RESUMEN DEL LIBRO “MANUAL DE REDACCIÓN PARA LA

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL” Segunda Parte.

Autora: Josefina Abuadili Nahúm.
Alumna: Alina J. Guzmán Mexicano
Grupo:
Asignatura:
Profesor:
Introducción.
La Comunicación Empresarial actual, comprende tanto los documentos
tradicionales que contemplan la parte formal, como aquellos que en tiempos
de dominio de las TIC’s, se han incorporado a ella, por lo que se hace
necesario conocer y manejar adecuadamente cada una de estas herramientas
que hacen más eficaces los mensajes que, de manera cotidiana, se dirigen al
interior y exterior de cualquier corporación y que forman piedra angular de los
resultados que se puedan obtener. Continuando con los tipos de carta:

EL INFORME
Escrito que tiene por objeto comunicar formalmente algo. Suele utilizarse en
orden ascendente; es decir, de subordinado a jefe. Su extensión y contenido
varía según la naturaleza del asunto, que será interno y podrá ir acompañado
de cuadros sinópticos, gráficas, dibujos, fotografías, etc., y debe poseer:
● Título.
● Nombre de la persona a quien va dirigido.
● Nombre de quien lo envía.
● Descripción de los acontecimientos.
● Análisis e investigación del problema.
● Sugerencias y recomendaciones.
● Conclusiones.
● Firma.
● Fecha.
CARTA DE PRESENTACIÓN
Escrito que tiene por objeto presentar ante un amigo o una persona de elevada
confianza, a otra que quiere establecer con aquella, una relación de trabajo o
de cualquier otra índole. Para que este tipo de carta produzca el efecto
deseado, debe existir verdadera amistad entre la persona que la suscribe y
aquella a la que se dirige.
Por otra parte, debe estar justificado el motivo de dicha presentación, ya que el
firmante se ha ofrecido como mediador; por tanto, debe evitar la
responsabilidad de una recomendación.
Actualmente, existen diversas tarjetas, cartas personales o saludas, que suelen
ser los medios más usados para hacer presentaciones por escrito.

CARTA DE RECOMENDACIÓN
Se ha abusado tanto de ellas, que hoy día están desacreditadas. Aunque no
todas las cartas de este tipo son útiles; en muchas ocasiones, sin una buena
carta de recomendación, no es posible conseguir un trabajo. Por ello, al
redactar este tipo de cartas se sugiere:
a) No abusar de la amistad de aquél a quien, con frecuencia, se le solicita
que atienda a un recomendado.
b) Practicar la sinceridad, sobre todo en lo referente a la confianza que se
tiene en los méritos que adornan la personalidad del recomendado
c) Que se redacte en tal forma, que el destinatario no dude de los
conceptos que se expresan en la carta.
d) Dirigirla sólo a la persona que realmente pueda interesarse en los
servicios del recomendado y, además, tenga el poder en la toma de
decisiones para contratarlo.
Respuesta.
Como su nombre lo indica, ésta constituye una respuesta a la carta anterior,
para informar que se recibió al recomendado, pero no se aceptaron los
servicios.
EL SALUDA
Es un medio de comunicación que se emplea, principalmente, para
recomendaciones o notificaciones especiales. Debe emplearse,
exclusivamente, por alguien que ocupe un cargo directivo o de representación
destacada en una empresa. Sirve para expresar agradecimiento, acusar recibo,
felicitar, concertar una cita, etcétera.

LA TARJETA
Impresas en cartulina blanca, de excelente calidad, se emplean para comunicar
noticias breves. Tienen forma rectangular y son de tamaño variable.
Una de las caras está destinada a la inscripción, en la parte superior, del
nombre o membrete de la persona o empresa que la envía. En el espacio
restante, se escribe el nombre y la dirección del destinatario.
En la cara opuesta se redactará un breve mensaje acerca del asunto por tratar.
La tarjeta suele utilizarse para hacer invitaciones de diversa índole,
recomendaciones y presentaciones personales, manifestar agradecimientos, así
como enviar felicitaciones, obsequios, entre otros.

