Carmen Rosa Machado Berroa
La unidad didáctica está orientada a desarrollar, en el
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS.ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE
HOSTELERÍA
futuro administrador, habilidades y conductas sociales
que les permitan desenvolverse de manera adecuada
en distintas situaciones y actividades, tanto en el
ámbito personal como en el organizacional.
Contempla el estudio de las situaciones internas de la
organización donde se hace necesaria la aplicación de
un correcto protocolo, las principales técnicas y reglas
de ceremonial y protocolo, los criterios que se
emplean para establecerlas en la organización, y las
técnicas de organización y conducción de eventos.
carmenmachado@isphde.edu.pe
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UNIDAD DIDÁCTICA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ACTIVIDAD 1: LA PLANIFICACIÓN

Una de las notas más relevantes de la empresa moderna es la del desarrollo de su actividad en
entornos cada vez más cambiantes, interrelacionados e inciertos. En esta situación, la
supervivencia empresarial exige no sólo un alto grado de competitividad continuada para
permanecer en el mercado, sino también que los objetivos hayan sido cuidadosamente
establecidos y se disponga de instrumentos y medios necesarios para su logro.

EJERCICIO

Planificación De Metas: Pasos Para Su Realización

«La diferencia entre un sueño y un objetivo es una fecha y un plan de acción, porque sin tomar
acción, nada se consigue».

Podemos ser muy ambiciosos y ponernos muchos objetivos en

la vida, pero si no sabemos organizarnos y planificar para
llevarlos a la realidad, esas ganas no servirán de nada.

Así que olvídate de las listas infinitas de tareas que no te llevan

a ningún sitio y aprende a planificar tus metas para tener los
resultados que buscas.

A continuación, realizaras:

1. Tu lista de prioridades: Para esto te recomiendo el ejercicio de la rueda de la vida,

que consiste en evaluar cada área de tu vida para encontrar puntos de mejora y ponerte
objetivos para avanzar. De los más importantes a los menos importantes.
2. Establece metas intermedias: empieza visualizando como quieres que sea tu vida
en, por ejemplo, 10 años…Y después te preguntas, para conseguir eso, ¿Dónde tengo
que estar en 5 años? ¿Dónde tengo que estar en 1 año para acercarme al objetivo de 5
años? ¿Y en 1 mes? ¿Qué tengo que haber conseguido en 1 mes para acercarme a mi
objetivo del año? ¿y hoy? ¿Qué debería hacer hoy para conseguir mi objetivo del mes?
Sin duda, estás aprendiendo precisamente cómo
planificar esas metas para crear la vida que quieres.
Como ves, se trata de no dejar las cosas al azar y
que planifiques por adelantado para que tus tareas cada
día, cada semana, cada mes, te acerquen poco a poco a tus objetivos.
3. Crea un plan de acción de tareas: Una vez que tienes claras las metas intermedias,
por ejemplo, el objetivo a un mes vista, vamos ahora a hacer el plan de acción para
conseguirlo. Haz una lista de todas las tareas que necesitas completar para lograr tu
objetivo e intenta ser lo más detallado posible. Al principio puede que te cueste y no
sepas de antemano todas las cosas que hacen falta para completar el objetivo. No pasa
nada, es normal, y aparecerán nuevas cosas que irás añadiendo sobre la marcha, es
cuestión de práctica. Y si en algún punto ves que te cuesta tomar acción y empiezas a

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retrasar, puede que tengas que dividir las tareas en actividades más específicas y
sencillas.
4. Analiza y delega tareas: Ahora que puedes ver todo el proyecto de principio a fin,
analiza cada tarea con más detalle. ¿Tiene fecha límite o algún tipo de plazo? ¿Hay
algún paso que puedas dejar de lado y seguir cumpliendo tu objetivo? ¿Qué tareas
podrías delegar en otra persona? ¿Necesita otros recursos para poder cumplirlos? Ten
en cuenta que una de las formas más efectivas para avanzar en cualquier proyecto es
delegar algunas de esas tareas, ya que te permitirá ir más rápido y de esa forma ser más
productivo. Y no olvides poner todas tus acciones en un calendario y hacer un plan
diario para lograr todos tus objetivos.
5. Revisa tu plan de acción para saber cómo planificar tus metas: Y, por último,
para que tus proyectos avancen hacia el resultado final, hacia tu objetivo, tienes que
hacer revisiones semanales para ver las tareas completadas y planificar qué siguientes
tareas vas a hacer la próxima semana. Cuando sientas que las cosas no van bien, busca
una manera de mantenerte motivado. Es algo que parece obvio, pero en la mayoría de
casos el plan no falla, eres tú el que abandona por no trabajar de forma regular y
constante, con un objetivo en mente. Así que utiliza estas revisiones para analizar
posibles puntos de bloqueo, tareas que estés procrastinando, que no sepas cómo hacer
o no dispongas de los recursos adecuados, y busca soluciones para poder seguir
avanzando. “Tu futuro se crea con las acciones que haces hoy, no mañana”. Es decir,
lo más importante del plan es ejecutarlo, dar pasos cada día hacia eso que quieres
conseguir. Pero es muy fácil perder el rumbo en el caos del día a día. Así que cada vez
que estés haciendo algo pregúntate: ¿Esta tarea, esta actividad, esto me acerca a mis
objetivos? Si te acerca, genial. Y si no te acerca, entonces quizás no deberías estar
haciéndola.
Y ahora… Aprende a como planificar tus metas para ya no tener más excusas y sentir
por fin que avanzas hacia la vida que quieres.

