Politécnico Internacional

Gestión Administrativa
Gestión de Compras 1685 (2022-8)
Docente: Carlos Alfredo Quiroga Rodríguez
Entregado por: Heidy Natalia Valencia Vanegas
Actividad Núcleo 3

Actividad Núcleo 3: Ejercicio para identificar los componentes del plan de compras.

Clasificar las acciones correspondientes al plan de compras de una empresa del sector
privado.

1. Ha sido seleccionado(a) nuevo(a) director(a) de compras en ASCENSORES S.A.S.

¿Qué cambios realizaría al procedimiento de compras?

Al proceso actual de compras que maneja ASCENSORES S.A.S. antepondría revisar e

investigar la planeación estratégica para que con base en el plan de ventas y de
producciones, el área de compras tengamos un idea muy clara en cuanto a cuales materias
primas, insumos, maquinarias... son las que se necesitan y en que cantidad. Al conocer la
planeación estratégica tenemos mucha información no sólo del plan de ventas y de
producción, también del plan de mantenimiento, plan que nos va a dirigir hacia que repuestos
o piezas son necesarias adquirir para realizar mantenimiento a las maquinaria y equipos
instalados de la planta. De esta forma el plan de compras puede definir que es lo que la
empresa necesita adquirir de proveedores en un período específico de tiempo. Con lo
anterior podemos añadir al procedimiento de compras el análisis de las preguntas: ¿Qué
¿Cuanto? ¿Cuando? ¿Con que recursos?
Otro cambio que realizaría al proceso actual de compras, es respecto a la relación con los
proveedores, se debe tener un relación de cercanía con los proveedores no para generar
exclusividades pero si para observar, debatir sobre los aspectos fuertes y débiles que pueden
ayudar a tomar la mejor decisión decisión y cerrar un buen negocio de compa-venta donde
ambas partes salgan ganadoras.
Otro cambio que sería adecuado es que actualmente el analista de compras decide el
proveedor pero sería aún mejor si se presenta el plan al gerente general para su aprobación,
sugerencias y/o modificaciones.
Y por último, no veo en el plan actual de compras un sistema de control que permita valorar
la calidad del producto y el servicio prestado por el proveedor; se hace necesario identificar
cuán, cómo y quién va a hacer seguimiento para corregir a tiempo cualquier punto del
proceso de compras que no este ayudando al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

2. ¿Qué presupuestos tiene en cuenta para incluir en el plan de compras?

Para que no haya desfase a la hora de calcular el dinero que vamos a necesitar, el
presupuesto de compras debe partir del presupuesto de ventas y del presupuesto de
producción. Es de importancia analizar el presupuesto No Financiero: presupuesto
establecido por la empresa en el último trimestre basado en el pronóstico de ventas, el plan
de producción y el plan de mantenimiento, porque allí me dan luces de qué y cuánto se va a
producir, también me ilustran sobre el cronograma de los mantenimientos. A partir del
presupuesto No Financiero y de los precios del año anterior, incrementado el valor por la
inflación y/o aumento de costos se calculara el presupuesto financiero del área de compras,
es importante no dejar por fuera los costos de compras de emergencia y repuestos por
mantenimiento que proporciona el área de mantenimiento.
Con lo anterior tendremos la cantidad de dinero que necesitará la empresa para la compra de
materias primas para producir sus productos y así satisfacer la demanda. Además, se
optimizarán los recursos, evitando que se hagan compras grandes que sufran merma dando
la opción de destinar ese dinero a otras acciones que puedan resultar más beneficiosas para
ASCENSORES S.A.S. y se mejoraría la posición de la empresa frente a los proveedores,
gracias a una mejor estimación de las necesidades de materias primas para realizar compras
más voluminosas.

3. ¿Considera que los elementos incluidos en la misión del área de compras son los
adecuados para las características de la empresa ASCENSORES S.A.S.?

“La misión del área de compras incluye la rentabilidad que se busca e indica que cuenta con
elementos de recambio para garantizar el servicio posventa.”
Cabe resaltar y tener claro que la misión del del área de compras de la empresa
ASCENSORES S.A.S. es realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la
cantidad justa, a buen precio y en buena calidad; lo anterior para reducir el costo final de los
productos. Aunque son varios los objetivos del área de compras, el objetivo primordial es
asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los
repuestos, etc, tengan una continuidad evitando, así, posibles roturas de stock.
La misión real sería empoderar el área de compras dentro de la estructura empresarial de
ASCENSORES S.A.S. Se le daría la responsabilidad de que toda la empresa disponga de
los mejores materiales, en el momento necesario y con el precio más competitivo, de tal
forma que los diversos tipos de compras que se realicen desde el departamento serán vistos
como una forma de generar beneficios, nunca se verán como un elemento de generación de
gastos.

