Matriz de diferentes documentos

Carta.
Características de la carta formal.
 Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). Se organiza con
claridad, concisión, precisión y exactitud. Posee una actitud cortés y
amable. Busca impresionar positivamente al destinatario.

Presentación.

 La estructura de una carta de presentación debe cumplir los siguientes

objetivos: - Explicar por qué estás enviando tu Curriculum Vitae Convencer
al lector de que lea tu CV. - Llamar la atención sobre aspectos tuyos que
sean relevantes para el puesto, como formación, trabajos relacionados,
prácticas, idiomas, etc.

Utilización de la carta.
 La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar
historias, dar noticias, expresar sentimientos, informar, etc., a otra persona. Se
escribe la carta en papel, se guarda en un sobre y después hay que dejarlo en
una oficina de correos. El envío puede ser por vía aérea, terrestre o marítima.

Clase de carta u oficios

1. Carta de trabajo: Las cartas de negocios son cualquier tipo de documento

escrito que se desenvuelve en el ámbito profesional. Van encabezadas
con un saludo y terminan con la firma del emisor, quien suele ostentar
un cargo relevante dentro de una empresa.

2. Carta de pedidos: Las cartas de pedidos son emitidas por un consumidor y

recibidas por un proveedor. Estas cartas se envían con el objeto de que
pedir al proveedor cierta cantidad de productos.
 3. Carta de despido: Las cartas de despido se emiten cuando una empresa
desea informarle a uno de sus empleados que ya no requieren sus
servicios, por lo que debe abandonar su puesto.

Partes de las cartas

 Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
 Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

MEMORANDO
Un memorándum (término proveniente del latín, que en español admite la
expresión 'memorando') es un escrito que en general circula en el ámbito de las
oficinas y demás contextos laborales, a través del cual se informa acerca de algo o
se da alguna instrucción concreta a los miembros de la organización.

Características de memorando.
 Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en un
papel con distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial.

 Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar una
decisión o instruir una orden a quien lo recibe.
 Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus
subordinados o agentes adscritos, o a las personas que pudieran estar interesadas en la
información que contiene.
 Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse copias
del mismo como parte de la historia burocrática de la organización.
 No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones
unidireccionales.

Presentación de memorando

 Si bien podría tratarse de cualquier forma de un comunicado o mensaje,

la cuestión de su estructura formal le otorga al memorándum gran utilidad,
porque el mensaje es claro y porque queda registrada su publicación, lo
que deja asentado el envío de esta comunicación.

Utilización del memorando

El memorándum múltiple es utilizado para dar a conocer decisiones o dar

información sobre algún tema en particular, pero en forma simultánea y a varios
destinatarios, esta clase de documento también es conocido con el nombre de
memorándum circular.

Hacer una solicitud

A veces, las empresas emiten notas para realizar solicitudes a los empleados.
Éstas pueden solicitar asistencia a las reuniones, los cambios en los
procedimientos de trabajo o el permiso o la cooperación para hacer una actividad
relacionada con el trabajo.

Anexos
Anexos son todos los contenidos que se agregan al final de un trabajo de
investigación para ampliar la información presentada, pero sin resultar
imprescindibles para la comprensión del fenómeno estudiado.

Tipos de anexos

1. Mapas
Son muy útiles para complementar información histórica, demográfica o
geográfica. Sin embargo, el uso de los mapas no se circunscribe a esas ámbitos
ya que se también se pueden utilizar para representar áreas ficticias.
Por ejemplo, en un trabajo de investigación sobre los libros de J.R. R Tolkien, se
pueden usar mapas para explicar los detalles geográficos de la Tierra Media,
un continente ficticio creado por el autor y en el que se desarrolla la mayor
parte de su obra.

2. Fotografías
Ayudar a dar un contexto visual en investigaciones que así lo requieran. En
investigaciones médicas en las que se quiere demostrar la evolución de una
condición clínica, las fotografías son un recurso bien utilizado.

En términos generales, las fotografías brindan información cualitativa que no

es posible describir en su totalidad a través del texto.

3. Diagramas
Los diagramas sirven para entender las diferentes relaciones que se
establecen entre un grupo de elementos, por ello, pueden ser un recurso
didáctico si se incorporan en los anexos de una investigación.

En un trabajo sobre informática o gestión empresarial, un diagrama de flujo

puede ilustrar la ejecución de un proceso en cada una de sus fases.

4. Infografías
Las infografías permiten explicar procesos complejos a través de la
combinación de imágenes y texto. Hoy en día, son una herramienta muy
utilizada en la visualización de datos, porque permiten que cifras complejas o
datos duros sean entendidos por el público general.

En informes macroeconómicos o históricos que requieran una síntesis visual,

las infografías son un recurso muy valioso.