TELEFONEMA
Es un mensaje que se redacta cuando se considera necesario dejar constancia
de que se recibió o transmitió un mensaje telefónico determinado. Una vez
hechos el original y la copia, el primero se guarda en el expediente del asunto
de que se trata, en tanto que la copia se archiva en el expediente destinado a
llevar un consecutivo de telefonemas.

CURRICULUM VITAE
Toda solicitud de empleo debe ir acompañada del currículum vitae, que
consiste en una relación detallada de todos los méritos que posee el solicitante,
con fotocopias de los documentos que respaldan los datos consignados.
Algunos de ellos son: edad, estado civil, dirección, experiencia, estudios
especializados y escolaridad, entre otros. Muchas empresas prefieren una sola
página o, a lo más, dos. Por eso, es conveniente redactar una versión larga y
una corta.

EMPLEO DE FORMAS IMPRESAS (MACHOTES)

Cada vez es más frecuente el uso de formas impresas, ya que confiere a la
información que se envía, mejor calidad y presentación, además de llegar con
mayor grado de oportunidad. También tiene otras ventajas, ya que la
información presentada de esta forma:
● Causa grata impresión.
● Es de buen gusto.
● Es técnicamente correcta, clara, concisa, completa y oportuna.
● Evita las exuberancias del lenguaje.
Existen impresos personales:
● Agradecimientos.
● Notificación de cambio de domicilio.
● Condolencias.
● Felicitaciones.
● Invitaciones.
● Participaciones (bautizos, bodas, nacimientos, etc.).
● Tarjetas de Navidad.
E impresos administrativos que utilizan las empresas, entre ellos:
● Cheques.
● Facturas.
● Pólizas.
● Notas de crédito.
● Pagarés.
● Recibos.
● Remisiones.
● Vales, etc.
Se recomienda elaborar un manual de machotes (formas impresas), llenados
éstos con datos ficticios, con el objeto de consultarlos cuando se tenga duda, o
para que un nuevo compañero de trabajo se familiarice con ellos y sirvan de
guía, ya que el ingenio y talento de cada quien, hará lo demás. También se
sugiere revisar el manual cada seis meses para hacer cambios y correcciones.

EL ESLOGAN
Esta palabra (del inglés, slogan), se emplea publicitariamente; tiene la
brevedad y el estilo de una sentencia. Por consiguiente, para que el eslogan
sea eficaz, tendrá que reunir tres elementos:
● Brevedad.
● Energía.
● Rima.
En la actualidad, la mayoría de las empresas se preocupan por encontrar un
eslogan que contribuya a la mejor difusión de las cualidades que reúnen los
productos que ofrecen. Ciertos artículos de prestigio mundial gozan de fama,
sobre todo, por el eslogan que llevan:
Ejemplos:
● Bic no sabe fallar.
● Sembremos de libros el camino (Trillas).
● Seguridad y solidaridad social (IMSS).
● Todos salimos ganando (Lotería Naciónal).
● A que no puedes comer sólo una (Sabritas).
● Hechos con amor (Herdez).
● Un bebé de buenas costumbres (Johnson y Johnson).
● La chispa de la vida (Coca-Cola).

Segunda parte. Catálogo de cartas

Esta parte, conformada por los capítulos 4 y 5, constituye un muestrario de
diversos tipos de cartas. El capítulo 4, que contiene las cartas que la secretaria
o asistente puede redactar para la firma del jefe, inicia con el estudio de las
frases de apertura, cierre y medios de enlace, lo cual constituye una
herramienta de gran utilidad para el asistente o secretaria en activo. No
obstante, hay otro tipo de cartas que la secretaria puede redactar e, incluso,
firmar; ejemplos de ellas se presentan en el capítulo 5.
Capítulo 4. Cartas redactadas por la secretaria o asistente, para la firma
del jefe.
Conviene proporcionar al lector tipos de frases clave que le permitirán iniciar
o cerrar una carta, así como enlazar enunciados o párrafos dentro de la misma;
en suma, le ayudarán a redactar cualquier tipo de escrito.

