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Funciones de la Administración, Tipos

de Gerentes y su Entorno

MSc MMs José Bismarck Ortíz Baptista

Administración

Es el proceso de trabajar con gente y de gestionar recursos para alcanzar las metas

organizacionales.

Los buenos gerentes hacen las actividades con eficacia y eficiencia.

Eficacia: lograr las metas organizacionales

Eficiencia: lograr las metas con el mínimo de recursos, utilizar el dinero, los materiales, el

tiempo y las personas de

manera eficiente y eficaz.

Administración Es el proceso de trabajar con gente y de gestionar recursos para alcanzar las metas

Funciones de la administración

Se consideran cuatro funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de función de cargos):

la planeación, la organización, la dirección y el control.

Funciones de la administración Se consideran cuatro funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio

Funciones de la administración

Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas:

la planeación, la organización, la coordinación, la dirección y el control.

Funciones de la administración Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas: ◦ la planeación,
Henri Fayol (1841-1925) , de origen francés, es para algunos, el autor más distinguido de la

Henri Fayol (1841-1925), de origen francés, es para algunos, el autor más distinguido de la teoría administrativa. Señaló que la teoría administrativa se puede aplicar a toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.

Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la escuela de la teoría del "Proceso Administrativo". En el año de 1916 publicó el libro “. Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General)” El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas. Fayol identificó cinco reglas o deberes de la administración:

Planeación: diseñar un plan de acción para el mañana. Organización: brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del plan. Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propósito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado. Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la información y se resuelvan los problemas. Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y ejecución de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas.

http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-6.htm

Funciones de la Administración

Por su parte, Harold Koontz, señaló como funciones de la administración:

la planeación, la organización, la integración del recurso humano, la dirección y control

Las funciones de la administración están interrelacionadas y son interdependientes.

Funciones de la administración

 

Planeación

 
Planeación Organización Integración de personal Dirección Control
   

Organización

 
 
Planeación Organización Integración de personal Dirección Control

Integración de personal

 
Planeación Organización Integración de personal Dirección Control
   

Dirección

 
 
Planeación Organización Integración de personal Dirección Control

Control

 

Planeación

Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos.

Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización.

Planeación

Son algunas actividades de planeación:

El análisis de las situaciones actuales. La anticipación al futuro. La determinación de objetivos. La decisión del tipo de actividades. La elección de estrategias corporativas y de negocio. La determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de

la organización.

Planeación Son algunas actividades de planeación: ◦ El análisis de las situaciones actuales. ◦ La anticipación

Planeación

¿Qué se va a planear? Aquí se realizan los planes para

dar a la empresa objetivos y

conocimientos con el fin de alcanzarlos.

Da respuesta a:

¿Qué hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Dónde hacerlo? ¿Cómo hacerlo?

Planeación ¿Qué se va a planear? Aquí se realizan los planes para dar a la empresa

Organización

Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes.

Esta función determina:

las actividades por realizar, cómo se agruparán, quién las desempeñará y

señala claramente los puestos y las jerarquías dentro de la organización.

Organización Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Esta

Organización

Una empresa no logrará sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en una organización eficiente.

Son algunas actividades de organización:

Atraer gente a la organización. Especificar las responsabilidades del puesto.

Agrupar tareas en unidades de trabajo.

Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.

Organización Una empresa no logrará sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en

Integración del recurso humano

Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades, esto por medio de cinco acciones:

reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo.

Integración del recurso humano Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización

Dirección

La dirección incluye la motivación, el liderazgo,

la selección de los canales de comunicación más efectivos y

la negociación y manejo de conflictos.

Dirección La dirección incluye ◦ la motivación, ◦ el liderazgo, ◦ la selección de los canales

Dirección

Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización. La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente

para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la

organización.

Dirección Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para

Control

El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con

lo planeado y en su caso, corregir

las desviaciones encontradas.

Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan.

Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

Control El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando

Control

El control asegura el cumplimiento de las metas.

Entre las actividades de control

se cuentan:

Supervisar el desarrollo de las personas y las áreas

recopilando datos de su

desempeño.

Proporcionar retroalimentación.

Identificar problemas de desempeño y corregirlos.