5. Gráficos
Los gráficos sirven para entender relaciones entre datos cualitativos, de allí
que sea uno de los formatos más populares para presentar anexos.

Un ejemplo muy común son los gráficos de barras que se suelen utilizar para
mostrar resultados de encuestas.

Glosario
Un glosario en una lista con los términos utilizados en la investigación. Este
listado, que se estructura en orden alfabético, solo tiene sentido si la
terminología pertenece a un área de conocimiento muy específica, y su
inclusión ayuda a comprender mejor el fenómeno tratado.

Aunque se pueden utilizar en muchos tipos de documentos, es común incluir

glosarios en investigaciones científicas y técnicas.

Si en el cuerpo del documento se definen los términos cuando se mencionan

la primera vez, no se debe incluir un glosario como anexo.

Cómo hacer un anexo

Aunque los anexos no son obligatorios y solo complementan el trabajo de
investigación, se deben seguir ciertas normas para incorporarlos al resto del
documento:

 Las imágenes o recursos que se utilicen deben aparecer en el mismo

orden en el que se mencionan en el documento.
 Si la investigación es muy extensa, los anexos se pueden ordenar por
capítulos.
 Cada recurso visual debe estar debidamente presentado (Ejemplo 1,
Figura 1, etc.) y se debe corresponder a lo mencionado en el cuerpo del
trabajo.
 Los anexos deben tener las mismas normas metodológicas que el
cuerpo de la investigación (interlineado, tipografía, márgenes, etc.).
 Cada página de los anexos debe estar enumerada, y se deben incluir en
el índice.

SOBRES COMECIALES
Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o
documentos comerciales. Es el complemento de la Carta, por esto siempre
que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. Partes.  Datos
del remitente: Se distribuyen según el modelo.

¿Como se clasifican los sobres comerciales?

Los sobres se clasifican en:  Según su uso: a) Sobre oficio con ventanilla o sin

ventanilla. b) Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla. c) Sobre para tarjeta d) Sobre de
manila (extraoficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla)  Según su
destino: a) Local b) Nacional c) Internacional 4.

Características de redacción de sobres comerciales

Se deben tener en cuenta las siguientes características a la hora de entregar

un sobre:

1. En forma clara y completa se deben escribir los datos del

destinatario.
2. El sobre debe coincidir con el diseño de la organización en
cuanto a color y calidad.
3. El membrete de la organización debe estar impreso en el sobre.
4. Las zonas se deben tener en cuenta en la elaboración de sobres
grandes.
5. Los datos del destinatario y remitente deben escribirse en
mayúscula sostenida.

1. Puede ser en sentido vertical o horizontal la impresión de los

datos del remitente y destinatario.
2. Las organizaciones que manejan correo centralizado, se debe
escribir el nombre o código de la dependencia remitente.
3. Si en el sobre se utiliza etiqueta, esta debe colocarse centrada en
el segundo número de teléfono ya sea móvil o fijo , estos datos se
deben colocar debajo de la zona.
4. El tipo de letra debe ser distribuido de acuerdo al
tamaño del sobre
5. Los datos deben ser digitados correctamente. 

Partes de sobre comerciales

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin

sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.

Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se
utiliza negrilla.

Mensaje electrónico

El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado

de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través
de sistemas de comunicación electrónicos.

Sus principales características son:

Es decir, cualquier mensaje se puede modificar, reutilizar, imprimir, etcétera.

Puede enviar o recibir mucha información, ya que se pueden mandar archivos que
contengan libros, revistas, datos. Es multimedia ya que se pueden incorporar
imágenes y sonido a los mensajes.

Utilización
El correo electrónico permite el envío de mensajes por medios informáticos.
Los mensajes se almacenan en un buzón personal. Cuando cada usuario consulta su
correspondencia puede visualizar, almacenar o reenviar mensajes recibidos.

Principales partes de los correos electrónicos

Encabezado
El encabezado es un conjunto de líneas en el que aparece la información
principal para el envío del mensaje. Es en esta parte en donde se pueden leer
las direcciones de correo tanto del que envía el mensaje (remitente) como de
quien lo recibe (destinatario), además de la fecha y la hora en el que se envió. El
encabezado se encuentra en la parte de arriba de la ventana del correo que
estemos escribiendo y consta de las siguientes partes.
Remitente

Normalmente, en el encabezado la parte del remitente viene en forma de un

espacio en blanco presentado con la palabra “De:”. Esta es la zona en donde
se encuentra la dirección de correo electrónico de la persona que envía el
mensaje.