Planificación

Se puede definir como el proceso que determina los grandes objetivos de una organización y las
políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para
conseguir tales objetivos.

La planificación aparece como el instrumento fundamental de la dirección empresarial, al

abordar y responder a cuestiones tales como: la filosofía; el propósito; la línea de actuación y
los objetivos a conseguir; las políticas de investigación y desarrollo, de tecnología o de
producción; los productos a elaborar o los modos en que se estará presente; la forma de
competir; los canales de distribución; los recursos y cuantas cuestiones sean relevantes para
la empresa. Algunas de las razones que justifican el porqué de la planificación son las
siguientes:

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• Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas

unidades de la empresa hacia un fin concreto.

• Puede ayudar mejor a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas

pueden neutralizarse y las oportunidades potenciarse.

• Facilita la adaptación al entorno y al cambio.

• Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.

La tipología de la planificación puede establecerse con arreglo a dos criterios: por una parte,
puede distinguirse entre planificación general y funcional, según que se refiera al conjunto de
la actividad empresarial o a cada una de sus áreas de actividad específicas; y, por otra parte,
puede establecerse una distinción temporal en los planes, según se planifique a corto, medio
o largo plazo.

Elementos de la Planificación.

En el proceso de planificación intervienen una serie de elementos y variables, cuya

conceptualización es necesaria.

MISIÓN

La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo.

Es identificar la función que cumple esta organización en la sociedad; siendo por esto la razón
de ser de la organización. Se compone fundamentalmente de:

1. ¿Quiénes somos?

2. ¿Qué buscamos?

3. ¿Qué hacemos?

4. ¿Dónde lo hacemos?

5. ¿Por qué lo hacemos?

6. ¿Para quién trabajamos?

VISIÓN

La visión es la meta donde una empresa desea estar en un futuro, es decir, es el lugar
u objetivo que una organización visualiza y que pretende alcanzar en un periodo de tiempo
posterior al presente.

La visión sirve como inspiración y motivación para definir un marco y dirección de

referencia. Responde a preguntas tales como ¿hacia dónde vamos?, ¿qué queremos ser? y ¿qué
valores tenemos?

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Un día, decide que es hora de hacer crecer su negocio, se sienta en una mesa y lo primero que
hace es fijar la Visión y Misión de su empresa.

• Visión: “Ser el mayor distribuidor a nivel nacional de teléfonos celulares.”

• Misión: “Hacer crecer mi negocio año tras año” Analicen y sugieran la redacción de
una nueva Misión.

PROPÓSITOS

El propósito de una organización es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que
opere. Por lo tanto, este término es amplio y se aplica no-solo a una organización dada sino a
todas las empresas de su mismo tipo en la sociedad.

OBJETIVOS

Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de
la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular
los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la
dirección, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relación a los
inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.

Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen
el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la
organización. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeación al
igual que el resto de los planes.

La importancia de la planificación, reside en la predicción de las variables pertinentes para

alcanzarlo.

La iniciativa no debe constituir un continuo salirse del libreto, sino más bien en enriquecer el
propio libreto, a través de planes innovadores y audaces, pero no irreflexivos.

Otra crítica que se formula a la planificación, la constituye las dificultades propias que plantea
la actividad de planificar, esto es efectivo, sobre todo cuando no se dispone de antecedentes
estadísticos en que basar el plan.

Hay quienes dicen que la planificación retarda la acción. Esto es un error, no hay tiempo mejor
invertido que el que se emplea en pensar lo que se hará, y como se hará.

Desarrolla los siguientes planteamientos:

1. Juan es comerciante, vendedor de celulares, él tiene un buen local dentro de una

avenida muy concurrente el cual le trae muchos beneficios en la venta de su producto.
Un día, decide que es hora de hacer crecer su negocio, se sienta en una mesa y lo
primero que hace es fijar la Visión y Misión de su empresa.
Visión: “Ser el mayor distribuidor a nivel nacional de teléfonos celulares.”

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Misión: “Hacer crecer mi negocio año tras año”

Analiza y sugiere la redacción de una nueva Misión.
2. Veamos la siguiente lista que muestra los pasos considerados necesarios para llevar a
cabo la limpieza de un edificio:
• Vaciar los cestos de basura de los basureros.
• Limpiar baños
• Trapear los pisos de azulejo
• Llevar los basureros al lugar de recolección
• Desempolvar el mobiliario
• Aspirar los pisos de azulejo
• Limpiar los salones de descanso
• Pulir las barandas de latón
• Limpiar teléfonos
• Encerar los pisos de azulejo
• Lavar ventanas
• Lavar las divisiones de vidrio

AHORA:

a) Clasificarlos en “Quehacer Diario”. “Quehacer Semanal”. “Quehacer Mensual”

b) Definir el Personal
c) Adquisición de abastecimientos y Equipos
d) Estimación de tiempo (tareas diarias, tareas semanales, tareas mensuales)
e) Los Métodos
f) El presupuesto
g) Imprevistos (averías del camión o camioneta, descompostura de equipos, personal)
h) Continuidad (seguimiento)

UTILIZA LA SIGUIENTE FICHA Y/O PUEDES CREAR UNA TU MISMO (A)

Hoja de Planeación

Objetivo _

Acciones específicas que se deben tomar

Personal _

Equipo y Abastecimientos

Tiempos (incluya fechas límite donde se requiera _

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Métodos y Técnicas que se utilizarán

Presupuesto

Imprevistos:

Seguimiento:

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