1- ETAPA DE CONTROL

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos, todo con el fin de señalar las
debilidades y los errores a fin de rectificarlo e impedir que se produzca nuevamente.
2- Importancia de la etapa de control:
 Establecer medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
 Es aplicable a todo.
 Determina y analiza las causas que puedan originar desviaciones, para que
no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Proporciona información de la situación de la ejecución de los planes.
 Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar los errores.
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente.
3- Los principios de la etapa de control son:
 Principio del equilibrio: a cada grupo de delegación conferido debe
proporcionarse el grado de control correspondiente.
 Principio de los objetivos: se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
 Principio de la oportunidad: el control, para que sea eficaz, necesita ser
oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error.
 Principio de las desviaciones: todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizados detalladamente, de
tal manera que posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
 Carácter administrativo del control: es necesario distinguir las operaciones
de control de la función de control.
 De los Estándares: el control es posible si no existe estándares de alguna
manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean
dichos estándares.
 Del carácter medial del control: aunque parezca una cosa obvia, hay que
recordar constantemente este principio, de él se deduce también
constantemente una regla, un control solo deberá usarse si el trabajo o gasto,
etc., que impone, se justifica ante los beneficios que dé él se esperan.
 De excepción: el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, al fin de reducir costos y tiempo.
4- Las Etapas de control:
 Establecimiento de estándares: un estándar puede ser definido como una
unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual
se efectúa el control.
 Medición de resultados: consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares.
 Corrección: la utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
 Retroalimentación: es básica en el proceso de control, ya que, a través de
la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
5- Utilidad de los estándares:
 Rendimiento de beneficios: es la expresión de los beneficios obtenidos por
la empresa.
 Posición en el mercado: estándares utilizados para determinar la
aceptación de algún producto en el mercado y la efectividad de las técnicas
mercadológicas.
 Productividad: este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área
de producción, sino para todas las áreas de la empresa.
 Calidad del producto: este se establece para determinar la primacía en
cuanto a la calidad de producto, en relación con la competencia.
 Desarrollo del personal: su objeto es medir los programas de desarrollo de
la gerencia, y su efectividad.
 Evaluación de la actuación: establece las condiciones que deben existir
para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente.
6- Tipos de estándares:
 Estándares estadísticos: se elaboran con base en el análisis de datos de
experiencias pasadas.
 Estándares fijados por apreciación: son esenciales juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador.
 Estándares técnicamente elaborados: son aquellos que se fundamentan
en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica.
 Estándares cuantitativos: son de fácil medición o cuantificación y se
cuenta con unidades de medidas.
 Estándares cualitativos: criterios de muy difícil medición.
 Estándares estratégicos: parámetros para medir la eficiencia de la
empresa.
 Estándares operacionales: se basan en los mecanismos administrativos.
 7- Clasificación de los estándares más usuales:
 En cuanto al mercado: -estadísticos. -por apreciación. -técnicamente elaborados.

 Cuantitativos: -físicos. -de costo. -de capital. -de ingresos. -de programas.

 Cualitativos: -evaluación de la actuación. -curvas de comportamiento. -perfiles.

8- Para establecer un sistema de control se requiere:

 Contar con objetivos y estándares que sean estables.
 Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
 Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con
los objetivos.
 Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la
eficiencia.
 Evaluar la efectividad de los controles por medio de:
 Eliminando aquellos que no sirven.
 Simplificándolos.
 Combinándolos para perfeccionarlos.
9- Características que deben tener los controles:
 Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional: un sistema de
control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad
que se desee controlar.
 Oportunidad: un buen sistema de control debe manifestarse
inmediatamente las desviaciones, siendo la ideal que las descubra antes de
que se produzcan.
 Accesibilidad: todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación.
 Ubicación estratégica: resulta imposible e incosteable implementar
controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario
establecer en ciertas áreas.
10- Características de un sistema control efectivo:
 Los controles deben ser sencillos, fáciles de comprender.
 Los controles deben aceptarse a la forma de organización.
 Los controles han de registrar las desviaciones con prontitud.
 Los controles deben de ser apropiados para la actividad a controlar.
 Los controles deben aceptarse a las situaciones cambiantes.
 Los controles deben de ser convenientes desde el punto de vista económico.
 Los controles deben señalar el camino para aplicar una acción correctiva.
 11- Requisitos para controles eficaces:
o Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: Todas las técnicas y
sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento
se les diseño. Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen
características que les son propias.
o Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual:
Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo
individual.
o Certeza de que los controles señalan excepciones en puntos críticos:
Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de
las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se ha
diseñado para señalar excepciones.