Destinatario

La parte del destinatario es un espacio en blanco del encabezado que comienza

en muchas ocasiones con la palabra “Para:” y en él se pone la dirección de
correo electrónico a quien se dirige el mensaje. Este elemento es primordial en un
correo electrónico puesto que, como en toda carta, hace falta saber a quien se
envía

CC o CCO

En la misma sección de “Destinatario”, al final, se encuentran las siglas “CC” y

“CCO”. Estas dos opciones son optativas y sirven para anotar las otras
direcciones de correo a quienes se quiere hacerles recibir la copia del e-mail que
se va a enviar.

Fecha

La mayoría de los servicios de mensajería electrónica tienen habilitada una

función que muestra a qué hora y en qué día se envió el mensaje.

Confirmación de recibido

Algunos servicios tienen una funcionalidad que permite saber si el mensaje

enviado ha sido recibido por aquella persona a la que se le dirigía

Botones de responder y reenviar

En el encabezado puede haber un botón que pone “Responder”, el cual nos
ahorra tener que escribir de nuevo la dirección de correo de la persona que nos
envía un mensaje para enviarle la contestación, mientras que el botón “Reenviar”
envía de nuevo el mismo mensaje a la misma dirección o a otras en caso de que
hayamos añadido nuevas direcciones de correo.

Asunto

En “Asunto” es donde el redactor del correo tiene que poner un título o tema
que esté relacionado con el cuerpo del mensaje, o que explique brevemente el
motivo por el que envía el mismo. Esta frase permitirá a la persona que lo reciba
saber de qué va el correo antes de abrirlo.

Informe.

Un informe es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto de

información recogida y previamente analizada según determinados criterios.
El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y
analizados por su autor.

Utilización del informe

El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente se resume

a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser
utilizado por algún persona de la organización en un futuro inmediato (días, semanas o
meses subsecuentes) 

Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

 Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y

riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.
 Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas
sobre temas de sociología , antropología, psicología social, entre otros;
su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación
científica. Explica el desarrollo y los resultados de la investigación
realizada sobre un tema o situación específica. 5
  De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta
a una persona de mediana cultura.
 Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su
lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Por las características textuales los informes se clasifican en:

 Expositivos: contienen una información, una descripción del tema o

unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación,
o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.
 Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción (ya
realizada o, al menos, proyectada). (Ibídem). Se denominan también
propuesta o proyecto.
 Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una
decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un
plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría).

Certificados y constancia
Certificado
Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la seguridad de un hecho o acto solemne (acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Características de certificados.

En su forma más simple, los certificados contienen una clave pública y un

nombre. Habitualmente, un certificado también contiene una fecha de
expiración, el nombre de la Autoridad Certificante que emitió ese certificado,
un número de serie y alguna otra información.

Constancia
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto.

Características de constancia
CARACTERÍSTICAS NOTABLES DE LA CONSTANCIA  La brevedad y sencillez.  La
fecha se escribe con letras.  Su estilo es serio y respetuoso.  En su redacción se
emplea la tercera persona.

Hoja de vida corporativa

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las

experiencias y competencias de una persona, que registra y conserva la
organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente .

Características de hoja de vida corporativa

es un documento en el que puedes resaltar todas las virtudes y logros de tu

compañía, habilidades e, incluso, dar a conocer al equipo de trabajo de manera
rápida y visual.

Partes de hoja de vida corporativa

Datos personales
Aquí deberás escribir tu información personal y datos de ubicación. Puedes incluir una
fotografía para identificarte.

En esta sección debe ir el nombre completo, el documento de identidad, la dirección y

ciudad de residencia, teléfono fijo y celular, correo electrónico y, si se tiene, la dirección
una página web donde se vean trabajos realizados.

Perfil profesional
En este espacio va una breve descripción de las habilidades, destrezas, especialidades,
fortalezas y logros que se tienen sobre una ocupación. Incluye también los campos de
interés y los enfoques que se tienen de la profesión.

También se puede hablar de algunas características personales que ayuden a destacar

aspectos que refuercen el perfil. Este debe ser de un párrafo, entre 6 y 8 líneas, que resuma
lo mencionado anteriormente.
Educación
En este espacio debe ir la formación académica realizada por ti que valida si eres apto para
un empleo. Esta sección puede ir dividida en dos partes:

 Formación académica: títulos de colegio, técnicos, pregrado,

posgrado, entre otros.
 Formación complementaria: seminarios, talleres, dominio de otros
idiomas, entre otros.

Experiencia laboral
Aquí se debe explicar en qué lugares se ha trabajado, el cargo que se desempeñaba (es
opcional poner las responsabilidades de cargo), el jefe inmediato y el tiempo de duración de
dicho empleo.

Es importante dejar un número de contacto para que puedan verificar esos datos. Pueden
aplicar también los trabajos que se hayan hecho como independiente y las funciones
realizadas.

Muchísimas gracias