Control El control asegura el cumplimiento de las metas. Entre las actividades de control se cuentan:

Administración:

¿Ciencia, Técnica o un Arte?

Como ciencia, debe seguir un método específico y generar conocimientos razonados y fundamentados en principios.

Como técnica, los conocimientos generados deben tener aplicación

práctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente

capacitados.

Como arte, requiere ser una obra humana que implique virtud, poder, eficacia y habilidad para desarrollarla.

Niveles

administrativos

Las actividades a las que se da importancia y los estilos administrativos

que se siguen depende de cada administrador “Gerente”.

Cada estilo depende de la capacitación, los antecedentes y la

personalidad.

Generalmente en empresas de gran tamaño existen tres niveles de administración.

Niveles

administrativos

Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Control
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Control

Administradores del

nivel superior o alta gerencia

Administradores del nivel superior o alta gerencia Gerentes de Alto Nivel: ◦ Son los ejecutivos senior

Gerentes de Alto Nivel:

Son los ejecutivos senior y los responsables de la administración general.

Se les conoce como gerentes estratégicos.

Se concentran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y

eficacia.

Interactúan con personas y organizaciones externas.

Administradores del nivel superior o alta gerencia Gerentes de Alto Nivel: ◦ Son los ejecutivos senior

Los líderes de alto nivel eficaces tratan a las personas como miembros valiosos de

la organización.

Administradores de mandos medios o gerencia intermedia

Gerente de nivel medio

A veces se les llama de gerentes tácticos.

Son responsables de traducir los objetivos, metas y planes generales en objetivos, metas y actividades más específicas.

Controlar y asesoran el desarrollo de los subordinados.

Garantizar que sus subordinados mantengan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo

y los estratégicos a largo plazo.

Administradores de mandos medios o gerencia intermedia Gerente de nivel medio ◦ A veces se les

Administradores de primera línea o supervisión

Administradores de primera línea o supervisión Gerente de nivel básico ◦ Son llamados gerentes operativos. ◦

Gerente de nivel básico Son llamados gerentes operativos. Supervisan las operaciones de la organización. Se involucran directamente con los empleados. Implementan los planes específicos desarrollados por los gerentes medios.

Son el enlace con el personal administrativo.

Administradores de primera línea o supervisión Gerente de nivel básico ◦ Son llamados gerentes operativos. ◦

HABILIDADES GERENCIALES

Mapa Mental sobre Habilidades Gerenciales
Mapa Mental sobre
Habilidades
Gerenciales

Mapa Mental

Sobre Habilidades Gerenciales

Mapa Mental

Sobre Habilidades Gerenciales

Las Habilidades Administrativas o Gerenciales

Las habilidades son capacidades específicas que resultan del conocimiento, la información, la

práctica y la aptitud.

Habilidades conceptuales, de diseño y de toma de decisiones.

Habilidades humanas o interpersonales y de

comunicación. Habilidades técnicas.

Las Habilidades Administrativas o Gerenciales Las habilidades son capacidades específicas que resultan del conocimiento, la información,

Habilidades Conceptuales y de Toma de Decisiones

Es la capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos y dinámicos, de analizar los

numerosos y conflictivos factores

que éstos conllevan y resolver los problemas en beneficio de la organización y de sus miembros.

Tales decisiones tienen un efecto

profundo en el éxito de la

organización.

Habilidades Conceptuales y de Toma de Decisiones Es la capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos

Habilidades interpersonales y de comunicación

Estas habilidades se relacionan con el trato con las personas; la capacidad de ser líder, de motivar

y de comunicarse eficazmente con

los demás.

Es la capacidad que debe tener un gerente para interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar información con ellas.

Habilidades interpersonales y de comunicación Estas habilidades se relacionan con el trato con las personas; la

Habilidad Técnica

Es la capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un método o

proceso determinado.

Los gerentes dependen menos de sus habilidades técnicas básicas mientras más suben en una organización, pero éstas le dan los antecedentes necesarios para sus nuevas responsabilidades.

