UNIDAD 6: LA INFORMACIÓN Y EL CONTROL

CONTROL:
El control es la última etapa de las funciones de la administración, esta consiste en medir el progreso hacia
los objetivos, asegurarse que las acciones se dirijan de acuerdo con los planes determinados y dentro de los
límites de la estructura de la organización diseñada para el comportamiento de dichos planes.

Implica tomas las medidas correctivas para alcanzar los objetivos previstos, medir los logros,
comparándolos con los estándares fijados en la planificación y una evaluación del desempeño global de la
organización y de cada uno de sus miembros. Es un esfuerzo disciplinario para optimizar un plan que
presupone, es una medición, un proceso de retroalimentación. Para ello se reúnen datos que conformarán
el sistema de información para el control; la planificación, la decisión y el control están de modo
entrelazados por la medición, retroalimentación y comparación de los resultados.

El control permite disminuir los costos de un proceso y lograr su optimización. Henry Fayol definió al
control de este modo: consiste en comprobar si todo funciona de acuerdo al plan adoptado, las instrucciones
dadas y los principios establecidos.

La importancia del control consiste en que ésta cierra el proceso administrativo y el control efectivo ayuda
en el esfuerzo para regular el desempeño planeado. Ayuda a unificar la comprensión de las plíticas y tiene
como fin la búsqueda de los resultados.

Principios de control:
1º. P del objetivo: el propósito del control es detectar oportunamente las variaciones en los planes,
con el fin de tomar las acciones correctivas pertinentes para que se logren los objetivos
propuestos.
2º. P de la eficiencia: el control será eficiente en cuanto a las técnicas y los sistemas implantados
sirvan para descubrir y señalar las causas de las desviaciones. A demás, que éstas se
produzcan con el mínimo costo y consecuencias imprevistas. Es necesario también
comparar los costos del control con los beneficios que proporciona el mismo. Hay que
evitar el caso común de que el costo del control sea mayor que el beneficio.
3º. P del establecimiento de normas: la eficacia del control dependerá del establecimiento de normas
claras, precisas, objetivas y adaptables para cada caso particular. Las normasque se
pueden aplicar pueden ser: cantidad de producción, calidad de trabajo, programa de
desempeño y costos.
4º. P de responsabilidad de control: el encargado de la ejecución de planificación, a nivel de dirección,
tiene la responsabilidad del ejercicio del control.
5º. P de los puntos estratégicos de control: el control debe indicar si lo planeado se cumple o no. debe
indicar dónde está la desviación, por qué se produjo y quién es el responsable. Para ello,
se definen las áreas típicas de mayor importancia en las que deben poner énfasis. Los
puntos elegidos deben considerarse como críticos. Se seleccionan los que mejor reflejan
los objetivos establecidos. A demás la importancia de los puntos de control estará
vinculada con el ramo de la empresa, su estructura, las situaciones particulares y los
objetivos de control. El propósito de establecer puntos estratégicos de control es vigilar
las actividades de trabajo que se realizan e informar de cualquier desviación en relación
con las normas.
6º. P del control directo: los controles directos están orientados a prevenir desviaciones. La calidad
de los controles directos dependerá de la calidad de los gerentes y de los ejecutantes de
las diferentes tareas.
7º. P de la acción correctiva: este principio se justifica para corregir las desviaciones y para establecer
las correcciones necesarias de la organización, la planificación y la dirección.
8º. P de la correspondencia de los planes: los controles tienen que vincular los planes y reflejar la
naturaleza específica y la estructura de los mismos.
9º. P de adecuación a la organización: los controles que se realicen deben ser correspondientes a los
niveles de autoridad reflejados en la estructura de la organización.
10º. P de control por excepción: solamente debe interesar a la dirección el análisis de las decisiones
significativas. Para ello, se seleccionan los aspectos claves de la planificación y las
normas adecuadas. Éstas deben ser económicas, oportunas y deben permitir un control
completo y equilibrado.
11º. P de flexibilidad de los controles: los controles deben ser flexibles a los efectos de adecuarse a las
condiciones cambiantes.
12º. P de adecuación: el control efectivo debe estar adaptado a la posición, a la responsabilidad
operativa, a la capacidad de comprensión y a las necesidades de las personas que se
controlan.
13º. P de la obligación del control: los responsables de los diferentes niveles de una organización deben
ejercer la función de control, durante y al final de la ejecución de los planes.
14º. P de los centros de control: los diferentes centros administ son responsabilidad de la gerencia.
15º. P de la retroalimentación: este proceso es esencial en el control, ya que va señalando el estado de
avance hacia los objetivos. La iniciativa de la retroalimentación tiene que provenir de
los controlados, luego de los jefes de los distintos niveles o de su función apoyo. La
retroalimentación proporciona al personal la información necesaria para mejorar su
desempeño y actúa como elemento de motivación.

