Producir documentos administrativos siguiendo normas

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE # 2
 Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación:122121
 Nombre del Proyecto: Apoyar los procesos administrativos de las MIPYMES del
departamento de Cundinamarca.
 Fase del Proyecto: Análisis .
 Actividad de Proyecto
1. Identificar y registrar los procesos y procedimientos administrativos de la
organización
 Competencia:
 Producir los documentos que se originen de las funciones
administrativas siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y
de la organización.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente
1. Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico funcional y
dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la
organización y su entorno.
2. Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de
digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la
velocidad y la precisión de acuerdo
Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de

la organización con los requerimientos y las normas de seguridad y salud
ocupacional
1. Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la

legislación vigente.
2. Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo
en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas
colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las
normas internas y la legislación vigente.
 Duración de la Guía : 175 Horas
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
2. PRESENTACION
No nos atrevemos a muchas cosas porque son difíciles, pero son difíciles porque
no nos atrevemos a hacerlas.
Séneca
 Es importante conocer e indagar constantemente acerca del proceso de
aprendizaje y la aplicación práctica en los contenidos y actividades en relación a
las TEORIAS ADMINISTRATIVAS, la aplicabilidad de sus principios y postulados
en pro de la gestión apropiada a las empresas por parte de los administradores
con sus conocimientos básicos, llevando a cabo un proceso en busca de la
productividad, la eficacia y la eficiencia en la utilización de los recursos humanos,
financieros y tecnológicos.
Por medio de la presente guía lo invitamos a conocer las temáticas y didácticas

relacionadas con el tema de Administrar de acuerdo con las teorías administrativas y la
evolución de estas teorías en el tiempo y donde se interactúe de forma dinámica con los
instructores y aprendices para tener un proceso de aprendizaje agradable y consistente.
Para tal fin hay que tener muy en cuenta en responder los siguientes interrogantes que
hacen relación a la temática que abordaremos en la presente guía, como conceptualizar
que es empresa, los tipos de empresa, su clasificación, las áreas funcionales, las
estructura orgánico-funcional como también que es centralización y descentralización.
 Por otro lado La Organización Documental se basa en principios de eficiencia y
eficacia en el desarrollo de la gestión de documentos tanto en empresas públicas
como privadas, en las cuales se llevan a cabo procesos archivísticos en los
cuales es necesario aplicar la teoría del ciclo vital junto con sus etapas o fases y
en su desarrollo la implementación de sistemas como herramienta que permite
facilitar el proceso archivístico y el correcto tratamiento de la documentación.
Es indispensable identificar la importancia de implementar el programa de Gestión

Documental y la atención al cliente y el uso de las herramientas tecnológicas para la
Organización de los archivos, de tal manera que la gestión documental sea eficaz y
garantice tiempo y disponibilidad de la información en las empresas públicas y
privadas.
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización).
3.1.1 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE.
En esta etapa del proceso de aprendizaje se busca que los aprendices se persuadan de
las actividades que conlleva al conocimiento de las teorías administrativas, concepto de
empresa, los tipos y su clasificación, conocer los organigramas, las estructuras orgánica-
funcionales, la departamentalización y las áreas funcionales y el proceso administrativo,
para así obtener las competencias laborales requeridas para el proceso de gestión en las
empresas, para tal fin se realizaran las siguientes actividades:
1. Desarrollar taller sobre conceptualización de términos administrativos a través de
una tabla y con 30 términos realizar una sopa de letras en forma individual.
2. Realizar un mapa conceptual sobre las teorías administrativas donde explique
y exponga los conceptos básicos a través de una cartelera y realizando
dinámica del tema de equipos de trabajo de máximo 4 aprendices. Evaluando
con lista de chequeo acerca de la presentación de las teorías administrativas.
3. Ver la película Tiempos Modernos con Charlie Chaplin y realizar un

ensayo, teniendo en cuenta la historia, evolución y teorías de la
administración.
4. Realizar evaluación escrito de forma individual sobre los temas realizados,

términos, teorías.
5. Diseñar un cuadro comparativo de los tipos de empresas donde explique

y exponga sus características y realizar representación entrevista dentro
del ambiente de aprendizaje (equipo de trabajo máximo 4 aprendices).
6. Realizar una maqueta de 45x35 cms., con elementos reciclables, donde se

