5.

4 Actividad El Control Administrativo patricia rodriguez

1. Explique el concepto e importancia del control administrativo.

Dentro de la teoría y los estudios económicos y empresariales, el control administrativo
se considera una de las fases que componen el proceso administrativo.
Mediante las funciones de control, las distintas organizaciones persiguen vigilar su
funcionamiento. Es decir, establece patrones de seguimiento que permitan observar el
rendimiento de la compañía.
El motivo principal de su existencia es la valoración de parámetros que informen de un
correcto funcionamiento a la hora de perseguir su misión o su actividad económica.
Rasgos principales del control administrativo
Dentro de las funciones administrativas pertenecientes al control administrativo se
encuentran en común una serie de características:
Evaluación y seguimiento de procesos: Mediante la observación de la actividad de la
organización, se pretende medir su funcionamiento y los niveles de eficiencia que
arroja.
Elaboración de patrones y métricas: Tras la observación, el correcto control
administrativo debe servir para establecer ratios o niveles óptimos de producción,
funcionamiento, etc.
Búsqueda de eficiencia: El control administrativo busca la desaparición de diferencias
entre lo planificado y lo ejecutado. Para ello, precisa de procesos administrativos y de
producción lo más cercanos posible a los planteados en origen.
Identificación de anomalías: Teniendo en cuenta los puntos anteriores, el control debe
identificar errores o incumplimientos procesales que aparezcan en el día a día de una
organización.
Modalidades de control administrativo
La labor administrativa enfocada al control se realiza de modo diferente atendiendo al
momento o punto temporal en el que tenga lugar:
Prevención y anticipación: Este tipo de control administrativo es planteado previamente
al inicio de los procesos. Se refiere a la observación de los recursos a emplear, su
consecución y disposición atendiendo al criterio de la planificación.
Observación simultánea: De modo concurrente se establecen parámetros de control
simultáneos al proceso administrativo. De este modo se obtienen datos acerca del
aprovechamiento de los inputs y se detectan anomalías en tiempo real.
Retroalimentación: Una vez finalizado un proceso se extraen conclusiones acerca de
su rendimiento, con el objetivo de definir sus posibles aspectos a mejorar para el futuro.
Dicho lo anterior, se observa que la etapa de control está intrínsecamente relacionada
con la planificación.
Es decir, un buen control y su ejecución deben facilitar que el diseño y la planificación
estratégica inicial se cumpla sin desviaciones funcionales.
Su coordinación y el cumplimiento eficiente de los objetivos de la empresa serán
traducibles, por tanto, en la consecución de beneficio económico.

2. Describir la naturaleza y alcance del control.

El control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en
el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso
realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos
forma parte central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel
directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales
y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el
propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los
métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el
éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente
técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan
factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
2. Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se
revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el

PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan
nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los
planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados
con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para
alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con
lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los
objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función
o del área en que se aplique; puede ser entendida:
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la
planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para
acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en
que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un
grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso
de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento
continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los
patrones normales, haciendo posible la debida regulación.
Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de
los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la
cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción,
coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar.
Regular.
Comparar con un patron.
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Evidentemente todas esas definiciones
representan concepciones incompletas del control.

3. Explicar en qué consiste el proceso básico del control.

La función gerencial de control consiste en la medición y corrección del desempeño