4. ¿Qué elementos del entorno interno y externo recomienda tener en cuenta para el
plan de compras de ASCENSORES S.A.S.?

Es de importancia tener en cuenta ambos entornos, puesto que mediante el análisis

interno/externo se compara la situación actual de ASCENSORES S.A.S. con la realidad
exterior y se analiza la transmisión de información dentro de la organización.
El Plan de Compras se debe elaborar teniendo en cuenta los principios de economía,
imparcialidad, eficiencia, necesidad y efectividad, con el fin de garantizar el adecuado
funcionamiento de ASCENSORES S.A.S dentro de los parámetros de cantidad y
oportunidad.
Por eso para empezar es necesario ahondar en las condiciones del mercado, las
responsabilidades de gestión y toma de decisiones, las relaciones con los proveedores
estratégicos, un plan anual del área de compras, una estructura de soporte en donde
ASCENSORES S.A.S. tome en cuenta el dimensionado de recursos necesarios, los perfiles
de los usuarios y el software necesario de cobertura integral y el control del ciclo del gasto.
Toda empresa incluida ASCENSORES S.A.S. es una entidad vulnerable que se ve afectada
por fuerzas externas, ya sean financieras, políticas, tecnológicas, socioculturales o
medioambientales. Todos estos factores influyen en el proceso de compra, desde la
negociación de precios hasta la gestión comercial y de proveedores. El entorno financiero,
que incluye el rendimiento económico, tiene una repercusión importante en la forma en que
los compradores realizan sus operaciones de adquisición. Un cambio en el gobierno, las
normativas o la política internacional puede afectar de manera importante con quién y de qué
forma establecen relaciones comerciales los compradores. El panorama tecnológico
evoluciona constantemente, por lo que los clientes esperan que ASCENSORES S.A.S.
funcione más rápido, esté más conectada y le ofrezca los últimos avances. Las empresas
que ignoran los factores externos socioculturales lo hacen por su cuenta y riesgo. Los
departamentos de compras tienen que comprender la forma en que los factores sociales y
culturales afectan a los hábitos y las expectativas de los clientes. El medio ambiente supone
uno de los mayores retos para las cadenas de suministro. Ya sea por la escasez de recursos
o por los desastres naturales, los departamentos de compras están a merced del medio
ambiente. El departamento de compras de ASCENSORES S.A.S. tiene que planificar de
antemano cómo gestionar la escasez de recursos y diversificar sus proveedores para
minimizar la interrupción en caso de un desastre natural. También se recomienda evitar las
zonas con riesgo elevado. Por esto el área de compras debe asegurarse de tener en cuenta
el contexto externo al crear estrategias de compras para adelantarse a los posibles riesgos.
Hablando de factores, la gestión de los proveedores juega un papel fundamental en este
sentido, ya que permite a las empresas crear una cadena de suministro de proveedores
cualificados y supervisar su exposición a las amenazas, esto permite al departamento de
compras actuar y adaptarse al contexto externo.

5. Para las materias primas e insumos ¿es necesario identificar el valor estimado para
vigencias futuras? Explique su respuesta.