puede apreciar las áreas funcionales de la empresa, explicando y exponiéndolo
a través de un producto. Evaluando con lista de chequeo acerca de la
presentación de la maqueta y exposición. De a 4 aprendices.
7. Realizar evaluación escrito de forma individual sobre los temas realizados,

concepto de empresa, tipos de empresa y su clasificación. Realizar un ensayo
sobre lo expuesto en la maqueta de las áreas funcionales de la empresa.
8. De acuerdo a lo realizado en la presentación de la maqueta, realizar la

estructura orgánico-funcional de la empresa, su departamentalización, cual
es la cadena de mando y que tipos de estructuras existe y del porque
centralizar o descentralizar a través de una cartelera con imágenes y
presentando un informe ejecutivo con normas Icontec. De a 4 aprendices.
TECNICAS DE DIGITACION
Identifica y aplica las técnicas de digitación en la transcripción de textos y documentos en

la organización.
DEFINICIÓN
Esta especialidad abarca actividades de manipulación de un teclado alfa-numérico para

transcribir información de los "documentos fuente", que será procesada por el
Computador central, para alimentar el sistema de información de una unidad
Administrativa o técnica. Implica también interpretar las necesidades de información.
del sistema o programa, sus aplicaciones y la mejor forma de utilizarlo para que Cumpla
las expectativas de la organización.
La digitación no es sólo escribir con un teclado, se basa también en una posición

Correcta de las manos, coherencia y claridad a la hora de escribir..
IMPORTANCIA
Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas

demandas por la sociedad contemporánea, por esta razón, es una actividad de apoyo
para muchas otras profesiones empleada en el comercio, en la industria, en la banca,
Entre otras.
CONSEJOS BÁSICOS PARA DIGITAR
Colocar las manos sobre la fila a, s, d, f, g, h, j, k, l, ñ, de manera que los dedos

"meñiques" se dirijan a las letras "a" y "ñ" respectivamente, los dedos "anulares" se
dirijan a las letras "s" y "l" respectivamente, los dedos "corazón" se dirijan a las letras "d"
y "k" respectivamente y los dedos "índices" abarquen las teclas "f-g" y "h-j"
respectivamente, utilizando siempre los dedos "pulgares" para la tecla grande de
"espaciador", lo mismo para las otras filas de letras. Esto facilitará el acceso
prácticamente a todo el teclado con leves movimientos de las manos.
Mantener las muñecas levitando sobre el teclado, y no apoyadas sobre el escritorio.

Evitará lesiones.
Colocar los pies en el suelo frente a uno. Al sentarse, hacerlo de manera que la espalda
esté totalmente recta, para poder apoyarla en el respaldo del asiento.
Mantener los codos cercanos a los costados, de forma paralela y con los antebrazos
inclinados ligeramente hacia arriba.
Al teclear, los ojos deben permanecer observando la pantalla o el papel. Con el tiempo
se hace innecesario mirar el teclado para saber dónde están las teclas.
En cuanto a la pantalla de deben evitar reflejos, ventanas o focos de luz delante o detrás
de la pantalla, pantallas pequeñas o de baja calidad, que la sea de regulable altura, cada
pocos minutos descansar la vista, desviando la atención de la pantalla. El teclado y el
ratón deben estar a la altura de los codos.
El cuerpo debe mantenerse erguido formando un ángulo cercano a los 90º con las
piernas. Y a la altura de la mesa debe ser de 75 cm aproximadamente Las sillas deben
tener ruedas para facilitar los cambios de posturas.
Para un máximo aprendizaje no hay que mirar el teclado durante las practicas, solamente
limitarse a mirar la pantalla o texto. La posición base es fácil de encontrar sin mirar el
teclado por medio de las letras “f” y “j” que tienen unas marcas que sobresalen, en el
inferior de la tecla. Mantener constancia con los ejercicios propuestos.
TECLADO SUPERIOR
UBICACIÓN DE LOS DEDOS AL TECLADO
TECLADO CENTRAL
TECLADO SUPERIOR
TECLADO INFERIOR
 Ambiente Requerido:
Ambiente de formación, Sala de sistemas, Plataforma Black board

 Materiales:
Computador ,Borrador, Marcadores, Guias de aprendizaje, Remax de papel
papel periódico, acta de compromiso.
3.1.2 ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS

NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
COMUNICACIONES OFICIALES
ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS
QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El Consejo Directivo del Archivo General
de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley
80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000. CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios
que rigen la Administración Pública. Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del
Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos
necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de
Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico. Que la Ley 594 de 2000
tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación. Que la Ley 527
de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el
Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado,
que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello
aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y
socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva
Presidencial No. 02 del 2000. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma
regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información
y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia
como parte integral de la gestión documental.
Ley 527 de 1999
Mensaje de datos:
La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios

electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio
Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el
telefax.
Firma digital:
Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que,

utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al
texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con
la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada
la transformación.
Entidad de Certificación:
Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir
certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los
servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes
de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en
las firmas digitales.
Decreto 2609 de 2012
Características de los sistemas de gestión documental:
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos

electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
Disponibilidad y acceso:
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la

auten2cidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser
procesados y reu2lizados en cualquier momento.
Preservación de documentos en ambientes electrónicos: En los sistemas de archivo

electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad,
integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las
Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad
(visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la
creación y almacenamiento de los documentos.
Adecuada gestión de los documentos electrónicos:
Cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad,

inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los
documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida,
incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.
FIRMAS DIGITALES
Automatiza procesos que involucran firmas, garantizando la identificación plena de una

persona y la no alteración de los documentos en medios electrónicos.
Un certificado de firma digital es una credencial electrónica de autenticación emi2da por

un Tercero de Confianza denominado Entidad de Certificación Digital por medio del cual
se garantiza que el titular del certificado es quien dice ser.
• Tiene efectos jurídicos los cuales no es necesario probar, (Inversión de la carga

probatoria).
• Es un mecanismo de autenticación que se puede asociar a un mensaje de datos.
• Fácil integración en la virtualización.
ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO
Desmaterializa procesos en los cuales la evidencia del tiempo es crucial. Agrega

evidencia jurídica de tiempo a sus procesos.
Mecanismo de seguridad y validez jurídica de la fecha y hora exacta en la generación,
envío y recepción de información electrónica.
• Utiliza la hora legal de la República de Colombia del reloj atómico de la
Superintendencia de Industria y Comercio.
• El sistema no permite que ningún tercero pueda cambiar o solicitar la aplicación de
valores distintos de tiempo del día y fecha.
• Opera como mecanismo de control de la integridad de las transacciones durante todo
su ciclo de vida.
• Sistemas de radicación electrónica de recepción o emisión de documentos.
CASOS DE APLICACIÓN
Sistemas de radicación electrónica de recepción o emisión de documentos públicos

electrónicos.
• Subastas electrónicas para el aseguramiento técnico y jurídico de cada lance.
• Work flow de trámites y servicios donde sea importante dejar como evidencia el tiempo
de respuesta.
• Respuesta a quejas, reclamos y derechos de petición que se realicen electrónicamente
CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO

Remisión de correspondencia electrónica crítica con una plataforma de envío y recepción

certificada de correo.
Servicio de notificación electrónica por e-mail que cuenta con la misma validez jurídica y
probatoria de un envío certificado y mayores fortalezas funcionales
• Entidades que deben emitir notificaciones oficiales, que actualmente están utilizando
documentos impresos.
• Mejorar el tiempo de respuesta y de radicación de correspondencia.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
4.1 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación
Evidencias de  Ejecuta - Formulación de preguntas.

Conocimiento: procedimientos
- Simulación de
Y funciones de acorde
 Evaluación escrita situaciones.
con lo establecido en
teorías los manuales y - Ensayo.
administrativas direccionamiento
 Evaluación oral estratégico. - Cuestionarios.