Proceso de control:
 Establecer las normas, e refiere a la determinación de los criterios o de los estándares con los que
se puedan evaluar los resultados. La gerencia debe establecer normas de expectativas para orientar
a los subordinados y para fines de avaluación y control.

 Establecer fuentes de datos para el control que puedan provenir del sistema de información ya
implementado o será necesario determinar otra fuentes de datos.

 Interpretar y valorar los datos, esta operación es previa a la medición.

 Asegurar el cumplimiento de las normas establecidas.

 Medir el desempeño, se comparan los estándares con lo realizado y la medición se refiere a los
resultados obtenidos. La medición puede tener cuatro fases: la recepción de datos, la acumulación,
clasificación y registro de la información, la evaluación periódica de la acción concluida en una
fecha determinada y la información del estado de ejecución a la autoridad de línea superior.

 Corregir las desviaciones, la medición trae como resultado las desviaciones las que deben ser
corregidas, dichas correcciones pueden alcanzar a la estructura de la organización, a la dirección y
a los objetivos.

 Utilizar la información del control, es el resultado del proceso de retroalimentación y esta

información permite el proceso de replanificación permanente.

Niveles de control:
Control estratégico:
Relaciones con el mercado, con la competencia, con el entorno económico, los potenciales de la
organización.
Control directivo:
Control de las relaciones entre funciones, de proceso, de resultados de cada función, de asignación
de recursos.
Control operativo:
Ejecución de las tareas, rentabilidad, control financiero, eficiencia
 Métodos de control:
Controles anteriores a la acción: se utiliza para asegurarse de que todos los recursos ya sean
humanos, materiales o financieros, hayan sido presupuestados.
Controles directivos: se utiliza para detectar las desviaciones que se alejan de alguna meta normal
y para dar lugar a medidas correctivas.
Control si/no: sirve para conocer que procedimientos se deben seguir o que condiciones se deben
satisfacer antes de proseguir con las operaciones.
Controles posteriores a la acción: se utiliza para medir los resultados de una actividad que se ha
concluido.

Centros de control administrativo:

El control es un proceso integrado en toda la organización, hay controles que se hallan más directamente
vinculados con la actividad financiera de la organización y que miden la responsabilidad en ese ámbito.
Se pueden mencionar los siguientes centros de control administrativo, orientados hacia las finanzas:
Centros de utilidades: la idea consiste en que un centro de utilidades pueda ser organizado en base
a un producto, un área funcional, una fábrica o división a cargo de un cliente, quien es el responsable
de los resultados, de los ingresos, los costos, las utilidades.
Centros de ingreso: se pone énfasis en los ingresos y se orienta al mercado, es el caso del
departamento de ventas, que pueden manejar los precios y el volumen de ventas.
Centros de costos o centros de responsabilidad: el objetivo es llevar los costos a los niveles más
bajos posibles, este caso es típico del área de planificación y de administración y finanzas.
Centros de inversiones: aquí el manejo se centra en la magnitud de los activos que la organización
emplea.

Control de gestión:
Supone una evaluación cuando ya han sucedido los hechos, la tarea está a cargo de un asesor, de un
funcionario o de un organismo especializado. La gestión de control es un proceso dinámico y supone una
evaluación de la gestión en tiempo real a cargo de la responsabilidad de la empresa. A medida que ella crece
se concentrará en el aspecto estratégico, si aún no ha delegado lo suficiente o hay funciones que no pueden
delegar, también se ocupará del control directivo.
Es el conjunto de medidas tendientes a permitir a la gerencia o la dirección superior, establecer los
resultados de la gestión con el propósito de evaluar dichos resultados y efectuar el ajuste o corrección de la
acción futura a desarrollar, si ello fuera necesario.
En las pequeñas y medianas empresas la gestión de control sólo interesa a quienes dirigen la empresa,
porque independientemente de la forma jurídica, tiene pocos socios o accionistas y ellos, son los que
conforman la alta dirección. Por eso es más bien un autocontrol de la gerencia que evalúa los efectos o los
resultados de sus propias decisiones.
La gestión de control es la esencia misma de la responsabilidad directiva. Pero no existe la receta ni el
modelo único que se pueda aplicar en todos los casos. Cada empresa podrá diseñar su modelo en función
de: la actividad que desarrolla, su tamaño, los recursos humanos, materiales financieros, la tecnología que
dispone, etc.