para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para
alcanzarlos se cumplan.
Los sistemas y técnicas de control a implementar en cualquier actividad,
procedimientos administrativos, la calidad del producto y cualquier otra cosa son en
esencia los 1. Establecer estándares
2. Medir el desempeño contra estos estándares
3. Corrección de las desviaciones
mismos. El proceso de control básico, en cualquier parte que se encuentre y sea lo que
sea que se controle, incluye tres pasos:
Veamos en qué consisten cada uno de ellos.
1. Establecimiento de estándares
El primer paso del proceso de control es establecer planes. Pero dado que estos
varían en detalles y complejidad y que, por lo común, los administradores no pueden
vigilar todo, se establecen estándares especiales. Los estándares son criterios de
desempeño, son aquellos puntos seleccionados de todo un programa de planeación en
los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban
señales de cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de
los planes.
Hay diferentes tipos de estándares, entre los mejores se pueden mencionar las metas u
objetivos verificables.
2. Medición del desempeño
La medición del desempeño debería realizarse sobre una base de mirar hacia al frente
para que las desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran. Aquel
administrador capaz de tener esta cualidad, en ocasiones predice posibles
desviaciones de los estándares. En ausencia de tal capacidad, las desviaciones deben
ser descubiertas tan pronto como sea posible.
3. Corrección de las desviaciones
La corrección de desviaciones es el punto donde el control se puede ver como una
parte de todo el sistema de administración y relacionarlo con las otras funciones
gerenciales. Requiere saber con precisión donde aplicar las medidas correctivas en la
asignación de los deberes individuales o de grupo.
La manera en que se pueden corregir las desviaciones es volviendo a trazar los planes
o modificando las metas. También, un administrador, puede corregir las desviaciones al
ejercer su función de organización a partir de la reasignación o aclaración de tareas.
Otra forma de corregir es a partir de una mejor dirección, una mayor explicación de la
tarea o técnicas de liderazgo más efectivas.

4. Describir los tipos y características de los sistemas de control.

Control preventivo: este se realiza antes de hacer alguna acción. Su función es
garantizar que el proyecto se lleve a cabo sin correr ningún tipo de riesgo. En este
control se debe verificar la disponibilidad de todos los recursos necesarios, teniendo en
consideración los costos que deberán asumirse.
Control concurrente: este control se lleva a cabo durante los procesos. Su función es
garantizar que todos se realicen de manera óptima, supervisando las distintas etapas y
asegurándose de que no se comprometa la calidad o la seguridad.
Control de retroalimentación: este control se lleva a cabo una vez finalizado el
proceso o actividad. Su objetivo consiste en obtener información acerca del desempeño
del proceso y las posibles mejoras a implementar.

5. Explicar los Diseños de sistemas de control efectivo.

Las empresas logran sus objetivos al desarrollar planes estratégicos e implementar
sistemas de control para garantizar que sus operaciones se lleven a cabo según el
plan. Tales sistemas de control son efectivos cuando limitan las desviaciones del plan
estratégico y alertan a la gerencia cuando estos alejamientos son lo suficientemente
importantes como para poner al plan en peligro. Además, los sistemas de control
efectivos garantizan que todas las actividades de la empresa cumplan con los
requisitos legales y regulativos y los estándares internos. Esto adquiere principal
importancia en empresas pequeñas, donde las prácticas suelen ser más informales}Un
factor fundamental en la efectividad de un sistema de controles la calidad de la
información que recibe. La información de un sistema de control debe ser precisa y
actualizada. Los mejores controles obtienen las informaciones de los puntos donde
las operaciones la generan, como cifras de venta basadas en facturas y envíos
justificados según las especificaciones de embalaje. Para que la administración tenga
tiempo de evaluar problemas y adoptar medidas correctivas, la información debe ser
reciente. En muchos casos, los sistemas de control pueden suministrar datos en tiempo
real, pero aún deben procesar muchos datos financieros, lo que da lugar a demoras.

Planificación
La mera información de un sistema de control no es útil para la administración a
menos que sea posible una comparación con los puntos de referencia y objetivos.
Para permitir tal comparación, es fundamental que exista una estrecha integración del
sistema de control con el proceso de planificación. Si el plan estratégico exige un
determinado nivel de calidad definido por los resultados de las pruebas, el sistema de
control debe seguir la pista de esos resultados. El enfoque del sistema de control
debe coincidir con el del plan estratégico.
Flexibilidad
Un sistema de control efectivo es altamente flexible. Estos significa que tiene la
adquisición general de datos y la capacidad de procesarlos para que la gerencia
pueda adaptarse a las situaciones de cambio. Si los datos recopilados de una fuente
dejan de reflejar la situación real, la gerencia debe ser capaz de identificar otras
fuentes mejores y adaptar el sistema para que suministre dicha información. En tal
caso, el sistema se debe adaptar para aceptar nuevos procesos comerciales que
permitan controles administrativos en esta área de actividad reciente.
Objetividad
Los administradores deben ser capaces de tomar decisiones y actuar en base a los
resultados del sistema de control. Pueden ser creíbles y recibir el acatamiento de sus
decisiones sólo si las mismas se basan en evaluaciones y datos objetivos. Para lograr
dicha objetividad, los sistemas de control deben ser transparentes y medir los
parámetros que son relevantes para la empresa. Los sistemas de control son más
efectivos cuando sus resultados indican el tipo de medida correctiva necesaria.
Aspectos económicos
El costo de un sistema de control debe ser razonable en comparación con la empresa
en la que se desarrolla. Los beneficios anticipados y los ahorros que resultan de la
implementación y el uso de un sistema de control deben ser acordes a los costos de
la instalación y administración de este. El objetivo del sistema es reducir costos
inesperados y alcanzar objetivos competitivos, por lo que un sistema de control
excesivamente costoso o indiscreto aumenta los gastos y reduce la competitividad.