áreas funcionales  Identifica la posición
- Investigaciones en
administrativas de su puesto de
internet... - Estudios de
trabajo, de acuerdo
Evidencias de Desempeño: caso... – Lista de chequeo.
con la estructura
 Realizar una orgánica de la - Exposición y sustentación
maqueta con organización. deLas teorías
elementos  Establece las administrativas.
reciclables donde se prioridades de
ejecución de - Informes ejecutivos.
pueda apreciar las
areas funcionales actividades y los
- Diseño de cuadros
de la empresa. recursos de acuerdo
Comparativos.
a las políticas de la
Evidencias de Producto: organización. -Presentaciones en Power
Point y Prezi.
 Desarrollar taller
sobre - Diseño de maquetas o
conceptualización manualidades.
de términos
administrativos a - Prueba escrita.
través de una
tabla y con 30 - Prueba oral.
términos realizar - Quiz.
una sopa de letras
en forma
individual.
 Realizar un mapa
conceptual sobre las
teorías
administrativas
donde explique y
exponga los
conceptos básicos a
través de una
cartelera y
realizando
 dinámica del tema
en equipos de
trabajo de máximo 4
aprendices.
Evaluando con lista

de chequeo acerca
de la presentación
de las teorías
administrativas.
 Diseñar un cuadro
comparativo de los
tipos de empresas
donde explique y
exponga sus
características y
dando ejemplos de
cada tipo de
empresa de forma
individual.
 De acuerdo a lo
realizado en la
presentación de la
maqueta, realizar la
estructura orgánico-
funcional de la
empresa, su
departamentalizació
n, cual es la cadena
de mando y que
tipos de estructuras
existe y del porque
centralizar o
descentralizar a
través de una
cartelera con
imágenes y
presentando un
informe ejecutivo
con normas Icontec.
Organizar la
documentación teniendo
en cuenta las normas
legales y de la
organización.
4.2 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la

organización.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación
Evidencias de  Utiliza papelería, Cuestionario y lista de

Conocimiento : elementos, mobiliario y chequeo.
equipos requeridos
Cuestionario y taller sobre para la recepción y
el acuerdo 060. despecho de
documentos de
Evidencias de Desempeño: acuerdo con el manual
de gestión documental
Observación en los y las políticas de la
procesos de radicación y organización.
registro de acuerdo con la
tecnología disponible y  Opera los equipos y Manual de Gestión
programas (aplicativo) Documental.
desarrollo del taller.
para el recibo y
despacho de
documentos internos y
Evidencias de Producto: externos de acuerdo
con el manual del
Documentos radicados, usuario.
planillas de registro y envió
de documentos.  Aplica los
procedimientos
manuales o
automatizados, la
normativa vigente para
la recepción de los
documentos de
acuerdo con el manual
de gestión y las
normas
organizacionales.
 Verifica que los

documentos recibidos
reúnan las condiciones
para ser radicados de
acuerdo con el manual
de gestión documental
y normas
organizacionales.
 Radica los documentos

internos y externos
utilizando el software,
las normas y la
legislación vigente.
5 GLOSARIO DE TERMINOS

OBJETIVO, es decir, que la Administración siempre está enfocada a lograr fines o

resultados.
EFICACIA consiste en hacer lo que se tiene que hacer, realizar solo aquellas
actividades que sean necesarias, lograr los objetivos de productos o servicios en
términos de cantidad y tiempo.
EFICIENCIA significa hacer las cosas bien, en el menor tiempo posible no cometer
errores, es decir, lograr los objetivos al mínimo costo y la máxima calidad.
GRUPO SOCIAL para que la Administración exista, es necesario que se de en un grupo
social.
COORDINACIÓN DE LOS RECURSOS decir administrar es combinar,
sistematizar y analizar los diferentes recursos necesarios para lograr los fines
comunitarios.
PRODUCTIVIDAD Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para

producir un determinado bien o servicio, es decir, producir más con los mismos
recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
UNIVERSALIDAD. La administración existe en cualquier grupo social y es
susceptible de aplicarse en cualquier empresa (industrial, comercial o de
servicios). Es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier
organismo social principalmente los grandes.
VALOR INSTRUMENTAL. La administración resulta ser un medio para lograr un

fin y no un fin en sí misma: mediante esta se busca obtener resultados. Dado que
su finalidad es eminentemente práctica.
UNIDAD TEMPORAL. La administración es un PROCESO dinámico en el que
todas sus partes existen simultáneamente, aun cuando para la enseñanza se
distinguen diversas fases y etapas, pero no se dan aisladamente.
AMPLITUD DE EJERCICIO. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una
empresa. Logrando con ello que los recursos tengan su máxima productividad.
ESPECIFICIDAD. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas,