Gestión del control estratégico:

Además de preocuparse por la capacidad potencial de una empresa es anticipatorio. Se trata de interpretar
y valorar el comportamiento de la variable externas y cómo ha respondido la organización para poder medir
las desviaciones. Este control tiene la característica de que se deben tomar decisiones correctivas antes de
completarse un proceso. Se realizan en condiciones de incertidumbre ya que deben tomar medidas en
función de la evaluación del entorno y cómo influye en el progreso para el logro de los objetivos. El control
estratégico se configura como el proceso de regulación y de dominio de sistemas para asegurar el éxito de
las estratégias formuladas, pretende el conocimiento y seguimiento de la evolución del entorno, de las
fuerzas competitivas, etc. En este nivel de control hay cuatro aspectos específicos: el control del futuro, la
observación del progreso de la acción estratégica, revisión de todas las etapas.
Gestión de control directivo:
Se refiere a las variables internas y cómo éstas son afectadas por las externas, pero el centro de interés son
las primeras. Las condiciones en que se realiza este control es el de condiciones de riesgo y se evalúa la
capacidad real y actual de la empresa. Son diferentes las razones por las que los directivos PyME deben
preocuparse por este nivel de control, en ellas se pueden mencionar las dificultades que presentan las
estructuras socio- económicas, la mutación de las variables macro y microeconómicas, la imposibilidad del
control de los costos y otras. El propietario o el gerente PyME en este nivel de gestión del control tiene que
dirigir su esfuerzo hacia diferentes planos internos de la empresa. Estos planos tales como las áreas
funcionales y otros aspectos, el directivo tiene la posibilidad de realizar una actividad previsional que
involucre las variables que indican el nacimiento, evolución, transformación y posible desaparición de una
empresa. En este nivel se conocen las probabilidades de los sucesos, es decir ocurrirán, sin que en los
hechos se concreten de acuerdo a lo previsto.

Descripción del proceso global de la gestión de control: consta de cuatro partes:

Planificación: en tres niveles, estratégico, directivo, operativo. El carácter estratégico se da porque
existe en cada organización: una acción común entre sus miembros en forma permanente
Organización es parte de un sistema mayor, la organización tienen objetivos especializados y
delimitados. La planificación directiva se refiere a cómo llevar a cabo los subobjetivos de una
empresa, a través de las áreas funcionales de las mismas, definir los recursos necesarios y los
mecanismos para tal fin. Para ello planea la estructura, los sistemas y procedimientos, los programas
y presupuestos.
La ejecución de la planificación se lleva a cabo con la definición de las funciones y de la estructura
de la organización.
La gestión: en sus tres aspectos: estratégico, directivo y pura. En esta etapa se decide, se dirigen a
las personas, se evalúan resultados a través del sistema de información de gestión con el fin de
dominar el entorno.
Gestión de control: se inicia con la comparación de los datos archivados de los procesos de
planificación y de organización comparados con los de gestión, teniendo en cuenta las normas de
política y de control. Este proceso de comparación se interpretan los datos previstos con los
realizados y se valoran. Por este proceso se miden las desviaciones y se evalúa el desempeño de la
empresa.

Elementos de un sistema de gestión de control:

