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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
¿Qué es la administración?
Involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas
se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz.
Coordinar y supervisar el trabajo de otros es lo que distingue a una posición gerencial de
una que no lo es.
Ejemplo: La eficiencia tiene que ver con los medios y la eficacia tiene que ver con los
fines o los logros de los objetivos de la organización.
- Gerentes de primera línea: Dirigen el trabajo del personal que por lo general
está involucrado con la producción. Se conocen como supervisores.
- Gerentes de nivel medio: Dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea. Se
conocen como: gerente regional, líder del proyecto, gerente de tienda o gerente de
división.
- Gerentes de nivel alto: Toman las decisiones de las empresas y establecen planes
y objetivos. Se conocen como: vicepresidente ejecutivo, presidente, director
administrativo, director de operaciones, director ejecutivo o CEO.
LA HISTORIA DE LA ADMINISTRACIÓN
ENFOQUE TRADICIONAL:
Es el más antiguo de la administración (surgió entre 1890 y 1900) y tal vez la más
aceptada, hace hincapié en administrar en base a fórmulas.
Costo de la burocracia:
1) Reglas rígidas
2) Protección de autoridad
3) Toma de decisiones lentas
4) Incompatibilidad con la tecnología cambiante
5) Incompatibilidad con valores de los empleados
• Adam Smith público “la riqueza de las naciones”, donde planteo las ventajas
económicas de la división de trabajo (especialización laboral), es decir, la
separación de los trabajos en áreas específicas y repetitivas.
• Revolución industrial: El poder de las maquinas sustituyo a la fuerza humana y
se volvió más económico manufacturar los productos en las fábricas que en los
hogares.
• Cuatro enfoques principales de la teoría de la administración: clásico, cuantitativo,
conductual y contemporáneo.
ENFOQUE CONDUCTUAL:
Se enfoca en la gente de la organización. Motivar, ordenar, dar confianza, trabajar con un
equipo, manejo de conflictos.
Chester Barnard:
- Cooperación del trabajador
- Comunicación
- Relaciones Humanas
- Análisis del entorno
- Teoría de la aceptación de la autoridad
ENFOQUE DE SISTEMAS:
Consiste en la aplicación de la estadística, de modelos de optimización y de información,
de simulación por computadoras y de otras técnicas cuantitativas a actividades de
administración. Se da el uso de técnicas cuantitativas para mejorar la toma de decisiones.
ENFOQUE DE CONTINGENCIAS:
También llamado enfoque situacional, plantea que las organizaciones no son iguales,
enfrentan situaciones distintas y requieren diferentes formas de dirección.
*Variables generales de contingencia: tamaño de la organización, tecnología para tareas
rutinarias, incertidumbre ambiental, diferencias individuales.
ENFOQUE DE LA CALIDAD:
Visión de un Gerente:
- Visión omnipotente: La visión de gerentes como personajes omnipotentes es
consistente con la imagen estereotipada de un ejecutivo a cargo de un negocio que
supera cualquier obstáculo al buscar que se logren los objetivos de la
organización. También explica el alto índice de rotación del personal. El gerente
es responsable directo del éxito o fracaso de las decisiones.
El entorno: Una organización interactúa con su entorno debido a que toma recursos de
la empresa y los transforma en productos que luego se distribuyen nuevamente al entorno.
El entorno específico: Incluye fuerzas externas que afectan directamente las decisiones
y acciones de los gerentes y tienen importancia directa para el logro de los objetivos de
la organización.
• Clientes: una organización existe para satisfacer las necesidades de los clientes
que utilizan sus productos. Representan cierta incertidumbre porque sus gustos
pueden cambiar o pueden quedar insatisfechos con el producto.
El entorno general: Son las condiciones económicas, políticos legales, socio culturales,
demográficas, tecnológicas y globales que afectan a una organización.
Los factores o variables deben ser vigilados y analizados para adaptar la organización a
ellos, ya que de suceder lo opuesto, la empresa corre el riesgo de salir del mercado.
Cultura organizacional:
Son los valores, principios y forma de hacer las cosas que influyen en la forma en que
actúan los miembros de la organización. La cultura tiene 3 aspectos:
Tipos de cultura:
Débil
- Valores llegan a pocas personas.
- Baja o nula identificación.
- Desconexión entre valores y comportamiento.
Fuerte
- Valores compartidos
- Alta identificación
Planeación
- El nivel de riesgo que deben incluir los planes
- Si los planes deben ser desarrollados por individuos o equipos
- El grado de análisis del entorno que debe realizar la dirección
Organización
- Qué tanta autonomía debe otorgarse a los empleados
- Si las tareas deben ser ejecutadas por individuos o equipos
- El grado en que los gerentes departamentales interactúan entre sí.
Dirección
- El grado en que los gerentes se interesan en aumentar la satisfacción laboral de los
empleados
- Cuáles son los estilos de liderazgo apropiados
- Si todos los desacuerdos, incluso aquellos que son constructivos, deben ser eliminados
Control
- Si deben imponerse controles externos o permitir que los empleados controlen sus
propias acciones
Impacto de la cultura:
• Libertad
• Confianza y apertura
• Tiempo de reflexión
• Alegría o buen humor
• Resolución de conflictos o Debates
• Toma de riesgo
Características:
Paso 2
Determinación de los criterios de decisión: Parámetros que definen los factores
importantes para resolver un problema.