APERTURAS, CIERRES Y MEDIOS DE ENLACE

Apertura
El párrafo inicial de una carta, reviste gran importancia, pues debe despertar
el interés del lector por el mensaje que vamos a transmitir; a continuación,
algunas frases con las que podemos iniciar nuestra correspondencia:
Acepte usted mis sinceras disculpas por…
Acompañamos…
Agradeceré me envíe…
Agradeceré ordene a su Departamento de…
Agradezco (agradecemos) su interés en…
Anexamos…
A nombre de…
A petición del…
Con motivo de la inauguración de nuestra sucursal…
Con respecto a…
Confirmamos nuestra conversación…
Contestamos su carta del…
De acuerdo con sus instrucciones…
El 2 de enero recibimos…
El personal de esta empresa…
En contestación a su…
 En relación con…
Enviamos a usted…
Estamos apenados…
Felicitamos a usted sinceramente…
Gracias por su carta del 10 de marzo…
Lamentamos informarle…
Leímos con agrado su carta del 20 de abril…
Muy agradecido por su carta del…
Nos apena informarle…
Nos dio mucho gusto enterarnos…
Nos dirigimos a usted para…
Nos es grato recomendar…
Nos interesa saber si…
Nuestro Departamento de Ventas indicó que…
Por instrucciones del señor…
Queremos informar a usted que… (le informamos que)…
Recordamos a usted que el…
Sentí enterarme de…
Sentimos informarle que…
Su carta del 6 de junio…
Tenemos el agrado de comunicar a usted que…
Tenemos el gusto de informar a usted que…
Tenemos interés en…

Cierre
El párrafo de cierre debe ser breve y, sobre todo, debe referirse,
específicamente, a la acción que se desea. Las siguientes frases constituyen
algunos ejemplos con los que podemos iniciar un párrafo de cierre:
Acepte mi sincera felicitación por tan merecido nombramiento…
Agradecemos su preferencia por…
Agradecemos que investiguen la causa de este cargo y…
Agradezco nuevamente sus gentilezas por…
Agradezco sinceramente su atención…
Atenderemos con gusto su pedido, si lo recibimos antes del…
Cuando regrese a mi oficina le…
Damos a usted las gracias por…
De ser necesaria alguna información adicional…
Es un honor para nosotros continuar con…
Esperamos contar con su cooperación para evitar…
Esperamos que encuentre útil la información…
Esperamos que pueda…
Esperamos recibir noticias suyas, a más tardar el…
Esperamos su confirmación por escrito…
Esperamos sus noticias suyas, a más tardar el 30 de marzo…
Esperamos tener la oportunidad de servirle…
Espero con gusto la llegada de este importante acontecimiento…
Espero la oportunidad de saludarlo y…
Expresamos, una vez más, nuestro agradecimiento por…
Gracias, una vez más, por…
Gracias por la oportunidad que nos dio de servirle…
La información proporcionada se tratará confidencialmente…
 Lamentamos la demora que originó…
Lamentamos no poder servirle en esta ocasión…
Le agradeceremos nos envíe su pago, lo más pronto posible…
Le agradeceré nos envíe…
Le agradeceré verifique si…
Lo mantendremos informado sobre…
Mil gracias por su valiosa cooperación…
Muchas gracias por su invitación…
Muchas gracias, una vez más, por todas sus atenciones…
Nos dará mucho gusto servirle nuevamente…
Ofrecemos a usted nuestra cooperación…
Reciba nuestros mejores deseos (saludos)…
Siento mucho no estar con usted en esta ocasión…
Si tiene alguna indicación sobre… le agradeceré se comunique
conmigo.
Tal vez podamos vernos el 5 de…
Tan pronto recibamos su respuesta…
Tenga usted la seguridad de que…