tiene características propias que le proporciona su carácter específico, ya que
algunas veces se le confunde con la Contabilidad, o la Ingeniería Industrial.
INTERDISCIPLINARIEDAD. La administración es afín a todas las ciencias y
técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. A través de sus principios
contribuye al bienestar de la comunidad ya que proporciona lineamientos para
optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones
humanas y generar empleos.
FLEXIBILIDAD. Los principios de la Administración se adaptan a las necesidades
propias de cada grupo social en donde se aplican. Es decir, la rigidez es
inoperante.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: la primera es el derecho de dar órdenes, la
otra es una consecuencia natural de la primera. Ambas deben estar equilibradas.
DISCIPLINA: depende de la obediencia a los acuerdos establecidos.
UNIDAD DE MANDO: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior

organización.
ABREVIATURA Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por

eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura
completa, y que siempre se cierra con un punto.
6 ACRÓNIMO Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una
razón social.
7 ACTA Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión o situación específica.
8 ANEXO Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve
para complementar y aclarar.
9 ASUNTO Síntesis del contenido de la comunicación.
10 AUTOPISTA DE LA INFORMACION Red que permite la transmisión de textos,

imágenes y sonidos. Se suele utilizar como sinónimo de Internet, aunque su
significado es más amplio. Conforme con la Dra. Maricruz Castro Ricalde Nº27,
2002), “Albert Gore, como vocero de la política de William Clinton, en 1992, propuso
este término” y continúa explicando que se empleó para crear espacios y medios de
vinculación social, económico y de tecnología; que posibilitan la circulación de datos e
información de forma simultánea hacia cualquier lugar del planeta.
11 BLUETOOT sistema de conexión inalámbrica de escaso alcance, unos 10 metros.
12 BUSCADORES (motores de búsqueda ó search engine) herramienta de software
utilizada para la localización de páginas disponibles en Internet. Constituye un índice
generado de manera automática que se consulta desde la propia Red. Las empresas
que mantienen estos instrumentos de navegación se financian mediante la publicidad
que insertan en sus páginas de acceso. Otros autores lo definen como el conjunto de
programas coordinados que se encargan de visitar cada uno de los sitios que integran
la red, empleando los propios hipervínculos contenidos en las páginas web para
buscar y leer otros sitios, crear un enorme índice de todas las páginas leídas
(catálogo), para presentar direcciones de Internet. Escribiendo una palabra clave en
la caja de búsqueda se encuentran hipervínculos hacia páginas que contienen dicha
palabra clave, aunque a veces el contenido de la página no representa los datos que
se desean encontrar. Ejemplos: (http://www.google.com).; (http://www.alltheweb.com).
13 CIBERCULTURA cultura nacida de la aplicación de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, en medios de comunicación como Internet. Cultura de
polaridades, de opuestos, de ventajas y desventajas, de libertad absoluta, anonimato,
ciberdelitos; constituida por ciberciudadanos con derechos y obligaciones.
14 CIBERESPACIO nuevo medio de comunicación que surge de la interconexión
mundial de los sistemas de datos. Incluye la infraestructura material de la información
digital y el universo de informaciones que contiene.
15 CD (Compact disk o disco compacto): disco compacto de sonido que se lee
mediante un dispositivo de rayo láser. Sistema de almacenamiento de información de
modo digital.
16 COMUNIDAD VIRTUAL en términos de Howard Rheingold, comunidad virtual es "una
agregación social que emerge de la red cuando un número suficiente de personas
entablan discusiones públicas durante un tiempo lo suficientemente largo, con
suficiente sentimiento humano, para formar redes de relaciones personales en el
ciberespacio".
17 CONVERGENCIA DIGITAL es la integración de la computación con las
telecomunicaciones. Permite el manejo simultáneo de voz, textos, datos, imágenes
por medio de medios electrónicos; que partiendo de diferentes tecnologías,
convergen en un mismo canal.
18 CORREO ELECTRONICO es una herramienta telemática es decir, aquella
herramienta basada en un conjunto de técnicas y servicios que combinan las
telecomunicaciones y la informática y que se constituye en el correo del Tercer
Milenio. Correo sin barreras de tiempo y espacio, que viaja en fracciones de
segundos, con textos, sonidos e imágenes. Se puede enviar el mensaje de correo
electrónico a uno o varios remitentes al mismo tiempo, con dirección visible o

