DOCUMENTOS DE

COMUNICACIÓN EXTERNA
Índice
A. La carta
● La carta comercial
● La carta circular

A. Invitación
B. Saluda
C. La instancia o solicitud
D. Oficio
E. Certificado
LA CARTA
 La carta comercial

Es un tipo de carta que utiliza la

empresa como apoyo a su
actividad comercial. Con ella la
empresa busca darse a conocer
en el mercado, o bien
promocionar sus productos o
actividades.
 La carta comercial
A la hora de elaborar una carta comercial una empresa puede optar por utilizar diversos estilos, en el
ámbito empresarial podemos destacar los siguientes estilos:
Estilo moderno Todos los elementos de la carta quedan alineados
a la izquierda del papel. No se utiliza ningún tipo
de sangría.

Estilo moderno modificado Similar al estilo anterior, salvo que la despedida y

el cierre van alineados a la derecha.

Estilo profesional Se utiliza sangría en el saludo y al comienzo de

cada párrafo. Los datos del destinatario, la
despedida y el cierre van alineados a la derecha.

Estilo evolucionado No se utiliza ningún saludo ni despedida.El resto

del documento podrá utilizar cualquiera de las
disposiciones anteriores.Este estilo busca un trato
más directo con el cliente.
La carta comercial
Estilo moderno

Todos los
elementos quedan
alineados a la
izquierda del
papel, no se utiliza
sangría
 La carta comercial
Estilo moderno modificado

Similar al ejemplo
anterior, pero la
despedida y el
cierre van
alineados a la
derecha.
 La carta comercial
Estilo profesional

Los datos del

destinatario van
alineados a la derecha

Se utiliza la sangría en el saludo y

en el comienzo de cada párrafo

La despedida y el cierre val

alineados a la derecha
 La carta comercial
Estilo evolucionado

No utiliza ni saludo ni despedida

El documento puede utilizar

cualquiera de las disposiciones
anteriores.

Se busca un trato más directo con el cliente

 Ventana a la derecha

En la carta comercial se debe utilizar un sobre con

ventana a la derecha en donde tienen que ser
visibles los datos del destinatario una vez
ensobrada la carta
 La carta circular

Es un tipo de carta que informa

de noticias que resultan de
interés y es enviada a un gran
número de destinatarios con un
mismo modelo, en el cual se
cambia solo el nombre y la
dirección de la persona a la que
se dirige.

Esta carta va escrita en papel

sellado y su lenguaje es formal y
concreto
 Carta circular
Los componentes son:
● Denominación del documento: siempre es “CIRCULAR”, en mayúscula sostenida,
centrada y destacada en negrita.
● Número de referencia: Numeración que identifica al documento.
● Lugar y fecha: Se incluyen los datos de la ciudad de origen y la fecha de envío del
documento, escrita en día, mes (Minúscula) y año sin puntos.
● Destinatario: El grupo destinatario de la circular.
● Asunto (De manera opcional): Es una síntesis del tema de la circular.
● Texto: Es el contenido del mensaje que se quiere transmitir.
● Páginas subsiguientes: La calidad, el color y el tamaño debe ser el mismo en todas las
hojas.
● Despedida: Puede ser una expresión o una frase de cortesía.
 Carta circular
Pasos a seguir:
● En la esquina superior derecha la fecha y el lugar donde
se expide dicho documento.
● Después, se indica cuál es el asunto de ese documento.
● Lo siguiente, es indicar el nombre del departamento o
de las personas a las que se dirige.
● Se desarrolla el asunto que se indicó al principio.
● Una vez que se termine de exponer la idea central, es
importante que se deje abierta la posibilidad de
aclaración de cualquier duda o comentario que surgiera
de ésta.
● Se termina con un “atentamente”, el nombre y la firma
de la persona que se hace responsable por el
documento.
 Carta circular

Ejemplos de casos en los que se podría usar una carta circular:

● Para informar sobre cambios importantes en una empresa.
● Para un cambio en la parada de un autobús, notificando la nueva dirección.
● Cuando se modifican los precios en el catálogo de los clientes.
● Fecha límite para entregar el carnet de salud.
 Carta circular

Recomendaciones importantes para redactarla

● El desarrollo de la idea central no debe exceder uno o dos párrafos, ya que es un
escrito breve y conciso.
● En algunas ocasiones puede ir no firmado, pero sí deberá de llevar el crédito del área
que se hace responsable por el documento.
● A nivel corporativo, algunas empresas, además de colocarla impresa en algunos
tableros de avisos, también optan por enviarla vía correo electrónico interno a todos los
colaboradores.
 Carta circular

Se pueden clasificar bajo dos criterios:

● Dependiendo de su destinatario.

● Dependiendo del estilo que tengan.

 Carta circular

Dependiendo de su destinatario:

Es utilizada para dar a conocer

Circular interna o general actividades de la empresa al personal
interno.

Se usa para informar a clientes,

proveedores y distribuidores sobre
Circular externa productos y servicios de la empresa o
información de carácter general.
 Carta circular
Dependiendo de su estilo:
Todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del
Bloque extremo papel, con espacio sencillo.

Similar al bloque extremo, pero la línea de la fecha, la de despedida,

Bloque la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el
centro horizontal del papel.