Medios de enlace
Son frases que sirven para unir una idea con otra o un párrafo con otro.
Mencionaremos los siguientes:
Además de; ahora bien; así pues; así que; asimismo; así mismo; como
consecuencia de ello; con respecto a; de esta manera; de hecho; de manera
que; de modo que; de cuando en cuando; en consecuencia; en efecto; en
realidad; es decir; más aún; no obstante; para ello; periódicamente; por
consiguiente; por ello; por ese motivo; por esta causa; por esto; por fin; por
otra parte; por tal razón; por tanto; posteriormente; pues; puesto que; sin
embargo; sobre todo; también; ya que.

Nota: los medios de enlace, suelen ir acompañados de coma (,).

TIPOS DE CORRESPONDENCIA.
Hay muchos motivos por los que se escribe una carta; el propósito de este
capítulo es dar a conocer los distintos tipos de correspondencia que suelen
elaborarse en una oficina, cuyo contenido se relaciona, directamente, con el
fin que se persigue.
Al redactar cartas, para la firma del jefe, la secretaria o asistente debe atender
las siguientes consideraciones básicas:
a) Identificar el objetivo del escrito y reunir los antecedentes necesarios
para la contestación.
b) Familiarizarse con el estilo de redacción del jefe y adoptarlo.
Asimismo, conservar su sello personal, sin sacrificar por ello la buena
redacción.
c) Utilizar las frases favoritas de su jefe.
d) Usar el mismo saludo y despedida que usaría su jefe, siempre que sean
correctos.

Mostrar interés por entrevistarse con alguien.

Objetivos:
● Obtener información importante.
● Fomentar las buenas relaciones.

Invitación para asistir a un acontecimiento especial.

Objetivos:
● Dar a conocer el acontecimiento al que se invita.
● Mencionar el lugar y la hora.
 ● Hacer sentir la importancia de su presencia.
Aceptación para asistir a un acontecimiento especial.
Objetivos:
● Agradecer la atención de habernos invitado.
● Mencionar si se asistirá o no.

Invitación a sustentar una conferencia.

Objetivos:
● Reconocer los méritos de la persona invitada.
● Proporcionar al orador el título del tema, lugar, fecha y hora de la
conferencia.
● Mostrar interés genuino por su participación.

Aceptación para sustentar una conferencia.

Objetivos:
● Referencia a la carta.
● Comunicar la aceptación.
● Solicitar más información sobre la extensión del tema.
● Otras indicaciones, si fuesen necesarias.

Declinación para asistir a un acontecimiento especial.

Objetivos:
● Agradecer la invitación.
● Informar que no podrá aceptar.
● Mencionar las razones de la declinación.
● Ofrecer una sincera disculpa y desearles éxito.

Agradecimiento por trato recibido.

Objetivos:
 ● Agradecer las atenciones recibidas.
● Reconocer el trato brindado.

CARTAS DE TIPO EMPRESARIAL.

Reclamación por mercancía no enviada adecuadamente.

Objetivos:
● Indicar el objetivo de la reclamación.
● Dar detalles acerca de los objetos reclamados.
● Solicitar cortésmente que se tomen las medidas correctivas.

Respuesta a reclamación por mercancía no enviada adecuadamente.

Objetivos:
● Contestar inmediatamente o enviar acuse de recibo.
● Explicar la causa y ofrecer disculpas.
● Informarle que se tomarán las medidas correctivas del caso.
● No expresar sorpresa ante la queja.
● Adoptar una actitud abierta a la crítica.
● Evitar palabras y frases antagónicas.
● Corregir el problema inmediatamente.
● Proyectar un sentido de dignidad y justicia; pero también de amabilidad.
● Explicar los hechos en forma cordial y clara.

Solicitud de información sobre cierta mercancía.