encriptada, con listas de distribución públicas o privadas.
19 CARGO Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el
documento.
20 CARTA Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
21 CERTIFICADO Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
22 CIRCULAR Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
23
24 CÓDIGO Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección
que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación
numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización,
seguida de la serie documental, en caso de que exista.
25 CONSTANCIA Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
26 CONVOCATORIA Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
27 DIRECTORIO lugar en la red en donde se encuentra la información de modo

jerárquico, más restringida y conforme a diversas opciones.
28 DOMINIO (en inglés domain): Sinónimo de dirección de una página principal
(homepage) en Internet. El término dominio se usa asimismo para referirse a la
identificación de uno o varios servidores conectados a la Red. La asignación de
dominios está regulada por el llamado DNS (Domain Name System = Sistema de
Nombres de Dominio).
29 DESARROLLO Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
30 DESPEDIDA Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
31 DESTINATARIO Persona a quien va dirigida la comunicación.
32 ENCABEZAMIENTO Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el

tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.
33 ESPACIO Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
34 EXTRANET red de telecomunicaciones mundial que agrupa redes internacionales,

nacionales, regionales y locales. Su funcionamiento se basa en un sistema uniforme
para asignar direcciones y en la utilización de protocolos de comunicación comunes
que en el caso de la extranet, se hace extensiva a los clientes, proveedores y
colaboradores de una organización.
35 FOTOBLOG es un archivo personal de fotografías, una especie de bitácora, donde
por lo general, día a día se publican fotos.
36 FTP (siglas inglesas de File Transfer Protocol = protocolo de transferencia de
archivos) Procedimiento utilizado para transferir archivos entre ordenadores
conectados a Internet.
37 HERRAMIENTAS TELEMATICAS aquellas herramientas, basadas en un conjunto
de técnicas y servicios que combinan las telecomunicaciones y la informática, por
ejemplo: el chat, los foros, e-mail, etc.
38 HIPERTEXTO lenguaje de programación que permite establecer vínculos entre
diferentes bloques de información y moverse rápidamente entre ellos. El hipertexto
fue integrado en la World Wide Web para crear referencias cruzadas entre las
páginas disponibles en Internet y de esta manera facilitar el salto de una a otra. Un
texto marcado puede remitir a otro texto como a una imagen, un vídeo o un sonido,
estableciéndose así un vínculo “hipermedia” (entre diferentes medios).
39 HIPERVINCULO Pasaje de una página Web que remite a otro bloque de
información.
40 HOMEPAGE La página de inicio de una dirección en la Web. Suele contener una
serie de hipervínculos que sirven de menú y permiten acceder a otros documentos
relacionados.
41 HTML (HyperText Markup Language o lenguaje de marcación de
hipertextos) Lenguaje empleado para la realización de documentos de hipertexto e
hipermedia. Es el lenguaje empleado para generar páginas en Internet con textos,
gráficos y enlaces (links)
42 INFORME Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer
resultados de procesos administrativos.
43 INTERNET: significa interconneted networks, es decir: redes interconectadas.
44 Intranet: es una red TCP/IP de una empresa u organización, que enlaza a empleados
y miembros de una organización, etc. y su información, de tal manera, que aumenta
la productividad de aquellos, facilita el acceso a la información y convierte la
navegación por los recursos y las aplicaciones de su entorno informático.
45 IPOD es un reproductor de música digital, de pequeño tamaño, que consta de un
disco duro y fue desarrollado por Apple Computer. Reproduce archivos MP3, WAV,
AAC/M4A, AIFF y Apple Lossless. La capacidad del disco duro es de hasta 60 GB y
se conecta a través de un puerto USB. Se requiere del reproductor con su respectivo
software instalado. Se emplea también como calendario, despertador, tiene juegos,
notas de voz y textos.
46 MP3: Formato de compresión de archivos audio con calidad CD. Posibilita almacenar
música de alta calidad ocupando un mínimo espacio. Para reproducir estos archivos,
se necesita un software específico.
47 MP4: es la extensión oficial para la nueva generación de archivos MPEG-4.
Almacenarán diferentes tipos de datos, desde música a imágenes, y la idea es
intentar ser un formato único, en el que se podría incluso almacenar datos de
diferentes tipos en un mismo archivo. Los formatos que componen un MP4 estandar
son: *Sonido: MP3, AAC y Apple Lossless como principales*Video: MPEG-4, MPEG-3
y MPEG*Imagen: JPG y PNG*Subtitulos: XMT y BT.
48 MULTIMEDIA Integración en un mismo soporte digital de diferentes “medios” o tipos
de información: texto, imágenes, vídeo, sonido.
49 Notebook (laptop o computadora portátil): ordenador portátil de un tamaño
aproximado de 21cm x 29cm y un peso de 1 a 3 kg, que resulta de fácil
transportación. Tiene gran capacidad de memoria para almacenar datos y dispone de
una batería, lo que le permite trabajar sin estar conectada a la red de electricidad.
50 NTIC: las nuevas tecnologías de la información y la comunicación o bien las TIC
(tecnologías de la información y la información): se refieren a un conjunto de procesos
y productos que son el resultado del empleo de nuevas herramientas surgidas del
campo de la informática, soportes de la información y canales de comunicación,
relacionados con el almacenamiento, procesamiento y trasmisión digital de la
información. Entran tanto las computadoras personales como los equipos multimedia,
las redes locales, Internet, intranet, extranet, software, hipertextos, realidad virtual,
videoconferencias, por nombrar algunos. Diríamos que estas nuevas tecnologías
están centradas alrededor de la informática, la microelectrónica, los multimedia y las
telecomunicaciones.
51 PAGINA WEB Archivo disponible en la World Wide Web o que tiene el formato
necesario para aparecer en ella. Visualmente se muestra en la pantalla del ordenador
como si fuera una página.
52 PALM es tanto el nombre asignado a computadoras de mano como PDAs y el
nombre de la compañía más relevante en el mercado de los mismos. El sistema
operativo que llevan estas computadoras también se llama: Palm OS. Las
computadoras de mano con aplicaciones del sistema Palm OS llevan libretas de
direcciones; calculadora; calendario, gastos, tareas, comunicaciones.
53 PORTALES TEMATICOS son los puentes o puertas de acceso a la información de
modo temático. Son páginas que ofrecen conexiones a otras páginas y direcciones en
la red. Son horizontales cuando ofrecen una temática variadas o verticales cuando
tiene un tema específico; por ejemplo: un portal de computación, gastronomía,
comunicación.
54 PROTOCOLO Término tomado del lenguaje diplomático que se utiliza para designar
las reglas y convenciones necesarias para intercambiar información en un sistema de
telecomunicaciones. Un protocolo funciona como un lenguaje común que tiene que
poder ser interpretado por cualquier ordenador conectado a una red. La Internet se
basa en el protocolo TCP/IP.
55 PROVEEDOR Empresa o entidad que proporciona acceso a Internet, normalmente a

