UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN

FACULTAD DE EDUCACIÓN Y HUMANIDADES

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE EDUCACIÓN PROGRAMA DE ESTUDIOS
EDUCACIÓN SECUNDARIA RIOJA

TEMA
Organización y conducción de ceremonias.

ASIGNATURA
Taller de oratoria pedagógica

DOCENTE
Lic.M.Sc. Rossana Rocio Salvatierra Juro

ESTUDIANTE
Auner Fernandez Aguinaga.

RIOJA – SAN MARTÍN

PERÚ
2020
ORGANIZAR CEREMONIAS, ACTOS Y OTROS EVENTOS.
Previo a la realización de una ceremonia o acto, la unidad responsable del mismo deberá
determinar fecha y hora de realización, considerando:
o Duplicidad de actividades en la misma fecha u hora, tanto de Casa Central como
Campus y Sedes.
o Reserva oportuna de espacios físicos, estacionamientos, equipamientos y
dependencias a utilizar.
o Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia.
o Considerar su planifcación con un plazo prudente, que permita cumplir con los
procesos establecidos.
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o Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se
considere necesaria o conveniente.
Después de fijar la fecha y la hora del acto
Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, la unidad organizadora deberá:
o Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carácter y naturaleza de la
ceremonia.
o Enviar propósito de invitación por escrito a autoridad invitada, especificando si se
desea que ésta haga uso de la palabra y, si es así, sugerir la temática a tratar.
o En caso que se desee invitar a autoridades de gobierno (presidente de la República,
ministros, senadores, diputados, etcétera) la invitación deberá ser suscrita por el rector.
o Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de
marca corporativa, indicando teléfono correspondiente para la confirmación. Se sugiere
que sean previamente visadas por relaciones públicas.
o El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo y
éste estará a cargo de la unidad organizadora, así como la elaboración de sobres y
etiquetas, además del ensobrado y franqueo (si correspondiera).
Funciones de la unidad organizadora
Paralelamente, la unidad organizadora tendrá las siguientes responsabilidades:
o Determinar y reservar lugar de realización de la actividad, en base a objetivo de la
ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre
el número de invitados, para ubicar el lugar más adecuado, de modo que no quede
gente de pie o, por el contrario, los espacios queden vacíos.
o Establecer necesidad de amplificación y equipos audiovisuales.
o Informar al Jefe de Prensa y encargada de Relaciones Públicas.
o Confirmar la asistencia/inasistencia de invitados.
 o Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar asistencia y atender la
recepción y ubicación de invitados.
o Verificar otras necesidades: presentación de coro, entrega de diplomas, obsequios y
otros.
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o Confeccionar libreto (en colaboración con Relaciones Públicas).
o Considerar maestro de ceremonia.
o Reservar estacionamientos para invitados.
o Preparar vocativos para autoridades.
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o Definir uso de testera y confrmar la presencia de los convocados a ésta.
o Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales: etiquetas, agua, vasos, banderas,
ornamentos.
o Determinar la realización de recepción (comida, cóctel o banquete), y si éste se
requiere, definir lugar, banquetero y espacios que utilizará el contratado.

Importancia del ceremonial en la organización de eventos

Ceremonial y Eventos
Si nos adentramos en los orígenes del ceremonial y protocolo, podemos encontrarlo incluso en
organizaciones de gran antigüedad, como las tribus, en donde se establecían determinados rituales
obligatorios. Ya con el correr del tiempo, pasando por la Edad Antigua y La Modernidad, el grado
de ritualismo y simbolismo fue creciendo, a lo cual se sumó la aparición de la política.
Importancia del ceremonial en la organización de eventos

Ya en la Contemporaneidad, podemos afirmar que el mundo gira sobre el ceremonial. De ahí su

importancia transcendental. El ceremonial, protocolo y etiqueta valoran y realzan las creencias y la
idiosincrasia de una sociedad en un determinado tiempo y lugar.