Habilidad Técnica Es la capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un método o proceso

Las habilidades Administrativas o Gerenciales

Habilidades de conceptuali- Alto zación y diseño nivel Nivel intermedio Habilidades humanas Mandos inferiores Habilidades técnicas
Habilidades de
conceptuali-
Alto
zación
y diseño
nivel
Nivel
intermedio
Habilidades
humanas
Mandos inferiores
Habilidades técnicas

El Ambiente Externo

El Ambiente Externo

El Ambiente Externo Finalidad de la empresa Supervivencia a largo plazo Utilidades
Finalidad de la empresa Supervivencia a largo plazo
Finalidad de
la empresa
Supervivencia a
largo plazo
Utilidades
Utilidades
El Ambiente Externo Finalidad de la empresa Supervivencia a largo plazo Utilidades

La Empresa y su Entorno

Sistema Abierto.

Cambios constantes y acelerados

Labor Gerencial:

Evitar resistencia.

Las empresas intercambian

recursos con el entorno y

dependen de él. El proceso global.

La Empresa y su Entorno Sistema Abierto. Cambios constantes y acelerados Labor Gerencial: ◦ Evitar resistencia.

Ambiente Externo

Son todas las fuerzas

relevantes fuera de los límites de la compañía.

Por relevante, se entienden

todos los “factores” a los que

los gerentes deben “prestar atención para ayudar” a sus

equipos de trabajo a;

“competir con eficacia” para

sobrevivir.

Ambiente Externo Son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de la compañía. Por relevante,
Ambiente Externo Sistema político -legal Competencia Sistema potencial económico Competencia Clientes indirecta Variables tecnológicas Organización Ambiente
Ambiente Externo
Sistema político
-legal
Competencia
Sistema
potencial
económico
Competencia
Clientes
indirecta
Variables
tecnológicas
Organización
Ambiente
Macroambiente
Competitivo
Competencia
Directa
Estructura de
distribución y
ventas
Medio ambiente
o Ecosistema
Sistema socio
cultural

Macroambiente

Son aquellos factores del medio que influyen en todas o en

casi todas las organizaciones de un determinado país o región.

Para su análisis, se dividirá en:

medio ambiente natural o ecosistema, sistema económico, sistema político-legal y sistema sociocultural.

Macroambiente

En importante resaltar que todos estos elementos condicionan y son

condicionados por las

variables tecnológicas presentes.

Macroambiente En importante resaltar que todos estos elementos condicionan y son condicionados por las variables tecnológicas

Sistema político - legal

Es aquel que rige los asuntos públicos, el gobierno del estado y el manejo del poder.

Tiene una fuerte conexión con el conjunto de leyes del país, ya que, en buena medida, la manera como se ejerce y se distribuye el poder político que está condicionado por dichas leyes.

Sistema político - legal Es aquel que rige los asuntos públicos, el gobierno del estado y

Sistema político - legal

Las políticas del gobierno:

Imponen limitaciones estratégicas,

Proporcionan oportunidades a través de las leyes fiscales, políticas económicas y reglamentos

para el comercio

internacional.

Sistema político - legal Las políticas del gobierno: ◦ Imponen limitaciones estratégicas, ◦ Proporcionan oportunidades a

Sistema Económico

Es el sistema de una nación para asignar sus recursos entre sus ciudadanos.

Es un sistema muy complejo y se encuentra relacionado con aspectos sociales, culturales, políticos y legales, los que estimulan o no, el desarrollo y comportamiento de toda organización

Sistema Económico Es el sistema de una nación para asignar sus recursos entre sus ciudadanos. Es

Sistema Económico

Ejemplo:

Cuando las tasas de interés y la inflación influyen en la disponibilidad y en el costo del capital, en la capacidad para expandirse, en los

precios, en los costos y en la demanda de los consumidores de los

productos.

Sistema Económico Ejemplo: ◦ Cuando las tasas de interés y la inflación influyen en la disponibilidad

Medio Ambiente Natural o Ecosistema

Está en función de todo el

conjunto de recursos naturales

que los hombres han usado y explotado durante toda la historia para satisfacer sus

necesidades y generar las

diversas culturas y el progreso tecnológico.

Medio Ambiente Natural o Ecosistema Está en función de todo el conjunto de recursos naturales que

Medio Ambiente Natural o Ecosistema

Algunos de estos recursos son renovables, como la

madera y otros no, como es

el caso del petróleo.