cambio del pago de una tarifa.
56 SERVIDOR Ordenador de alta potencia que permanece conectado a una red 24
horas al día y que almacena datos que pueden ser recuperados desde otros
ordenadores.
57 TECNICA conforme al Diccionario Enciclopédico Durvan es: “el conjunto de
procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte. Pericia para usar de
los procedimientos y recursos". Un ejemplo de técnica sería: una técnica de
laboratorio permite realizar un análisis de ADN para determinar la paternidad de una
persona, basándose en los descubrimientos de la biotecnología referida.
58 TECNOLOGIA conforme a su etimología, viene del griego tekhné: arte + logos:
discurso, ciencia o palabra. En estos términos, tecnología es el discurso acerca del
arte de hacer las cosas. El modo ordenado de cómo realizarlas, la que aporta las
soluciones para resolver determinadas situaciones. Es una acción, una actividad. La
tecnología en términos del diccionario es: “la aplicación de los nuevos conocimientos
de la ciencia al mejoramiento de la industria” (Diccionario Enciclopédico Durvan2001
–CD).
59 TECNOLOGIA MULTIMEDIA una forma de trasmisión de información a través de
sistemas informáticos en la que se combinan diferentes medios de comunicación
(textos, gráficos, sonidos, videos, imágenes fijas y móviles) y cumple con tres
requisitos: medios integrados en un todo coherente, dar al usuario información en
tiempo real y permitan interactividad por parte del usuario.
60 VIDEOCONFERENCIA Sistema de comunicación multimedia que permite, a través
de una red de computadoras, que varios participantes puedan verse y hablar en
tiempo real, estando a distancia. Se trasmite de forma bidireccional y simultánea,
imágenes y sonidos.
61 WI-FI Tecnología que permite conectar un ordenador o cualquier otro tipo de
dispositivo electrónico (PDA) a Internet de forma inalámbrica. Estas conexiones se
hacen desde lugares privados o públicos, dependiendo del tipo de acceso que
ofrezcan a los usuarios. Las conexiones públicas pueden ser abiertas (cibercafé) o
cerradas (biblioteca), mientras que las conexiones privadas atienden específicamente
al sector de las empresas.
62 WORLD WIDE WEB (También llamada Web, WWW o W3) subconjunto de Internet
en el que la información se presenta en páginas con formato HTML, las cuales tienen
la ventaja de permitir saltar de unas páginas a otras mediante el llamado hipertexto,
de forma tal que el usuario puede navegar entre páginas relacionadas con un simple
clic del mouse (ratón). Combina texto, imagen y sonido en una misma página.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