1º. Globalidad: se refiere a los resultados que como en conjunto logra la empresa. Lo que interesa es
el rumbo de la empresa como una unidad que interacciona con su entorno.
2º. La cobertura: implica que los controles se aplican para verificar el cumplimiento de los planes
establecidos por la alta dirección.
3º. Responsabilidad: es la verificación de que los controles e informes estén vinculados a los objetivos
y a las variables- normas establecidas.
4º. La prioridad: se refiere a los controles establecidos están concebidos por orden de importancia que
va del nivel estratégico al operativo.
5º. Evaluación periódica: debe ser revisado con el objeto de que algunas de sus partes deban ser
modificada, anuladas, o incrementadas.
6º. Estructura del sistema: tiene que cumplir el fin específico: es una herramienta para la tarea
empresaria. Además de la necesidad de la actualización, deben ser confrontados cob otros sistemas
y con la situación que se vive en la empresa para examinar su razón de ser.
7º. Los procedimientos utilizados deben ser eficaces
8º. El costo
9º. El interés debe estar claramente definido y confirmado por los hechos
10º. La fuente de datos
11º. La selección de ciertas variables y normas que expliquen los objetivos propuestos en el plan
12º. El sistema de medición de resultados debe estar correctamente diseñado
13º. Entre otros (ver pag 461)
Herramientas de la gestión de control: son aquellas que se utilizan en la gestión de las organizaciones para
alcanzar los fines de la organización estas pueden ser: sistema de procesamiento de datos, especialmente
los electrónicos, plan de cuentas, sistema de costos, control presupuestario, análisis de punto de equilibrio,
auditoría, otros.

Técnicas de control administrativo:

Control presupuestario: es sólo un instrumento de control, no es necesario que sea aplicado en
forma integral, sino que puede parcializarse su aplicación en las áreas donde se haya demostrado su
utilidad, puede ser aplicado en la empresa como un todo, tiene expresión homogénea, acepta la
aplicación de técnicas modernas sin variar su estructura esencial.

Control no presupuestario: utilización de información estadística, es un instrumento aplicable a

cualquier sistema, los informes y análisis especiales, se utilizan generalmente en: estudios
particulares encarados para el análisis de situaciones especiales. Análisis de punto de equilibrio esun
instrumento típico de control global de la empresa, útil para la planificación.

El rendimiento de la inversión: el método Du Pont

Los gráficos complementan los informes económicos utilizados por la dirección. Este método tiene
que contar con ventajas, para que sea utilizado en forma especial ellos son: no hay narraciones que
puedan desviar el tema explicado, resulta más fácil mantener centrada la atención de todo un grupo
en un concepto determinado.
Todos los datos se refieren a una base uniforme y ofrecen una medida común de actuación para
todas las líneas de inversión.
Esta compañía basa su control general de la actuación conjunta en la razón entre las ganancias y la
inversión del capital.

Análisis del punto de equilibrio: se define como el nivel de volumen para el cual los ingresos
equivalen al costo total. El análisis de equilibrio estudia los efectos que los cambios en los costos
fijos, costos variables, volumen de ventas, precios de ventas. Corresponde a aquella capacidad de
operaciones para la cual se pasa de tener pérdidas a consegir beneficios o viceversa. Refleja la
eficiencia y la calidad de la dirección de la empresa, si el control es riguroso, el punto de equilibrio
no quedara, muy alejado del planeamiento.

La auditoría: es la comprobación científica y sistemática de los libros de contabilidad,

comprobantes y otros registros financieros y legales de una firma, con el propósito de determinar la
exactitud e integridad de la contabilidad, mostrar la verdadera situación financiera de las
operaciones y certificar los estados e informes que emiten. Fundamentalmente interna a la auditoría,
tener en claro que es un sistema de control, tiene como preocupación especial la exactitud y
confiabilidad de la información que surge de la contabilidad de la empresa

El control interno: El control interno está integrado a los que son los procedimientos
administrativos de la empresa. Es la concatenación entre las funciones de los empleados, el esquema
organizativo las rutinas de comprobantes, dentro de las empresas encaminadas a conseguir sus obj:
El control interno puede ejecutarse a través de:
1º. Auditoria operativa: se vincula a las funciones de un consultor de empresa, como revisor y asesor
en materias de procesamiento.
2º. Razones financieras: con el fin de evaluar el proceso evolutivo o no que ha tenido la empresa
3º. Control de los inventarios: determina un punto óptimo de nuevo pedido
4º. Control de calidad: de acuerdo con la norma previamente establecida, busca eliminar los defectos y
variaciones del producto detectando las causas que lo han afectado.
5º. PERT/tiempo y PERT/costo: esta técnica verifica el nivel de cumplimiento de los compromisos
programados, los costos estimados y las normas técnicas de ejecución.
6º. Control de los sistemas de procesamiento de datos: tiene como objetivo controlar los diferentes
procesos, con miras a la precisión y a la salida fidedigna.