Las organizaciones transforman esos recursos y los devuelven al medio ambiente en la forma de productos y servicios ya elaborados para uso o consumo de la sociedad.

Medio Ambiente Natural o Ecosistema Algunos de estos recursos son renovables, como la madera y otros

Demografía

Es el estudio estadístico de las características de un grupo humano que son

susceptibles de ser medidas

o contadas, ya sea en determinado momento o por medio de su historia.

Ejemplo: el número de hogares, el número de personas por edad, sexo, raza, educación o profesión.

Demografía Es el estudio estadístico de las características de un grupo humano que son susceptibles de

Demografía

Es la medida de diversas características de los pueblos, que comprende grupos u otras unidades sociales.

Los gerentes deberán formularse planes estratégicos para integrar, retener, capacitar y motivar a personas de diversos antecedentes

demográficos con las habilidades necesarias para alcanzar la misión de

la empresa.

El sistema sociocultural

Se compone del conjunto de factores que condicionan que un grupo de individuos

se comporte de la manera

como lo hace, por lo que se puede afirmar que se desarrolla por medio de la

interacción humana y es

resultado de la experiencia.

El sistema sociocultural Se compone del conjunto de factores que condicionan que un grupo de individuos

El Sistema Sociocultural

Las tendencias sociales con respecto a la manera en que las personas piensan y se conducen tienen implicaciones importantes para la administración de la fuerza de trabajo, las acciones sociales

corporativas y las decisiones estratégicas acerca de los productos y los

El Sistema Sociocultural Las tendencias sociales con respecto a la manera en que las personas piensan

mercados.

El Ambiente Competitivo

 

Estructura de

 
 

distribución y

 

ventas

Competencia indirecta
Competencia
indirecta

Competencia

potencial

El Ambiente Competitivo Estructura de distribución y ventas Competencia indirecta Competencia potencial Competencia directa Clientes

Competencia

directa

El Ambiente Competitivo Estructura de distribución y ventas Competencia indirecta Competencia potencial Competencia directa Clientes

Clientes

El Ambiente Competitivo Estructura de distribución y ventas Competencia indirecta Competencia potencial Competencia directa Clientes

El ambiente competitivo

Comprende a las organizaciones específicas con las cuales interactúa la organización.

Incluye:

El poder de los clientes El poder de la competencia potencial. Competencia indirecta. El poder de la competencia directa. La estructura de distribución y venta

El ambiente competitivo

Los gerentes de éxito hacen más que simplemente reaccionar al ambiente:

actúan de tal forma que de hecho moldean o modifican el ambiente de la organización.

Clientes

Son aquellas personas u organizaciones que adquieren y utilizan los productos o servicios de la empresa.

El objetivo de toda empresa o institución es satisfacer las necesidades y

deseos de sus clientes u usuarios.

Clientes Son aquellas personas u organizaciones que adquieren y utilizan los productos o servicios de la

Clientes

Los clientes, sus necesidades y preferencias, son una parte esencial para el nacimiento, desarrollo y consolidación de una empresa.

Los clientes son importantes para las organizaciones ya que exigen

precios menores, mayor calidad, especificaciones únicas para los

productos o un mejor servicio.

Servicio al cliente

Significa proporcionar a los clientes lo que quieren o necesitan, en la forma que lo desean y a la primera oportunidad.

Esto depende de la velocidad y lo confiable que una organización sea

para entregar sus productos o servicios.

Competencia directa

Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios similares y que, por ende, se dirigen al mismo mercado.

Así, por ejemplo, los competidores de la línea área Taca, son otros

aerolíneas como Mexicana, Aero Perú, Delta Air Lines, Air Madrid, entre

otras.

Competencia indirecta

Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios que, aun cuando no son similares, si cubren la misma necesidad.

Los competidores indirectos de una línea área, por ejemplo, son las

empresas de autobuses y ferrocarriles, por lo menos en distancias cortas y medias.

Competencia indirecta

La competencia indirecta de un canal de televisión, puede ser la empresa que renta videos, e incluso editoriales, pueden ofrecer al consumidor un entretenimiento para sus tiempos libres.

