Actividad 130

Lista de
necesidades previas
a un evento

Necesitarás:
 Un objetivo para tu evento
 Recinto dónde tendrá lugar
 Invitaciones
 Posters o flyers promocionales
 Papelería (bolígrafos, blocs de notas, catálogos, lonas promocionales)
 Expertos en la materia que den una charla
 Acomodación de los visitantes (sillas y espacio suficiente)
 Catering o suficientes provisiones (agua, refrescos, café, canapés…)
 Un programa detallado de lo que tendrá que hacer el equipo y la programación del
evento
De un año a seis meses antes
Planificar un evento conlleva trabajo, por eso, debes planear con tiempo suficiente para
poder llevar a cabo tu plan al detalle.
Antes de empezar el plan, debes de saber exactamente cuál es el objetivo del evento y
qué esperas conseguir con él. ¿Es un evento de negocios? ¿Una demostración de
liderazgo? ¿Quieres hacer nuevos contactos? ¿Se trata de una presentación de producto?
Entender tus objetivos antes de cualquier otra cosa es esencial.
Pon una fecha. Un día que le venga bien a todos los que organizan el evento, y
posteriormente los invitados podrán
responder a las invitaciones que les
hagas llegar.
Probablemente, lo más importante
que tendrás que decidir es dónde
tendrá lugar el evento, como si vas a
alquilar un espacio, resérvalo con
tiempo para incluir la dirección en tus
invitaciones.
Actividad 130

Escoge el método correcto para hacer llegar tus incitaciones; ¿Vas a invitar a todo el
mundo a través de tus redes sociales? ¿Les enviarás invitaciones físicas o simplemente
por email? Entender bien al público al que estás invitando es la clave para escoger y
obtener la mejor respuesta.
Trabajar con tu equipo para potenciar las áreas del evento. Prepárate por si debes cubrir
los gastos de sus viajes si deben de acudir desde lejos para asistir a tu evento.
Tres meses antes
Confirma las horas y temáticas con los ponentes.
Revisa el diseño y los importes de las lonas publicitarias, banderolas y materiales de
papelería que serán necesarios para el evento.
Un mes antes
Revisa que todo el material de papelería y demás han llegado correctamente, y que tus
ponentes están preparados.
Confirma el número de personas que asistirán con el catering, si hay algún cambio de
última hora.
Intenta organizar y revisar el programa del evento con tu equipo, si fuese necesario.
Una semana antes
Organiza las mesas o lugares dónde se sentarán tus invitados, así como cualquier
decoración que sea necesaria.
Envía recordatorios a tus invitados confirmados.
Un día antes
Establece y organiza la zona de asientos, decoración y catering, para que todo esté listo.
Prepara a tu equipo sobre qué debe hacer cada uno, dónde deben estar y en qué deben
centrarse.