Objetivos:
● Señalar claramente la información que se desea.
● Mencionar para qué se necesita la información.
● Agradecer la atención.

Respuesta a solicitud de información sobre cierta mercancía.

Objetivos:
● Agradecer la solicitud.
● Dar información completa.
● Proporcionar catálogos y bibliografía.
● Ofrecer información adicional.

Agradecimiento sobre el envío de información sobre mercancía.

Objetivos:
● Agradecer el envío de información.
● Explicar que la información será de mucha utilidad.

Pedido de mercancía específica.

Objetivos:
● Obtener mercancías en compra, ya sea de crédito o de contado, según
acuerdo con el proveedor.
● Describir el o los artículos, especificando el modelo y la cantidad de
piezas.
● Mencionar el precio por unidad y la cantidad total a pagar.
● Dar instrucciones de embarque.
● Mencionar forma de pago, según convenio previamente establecido con
el proveedor.

Respuesta a un pedido de mercancía específica.

Objetivos:
● Firmar acuse de recibo y agradecer la compra.
● Proporcionar fecha de salida y número del talón de embarque.
● Promover futuras ventas.

Solicitud de crédito a una empresa privada

Objetivos:
 ● Indicar por qué medio se enteró del artículo que le interesa adquirir.
● Describir el producto o los productos que se desean adquirir.
● Pedir los requisitos para recibir crédito.

Respuesta a solicitud de crédito.

Objetivos:
● Firmar acuse de recibo y agradecer la preferencia del cliente.
● Detallar los requisitos para la obtención del crédito.
● Solicitar referencias comerciales.

Envío de referencias comerciales.

Objetivos:
● Hacer referencia a una carta anterior.
● Enumerar las referencias solicitadas.
● Ponerse a las órdenes para aportar mayor información.

Verificación de referencias comerciales.

Objetivos:
● Mencionar el nombre de la solicitante y su relación con la empresa a la
que escribimos.
● Solicitar información sobre su comportamiento crediticio.

Respuesta a solicitud de referencias comerciales.

Objetivos:
● Informar sobre el comportamiento crediticio de un cliente.
● Recomendar o no, el otorgamiento de crédito.

Aceptación para otorgar un crédito.

Objetivos:
● Dar la bienvenida al nuevo cliente.
● Mencionar al futuro cliente los trámites que siguen para asignarle su
número de cuenta como sujeto de crédito.

Cobro de adeudo, en tono amistoso.

Objetivos:
● Hacer un recordatorio gentil de la deuda pendiente.
● Requerir el pago con amabilidad.

Cobro de adeudo, en tono enérgico.

Objetivos:
● Mencionar los esfuerzos pacíficos que se han hecho para requerir el
pago.
● Fijar un plazo para la liquidación del pago.
● Mencionar que el asunto se turnará al Departamento Jurídico.

Capítulo 5. Cartas que redacta y firma la secretaria o asistente.

En este capítulo se señalan los objetivos que se persiguen en este tipo de
cartas.

ACUSE DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA EN AUSENCIA DEL

JEFE.
Objetivos:
● Informar sobre la ausencia del jefe.
● Dar una fecha aproximada de su regreso.
● Asegurar que la carta se atenderá al regreso de su jefe.

CARTA-RESPUESTA Y ACUSE DE RECIBO.

Objetivos:
● Identificar la carta recibida.
● Informar sobre la ausencia del jefe.
● Proporcionar la información solicitada.
● Si es necesario, informar que el jefe ampliará detalles a su regreso.

ACUSE DE RECIBO Y NOTIFICACIÓN DE QUE OTRA PERSONA LO

ATENDERÁ.
Objetivos:
● Identificar la carta.
● Informar sobre la ausencia del jefe.
● Precisar cuánto tiempo tardará en regresar.
● Proporcionar el nombre de la persona que lo atenderá.
● Facilitar el contacto con dicha persona.

