CONTROL

CONCEPTO DE CONTROL
El control se estudia como la ultima etapa del proceso administrativo, el control es una etapa primordial en la
administración, aunque una empresa cuente con muchos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar la situación real de la organización si no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El control bien aplicado es dinámico,
promueve las potencialidades de los individuos.

Ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa,
siendo su principal propósito, prever y corregir errores y no simplemente registrarlos.
Algunas de las definiciones mas aceptadas son:

BURT K. SCANLAN. Tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vallan de acuerdo con los planes
establecidos.
ROBERT ECKLES, RONALD CARMICHAEL Y BERNARD SARCHET. Es la regulación de las actividades, con un
plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
GEORGE R. TERRY. El proceso para determinar lo que se esta llevando acabo aplicando medidas de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
HENRY FAYOL. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las reglas emitidas
y con los principios establecidos.
HAROLD KOONTZ Y CYRIL O´DONEL. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la
corrección de las desviaciones.
ROBERT B. BUCHELE. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes y tomando medidas
correctivas necesarias.
ROBERT C. APPLEBY. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que
tanto los objetivos de las empresas como los planes para alcanzarlos se cumpla eficazmente.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes.
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establecen en la planeacion.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se
presentan entre la ejecución y la planeacion.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

LA EVALUACIÓN Y MEDICIÓN DE LA EJECUCIÓN DE OS PLANES, CON EL FIN DE DETECTAR Y

PREVER DESVIACIONES, PARA ESTABLECER LAS MEDIDAS CORRECTIVAS NECESARIAS.

IMPORTANCIA
El control es vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades,
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.
4. Localiza a los sectores responsables de la admón.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la realización de la administración.
PRINCIPIOS
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
 Equilibrio.-A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente, al delegar la autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta
debidamente ejercida.
 De los estándares .- Se refiere a que el control existe en funcion de la identificación de los estándares.
La efectividad del control esta en relación directa con la preedición de los estándares, los estándares
permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos limites, evitando errores y perdidas de tiempo y de
dinero.
 De la oportunidad.- El control, necesita ser oportuno debe aplicarse antes de que efectué el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
 De las desviaciones.- Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que las originan a fin
de tomar las medidas correctas para evitarlas en el futuro.
 Coste habilidad.- El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los
resultados que se esperan de el.
 De excepción.- El control debe aplicarse, a las actividades excepcionales y representativas, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.
 De la funcion controlada.- La funcion controladora por ningún motivo debe comprender a la funcion
controlada, ya que pierde efectividad el control, señala que la persona o la funcion que realiza el control
no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

PROCESO DE CONTROL
La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control es la siguiente:
 Identificación del estándar
 Medicino de resultados
 Comparación
 Detección de desviaciones
 Corrección
 Retroalimentación
 Control

La funcion del administrador no solamente se concreta a la formulación de planes, si no también implementarlos y

revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por
los cambios del medio.

Un estándar es definido como una unidad de medida que sirve como modelo, con base en la cual de efectúa el
control

Identificación del estándar.- El administrador identifica el estándar fue establecido le va a servir como
unidad de medida para evaluarlo. La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado
en su aplicación.

Medición de resultados.- Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades,
que deban definirse de acuerdo con los estándares, para llevar acabo su funcion, se vale primordialmente de los
sistemas de información por tanto, efectividad del proceso del control dependerá totalmente de la información
obtenida.
Comparación.- Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los
resultados en relación con los estándares preestablecidos.

Detección de desviaciones.- El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones y el

desempaño real y el estándar, mismas que debelan reportarse inmediatamente.

Corrección.- La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las
desviaciones con relación a los estándares, el tomar acción correctiva es funcion de carácter netamente
ejecutivo; antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

Retroalimentación.- Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información

obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el
grado y rapidez que se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control .- Antes de establecer un sistema de control se requiere:

1. Contar con objetos y estándares que sean estables
2. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
4. Evaluar la efectividad de poscontroles:
 Eliminando aquellos que no sirven
 Simplificándolos
 Combinándolos para perfeccionarlos

CARACTERISTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas
caracteristicas para ser efectivo.

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.- Un sistema de control deberá ajustarse a las

necesidades de la empresa y tipo de actividad que se deseé controlar, una pequeña empresa necesita de un
sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el depto. De ventas serán
diferentes a los controles del depto. De producción.

Oportunidad.- Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que
las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento
adecuado.
Accesibilidad.- Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su
aplicación, las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

Ubicación estratégica.- Result5a imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la
empresa, por lo que es necesario establecerlos ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico, se
relaciona con el principio de excepción, enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación
clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
a) Cantidad
b) Tiempo
c) Costo
d) Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, es inminentemente cualitativo. El factor cantidad se
aplica en actividades en las que el volumen es importante, la calidad se refiere a las especificaciones que debe
reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

EL CONTROL Y SU PERIDICIDAD
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa,
pudiendo asi clasificarse en:
A. Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades
B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultanea a la realización de actividades
C. Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas.

CONTROL POR AREAS FUNCIONALES

El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus su funciones.

Control de producción.- Busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de

la calidad del producto. El control de esta area comprende cuatro funciones:

Control de calidad .- Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el
producto. Existen diversas técnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observación hasta
técnicas mas complicadas.

Control de inventarios.- Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a
materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materia y productos para hacer frente a las necesidades de la
empresa.
b) Evitar perdidas considerables en las ventas.
c) Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos.

E l control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, la organización
debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades.
Clases de inventarios:
 Materias primas.
 Materias en proceso.
 Productos terminados
 Partes de la maquinaria o herramientas

Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido
y reposición, cardex de entradas y salidas; hasta técnicas más complejas como la investigación de operaciones,
las computadoras y métodos matemáticos.

