GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS.
Código del Programa de Formación: 134401
Nombre del Proyecto: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS_RUTA(1001288)
Fase del Proyecto: EJECUCION
Actividad de Proyecto: DESPACHA Y RECIBE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Actividad (es) de Aprendizaje: DIAGNOSTICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD

ARCHIVÍSTICA EN CADA UNIDAD ADMINITRATIVA.
Competencia:

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA

POLÍTICA INSTITUCIONAL
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

1_Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta

las políticas organizacionales y la legislación vigente.
2. Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en
cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la
legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible

Duración de la Guía: 20 Horas

2. PRESENTACION

Estimado Aprendiz

En la Legislación Documental, existen normas, decretos, leyes, acuerdos y resoluciones que

complementan las disposiciones pertenecientes a los archivos de gestión. Por tal motivo, después de
conocerlas, es importante aplicarlas en el ámbito laboral.

A continuación, encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N°
5, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el contenido dispuesto: Normas, decretos, Acuerdos,
Resoluciones y Normas técnicas, además el material adicional, dispuesto para la realización de esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

GFPI-F-019 V3
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Recuerde que, para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseo sin la correspondiente referencia y cita.

Es importante precisar algunas actividades se adjuntarán y calificarán en la plataforma Black board.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Descripción:
Dentro de las normas, se encuentra la Ley 1409 de 2010, el cual regula la profesión de la archivista.
Esta Ley tiene como fin optimizar los procesos y establece los requisitos para las personas que quieren
realizar esta labor.
Después de haber estudiado Material de formación, es importante que indague y reflexione acerca de
algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.
Por ello se presenta el vídeo denominado: “El Rol del Profesional de la Información Archivística” el
Cual usted deberá observar y mediante un foro temático, discutir los siguientes aspectos:
1. ¿Por qué es importante el rol del profesional de la información archivística?
2. ¿Quién es el profesional de la información archivística?
3. ¿Cuál es la función del profesional de la información archivística?
4. ¿Cuál era la anterior función del profesional de la información archivística?
5. ¿Cuál es la función actual del profesional de la información archivística?
6. ¿ Cuál es el fin último del profesional de la información archivística?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Descripción:
El Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, trata de los principios del proceso de gestión documental,
escoja uno de ellos y realice una presentación en PowerPoint en donde explique su importancia y
cómo debe aplicarse en la empresa privada, emplee la primera diapositiva como portada y las
siguientes para el desarrollo de la temática, no olvide tener en cuenta la relación entre el texto y la
imagen, el vocabulario, la ortografía, un buen desarrollo del contenido, el fundamento personal y
finalmente las conclusiones.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta las lecturas realizadas,
para el desarrollo de las actividades de evaluación
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3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Sobre conservación

documental.

Descripción:

El Decreto 2609 de 2012 habla del deber que tienen las empresas de realizar el Programa de Gestión
Documental (PGD).

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos básicos aprendidos
es importante reforzarlos a través de la siguiente actividad:

Indague sobre las pautas para la elaboración del PDG y cite el enlace que contenga la información que
más haya sido de su agrado.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las de transferencia del conocimiento

ACTIVIDAD COLABORATIVA

• Crear una empresa y asignarle: razón social, logotipo, slogan, ubicación geográfica, misión, visión,
estructura orgánica, cargos, funciones a dependencias, diseñar imagen corporativa de la empresa

• Elaborar plantillas electrónicas con la imagen corporativa de la empresa y aplicación de la norma

Icontec, para la elaboración de documentos que se solicitan redactar.

• Redactar comunicaciones con los cuales se establecerán relaciones comerciales y se comunicará la

empresa al interior de las dependencias mediante la aplicación de las normas gramaticales y de redacción,
en todos los casos usted hace el rol de asistente administrativo y por tanto debe identificarse en la line de
transcriptor.

• Presentar la empresa a otra empresa de las otras empresas conformadas por los equipos
colaborativos del grupo, ofreciendo los productos o servicios. (Carta circular, con combinación de
correspondencia, carta firmada por la Gerencia)

• El Jefe de Contabilidad solicitará vacaciones, con copia a la Gerencia

• El Jefe de archivo convoca a reunión el Comité de Archivo, mediante correo electrónico

• Circular informativa invitando a capacitación en manejo de Office

• Gestión Humana dará respuesta positiva a la solicitud de vacaciones

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• Mercadeo dirige memorando al Centro de Administración de Documentos: anunciando la

posibilidad de las transferencias documentales extemporánea.