Si, en el plan de compras se incluye las columnas: Valor estimado para la vigencia actual y
Estado solicitud para vigencias futuras.
Cada uno de los productos que elabora una empresa requiere de materiales cuya adquisición
se debe programar para tener la disponibilidad suficiente y evitar retrasos en la producción
por falta de ellos. Estos materiales deben costearse de acuerdo con las cotizaciones que se
soliciten a los diversos proveedores y, posteriormente, se debe establecer la periodicidad de
abastecimiento. Las cantidades inicial y final de materias primas dependen de la política de la
empresa respecto de mantener existencias para garantizar el programa de producción. Con
base en la información de los inventarios inicial y final sobre los ritmos de producción, los
consumos estimados y los costos correspondientes, se establece el presupuesto de
compras, lo anterior garantizara la existencia de las materias primas e insumos necesarias
en ASCENSORES S.A.S. para cumplir al cliente final.
Un nivel óptimo de inventario en la empresa significa contar con las mercancías que
demanda el cliente o los insumos requeridos para la producción cuando se necesitan, sin
llenar el almacén con productos o materias primas de baja rotación que representen una
inversión improductiva. Llevar un buen control de las materias primas e insumos genera,
entonces, beneficios tangibles e intangibles. Por un lado, se toman decisiones inteligentes en
la gestión de los recursos y, por otro, se garantiza la satisfacción del cliente.
El control de costos de las materias primas e insumos es vital pues repercuten en el precio
final del producto de la empresa y, por tanto, en su competitividad. Que ASCENSORES
S.A.S. cuente con los insumos o productos terminados en el momento y lugar adecuados va
a reducir costos y garantizar una respuesta más rápida a los clientes.
Contar con el valor estimado para vigencias futuras, va a ayudar a la empresa a responder
oportunamente a las fluctuaciones propias de las temporadas de mayor demanda, contar a
tiempo con el re abastecimiento necesario considerando distancias, demoras y dificultades
que pudieran entorpecer las entregas, evaluar correctamente el costo-beneficio de compras
mayoristas para aprovechar descuentos. Al contar con toda la información sobre valor,
cantidad y precios de las materias primas, le permite a la empresa planear correctamente la
compra de los insumos necesarios de acuerdo a la demanda del mercado o sea cual sea el
factor. Por un lado, si se pide menos materia prima para la producción se generarán
agotados; por el otro, solicitar más de lo planeado podría resultar en mercancía inutilizada
hasta su transformación en otros procesos productivos, ambos escenarios ocasionan costos
no considerandos en la planeación financiera inicial, mismos que se restarían de las
utilidades.
La utilidad del departamento de compras radica en la habilidad con la que cuenta tu
departamento para no ser únicamente un departamento de control y manejo de los gastos
(reactivo), sino una unidad clave que le ofrezca a la empresa una ventaja competitiva dentro
de tu sector (activo).

6. Los repuestos identificados en el presupuesto de mantenimiento ¿corresponden al

mantenimiento preventivo o correctivo? Explique su respuesta.

El área de mantenimiento generó su presupuesto basado en repuestos para mantenimiento

preventivo. Teniendo en cuenta que La misión del área de compras incluye la rentabilidad
que se busca e indica que cuenta con elementos de recambio para garantizar el servicio pos-
venta; es importante en el presupuesto del área de mantenimiento también incluir repuestos
que se necesitaran para garantiza el servicio pos-venta y mantenimiento correctivo. Es
importante tener en cuenta ambos tipos de mantenimiento, ambos traen grandes beneficios a
la empresa. El mantenimiento preventivo evitará fallas graves y reparaciones costosas,
alargará la vida útil de los activos, disminuye costos del mantenimiento y optimiza los
recursos (mano de obra, repuestos, servicios, etc). El objetivo de ese tipo de mantenimiento
es prolongar la vida útil de los equipos y herramientas, anticipando posibles fallos.
Mientras que no menos importante, el mantenimiento correctivo, es la actividad técnica
ejecutada cuando sucede una avería y tiene como objetivo, restaurar el activo para dejarlo en
condiciones de que pueda funcionar como se pretende. La principal ventaja del
mantenimiento correctivo es que también permite alargar la vida útil de la maquinaria por
medio de la reparación de sus piezas defectuosas y la corrección de los fallos que presenta,
además, el mantenimiento correctivo generá fidelidad del cliente hacia nosotros, puesto que
se siente acompañado por ASCENSORES S.A.S. gracias al servicio pos-venta que incluye el
mantenimiento correctivo, es por esto que en el presupuesto de mantenimiento se debe
involucrar repuestos y todo lo relacionado para garantizar a nuestros clientes tanto el
mantenimiento preventivo como correctivo.
Debemos tener claro que en el presupuesto financiero para el área de compras se adicionan
los costos de compras de emergencia y de repuestos conforme al mantenimiento correctivo
que será estimado por el área de mantenimiento.

7. ¿Cuáles son los elementos para el planeamiento de las compras que debe tener en
cuenta ASCENSORES S.A.S.?