Control de la producción.- El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las
medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades productivas, e indicar el modo, tiempo y lugar
mas idóneos para lograr las metas de producción. Un sistema de producción reporta los siguientes beneficios:
 Disminución de tiempos ociosos
 Reducción de costos
 Evita demoras en la producción
 Permite cumplir, al depto. de ventas sus compromisos con los clientes
 Incrementa la productividad

Control de compras.- Esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como:

 a) Selección adecuada de los proveedores
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el depto. solicitante
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material
d) Determinación del punto de pedido y de reorden
e) Comprobación de precios

Este tipo de control promueva la eficiencia al evitar:

 Compras innecesarias, excesivas y caras

 Adquirir materiales de baja calidad

 Retrasos en los programas de producción y otras áreas

Control de mercadotecnia.- Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se
hace llegar el producto al consumidor, comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución,
publicidad y promoción.

Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en donde se analiza si las metas mercadologicas se
han cumplido o no, la evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo
c) Evaluación de la efectividad de loa vendedores
d) Controlar otras funciones que estén relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:
☼ Planeacion de producción
☼ Inventarios
☼ Compras
☼ Investigación y desarrollo
☼ Trafico
☼ Innovaciones en plana y equipo
☼ Finanzas
☼ Determinación de las necesidades de efectivo
☼ Necesidad de planta y de recursos humanos

Control de ventas.- Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este
control, ya que permite fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las
cuotas
que se deben cubrir. Tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto rapidez de entrega del producto,
mejorar las facilidades de crédito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas
publicitarias, revisar periódicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus
áreas de acción y ampliar sus perspectivas.

Control de finanzas.- Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento
en términos monetarios de los recursos, deptos. y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar
pérdidas y costos innecesarios, para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización.
Básicamente comprende cuatro áreas:

Control presupuestal.- Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacion, también son control
financiero al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado y proporcionar las bases
para aplicar las medidas correctivas adecuadas.
Control contable.- Ninguna empresa puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo, el objeto
contable consiste identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que la gerencia adopte
las decisiones mas atinadas para futuras actuaciones.

La contabilidad proporciona esta información a través, de registros, estados financieros y de su analisis de

interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares
medidas o indicadores de la situación financiera de la organización.

Costos.- Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y analisis
detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.

Auditoria.- La auditoria contable tiene como funcion primordial dictaminar si la información financiera presenta
fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos: Esta evaluación se realiza con base
en la revisión y examen detallado de todos los requisitos contables de la negociación con el fin de verificar:
 La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros
 Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, que
su aplicación sea consistente

La auditoria es el control aplicado al control financiero y su utilización es trascendental en cualquier empresa.

Control de recursos humanos .- Su funcion es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de

todos y cada una de los programas de personal, y de cumplimiento de los objetivos de esta depto.

Auditoria de recursos humanos.-Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del
personal, con el fin de corregir deficiencia. Incluye además la realización del inventario de recursos humanos a
través del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, caracteristicas y conocimientos de todos
y cada une de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación.-Mide la efectividad de los miembros de la organización, con base a estándares de

actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, autencismo etc. Los factores
se determinan con base en registros estadísticos y se comentan con los supervisores, sirven como base objetiva
para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose asi conflictos y apreciaciones subjetivas.

Evaluación de reclutamiento y de selección.- Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos de

esta área mediante el analisis de aspectos como:
 Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos
de la empresa
 Retiros y despidos ( las causas que los provocan)

Evaluación de capacitación y desarrollo.- Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero también muy
necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
1. Productividad
2. Desarrollo del personal

Evaluación de la motivación.- Es uno de los aspectos manos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es
medir la moral del personal; se realiza a través de:
 Encuestas de actitud
 Estudios de ausentismo, retardos y rotación
 Frecuencia de conflictos
 Buzón de quejas y sugerencias
 Productividad

Evaluación de sueldos y salarios.- Algunas de las medidas mas utilizadas para efectuar esta tipo de control son:
 Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares
 Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad
 Conflictos salariales
 Presupuestos de salario
 Evaluación de puestos

Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones.- La medida de la efectividad de estoa programas
se obtiene a través de analisis de registros y estadísticas relativos a:
 Índices de accidentes
 Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones
 Analisis de ausentismo
 Sugerencias y quejas
 Estudios de fatiga

El control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual depto.
pertenezcan y que los controles y técnicas variaran de acuerdo con el tamaño y las nesecidades de cada empresa.

TECNICAS DE CONTROL
Son las herramientas de las que se auxilia el administración para llevar a cabo el proceso de control, muchas
técnicas de planeacion son, de control y de esencia los controles no son mas que sistemas de información.

Sistemas de información.- Comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de
los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización, los
sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, archivos, etc. la necesidad de implantar
un sistema de información es muy importante ya que muchas veces el deseo de controlar pueden originar papeleo
excesivo.

Reportes e informes.- Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente se pueden clasificar en:
 Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones
 Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin que la gerencia pueda formular planes
En términos generales al diseñar elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
Unidad del tema
 Concentración las excepciones
 Claridad y concisión
 Complementarse con presentaciones graficas
 Equilibrio entre uniformidad y la variedad
 Frecuencia de los reportes
 Evaluación de la información

Formas.- Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a
las actividades que se desarrollan en cada depto. las formas facilitan la transmisión de información a la vez que
sirven para registrar adecuadamente las operaciones.

Control interno.- Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la

organización; sus propósitos básicos son:
 La obtención de información correcta y segura
 La protección de los activos de la empresa
 La promoción de la eficiencia en la operación.