determinada.

CARTA CIRCULAR
La carta circular se utiliza en las comunicaciones colectivas y en la publicidad directa.
CARTAS DE PRESENTACIÓN Y OFERTA
La carta de presentación se envía para darse a conocer. La empresa trata de introducirse
en el mercado. Se utiliza para comunicar una ampliación de la gama de productos.
La carta de oferta pertenece al grupo de <<cartas publicitarias>> para presentar un nuevo
producto y realizar alguna oferta especial.

CARTAS DE OFERTA-VENTA
La carta de oferta venta es una variante de la carta circular. Se pretende conseguir que el
destinatario responda a lo que estamos ofreciendo. Aspectos:
● Atraer la atención del destinatario
● Mantener el interés
● Ganar la confianza del destinatario

5.4.2 Cartas personalizadas

CARTAS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, CATÁLOGOS Y MUESTRAS

El comprador se tiene que informar de todos los detalles posibles:
● Condiciones de venta
● Forma de suministro
● Sistemas de pago y plazos que concede el vendedor

RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Cuando otra empresa o un particular se interesan por nuestros productos y solicita
información, atendemos con el mayor esmero y eficacia posible.

SOLICITUD DE PRESUPUESTO
La solicitud de presupuesto se realiza cuando el comprador ha recibido información
suficiente de los suministradores después haber comprobado calidades, precios, plazos de
entrega, forma de pago…

CONTENIDO DE UN PRESUPUESTO
● Características técnicas y componentes del producto objeto del presupuesto.
● Importe total, matizando si se incluye transporte, instalación o montaje, impuestos.
● Forma de pago
● Tiempo de validez del presupuesto: plazo máximo para que sea aceptado.