o Búsqueda de objetividad en los controles: La administración posee

necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que la
determinación de que, si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no
dependería de consideraciones subjetivas.
Garantía de flexibilidad de los controles: Los controles deben seguir
siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes,
circunstancias imprevistas o rotundos fracasos.
Ajuste del sistema del control a la cultura organizacional: Para ser
óptimamente eficaz, todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la
cultura organizacional.
o Logro de controles más económicos: los controles deben justificar su
costo.
o Establecimiento de controles dirigidos a una acción correctiva: un
sistema adecuado debe mostrar donde se producen las fallas y de quien
es la responsabilidad de las mismas.
12- Como identificar las áreas funcionales de rendimiento: las áreas claves del
rendimiento o de los resultados son aquellos aspectos de la unidad o de la
organización que deben de funcionar con eficacia para que la unidad o la
organización tengan éxito.
13- Como identificar los puntos estratégicos de control: cuando se han localizado
estos puntos estratégicos de control de calidad de información que se tiene que
reunir y evaluar se puede reducir bastantes.
 14- Como diseñar un sistema de control:
 Definir los resultados deseados: esto se determina durante la planeación,
cuando los administradores por cuenta propia o con sus empleados,
establecen metas.
 Establecer proyecciones de resultado: las proyecciones indican de
manera confiable, cuando deben tomar medidas correctivas los
administradores.
 Establecer estándares para las proyecciones y los resultados: cuando
se establecen estándares se tienen puntos de referencia que sirven para
evaluar el rendimiento real.
 Establecer la red de información y retroalimentación: este paso
establece el medio para reunir información para las proyecciones y para
comprarlos con sus parámetros.
 Aplicar el sistema y tomar medidas correctivas cuando se requiere:
cuando el sistema se está aplicando, los administradores quizás consideren
que las proyecciones o los pares requieren ajuste con objeto de producir un
sistema de control más satisfactorio.

15- Controles financieros:

 Estados financieros: informes financieros o cuentas anuales, para dar a
conocer la situación económica y financiera.
 Balance general: comprende información clasificada y agrupada en tres
grupos principales: activos, pasivos y capital.
 Estado de resultado: muestra detallada y ordenadamente en la forma que
se ha obtenido la utilidad o pérdida del periodo.
 Razones financieras: el comportamiento financiero es relativo para la
organización y también para el individuo.
16- Las razones de mayor uso son:
 Razones de liquidez
 Razones de actividad
 Razones de apalancamiento
17- Tipos de presupuestos:
 Presupuesto de ingresos y gastos.
 Presupuesto de tiempo, espacio, materiales y productos.
 Presupuesto de gastos de capital.
 Presupuesto de efectivo.
 Presupuesto base cero.
18- Importancia de la auditoria administrativa: permite establecer en qué grado se
han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección.
19- Proceso de la autoridad administrativa:
Fase I: investigación preliminar.
Comprende la determinación del marco de referencia de la investigación.
Fase II: formulación del plan de auditoria administrativa.
La información recopilada de la fase anterior, permite elaborar el plan que deberá
seguirse en la investigación.
Fase III: ejecución de la investigación.
Consiste en el desarrollo del plan elaborado y tiene como finalidad conocer la
situación real del área investigada.
Fase IV: elaboración del informe de auditoría.
En este informe los ejecutivos conocen los aspectos positivos y negativos de la
empresa.
20- Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control:
 Cantidad
 Tiempo
 Costo
 Calidad
21- Control por áreas funcionales:
 Control de producción: se busca incrementar la eficiencia, reducir costos,
mejorar la calidad del producto.