RESERVACIÓN DE UN HOTEL.
Objetivos:
● Definir tipo de alojamiento.
● Mencionar el nombre de las personas que ocuparán la o las
habitaciones.
● Día y hora de llegada.
● Fecha en que dejarán el hotel.
● Solicitar confirmación del servicio.
● Preguntar la hora de vencimiento de la habitación.
● Formular peticiones especiales.

SOLICITUD DE REEMBOLSO POR PASAJES NO UTILIZADOS.

Objetivos:
● Avisar de la cancelación y anexar el boleto correspondiente.
● Proporcionar número y tipo de vuelo, destinos, fecha de salida, nombre
de la compañía aérea y nombre de quien hizo la reservación.
 ● Hacer mención del día y la hora en que se hizo la cancelación, así como
el nombre de la persona que la recibió, vía telefónica.
● Especificar forma de reembolso.

ACLARACIÓN DE ESTADO DE CUENTA.

Objetivos:
● Hacer referencia al número de cuenta, nombre del cuentahabiente y
fecha del estado de cuenta donde existe el problema.
● Describir la anomalía, explicando en qué consistió el error y presentar
los datos que se tengan.
● Solicitar un estado de cuenta rectificado.

SOLICITUD DE ENTREVISTA.
Objetivos:
● Manifestar interés por la entrevista.
● Especificar el motivo de la misma.
● Sugerir fecha, hora y lugar de la entrevista.
● Solicitar confirmación de la misma.

ACEPTACIÓN PARA CONCEDER ENTREVISTA.

Objetivos:
● Confirmar cita, mencionando los datos propuestos.
● Recalcar la finalidad de la entrevista.

RECHAZO PARA CONCEDER LA ENTREVISTA.

Objetivos:
● Hacer referencia a la entrevista solicitada y rechazarla.
● Exponer los motivos del rechazo.
CONTESTACIÓN A LOS AVISOS PARA JUNTAS.
Objetivos:
● Hacer referencia al aviso.
● Confirmar o declinar la asistencia.

SE HACE NOTAR LA OMISIÓN DE UN ANEXO.

Objetivos:
● Identificar la carta y el anexo.
● Informar que se omitió el anexo.
● Solicitar que se le envíe el anexo o una copia de éste.

RECORDATORIO DE ACEPTACIÓN DE SOLICITUD DE EMPLEO.

Objetivos:
● Hacer referencia a carta previa.
● Mencionar la razón por la cual nos dirigimos a tal o cual persona.
● Anexar, preferentemente, una copia de la carta que se envió
originalmente.

RENUNCIA AL EMPLEO.
Objetivos:
● Mencionar desde qué fecha se dejará de colaborar en la compañía.
● Mencionar el puesto o los puestos que se desempeñaron durante la
permanencia en la empresa.
● Mencionar que se recibieron el sueldo y las prestaciones pactadas.
● Agradecer la oportunidad de haber colaborado en esa empresa.

Tercera parte. El correo electrónico.

Esta herramienta constituye uno de los recursos tecnológicos actuales más
utilizados. Gracias a que la comunicación es por Internet, podemos enviar y
recibir escritos desde cualquier parte del mundo, y no sólo eso, también
podemos enviar y recibir fotografías, videos y todo tipo de documentos.

Capítulo 6. Correo electrónico.