Competencia potencial

Son aquellos individuos u organizaciones que pueden convertirse en competencia directa o indirecta de una organización.

Por ejemplo, con los tratados libre de comercio, en un futuro próximo,

los transportistas de los países que lo firman podrán ser competidores

potenciales de los transportistas de esos lugares.

Estructura de distribución y ventas

De alguna manera, todos los productos o servicios tienen que llegar físicamente al consumidor final.

Aunque esto puede sonar simple, esta estructura puede alterarse e

involucrar al administrador en una decisión estratégica:

¿de qué manera, por medio de qué vía o canal de distribución se quiere entregar y vender el producto?

Análisis ambiental:

Respuesta al ambiente y selección

Todo gerente o administrador de cualquier organización deben estar alerta a los cambios del entorno, para poder reaccionar favorablemente ante ellos.

Esta adaptación se debe dar mediante la búsqueda del mejor enfoque

para una situación dada.

Análisis ambiental:

Respuesta al ambiente y selección

Si los gerentes no comprenden la manera en la que el ambiente influye en sus organizaciones o no pueden identificar oportunidades o amenazas

Su capacidad para tomar decisiones y ejecutar planes estará limitada.

Análisis ambiental:

Respuesta al ambiente y selección

La información ambiental oportuna y precisa es decisiva para operar un negocio.

La información sobre el ambiente no siempre está disponible

fácilmente.

Análisis ambiental

Por incertidumbre ambiental se entiende que los gerentes no tienen información suficiente sobre el entorno.

A medida que aumenta la incertidumbre ambiental, los gerentes deben

desarrollar técnicas y métodos para recopilar, seleccionar e interpretar

información acerca del ambiente.

Análisis ambiental

La incertidumbre se desprende de dos factores:

Complejidad: se refiere a la cantidad de temas que un gerente debe atender, así como la interconexión entre ellos.

Dinamismo: se refiere al grado de cambio discontinuo que se da dentro de la industria.

¿Cuáles son y qué consisten las dimensiones del medio ambiente?

  • 1. La dinámica del medio: puede ir de extremadamente estable a muy cambiante.

  • 2. La complejidad del medio: califica si el entorno tiene muchos y diferentes elementos entre sí; o pocos elementos.

Probamente varios pero que se pueden agrupar en unos cuantos en virtud de que funcionan de manera homogénea.

¿Cuáles son y qué consisten las dimensiones del medio ambiente?

Aunque en ambas dimensiones se trabaja en un continuo, esta situación ubicará únicamente en los extremos para simplificar el análisis.

Se obtienen cuatro situaciones posibles:

Tipo I. Simple y estable Tipo II. Simple y dinámico Tipo III. Complejo y estable Tipo IV. Complejo y dinámico

Tipo I. Simple y estable

Características:

Utilización de estructuras burocráticas y mecanicistas. Llevan a cabo tareas altamente repetitivas. Gran perfección técnica y disminución de costos. Dificultad para la percepción de posibilidades de cambio. Tipo de empresa: Ensambladora de automóviles.

Tipo II. Simple y dinámico

Características:

No utilizan sistemas y procedimientos formales y rígidos.

Se adapta hacia el medio ambiente al poder de compartir la visión, valores y objetivos con los individuos que conforman la organización.

Tiende a un enfoque humanista. Debido al medio ambiente simple, se favorece la centralización. Tipo de empresa: Instituto de investigación.

Tipo III. Complejo y estable

Características:

Utilización de estructuras burocráticas y mecanicistas de forma mediana. Alta inflexibilidad hacia al cambio.

Gran dependencia de la experiencia de los miembros que conforman la organización.

Fomenta una alta descentralización. Tipo de empresa: Compañía aseguradora.

Tipo IV. Complejo y dinámico

Características:

Interacción constante en sus miembros.

Fuerte convicción de integrantes con valores organizacionales: marca en gran medida las líneas de acción a seguir.

Tiende a un enfoque de tipo humanístico. Fomenta la alta descentralización.

Orienta su estructura en pequeñas unidades, altamente adaptables a la contingencia.

Ejemplo: Despacho de consultoría en administración o contabilidad.