6. Cuál es la importancia de los Registro de las operaciones y evaluación de

resultados.
Una de las actividades fundamentales en todo negocio es la evaluación de los
resultados. Evaluar es la herramienta que nos permite detectar problemas existentes, o
prever problemas futuros. Una correcta evaluación debe arrojar información específica
acerca de lo que se hace bien y de lo que se hace mal, para permitir el diseño de
estrategias que permitan aprovechar y corregir.

Por lo tanto, la evaluación debe ser una práctica permanente y llevarse a cabo tan
frecuentemente como la situación lo requiera. En un sentido básico, la evaluación debe
responder las siguientes preguntas:
¿Qué tan efectivas han sido las acciones tomadas?
¿Qué es necesario corregir o ajustar?
Por lo tanto, los instrumentos de evaluación deben proporcionar la información
adecuada para poder responder correctamente las preguntas anteriores.
Consejos para evaluar
Establecer objetivos específicos. No es posible evaluar algo si no se sabe qué es lo
que se debe evaluar. Antes de poder evaluar tus resultados será necesario haber
establecido, con toda precisión, los objetivos de desempeño que se espera obtener.
Determinar los criterios a evaluar. De la mano con el punto anterior, es indispensable
determinar correctamente aquello que debe ser evaluado, evitar ambigüedades y elegir
los «verdaderos resultados».
Elegir los instrumentos adecuados. Para obtener información correcta es necesario
que el instrumento sea el adecuado. De nada servirá evaluar, por ejemplo, la
satisfacción del cliente mediante la evaluación del presupuesto de gastos. Existen
instrumentos diseñados específicamente para este fin, como pequeñas encuestas
aplicadas al momento de la venta. Aunque múltiples instrumentos pueden estar
relacionados, su aplicación debe ser específica y diseñada correctamente para evaluar
el criterio correspondiente.
Evaluar constantemente. No significa mantenerse evaluando en todo momento, sino
evaluar cuando se debe hacerlo. Si el objetivo planteado requiere revisar cada semana,
diariamente, o en cualquier otro intervalo de tiempo, es necesario hacerlo para
controlar que se está logrando el cometido. De aquí se desprende la importancia de
realizar una adecuada planeación previa.
Utilizar los resultados de la evaluación. La finalidad principal de las evaluaciones es
servir como instrumento para la toma de decisiones y, por consiguiente, acciones. Las
acciones podrán ser preventivas o correctivas, pero deben llevarse a cabo. Es decir, de
nada sirve realizar el mejor proceso de evaluación si la información obtenida no nos es
útil. Las evaluaciones deben servirnos para tomar acciones que permitan a) corregir
cuando sea necesario, b) mejorar lo que es posible mejorar y c) comprobar que se
hace lo correcto.

¿Qué puede ser evaluado?