En la actualidad, ha dejado de considerarse una disciplina reservada solamente a la diplomacia y a

las instituciones dependientes del Estado, adquiriendo una relevancia cada vez mayor en el ámbito
privado y empresarial. Esto se debe a que se trata de una herramienta esencial en todo lo
relacionado a la vida en sociedad, que brinda la capacidad de desempeñarse correctamente en
diversos ámbitos sociales según las reglas vigentes y proporciona solidez, fluidez y soltura a la
hora de la organización de actividades sociales, académicas y culturales. En cuanto a su
implicancia en los eventos, estos necesitan cada vez más de un nivel de profesionalidad y
excelencia acorde las exigencias de la sociedad actual. La improvisación ya no tiene presencia, por
lo que capacitarse es de suma importancia.
Entonces, podemos afirmar que el ceremonial y protocolo aplicado a los eventos se convierte en
una estructura necesaria para el éxito de los mismos. Quien se dedique a su práctica deberá estar
dotado de buen gusto, tacto y paciencia. Esto se debe a que tendrá como función ordenar las
jerarquías, evitar los conflictos e imprimirles a sus tareas un profundo sentido de armonía y
estética. Otra de sus tareas será la de facilitar la comunicación entre quienes formen parte del
evento. Mediante cursos integrales de ceremonial y protocolo, se puede lograr identificar y utilizar
modalidades de relación aplicables a eventos, así como también encargarse de su organización,
programación y coordinación, ajustándose al protocolo correspondiente.

CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS

El éxito de una ceremonia depende de la actitud profesional, la creatividad y los buenos modales
de los organizadores, de la motivación, el respeto y los buenos modales de los asistentes y de la
amabilidad y la cortesía de los anfitriones. En la organización de actividades protocolares se debe
tener en cuenta lo siguiente:
o El propósito y la formalidad de la actividad.
o La fecha o fechas a realizarse.
o El número de invitados (participantes) y la lista.
o El presupuesto a utilizarse.
o El lugar, el tamaño del lugar, la iluminación, la comodidad de las sillas y la
operatividad del equipo audio visual.
o El equipo humano para organizar y conducir la ceremonia.
Las comisiones de trabajo:
Para la organización exitosa de una ceremonia se requiere organizar los recursos humanos en una
serie de comisiones, con tareas específicas y con la consigna de hacer un trabajo mancomunado.
Se debe contar, entre otras, con las siguientes comisiones:
o Comisión Organizadora.
o Comisión de Prensa y Propaganda.
o Comisión de Auspicios.
o Comisión de Ventas.
o Comisión de Logística.
o Comisión de Presupuestos, Finanzas y Tesorería.
o Comisión de Protocolo e Infraestructura.
Cronograma del preparativo:
1° Cuatro semanas antes de la actividad:
o Se tendrá culminado el Plan de Trabajo y/o de Acciones.
 o Se contará con los recursos humanos; debidamente organizados en comisiones y con
sus respectivas tareas.
o Se habrán realizado las coordinaciones definitivas con los auspiciadores,
patrocinadores y expositores.
o Se enviarán invitaciones a los invitados y/o participantes.
2° Tres semanas antes de la actividad:
Se enviará el siguiente material informativo, a los participantes:
o Copia del Programa de actividades.
o Lista de los invitados generales.
o Lista de los invitados de honor.
o Sugerencias sobre la vestimenta.
o Material necesario para la inscripción (Solicitudes).
o Carnés o distintivos de identificación.
o Información sobre los expositores.
o Se empezarán a asignar los asientos y/o mesas.
3° Una semana antes de la actividad:
o Verificar el plano de asignación de mesas o asientos
o Verificar que los nombres de los participantes estén correctos.
o Preparar material y útiles de oficina para la mesa de inscripción.
o Verificar contratos: expositores, música, flores, espectáculo, etc.
o Jefe de protocolo y su coordinador, repasaran todos los detalles.
o Se verificará el menú y/o aperitivos con el cocinero jefe.
4° El día de la actividad:
o El jefe debe estar temprano para verificar los últimos detalles.
o Tener la mesa de inscripción y/o recepción preparada.
o Dar ánimo a su personal y recalcar la importancia de la reunión.
o Colocar el plano de asignación de mesas y sillas en lugar visible.
o El Jefe de Protocolo debe estar presente, disponible y al tanto de todo, pero sin llamar
la atención.
5° Al culminar la actividad.
o Entregar al conferenciante y artistas sus cheques de pago, dentro de un sobre y con
una nota de agradecimiento.
o Agradecer por escrito a los expositores, artistas, auspiciadores y proveedores por su
cooperación y ayuda.
 o El director de la actividad preparará un informe sobre la ceremonia y hará una
evaluación pormenorizada del mismo.
o Cotejar cuentas y pagar según lo especificado en los contratos.
o Felicitar y agradecer por escrito a todo el personal que colaboró en las diferentes
comisiones de trabajo.
El maestro de ceremonias:
Toda ceremonia o acto público es producto de uno o más promotores, pero la dirección está a
cargo del orador llamado Maestro de Ceremonias, persona encargada de conducir la actividad
protocolar y de poner en contacto a los participantes con el público.
Responsabilidad del Maestro de Ceremonias:
o Prepararse minuciosamente para la actividad.
o Llegar a tiempo y verificar que todo esté listo: podio, equipo de sonido, micrófono,
luces, etc.
o Empezar la reunión a la hora exacta.
o Hacer las presentaciones debidas: Poner en contacto al público con los expositores y
autoridades presentes.
o Hacer que los presentes se sientan bienvenidos.
o Llevar la agenda del programa al pie de la letra.
o Controlar el uso del tiempo de los expositores.
o Dar las gracias a todos por su asistencia; principalmente a los expositores,
auspiciadores y público presente.
o Terminar la reunión a la hora señalada.
Funciones:
o Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades.
o Entretener y divertir al público realzando la ceremonia.
o Controlar el estado emocional del público.
Etapas en la acción del presentar:
A continuación, brindamos un ejemplo detallado del desarrollo de una ceremonia –puede ser
adaptado para cualquier tipo de ceremonia- y el papel que debe realizar el Maestro de Ceremonias.
1°. - Apertura del acto (Introducción)
a) Saludo: Damas y caballeros tengan ustedes muy buenas..................
b) Bienvenida: A nombre de................le damos una cordial..............
c) Motivo del Acto: Por su presencia en esta.................de..................
d) Objetivo del Acto: Hemos preparado un programa que incluye.......
e) Saludar y solicitar plausos a las personalidades presentes: ..............
f) Himno Nacional: Les invitamos a…………...…………………….
 g) Himno Regional: Les invitamos a…………...…………………….
2°. - Presentación de los participantes
a) Palabras de enlace. - De esta manera iniciamos.................................
b) Introducción al tema a exponerse:....................................................
c) Anunciar el título del tema: ...............................................................
d) Datos del participante: (Pasado, presente y futuro) ........................
e) Nombre del orador y solicitar aplausos: ............................................
f) Breve comentario sobre la exposición: ..............................................
(Seguir presentado a los otros participantes)
3°.- Cierre del acto (Despedida)
a) Palabras de cierre: De esta manera culminamos...............................
b) Resumen del evento: Hemos podido apreciar...................................
c) Mencionar auspiciadores: ..................................................................
d) Agradecimiento a los participantes: ..................................................
e) Agradecimiento al Público: ……......................................................
f) Despedida: Se despide de ustedes.....................................................
Recomendaciones para el desarrollo de una ceremonia:
1.- Conocer los datos personales del participante.
2.- Tener una relación ordenado de los números del programa.
3.- Controlar el uso del tiempo de cada participante.
4.- Utilizar el volumen y tono de voz, según las circunstancias.
5.- Estar a la expectativa del desarrollo de la ceremonia.
6.- No retirarse del escenario hasta que llegue el participante.
7.- Mantener agradable sonrisa y humor y saber improvisar.
8.- Tener datos y recursos relacionados a la ceremonia.
Ejemplos de principales ceremonias:
Ceremonia: Izamiento del pabellón nacional
o Jefe de línea pide permiso para dar inicio a la ceremonia.
o Se procede al izamiento del Pabellón Nacional.
o Se entona el Himno Nacional.
o Se iza la Bandera Regional.
o Se entona el Himno Regional.
o Se iza la Bandera de la Paz.
o Se procede a los discursos de orden.
o Jefe de línea pide permiso para iniciar el desfile y ordena que las bandas de músicos
ocupen su emplazamiento.
 o Inicia el desfile según el orden de precedencias.
o El Jefe de línea comunica que “el desfile ha terminado.”
Ceremonia: Fiesta de 15 años
o A las 12 de la noche ingresa la quinceañera del brazo de su padre y/o padrino. Desfilan
antes los invitados y ocupan su sitial.
o La señorita baila el “Danubio” o “Tiempo de vals” con su padre.
o El padre, o persona designada “Presenta a la Señorita ante la Sociedad”: resalta sus
virtudes y le augura éxitos y felicidad.
o La quinceañera continúa el baile de vals con padrinos, hermanos y demás familiares.
o Al lanzar el ramillete de flores (bouquet) el joven que lo gana se hace merecedor a una
pieza de baile.
o Sesión de fotos.
o Inicio de la fiesta propiamente dicho.
o En otros casos se canta el Happy Barthy ante un pastel.