• El CAD, dará respuesta al memorando confirmando fecha para acompañamiento y realización de

transferencia documental acorde al plan de transferencias, anexa el formato de inventario documental.

• Enviar por correo electrónico a todo el personal de la empresa, la circular de Gestión Humana:
invitación a hijos de los empleados para celebrar la fiesta de fin de año, lleva como anexo motivador el
video de la fiesta realizada el año anterior.

Estos documentos serán parte del portafolio empresarial por grupo y se manejara de manera colectiva.

Se deben presentar en el portafolio un modelo adaptado al rol empresarial de cada uno de los
documentos vistos en el manual.

3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

En el foro temático, correspondiente al tercer contenido de estudio, de la respuesta de forma clara y

argumentada para el siguiente caso:

En la Empresa “Los Guaduales” el Gerente General no ha permitido elaborar el Programa de Gestión

Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo de la empresa, se le ha pedido que le
explique al Gerente las razones por las cuales debe permitir realizar el PGD.

Se pide que mínimo de 5 razones y socialice el enlace de su preferencia encontrado en la actividad de

apropiación de conocimiento sobre las pautas para la elaboración del PDG.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio
Actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO Conoce la importancia de la Técnica: Estudio de casos, Taller

Inicialmente, usted debe recopilar
la información obtenida de la
actividad de Apropiación del
Conocimiento y luego
legislación archivística para la
gestión empresarial
Instrumento: Cuestionario
S.S.= Simulación de Situaciones
F.P. = Formulación de Preguntas
M. = Mapas
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complementarla con términos o

conceptos que usted considere
pertinentes en la realización de la INSTRUMENTOS
misma.
C.T.= Cuestionarios
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
M. v. = Matriz de valoración o rúbrica
Para desarrollar este ítem de la
actividad de evaluación, usted
debe realizar el siguiente
ejercicio:
Complemente la información
de la actividad realizada en el
espacio de Actividades de
contextualización e
identificación de
conocimientos necesarios para
el aprendizaje, teniendo en
cuenta lo visto
EVIDENCIA DE PRODUCTO

Usted debe entregar la

presentación en Power Point a
través del espacio dispuesto para
ello en la plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVÍO DE LA
ACTIVIDAD. “PRESENTACIÓN EN
POWER POINT”

5. GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

Administración pública: Es aquella función del Estado, que consiste en una actividad concreta, continua,
práctica y espontánea de carácter subordinado a los poderes del Estado y que tienen por objeto satisfacer
en forma directa e inmediata las necesidades colectivas y el logro de los fines del Estado dentro el orden
jurídico establecido y con arreglo a este.

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general .
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para
dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
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Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.
Expediente: Es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También
puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden
ISO: ISO es la Organización Internacional para la Estandarización, que regula una serie de normas para
fabricación, comercio y comunicación, en todas las ramas industriales. Se conoce por ISO tanto a la
Organización como a las normas establecidas por la misma para estandarizar los procesos de producción y
control en empresas y organizaciones internacionales.
Metadatos: Datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar, comprender o preservar
documentos archivísticos al largo del tiempo.
La Nube: La computación en nube es un sistema informático basado en Internet y centros de datos
remotos para gestionar servicios de información y aplicaciones. La computación en nube permite que los
consumidores y las empresas gestionen archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de instalarlas en
cualquier computadora con acceso a Internet.
Política Pública: Son las respuestas que el Estado puede dar a las demandas de la sociedad, en forma de
normas, instituciones, prestaciones, bienes públicos o servicios. En este sentido, está ligado directamente a
la actividad del Estado en tanto ejecutor, es decir, aludiendo a la Administración del Estado, centralizada o
descentralizada. Involucra una toma de decisiones y previamente un proceso de análisis y de valorización

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Plataforma Blackboard

• Contenido 3: NORMAS, DECRETOS, RESOLUCIONES, ACUERDOS Y NORMAS TÉCNICAS. / Disponible

en: Espacio material del programa

• Video: El Rol del Profesional de la Información Archivística /

Enlace: https://www.youtube.com/watch?v=1ETcRoUrno4
• Lecturas sugeridas / Disponible en: Espacio actividades 3 en plataforma
Programa de Gestión Documental
Decreto 2609 de 2012
Norma ISO 15489

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) PATRICIA ROCHA SIERRA INSTRUCTOR COORDINACION

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ACADEMICA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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