Prácticamente todos los aspectos de un negocio pueden ser evaluados:
Satisfacción del cliente
Clima y satisfacción laborar
Ventas
Costos
Productividad
Rotación de personal
Retorno sobre la inversión
etc.
Pero esto no significa que debas dedicar tu esfuerzo a evaluar todos los aspectos
cuando tienes un negocio pequeño. Se trata de ser práctico y funcional. Me refiero a
una cuestión fundamental en la que deberás pensar antes de diseñar tus evaluaciones:
¿Que necesito evaluar en este momento?
Debes establecer tus prioridades, porque lo mismo que la planeación, la evaluación es
una inversión que deberás asumir, y la cual, por supuesto, deberá estar justificada
mediante los resultados que produzca.
Empresas de gran envergadura pueden acceder y están obligadas a hacerlo a
evaluaciones de la mayoría de los aspectos de la organización. Cuentan con los
recursos técnicos, económicos y humanos para hacerlo, y hacerlo puede otorgarles
mejores resultados. Sin embargo, para los negocios pequeños, sujetos a limitaciones y
restricciones más visibles, deben establecer prioridades y seleccionar los aspectos
esenciales que les permitan mejorar su operación y alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo, una papelería debería elegir evaluar sus ventas mensuales antes que
evaluar el clima laboral y satisfacción de sus empleados, sobre todo si solo el dueño es
quien labora en ella. Al mismo tiempo, el instrumento elegido, debería permitirle evaluar
las ventas de productos específicos, de modo que, el propietario, pueda decidir qué
productos mantener en existencia y cuáles son prescindibles.
Por lo tanto, elegir los criterios a evaluar, junto con los instrumentos adecuados, es tan
importante como la evaluación misma. Para elegir que evaluar en tu negocio, puedes
empezar por responder a lo siguiente:

7. Describir el Proceso de retroalimentación

La retroalimentación empresarial es uno de los pilares fundamentales para la
construcción de un equipo productivo y capacitado. Gracias a ella es posible tener una
comunicación efectiva, mejorar la toma de decisiones, y optimizar los flujos de trabajo.
En el mundo empresarial y en la gestión de empresas, el término feedback (la versión
en inglés para hablar de lo qué es la retroalimentación), se utiliza a diario para hacer
referencia a las evaluaciones de las tareas realizadas por un equipo de trabajo, es
decir, es una especie de sistema de control sobre las acciones de un colaborador en la
compañía.
Pero la retroalimentación empresarial no es un trabajo de una sola persona: es un
trabajo en conjunto, tanto del emisor como del receptor (quienes integran este sistema),
tienen una participación fundamental en el proceso de comunicación. Es decir, el
feedback no es unidireccional, sino bidireccional.
Esta relación bidireccional del feedback en una empresa debe estar basada en la
confianza, la transparencia y contar con una completa armonía para generar una
comunicación efectiva que se traduzca en la optimización de las tareas.
El desarrollo de habilidades de comunicación puede ayudarte a generar un feedback
positivo en tus colaboradores y compañeros de equipo. El trabajo de un líder no es
fácil, en especial cuando se trata de hacer evaluaciones de desempeño, ya sea por
nuestro tono de voz, o simplemente por no contar con las palabras adecuadas en ese
momento.
Ya debes tener una idea más clara de qué es la retroalimentación y cómo, a través de
ella, puedes llegar a ser una fuente de inspiración para tus compañeros de trabajo,
siendo un gran líder, pero más importante aún, buscando mejorar la comunicación con
tus colaboradores.

Tipos de retroalimentación
Kumar Abhishek, miembro del consejo de Forbes, asegura que “el iniciador de la
retroalimentación necesita generar confianza y seguridad psicológica en el proceso. De
lo contrario, la retroalimentación constructiva puede convertirse fácilmente en
destructiva”.
Cuando Abhishek habla de retroalimentación constructiva y destructiva, se refiere a los
dos tipos de feedback que podemos dar y/o recibir.
Veamos los tipos de retroalimentación con algunos ejemplos.
1. ¿Qué es un feedback positivo?
Aunque parece que cualquier persona puede entender la definición de un feedback
efectivo, muchas veces desconocemos qué es la retroalimentación efectiva y cómo
aplicarla en nuestro día a día.
Cuando hablamos de un feedback positivo, no solamente debemos resaltar los puntos
fuertes de nuestros colaboradores, sino resaltar aquellos que deben ser mejorados, es
decir, realizar una crítica constructiva.
Muchas veces se confunde la retroalimentación positiva con elogiar a nuestros
compañeros de trabajo por realizar sus tareas, o felicitarlos ocasionalmente. Sin
embargo, no es sólo eso: debemos ayudarlos a crecer y a mejorar sus habilidades.
Algunos ejemplos de feedback positivo pueden ser los siguientes:
“La manera en que resuelves los problemas es un claro ejemplo para tus compañeros”.
“Creo que tienes una habilidad única para hacerte cargo de este proyecto, cuento
contigo para llevarlo a cabo”.
“Sería ideal ver cómo lideras la próxima reunión, trae tus mejores propuestas”.