Son varios los elementos y aspectos que ASCENSORES S.A.S. debe tener en cuenta en el
proceso de localización y selección de proveedores, obtención de materia prima,
componentes o artículos terminados, selección del precio, condiciones de pago, etc. Algunos
elementos base para el planeamiento de los procesos que involucran la gestión de compras
y que nos habla en la lectura Planeación de compras son: pronósticos de ventas, objetivos
de la empresa, volumen de compras, control de inventarios, política de compras, paso a paso
a seguir para realizar las adquisiciones, programa de compras y presupuesto de compras
dentro del que esta el Presupuesto No Financiero y el Presupuesto Financiero.
Los aspectos a considerar para una buena planeación de compras involucra: identificar la
posición del departamento de compras dentro de la empresa, de esta manera se tendrá en
claro las líneas de mando en caso de alguna negociación con algún proveedor. Establecer
objetivos, funciones, actividades y reportes para cada persona dentro del departamento de
compras, de esta manera se tendrá un área organizada que permita medir las acciones que
se realizan en este departamento. Apoyarse en la tecnología para tener información clara en
tiempo y forma, esto se puede hacer con sistemas especializados en el control de inventarios
que pueden integrarse al proceso de compras de ASCENSORES S.A.S. Crear una estrategia
de compras de acuerdo a los objetivos a corto y largo plazo de ASCENSORES S.A.S.
Analizar las diversas opciones que puede utilizar ASCENSORES S.A.S. para las compras,
tomando en cuenta el precio, volumen mínimo de compra, tiempo de entrega, tiempo de
pago, etc. Entregar la estrategia de compras a las directivas de la empresa, haciendo una
mención específica en cada uno de los objetivos que se obtendrán al implementar dicha
estrategia.
Planificar las compras en la empresa permite hacer una mejor definición de los
requerimientos de cada compra. Da la oportunidad de obtener mejores precios y condiciones
con los proveedores. Se reducen los costos administrativos, al tener menos operaciones de
compras. Ayuda a tener menores costos de inventario, gracias a que la correcta planeación
disminuye el stock y los costos asociados. Amplía las posibilidades de tener los productos y
materiales que necesitas de manera oportuna. Permite tener una mejor distribución de la
carga de trabajo tanto en el departamento de compras como en otros que también participan
en el proceso, ya que ya se tiene estimado en qué momento se deben realizar las compras y
las actividades relacionadas a éstas.

8. De los presupuestos identificados en el ejercicio ¿Cuáles son financieros y cuáles no

financieros?

Presupuesto no financiero:
* El área comercial fijó un pronóstico de ventas correspondiente a 41 ascensores Referencia
A30480, distribuidos mensualmente.
* El área de producción, teniendo en cuenta la capacidad instalada y las economías de
escala, estableció su presupuesto.
* El área de mantenimiento generó su presupuesto con repuestos para mantenimiento
preventivo.

Presupuesto financiero:
* El área financiera estableció un presupuesto de $30.585.450.000.
* El área de tesorería genera un presupuesto con la información en pesos colombianos.

Un presupuesto financiero, bien trabajado, permite alcanzar los objetivos y garantizar la

supervivencia de ASCENSORES S.A.S. Es por eso que, cada uno de los presupuestos
deben trabajarse como una estrategia de gran precisión. Lo anterior dará organización y
control del dinero que ingresa a ASCENSORES S.A.S. para poder optimizar los
rendimientos. La visibilidad que otorga el presupuesto financiero puede dar capacidad de
reacción ante situaciones imprevistas que se presenten en el día a día de la empresa.
La idea es logar corregir cualquier falla rápidamente en los presupuestos, para esto debemos
tener en cuenta las proyecciones a futuro, con esto nos referimos a analizar internamente
dónde se encuentra ASCENSORES S.A.S. y a dónde quiere llegar. Qué le hace falta a
ASCENSORES S.A.S. para lograr lo que desea y aquello que puede interferir en las metas.
También es de importancia la distribución del presupuesto financiero en diversas áreas, se
debe tener en cuenta todas las áreas que necesitan una parte del presupuesto para que en
conjunto lleguen al objetivo deseado.

Bibliografía.

https://campusvirtual.politecnicointernacional.edu.co/pluginfile.php/1040438/mod_resource/
content/1/156-N3-LECTURA.pdf

https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/que-es-gestion-de-compras/

https://www.youtube.com/watch?v=Gpi2BnFG-FM

https://mpsoftware.com.mx/diferencias-entre-mantenimiento-preventivo-y-correctivo/