Aspectos a considerar en el control de producción:

a) Control de calidad: en el proceso de producción debemos seguir ciertas
especificaciones en cuanto al requerimiento del producto.
b) Control de inventarios:
o Disponibilidad de cantidades adecuadas de materias.
o Evita perdidas fuertes en ventas.
o Reducir al máximo las interrupciones de la producción.
c) Control de la producción: este control es programar, coordinar e implantar
todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las
metas de producción.
d) Control de compras:
o Selección adecuada de proveedores.
o Control de pedidos.
o Comprobación de precios.
o Compras innecesarias, excesivas y costosas.
o Obtención de materiales de baja calidad.
 Control de mercadotecnia: es la evaluación de la eficacia del proceso
necesario para que el producto llegue al consumidor.
 La evaluación en toda esta área, controla otras funciones como son:
o Planeación de producción.
o Inventarios.
o Compras.
o Innovaciones en planta y equipo.
o Finanzas
o Determinación de las necesidades de efectivo.
o Necesidades de planta y de recursos humanos.
 Control de ventas: mediante este sistema mediremos el total de nuestras
ventas contra lo que se había pronosticado.
 Control de finanzas: Proporciona información acerca de la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los
recursos, departamentos y actividades que se integran.

 Control presupuestal: Como ya se estudió, los presupuestos se elaboran

durante el proceso de planeación, sin embargo, son, también, control
financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo
presupuestado.

 Control contable: Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar
con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca
de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado
periodo.

 Control de recursos humanos: es la evaluación de la efectividad en la

implantación y ejecución de todos los programas de personal.

 Auditoria de recursos humanos: se evalúan y analizan tales

deficiencias, para recabar esta información es necesario realizar
revistas.

 Evaluación de la actuación: en ella se efectuará la efectividad de los

trabajadores de la organización.

 Evaluación de reclutamiento y selección: se concentra en evaluar

lo efectivo que son los programas y procedimientos.

 Evaluación de capacitación y desarrollo: para llevar a cabo dicha

evaluación es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices.
  Evaluación de la motivación: Es uno de los aspectos menos
evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral
del personal.

 Evaluación de sueldos y salarios: Responde a la pregunta “¿son los

salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más
usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control:

 Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestamos:

La medida de la efectividad de estos programas se obtienen a través
de análisis de registros.
22- Técnicas de control: Son las herramientas de las que se auxilie el administrador
para llevar a cabo el proceso de control.
 Sistemas de información: comprenden todos aquellos medios a través
de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos
al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la
organización.
 Presupuesto: mecanismo ampliamente usado para el control
administrativo, por lo tanto, se ha propuesto que es el mecanismo para
llevar a cabo el control.
 Reportes e informes: presentan datos más extensos a fin que la
gerencia pueda formular planes.
Para hacerlos se debe tomar en cuenta

 Unidad del tema: cada informe se debe referir a un solo tema

para evitar confusiones.

 Concentración sobre las excepciones: deben revelar

indicadores importantes, puntos débiles y fuertes.

 Equilibrio entre la uniformidad y la variedad: las estructuras

de los informes no se deben de estar cambiando.

 Formas: las formas impresas son indispensables para la

transmisión de la organización.
 Control interno: es la aplicación de los principios de controla todo el
funcionamiento de la organización.
23- Control no presupuestario:
 Información estadística: Puede decirse con cierta seguridad que la mayoría
de los administradores compren mayor información estadística.
 Informes y análisis: estos ayudan en el área problemáticas específicas.
  Observación personal: es un medio de asegurar información de control
aplicable a todas las áreas claves de resultados.
 Auditorias administrativas y confiables: utilizada como auxiliar de la
gerencia para mejorar las operaciones de la empresa.
24- Control y su periodicidad se clasifica en:
 Control preliminar: es aquel que se efectúa antes de realizar las
actividades.
 Control concurrente: se ejerce de manera simultánea a la realización de
actividades.
 Control posterior: se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas.
25- El control adecuado:
El momento en que se realiza: deben planear las actividades de control y
efectuarse en la fecha que se ha programado.
El costo de las actividades de control: si las actividades de control aunmentan
considerablemente.
La claridad y precisión del control: conviene especificar de antemano cuales
actividades serán controladas.

26- Para lograr el control del tiempo se requiere:

 Identificar y eliminar lo que no se debe hacer en absoluto.
 Reconocer las actividades que puede realizar otra persona.
 Identificar la pérdida de tiempo por falta de información.
 Reconocer la pérdida de tiempo por necesidades de capacitación de
personal.
27- Fases del proceso básico de control:
 Establecimiento de normas estándares de rendimiento.
 Medición del desempeño real y comparación con las normas y estándares
establecidos.
 Corrección de las desviaciones respecto de normas y planes.