2. ¿Qué es la retroalimentación negativa?

Por otro lado, el feedback negativo, a diferencia de lo que es la retroalimentación

positiva, está enfocado en resaltar solamente los errores y las fallas, algo que muchas
veces puede desmejorar el rendimiento de un colaborador, y que no es nada útil
para que estas fallas se corrijan.
Sin embargo, existen formas de convertir el feedback negativo en una herramienta para
que las personas entiendan qué aspectos deben mejorar, y ayudarlos a realizar sus
tareas de una forma eficiente.
Hay dos maneras de realizar una retroalimentación negativa:
La forma directa, en la que la retroalimentación se enfoca en hablar de los problemas
de desempeño o los errores que se han cometido.
Por ejemplo: “estoy muy preocupado, en las últimas reuniones te he visto disperso,
cómo si no supieras de lo que estamos hablando. Es momento de que empieces a
prestar más atención a tu trabajo.
La técnica del sándwich, en la que debemos realizar primero un comentario positivo,
resaltar las fallas y, por último, motivar a que nuestro colaborador siga esforzándose.

Un ejemplo de la técnica del sandwich sería: “estoy satisfecho con el desempeño que
has tenido últimamente. Sin embargo, considero que puedes mejorar tus
presentaciones y hacerlas más accesibles para el equipo. Estoy seguro de que podrás
conseguirlo, no te desanimes”.
La técnica de sándwich es una de las mejores maneras de motivar a los colaboradores,
ya que genera una especie de compromiso en la persona y le ayuda a enfocarse en su
rendimiento laboral.
Según un estudio realizado por Jack Zenger, columnista de Forbes y de la Harvard
Business Review, se les preguntó a 7.631 líderes de equipos y gerentes si creían que
dar retroalimentación negativa era estresante o difícil, “y el 44% estuvo de acuerdo.”
Es decir, cuando la retroalimentación empresarial tiene el propósito de resaltar cuáles
son los aspectos que debe mejorar cada persona, resulta más difícil saber cómo hablar
y qué cosas decir para no afectar el desempeño de los colaboradores.
En este punto ya tienes una idea más clara de lo que es la retroalimentación
empresarial y cómo, de distintas maneras, podemos influir, positiva o negativamente en

el rendimiento laboral de los colaboradores y en su actitud en el equipo de trabajo.

¿Por qué es importante la retroalimentación en los equipos de trabajo?
Además de saber qué es la retroalimentación empresarial, es importante que entiendas
por qué es tan importante el feedback dentro de los equipos de trabajo, cuál es el
impacto que tiene sobre los colaboradores, y cómo puede afectar el desempeño.
Para conocer la importancia de la retroalimentación, veamos nuestro ambiente laboral
como un hogar, dónde convivimos con varias personas. Cada uno de estos integrantes
está a cargo de una determinada función dentro del hogar: si alguna de estas tareas
falla, el funcionamiento del hogar se ve afectado.
Y aquí entra en juego la retroalimentación empresarial si alguno de los colaboradores
de una compañía no realiza sus tareas de la forma adecuada, el funcionamiento y la
productividad de la organización disminuye.
La retroalimentación es una herramienta indispensable para el bienestar de las
empresas. Por eso, cada vez más empresas se preocupan por conseguir herramientas
que les permitan optimizar sus procesos de comunicación interna.
Hay varios elementos que influyen positiva o negativamente en la manera en cómo
damos y/o recibimos el feedback, siendo uno de ellos nuestras expresiones corporales
y faciales.