El correo electrónico, también conocido como: buzón electrónico; E-mail, e-
mail o email, es el intercambio de mensajes a través del uso de computadoras
ligadas por una red. Una persona escribe un mensaje y lo envía a uno o más
lectores. A menudo no existen copias impresas del mensaje, porque ambos, el
remitente y el lector, borrarán este mensaje del sistema, sin imprimir una
copia. Millones de personas lo utilizan en la actualidad, pero muchos no están
seguros sobre cómo escribir en este novedoso medio que invita a la
espontaneidad, informalidad, a lo que se conoce como un “discurso escrito”
sin las trabas o estorbos de las viejas normas de etiqueta, con un tono personal,
pero que se busca usar de forma productiva.
En los e-mails, se debe adoptar un tono de negocios conversacional. Algunas
redes (networks) existen para asistir a los suscriptores con sitios de interés
especial. Muchos ejecutivos comprueban que este medio reduce las llamadas
telefónicas y permite eliminar el papeleo innecesario. Ellos anticipan una
oficina totalmente electrónica, sin los cientos de expedientes con copias en
papel; más eficiencia y rapidez en la toma de decisiones. Otros gerentes ven
los problemas asociados con el correo electrónico, siendo el principal de ellos
una pobre e incompleta documentación.
A menos que las empresas mantengan un control confiable de las decisiones
internas, no estarán en posibilidades de explicar y defender sus decisiones. A
medida que se vaya confiando el él, las empresas necesitarán lineamientos
muy claros acerca de cuáles deberán conservarse en los medios electrónicos o
en papel y lo que puede ser borrado o destruido. Otro problema son los malos
entendidos o mensajes erróneos. Un mensaje escrito no es ni mejor ni menos
ambiguo, sólo porque éste se transmite de forma electrónica. También está el
hecho de que no siempre da la posibilidad de la retroalimentación inmediata
como en la conversación telefónica.
A pesar de algunos problemas en su uso, es una valiosa herramienta y más
todavía en la medida en la que aprendamos cómo utilizar mejor sus fortalezas
y contrarrestar sus debilidades.
COMO UTILIZARLO EFICIENTEMENTE.
Información rápida
Emplee el correo electrónico para comunicar información en forma rápida y
cuando esto resulte mejor y más eficiente a través de una computadora que por
teléfono o a través de un documento en papel.
Es especialmente eficiente cuando las personas a contactar no están
disponibles. Le permite enviar un mensaje a una persona para que ésta lo
tenga cuando el o los receptores regresen a sus computadoras. Hoy en día, el
correo puede consultarse desde el celular. Es muy útil cuando la cantidad de
información es mucha para transmitirla telefónicamente. Un documento
impreso puede ser una opción, pero la tardanza en llegar al destinatario puede
ser significativamente mayor.
Escriba una línea de asunto que llame la atención
Procure siempre escribir una línea de asunto para cada mensaje que redacte, lo
que ayudará al receptor a filtrarlos rápidamente y determinar cuál requiere su
atención.
Limite cada mensaje a un asunto. Es mejor enviar dos mensajes que tratar dos
asuntos en el mismo. Asegúrese que su línea de introducción sobresalga de
entre una larga lista de líneas existentes. Si la suya no cautiva o llama la
atención, es posible que el archivo no sea abierto.
Extensión del mensaje
Limite el correo electrónico a una página. A los lectores les desagrada leer
demasiado texto. Trate de limitar su contenido a una pantalla (página). Use
listas, encabezados o párrafos de una sola línea, pues son mucho más fáciles
de leer.
Para documentos extensos, es mejor escribir, al inicio, un resumen ejecutivo,
así como la información complementaria como referencia. Se recomienda un
promedio de 25 líneas, cada una de ellas con un máximo de 80 caracteres.
Revise su texto tantas veces como sea necesario, antes de enviarlo a su
lector
Tómese el tiempo necesario para darle la mejor presentación evitando errores
ortográficos y de redacción, ya que así no generará mensajes ambiguos o
malos entendidos y tendrá una comunicación clara con sus interlocutores.
No use letras mayúsculas y señale claramente el final de su mensaje
No utilice mayúsculas compactas en sus correos electrónicos sólo las que se