Paso 3
Ponderación de los criterios: Poner los criterios en un orden de importancia.
Paso 4
Desarrollo de las alternativas: Este paso enlista a las alternativas
Paso 5
Análisis de las alternativas: Evaluar las alternativas usando el paso 2.
Paso 6
Selección de una alternativa: Elegir la mejor alternativa con la evaluación del paso 5.
Paso 7
Implementación de la alternativa: Determinación puesta en práctica.
Paso 8
Evaluación de la eficacia de la decisión: Evaluar el resultado obtenido.
Tipos de decisiones
- Decisión programada: Decisión repetitiva que puede ser manejado como
rutina.
Reglas: Que se puede y que que no hacer
Protocolos: Parámetros generales para orientar en la labor
Procedimientos: Serie de pasos secuenciales para responder a un problema.
- Decisión no programada: Decisiones únicas que demandan soluciones
específicas
Tipos de problemas
- Problema estructurado: Problemas relativamente sencillos, conocidos y fáciles
de solucionar.
ESTRATEGIAS
ANÁLISIS ESTRATÉGICO:
- Misión:
Lo que haces para alcanzar el propósito de tu organización
- Visión:
La realidad en la que te gustaría ver a la empresa
- Valores:
Cualidades, principios o creencias que una empresa posee, y que guían u orientan
las decisiones, acciones y conductas de sus miembros
ANÁLISIS EXTERNO:
- Análisis Tecnológico
- Análisis Político – Legal
- Análisis Global
ANÁLISIS INTERNO:
FORTALEZAS: DEBILIDADES:
ESTRATEGIAS CORPORATIVAS:
- Estrategias Orgánicas: Incremento en unidades
- Integración: Vertical hacia atrás, proveedores; Vertical hacia adelante, cliente;
Horizontal, competencia y Alianzas.
- Diversificación: Relacionada, No Relacionada (Rubros que se unen guardando o no
una relación en el giro de los negocios)
ESTRATEGIAS DE NEGOCIO:
- Producto
- Mercado
ESTRATEGIAS FUNCIONALES:
- Área: Comercial, Financiera, RRHH, Operaciones, Etc.
ESTRATEGIAS COMPETITIVAS:
- Liderazgo en costos
- Diferenciación
- Liderazgo en costos enfocada
- Diferenciación enfocada
Una vez establecidas las estrategias que una empresa debe implementar, se deberá
construir y evaluar el Plan Táctico.
PLAN TACTICO: Son pasos de acción específicos necesarios para obtener resultados
en una empresa. El plan estratégico es el proceso por el cual los líderes de la compañía
intentan lograr objetivos a corto y largo plazo.
Finalmente, la actividad debe repetirse ajustando los errores del plan anterior.
VIGILANCIA Y CONTROL
¿Qué es el control? Es el proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño
laboral. Todos los gerentes deben ejercer el control, sin importar el grado de gerencia
que tenga. Se ejerce control cuando los gerentes tienen a cargo a un personal.
• La observación
• Reportes Estadísticos
• Reportes Orales
• Reportes Escritos
DISEÑO ORGANIZACIONAL
Organigrama: Es un diagrama que ilustra líneas de dependencia entre las unidades y
las personas de la organización. Unidades = departamentos, grupos, etc. Representa 4
tipos de información:
• Jerarquía: Es una pirámide que muestra las relaciones que existen entre sus
niveles. Muchos ejecutivos piensan que entre menos brecha del director al
trabajador de primera línea, es más eficiente la organización
• Tramo de control: Se refiere a el número directo de empleados que dependen de
forma directa de una sola persona.
• Autoridad: Es el derecho de tomar una decisión. Es el Adhesivo que una la parte
vertical con la horizontal. Esto implica responsabilidad y rendición de cuentas.
- Responsabilidad: Es la obligación que tiene el empleado de desempeñar la tarea
que le asignan.
- Rendición de cuentas: Representa la expectativa que tiene el gerente de que el
empleado acepte la culpa de su trabajo.
• Delegación: Es el proceso que sirve para otorgar autoridad a una persona (grupo o
equipo) para que tome decisiones y actúe en ciertas situaciones. El gerente debe
otorgar al empleado facultades para cumplir con las responsabilidades de forma
efectiva.
- Delegación efectiva: Las siguientes prácticas son muy útiles para delegar con
efectividad.
Ventajas:
1) Deja que los altos directivos tengan tiempo para desarrollar más planes.
2) Desarrolla la competencia de la autoadministración, planeación y gestión en
los administradores más bajos.
3) Fomenta un ambiente saludable
1. Costo de decisiones
2. Uniformidad de la política
3. Niveles de competencia
4. Mecanismos de control
5. Influencias del entorno
Diseño Funcional:
Se divide el trabajo en áreas según las actividades básicas que una empresa requiere.