1. Álvarez, H (2000) Principios de administración; 2ª edición; Ediciones Eudecor;

Argentina.
2. Chiavenato, I. (2002) Introducción a la teoría General de la Administración.

McGraw Hill. Cuarta edición. Santa fe de Bogotá, Colombia
3. Documentos en línea disponibles en:

http://www.gestiopolis.com/documentos/fulldocs/ger/evopensadm.htm
4. Drucker, Peter. (2003). La Gerencia. Tareas, responsabilidades y práctica. Ed. El

ateneo, Buenos Aires.
5. Koontz, H (2002) Administración, una perspectiva global; 11va Edición. Mc Graw

Hill, México
6. Stoener, J. y Freeman, E. (1998) Administración; sexta edición; Pearson

Educación, México

organización
 Acuerdo 060 de 2001.

 Ley 594 de 2000
 PGD
 Archivo General de la Nación
 HEREDIA HERRERA, A. Archivística general: Teoría y práctica. Sevilla:
Diputación provincial, 1987, p. 11.
 ROMERO TALLAFIGO, M. Archivística y Archivos: soportes, edificios y
organización. Carmona (Sevilla): Asociación de archiveros de Andalucía, 1994, p.
25-27.
 TANODI, A. El concepto de archivología. Santa Fe: Universidad Nacional del
Litoral, 1960, pp. 10-11
 SCHELLEMBERG, T.R. Archivos modernos. Principios y técnicas. La Habana:
Instituto Panamericano 379.
 ARGÜELLES VASQUEZ, CARLOS. Teoría Archivística. Universidad del Quindío
Facultad de educación Abierta y a Distancia. 1992.
 RUA, Antonio Ángel. Manual de Archivística.. Editorial Síntesis. España.1995
 ENCICLOPEDIA ENCARTA. Multimedia. Versión 2001

 CURRAS, Emilia. LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN-. Editorial Mitre.
España.1982.
 SALGADO, (DE) JARAMILLO Lilia. Curso Básico de Archivos. Editorial Mac
Graw-Hill
 GONZÁLEZ, Beatriz y SÁNCHEZ (DE) LAGUNA Amparo. Organización de
Archivos. Administración de la información. Norma. 1996.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guía para la implementación de un Plan
de gestión Documental. Bogotá Año 2005.
Bunge Mario, la investigación científica, su estrategia y su filosofía.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor Kelly Bohórquez Instructora Asistencia 24-01-2019

(es) Administrativa
Yazmin Rodríguez Instructora 24-01-2019
Asistencia
Miguel Cordobés Instructor Administrativa 24-01-2019
Liliana Cuervo Instructora Asistencia 24-01-2019
Jonathan Instructor Administrativa 24-01-2019

Barragán Asistencia
Instructora 24-01-2019
Diana Montoya Administrativa
Asistencia
Administrativa
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor Kelly Instructora Asistencia 24-01-2019 Actualización

(es) Bohórquez Administrativa a nuevo
Instructora 24-01-2019 formato y
Yazmin Asistencia
Rodríguez Instructor Administrativa 24-01-2019 contenidos.
Miguel Instructora Asistencia 24-01-2019

Cordobés Instructor Administrativa 24-01-2019
Liliana Instructora Asistencia 24-01-2019
Cuervo Administrativa
Jonathan Asistencia
Barragán Administrativa
Diana Asistencia
Montoya Administrativa

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