Con las mismas características que el estilo bloque, pero cada

Semi bloque párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

Se diferencia del semi bloque en que cada una de las líneas de

dirección (excepto la primera), la despedida, la antefirma, las iniciales
Sangrado identificadoras y la firma llevan una sangría de 5 espacios.
INVITACIÓN
 ¿Qué es?

Es un documento de tipo formal, que sirve para extender la invitación o solicitar la presencia
de una persona o grupo de personas a un evento de cualquier tipo, por ejemplo
celebraciones, congresos, asambleas, etc. Casos en los que es necesario que la persona
que recibe tal invitación reserve la fecha.
 ¿Cuáles son sus elementos?

Lo primero, es el nombre del destinatario, incluyendo un saludo como: Estimado o Apreciado y

evitar ser sobrios o exagerados.

Después es importante que el que invita se presente, no solo para que la persona sepa de quién
viene la invitación sino porque le da un tono personal al documento. También hay que incluir
frases como: “Me es muy grato extenderle esta invitación”.

Seguidamente, se especifica la información del evento, como: El nombre o razón del evento, la
fecha, hora y el lugar en la que se llevará a cabo. Si se estima necesario, se puede incluir un
mapa que indique cómo llegar al lugar.

A modo de despedida, en la última parte de la carta debe mostrar tu expectativa sobre la

asistencia de la persona con frases como: “Espero poder contar con tu presencia”.

Al final poner el nombre y firma del emisor. Si la carta es por parte de una empresa poner el
nombre de la empresa y la información de contacto.
 ¿Cómo entregarla?

Teniendo un poco de conciencia ecológica y en

la era de las nuevas tecnologías, podemos
inclinarnos y pensar que lo mejor es enviarlas
vía electrónica por e-mail o mensaje u otro
medio similar.

Pero para eventos formales se sugiere

entregarla impresa dentro de un sobre con el
nombre completo o con el apellido del invitado,
enviándolas por correo convencional o
entregándolas personalmente.
SALUDA
 ¿Qué es?

El Saluda es un tipo de documento institucional informativo que, a pesar de ser de carácter

cordial, es también formalizado. Está destinado normalmente a alguien con quien se tiene
una relación profesional de forma habitual.

Es una forma tradicional de saludar en nombre de su remitente y además, de ponerse a

disposición o informar sobre algo.

Debido a su carácter, no se requiere respuesta alguna de la persona que lo recibe, siendo

puramente informativo.
¿Qué estructura tiene?

La estructura del “Saluda” es:

● En el encabezado aparece el cargo de la persona remitente y

la palabra<<saluda>> centrada,con un tipo de letra distinto del
ya usado y mayor que este.
● El cuerpo lo compone el contenido u objeto de la
comunicación, que puede ser, por ejemplo,una invitación a un
acto.
● El cierre del documento se realiza mediante una frase cortés,
pudiéndose solicitar la confirmación de asistencia.
LA INSTANCIA O SOLICITUD
La instancia o solicitud

Es un documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública.

Suele utilizarse por ejemplo, para pedir una licencia al ayuntamiento para
hacer una obra, solicitar una beca, etc.

Con menor frecuencia se puede utilizar también en el ámbito privado, para

hacer una solicitud de un particular a una empresa.
La estructura de la instancia
o solicitud
En el encabezamiento se incluyen los datos
personales de quien hace la petición (nombre y
apellidos, DNI, domicilio) y , opcionalmente, otros
datos que puedan interesar, como la fecha de
nacimiento o estado civil

En la exposición se explican los hechos en los

que se fundamenta la solicitud, va precedida de
la palabra “EXPONE” o “EXPONGO”.
Si adjuntamos algún documento para justificar
los argumentos, también se debe indicar aquí.

Es la consecuencia de los hechos

expuestos anteriormente. Va precedida
por la palabra “SOLICITA” o “SOLICITO”.
La estructura de la instancia
o solicitud

En el pie indicaremos los datos del

organismo o la persona a quien va dirigida la
instancia, la fecha y la población donde
reside, sin indicar ni la calle ni el número
OFICIO
Qué es y cual es su finalidad?

Es el documento básico de comunicación dentro de la

Administración Pública para comunicarse entre sí y con los
particulares.

Su finalidad es informar o avisar a las personas físicas o

jurídicas, de algún hecho que les afecte.La Administración nos
responderá a las solicitudes o recursos que hemos presentado
Cuales son sus partes?

Logo-escudo y datos del organismo que redacta el

escrito.

En el documento también deben situarse los datos

y la dirección del destinatario.

El texto del cuerpo desarrolla el contenido de lo que

se comunica.

Referencias y asunto en relación con el contenido

del oficio o el expediente de que se trate.
Cuales son sus partes?

Fecha y firma del organismo con indicación del

nombre y el cargo que ocupa la persona que firma.
CERTIFICADO
Qué es y cuales son sus partes:
Es un documento mediante el que se da fe o se certifica algún
asunto.Partes:

-Encabezado: nombre y dos apellidos, DNI o razón social y

cargo que ocupa

-Certifica
que..

-Párrafo de cierre -Cargo,firma y sello del

organismo certificador