Es el primer diseño horizontal con el que nace una empresa y se mantiene un tiempo
conservando esta forma, hasta que sucede el crecimiento. Es especializado por gerencias
y por áreas (departamentos), que al ser dividido y especializado, tiene diferenciación.
Beneficios potenciales:
1) Es muy económico.
2) Apoya a la especialización de habilidades.
3) Aumenta la coordinación.
4) Refuerza el desarrollo la capacitación.
5) Permite que los superiores y subordinados compartan.
6) Propicia una toma de decisiones técnicas de gran calidad.
Inconvenientes potenciales:
1) Comunicación poco adecuada entre las unidades.
2) Conflictos por las prioridades de los productos.
3) Problemas de coordinación.
• Beneficios Potenciales:
- Concentración en las necesidades de los clientes
- Personalización de servicio
• Inconvenientes Potenciales:
- Conflictos por la asignación de recursos
Beneficios Potenciales:
1) Tener las instalaciones y el equipamiento empleado para la producción y/o la
distribución en una misma plaza, ahorrándose tiempo y costos.
2) La capacidad para desarrollar experiencia en la solución de problemas singulares de
un mercado.
3) Poder comprender los problemas y deseos del cliente.
4) Llevar la producción más cerca de las materias primas y los proveedores.
Inconvenientes potenciales:
1) La duplicidad de funciones, en distintos grados, en cada plaza regional o individual
de las unidades.
2) Conflictos entre los objetivos de cada plaza y las metas de la organización.
3) Más niveles de administración y un uso extenso de reglas para poder coordinar y
garantizar la calidad de todas las plazas.
Diseño de Red:
Subcontrata algunas o muchas de sus operaciones a otras empresas y las coordina a
modo de poder alcanzar metas específicas. Outsourcing = TERCERIZAR
Beneficios Potenciales:
1) Terceriza actividades de gestión y algunas de operación.
2) Reduce costos y gastos.
3) Se concentra en las actividades comercial y operaciones para asegurar la satisfacción
de los clientes.
Inconvenientes Potenciales:
1) Riesgo sobre reserva y seguridad de información y conocimiento.
2) Terceros no están comprometidos.
INTEGRACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:
El nivel de integración depende directamente del producto o servicio que ofrezcas. Por
tanto, una organización orgánica es adecuada para un entorno cambiante.
alcanzan la meta. Por ejemplo los Hospitales con departamentos que trabajan juntos
para lograr una meta (dep. Rayo X, Dep, Quimioterapia, etc)
LA COMUNICACIÓN
§ Comunicación interpersonal: Es la comunicación entre dos o más personas
Funciones de la Comunicación:
- Controlar: El comportamiento del colaborador.
- Motivar: Le dices al colaborador lo bien que está haciendo su trabajo.
- Expresión emocional: Cuando los colaboradores comparten sus frustraciones y
sentimientos de satisfacción.
- Información: Todos los colaboradores necesitan información para saber qué hacer en
la organización.
Barreras de la Comunicación:
Filtrado, Emociones, Sobrecarga de Información, Actitud Defensiva, Lenguaje y
Cultura Nacional (Las culturas de los colaboradores determinan la forma de
comunicarse.)
Flujo de la Comunicación:
• Descendente: Informar, dirigir, coordinar, metas, problemas, etc.
• Ascendente: Reportes sobre el avance del trabajo y problemas, proponer, encuestas,
etc.
• Lateral: Coordinaciones, retroalimentación, requerimientos, difusión
• Transversal: Eficiente, veloz
MOTIVACION
Procesos que inciden en la energía, dirección y persistencia del esfuerzo que realiza una
persona para alcanzar un objetivo.
2) Teorías X y Y de McGregor:
§ Teoría X: Supone que los trabajadores tienen pocas ambiciones, les disgusta su
empleo, evitan las responsabilidades y tienen que ser supervisados de cerca.
§ Teoría Y: Supone que los trabajadores pueden utilizar su autodirección, desean
asumir responsabilidades y les gusta su trabajo.
LIDERAZGO
Líder: Individuo que puede influir en los demás y que tiene autoridad administrativa.
Liderazgo: Proceso de influir en un grupo para que alcance sus metas.
Universidad de IOWA:
§ Estilo democrático: involucra a los subordinados, delega a la autoridad y
alienta la participación.
§ Estilo autocrático: impone métodos de trabajo, centraliza la toma de
decisiones y limita la participación.
§ Estilo liberal: da libertad al grupo para tomar decisiones y realizar el trabajo.
Universidad de OHIO:
§ Estructura de iniciación: estructurar el trabajo y las relaciones laborales para
cumplir las metas de trabajo.
§ Consideración: tomar en consideración las ideas y sentimientos de los
seguidores.
Universidad de MICHIGAN:
§ Orientación a los empleados: hacer énfasis en las relaciones interpersonales y
atender a las necesidades de los empleados.
§ Orientación a la producción: hacer énfasis en la tarea o en los aspectos
técnicos del trabajo.
El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el
eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su
grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o
estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.