Ceremonia: Matrimonio religioso

En la Iglesia:
o El novio y madrina esperan a la novia en la Iglesia.

o La novia llega con su padre, éste “entrega” a su hija.

o Los novios ingresan a la Iglesia flanqueado por “damitas” y “angelitos”.

Matrimonio católico:
En la foto anterior, boda típica en México. El matrimonio es una de las ceremonias más
trascendentales en la vida social de las personas. Encarta ® 2005.
o El Sacerdote luego de la liturgia los declara “marido y mujer”.
o Se procede al intercambio de aros.
o La “Marcha Nupcial” es tocada durante su salida de la iglesia.
o En la puerta los familiares y amigos “arrojan arroz” sobre ellos.
o Suben al auto para un breve paseo y de ahí al salón de la fiesta.
En el Salón de fiesta:
o En el salón de recepción los casados bailan “El Danubio Azul”.
o La novia arroja su ramillete de flores (bouquet) y el novio baila con la ganadora.
o En la fiesta el novio “saca la liga” de la pierna de su esposa y la arroja a los amigos, el
ganador baila con la novia.
o Brindis en honor de los recién casados.
o Sesión de fotos.
o Inicio de la fiesta propiamente dicha.
TIPS PARA CONDUCIR UNA CEREMONIA
1. Prepara un guion. Ello te obligará a tener claro el propósito, el público, el tono del
discurso y cada uno de los momentos que componen la ceremonia. Un guion le da orden
al evento y permite que fluya con facilidad.
2. Práctica la lectura antes. Ni si te ocurra darle una primera leída al guion cuando ya
haya empezado la actividad. A veces, una coma mal puesta o una tilde olvidada puede
convertir un protocolo en toda una confusión. Siempre lee antes y, si es necesario,
corrige.
3. Juega en equipo. Coordina permanentemente con todo el personal que desarrolla el
evento. Con quien está a cargo, el personal de sonido, de proyección, de iluminación, los
apoyos. El descuido de uno podría echar a perder todo lo planificado. Y claro, la cara
visible de toda la organización siempre serás tú. No te descuides.
4. No dudes en pedir ayuda. El maestro de ceremonias es un facilitador, no un
sabelotodo. Si dudas de algo, pregunta; si tienes dudas con la pronunciación de las
palabras, pregunta; no entiendes ese nombre del expositor extranjero, pregunta. A veces,
en pronunciaciones difíciles, se estila separar las sílabas: se te hará más sencilla la
pronunciación.
5. Maneja a la defensiva: Conducir una ceremonia es cómo manejar un auto: hazlo a la
defensiva. Siempre se presentan los casos en que un expositor no llega, se demora,
excede su tiempo o concluye rápido, invita a formular preguntas cuando no estaba
programado, etc. Debes tener siempre una salida ante cada situación. Como en el auto,
siempre piensa que el otro se va a equivocar. La experiencia te hará prever cada
circunstancia.
 BIBLIOGRAFÍA
o https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/organizacion-de-ceremonias.html
o https://www.capacitarte.org/blog/nota/blog-importancia-del-ceremonial-en-la-
organzacion-de-eventos
o https://www.vivracomunicaciones.com/5-tips-para-conducir-una-ceremonia/
o https://prezi.com/wtyzr1aumezt/organizacion-y-conduccion-de-ceremonias/
o https://www.eumed.net/libros-gratis/2007b/302/protocolo%20y%20ceremonia.htm
o https://prezi.com/grnsv31eabnx/organizacion-y-conduccion-de-ceremonias/