ajusten estrictamente a las reglas ortográficas y de acentuación. Tampoco deje
mucho espacio en blanco, ya que es molesto, finalice de forma clara y
contundente sus mensajes.
1.- Concluya con un resumen o revisión de contenido, incluso podría
establecer la petición de una fecha límite o tal vez mencionar, una vez más, las
razones de su solicitud.
2.- Dele a sus documentos un adiós agradable.
Cuando esté redactando correos electrónicos, mantenga en mente los
siguientes puntos:
1. Cuide el tono. Antes de enviarlo, lea y relea el mensaje, desde el punto
de vista del receptor, para estar seguro de que sus palabras y el tono
utilizado no sean antagónicos. No utilice emojis, pues le resta
formalidad.
2. No envíe un e-mail si lo redactó enojado. Si recibe uno así, es mejor
ignorarlo que responder de la misma manera.
3. No envíe propaganda por este medio ni mensajes que el lector pueda
considerar como “basura”, ya que podría exponerse a que toda su
correspondencia sea tipificada como “spam”.
4. No escriba en un e-mail mensajes que usted no quiera que otros lean,
excepto el receptor, ya que nada garantiza que no exista otra persona
presente cuando el lector abra su correo o que alguien más tenga acceso.
Tampoco exponga información confidencial o sensible.
5. No reenvíe mensajes que usted reciba a menos que tenga la autorización
de hacerlo por parte de quien se lo envió.
PROCEDIMIENTO PARA ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES
1.- Una dirección de correo electrónico tiene dos partes separadas por una @.
2.- La parte que precede a la arroba se llama correo (mailbox). Esto
típicamente consiste de su nombre de usuario. Algunos sistemas asignan un
correo arbitrariamente.
3.- La parte que le sigue a la @ se llama dominio. Éste representa el sistema a
través del cual usted recibe su correo. Consiste en dos o más elementos
separados por puntos (dots).
El elemento que antecede al final del dominio indica qué clase de sistema está
siendo utilizado. Por ejemplo, com significa comercial; gob, gobierno; edu,
educativo y org, organizacional.
FORMATO DEL E-MAIL
El formato del correo electrónico es muy parecido al de un memorando:
1. Después de la palabra Para, inserte el nombre del receptor y su
dirección de correo electrónico.
2. Después de la palabra Asunto o Referencia, inserte una línea de asunto
que llame la atención del lector, ya que el receptor es lo primero que
leerá para ver qué tanto le parece importante su mensaje.
3. Su formato preestablecido para los correos electrónicos puede ya tener
una indicación de Copias o Cc, con objeto de que usted ya pueda
insertar el nombre y el correo de cualquier persona a la que le vaya a
enviar el mensaje, así cono Cco (copia oculta) por lo que se enviará a
más personas sin que el receptor se entere.
4. }su formato también puede proveerle una palabra guía como:
Responder a:. haga una referencia aquí, si usted quiere que le contesten
a otra dirección que no sea la que aparece en el renglón donde se indica
la palabra: De:.
5. No es necesario que indique de quién es el mensaje. Su software,
automáticamente, insertará su dirección de correo, así como su nombre
completo y desplegará la fecha y la hora en que el mensaje fue
transmitido. Además el programa desplegará, en forma automática,
líneas con información adicional, como su dirección convencional,
numero telefónico y cualquier otra información que usted desee.
6. En función de la brevedad, los saludos y despedidas pueden omitirse.
Sin embargo, siga sus preferencias al respecto.
Conclusión.
En la era en la que las nuevas tecnologías se han apropiado de extensos
territorios de nuestra vida cotidiana y laboral, la comunicación corporativa
tiende a experimentar esos cambios en las formas de comunicarse. No
obstante, permanecen tanto al interior como al exterior de las empresas, las
viejas y seguras formas de correspondencia y comunicación que mantienen
la confiabilidad, formalidad y seguridad en múltiples procedimientos que
así lo requieren, pero que poco a poco se ven infiltrados por estas nuevas
herramientas que le dan mayor versatilidad y rapidez a esos mismos
procedimientos.
Este proceso se va dando de manera paulatina en la medida en la que cada
uno de los niveles de las empresas y los clientes van confiando en la
seguridad de los mensajes y mecanismos que las TIC’S van imponiendo.